14
изобразительную (чертежи, схемы, карты, диаграммы, планы и т. д.);
аудовизуальную (звукозаписи, диапозитивы, кинофильмы и т. п.)
11
.
По назначению кадровые документы подразделяются на:
- стандартные – оформление проводится в определенной
последовательности и по строго обязательным правилам, содержат
стандартный текст и свободные места для заполнения,
- типовые – кроме формы, устанавливается и определенное содержание,
- индивидуальные – оформляются различные действия и отношения. В
основном они оформляются по усмотрению работников, то есть наиболее
рационально, для достижения конкретно поставленной цели, учитывая
общепринятые нормы
12
.
По содержанию документы могут быть простыми и сложными.
По происхождению различают документы официальные (служебные) и
личные (заявления, письма, жалобы и т. п.), полученные от работников данного
предприятия.
По степени гласности документы бывают секретные и несекретные.
Секретные документы имеют в правом верхнем углу пометку о секретности
13
.
По степени подлинности документы делят на подлинники (оригиналы) и
копии. Подлинник — это документ, соответствующим образом оформленный и
подписанный должностным лицом. Копия — точное воспроизведение
подлинника (оригинала), засвидетельствованное в установленном порядке и
имеющее одинаковую с ним юридическую силу.
По месту составления документы делят на:
- внутренние – созданные на данном предприятии и используемые
внутри него (например, график рабочей недели аппарата управления и т.п.),
- внешние – поступившие от других предприятий, организаций
11
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М.: ИНФРА – М; Новосибирск:
Сибирское соглашение, 2016. – С. 32
12
Корнеева А.П., Амелина А.М., Загребельный А.П. Основы делопроизводства: Учебное пособие. - М.:
Экзамен, 2016. – С. 65
13
Там же
15
(отдельных лиц) или направленные им
14
.
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело
сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов
(групп) (таблица 2). Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют
свои особенности: по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в
действие.
Таблица 2
Классификация внутренних кадровых документов
Группа документов
Характеристика
Локальные
нормативные акты
определяют общие принципы работы организации. В
них устанавливается режим труда и отдыха
сотрудников, их должностные функции, система оплаты
труда и премирования, основные права и обязанности
сторон трудового договора.
Разрабатываются эти документы в соответствии с
действующим трудовым законодательством и не
должны ему противоречить
Распорядительные
документы
это документы, в которых фиксируются решения
административных и организационных вопросов
деятельности организации.
1
Эти документы регулируют
и координируют деятельность, позволяют органу
управления обеспечивать реализацию поставленных
перед ним задач
Документы,
подтверждающие
трудовую
деятельность
работника,
- трудовая книжка,
- трудовой договор,
- справка о трудовой деятельности,
- копии приказов о приеме на работу и увольнении
сотрудников
Информационно-
расчетные документы
ведутся кадровой службой для учета персональных
данных сотрудников, для закрепления информации,
связанной с их трудовой деятельностью
Официальная
внутренняя
переписка
используется для документального оформления всех
кадровых решений.
Журналы (книги)
учета и регистрации
документов
используются для учета кадровой документации.
Правильный учет документа (с присвоением
определенного номера и с отметкой о дате
регистрации) придает ему юридическую силу
14
Костров А. Основы информационного менеджмента. Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2014. – С.
78
16
Трудовое законодательство не дает четкого определения локального
нормативного акта организации, поэтому возникают вопросы относительно
принадлежности того или иного организационно-распорядительного документа
к нормативным актам.
К основным признакам локального нормативного акта относятся
следующие положения:
- это документ, принимаемый работодателем;
- акт содержит нормы трудового права;
- это документ, обладающий нормативностью, а именно рассчитанный
на многократное применение и обязательный для неопределенного круга лиц.
То есть в документе не называется конкретный работник или персонально
определенный работник.
Документ распространяет свое действие на всех сотрудников
организации либо на определенную в документе часть работников организации.
С учетом изложенного приказы работодателя в отношении работников
являются правоприменительными документами и не относятся к локальным
нормативным актам
15
.
Таким образом, локальные нормативные акты можно определить как
акты работодателя, имеющие в своем содержании правила поведения,
обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на неоднократное
применение.
Вместе с тем хотелось бы обратить внимание на обязательность наличия
у работодателя других организационно-распорядительных и индивидуально-
правоприменительных документов.
К таким обязательным документам в первую очередь относятся
16
:
- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ);
15
Основные кадровые документы организации: виды и особенности [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://apgmag.com/osnovniye-kadrovie-dokumentiy/. – Дата доступа: 10.06.2018
16
Там же
17
- приказ об утверждении расчетного листка (ст. 136 ТК РФ);
- приказы работодателя, в частности:
- о приеме работника(ов) на работу (формы N Т-1, N Т-1а),
- о переводе работника(ов) на другую работу (формы N Т-5, N Т-5а),
- о предоставлении отпуска работнику(ам) (формы N Т-6, N Т-6а);
- о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами)
(увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а),
- о направлении работника(ов) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а),
- о поощрении работника (ов) (форма N Т-11, N Т-11а),
- и другие приказы.
Обязанность соблюдать правила, установленные локальным
нормативным актом, распространяется не только на работников, но и на
работодателя (ст. 22 ТК РФ).
Локальные акты организации можно условно разделить на следующие
виды:
- акты, которые должны быть в организации в обязательном порядке;
- акты, наличие которых в организации не обязательно
17
.
Также локальные акты различаются по процедуре их утверждения.
Отдельные локальные нормативные акты организации должны
утверждаться с учетом мнения профсоюзного органа организации. Другие
локальные акты руководитель организации может утвердить самостоятельно.
Следует указать, что не существует типовых форм локальных
нормативных актов. Условия, указываемые в локальном акте конкретной
организации, индивидуальны, которые каждый работодатель может доработать
с учетом своих требований. Поэтому универсальных форм, которые могли бы
применять любые работодатели, не существует.
К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения
руководителя.
17
Основные кадровые документы организации: виды и особенности [Электронный ресурс]. – Режим доступа:
http://apgmag.com/osnovniye-kadrovie-dokumentiy/. – Дата доступа: 10.06.2018
18
Распоряжения делятся на две самостоятельные группы
18
:
1) приказы по основной деятельности организации (по
производственным вопросам, об утверждении в организации штатного
расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения
аттестации);
2) приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о
переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и
дисциплинарных взысканиях).
К документам, подтверждающим трудовую деятельность работника,
относятся:
- трудовая книжка,
- трудовой договор,
- справка о трудовой деятельности,
- копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.
К информационно-расчетным документам относятся:
- личная карточка работника,
- штатное расписание,
- график отпусков,
- табель учета рабочего времени,
- график сменности,
- личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована
19
.
Внутренняя служебная переписка используется для документального
оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного
подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него
объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с
докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к
18
Охотский Е. В. Книга работника кадровой службы: Учебно-справочное пособие. - М.: ОАО «Издательство
«Экономика», 2014. – С. 24
19
Шкатулла В. И. Настольная книга менеджера по кадрам. - М.: Издательский дом НОРМА-ИНФРА-М, 2016. –
С. 27
19
дисциплинарной ответственности. Если же речь идет о поощрении работника за
трудовые заслуги, начальник направляет в адрес директора представление о
поощрении работника.
При помощи внутренней служебной переписки происходит также
официальный обмен мнениями между должностными лицами организации,
между должностными лицами и руководством организации.
Формы некоторых регистрационных журналов и книг утверждаются
официальными органами, другие же формы разрабатываются самой
организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и
вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября
2003 г. № 69
20
.
А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения
медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому
разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Все этапы трудового цикла от приема на работу нового сотрудника до
его увольнения независимо от формы собственности подлежат обязательному
документированию. Совокупность взаимосвязанных документов, в которых
зафиксированы этапы трудовой деятельности работника, расчетов по оплате
труда и другим вопросам, называют документацией по личному составу
(персоналу, кадрам).
Всю документацию по личному составу, в том числе организационно-
распорядительную, и первичную учетную можно классифицировать на четыре
группы в логическом порядке — по этапам трудового цикла работника
21
:
- документация, связанная с комплектованием персонала организации;
- документация, связанная с процессом движения персонала в период
работы в организации;
- документация, связанная с отношением работника к трудовому
20
Постановление Министерства труда Российской Федерации от 10 октября 2003г. №69 «Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых книжек [Электронный ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим
доступа: http://www.consultant.ru. – Дата доступа: 15.06.2018
21
Говоров В. Кадровое делопроизводство: журналы учета // Кадровый вопрос. - 2017. - № 11. - С. 65
20
процессу;
- документация, связанная с прекращением трудовых отношений
работника с организацией, т. е. с увольнением.
Первичная учетная документация по личному составу, подразделяется
на две группы (таблица 3).
Таблица 3
22
Первичная документация по личному составу
Вид документации
Характеристика
По учету кадров
относятся приказы о приеме на работу, переводе на
другую работу, предоставлении отпуска, увольнении,
личная карточка работника и другие. Основная часть
документов по личному составу вошла в состав
унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты,
утвержденных Постановлением Госкомстата Российской
Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты»
По учету
использования
рабочего времени и
расчетов с
персоналом по
оплате труда
связаны с осуществлением функций по управлению
персоналом и организацией труда (Правила внутреннего
трудового распорядка, Положение о структурном
подразделении, должностные инструкции, структура и
штатная численность, Штатное расписание).
Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют
и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по
типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых
документов
23
:
1. Документация по приему на работу:
Заявление о приеме на работу;
Контракт о назначении на должность;
Приказ о приеме на работу;
Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на
работу.
22
Журавлева И.В. Кадровое делопроизводство и регулирование работы с персоналом - насколько важно
соблюдать правила? [Электронный ресурс] // Электронный журнал СКБ «Контур». - Режим доступа:
https://school.kontur.ru/publications/6. – Дата доступа: 11.06.2018
23
Там же
21
2. Документация по переводу на другую работу:
Заявление о переводе на другую работу;
Представление о переводе на другую работу;
Приказ о переводе на другую работу.
3. Документация по увольнению с работы:
Заявление об увольнении;
Приказ об увольнении;
Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.
4. Документация по оформлению отпусков:
График отпусков;
Заявление о предоставлении отпуска;
Приказ о предоставлении отпуска.
5. Документация по оформлению поощрений:
Представление о поощрении;
Приказ о поощрении;
Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.
6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;
Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении
дисциплинарного взыскания.
В реальности состав кадровых документов может быть значительно
шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного
работодателя.
Основным законодательным актом, которым руководствуется в своей
работе кадровая служба, является Трудовой кодекс Российской Федерации.
Трудовой кодекс устанавливает необходимость документирования трудовых
22
правоотношений
24
:
трудовой договор должен быть заключен в письменной форме
(статья 67 ТК РФ);
прием на работу оформляется приказом (распоряжением)
работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);
на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);
по письменному заявлению работника работодатель обязан не
позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику
копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу,
приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы;
выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и
фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное
страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК
РФ);
обязательное издание приказа (распоряжения) о применении
дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);
прекращение трудового договора оформляется приказом
(распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).
ТК РФ регламентирует не только отношения работника и работодателя,
но и правила документирования этих отношений. В основном состав кадровой
документации определяется статьями Трудового кодекса РФ, в которых
установлены случаи и порядок составления документов.
Но одного ТК РФ недостаточно для правильной организации работы
кадровой службы. Вопросы труда, нормы трудового права (и правила
документирования этих норм) отражены также и в иных федеральных законах и
нормативно-методических документах.
Важнейшим является Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-
ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
24
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 г. №197-ФЗ [Электронный ресурс] // СПС
Консультант-Плюс. Режим доступа: http://www.consultant.ru. – Дата доступа: 15.06.2018
23
(в редакции от 18 июня 2018 г. №173-ФЗ)
25
. В законе рассматриваются
вопросы, посвященные персональным данным и их защите, подробно
определяется порядок сбора персональных данных и работы с ними,
обязательность предоставления информации государственным органам.
Специально вопросы работы с персональными данными
регламентируется Федеральным законом от 27 июля 2006г. №153-ФЗ «О
персональных данных» (в редакции от 31 декабря 2017 г. №498-ФЗ)
26
.
Порядок ведения основного документа трудовой деятельности человека
– трудовой книжки – определяется «Правилами ведения и хранения трудовых
книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими
работодателей», утвержденными Постановлением Правительства Российской
Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 (в редакции от 25 марта 2013г. №257)
27
;
Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением
Министерства труда Российской Федерации от 10 октября 2003г. №69 (в
редакции от 31 октября 2016 г. №588н)
28
.
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету
труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления
Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты»
29
обязательно для всех организаций,
осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации,
независимо от формы собственности.
25
Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» [Электронный ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим доступа:
http://www.consultant.ru. – Дата доступа: 15.06.2018
26
Федеральный закон от 27 июля 2006г. №153-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс] // СПС
Консультант-Плюс. Режим доступа: http://www.consultant.ru. – Дата доступа: 15.06.2018
27
Постановление Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «Правилами ведения и
хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей»
[Электронный ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим доступа: http://www.consultant.ru. – Дата доступа:
15.06.2018
28
Постановление Министерства труда Российской Федерации от 10 октября 2003г. №69 «Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых книжек [Электронный ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим
доступа: http://www.consultant.ru. – Дата доступа: 15.06.2018
29
Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [Электронный ресурс]
// СПС Консультант-Плюс. Режим доступа: http://www.consultant.ru. – Дата доступа: 15.06.2018