44
контроля и оплаты труда в бухгалтерии организации.
Договор о полной материальной ответственности в обязательном
порядке заключаются с работниками ООО «Арболит», достигшими
восемнадцатилетнего возраста, в случае передачи работнику для выполнения
возложенных на него обязанностей материальных ценностей для хранения или
применения в процессе производства (Приложение 11).
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-
хозяйственной и административной деятельности директор ООО «Арболит»
может издавать распоряжения и указания. Эти разновидности
распорядительных документов составляются аналогично приказам.
Констатирующая часть текста в распоряжениях и указаниях отделяется от
распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю
необходимым», «Рекомендую».
Выделяют три основных типа документов, составляющих кадровый
документооборот ООО «Арболит» (рисунок 4).
Рисунок 4. Типы кадровых документов в ООО «Арболит»
Общая схема движения кадровых документов ООО «Арболит»
представлена на рисунке 5. Входящие. Входящий документ – документ,
поступивший в ООО «Арболит». Большинство входящих документов должны
порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки.
Сроки могут быть установлены нормативными актами,
предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий
45
документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.
Документы, поступившие, в ООО «Арболит» начинают свой путь к
исполнению с экспедиции.
Рисунок 5. Схема организации работы с кадровыми документами
в ООО «Арболит»
Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается
в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов,
проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на
регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и
документы с пометкой «лично» передаются по назначению.
Регистрируемые документы ООО «Арболит» делятся на два потока:
1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адреса;
2. Документы в адрес структурных подразделений.
Документы первого потока передаются директору, как лицу,
осуществляющему кадровый учет, второго потока – в структурные
46
подразделения.
Директор ООО «Арболит» производит предварительное рассмотрение
поступивших документов. Отсюда следует, что при предварительном
рассмотрении образуется два документопотока: в адрес директора и в
структурные подразделения. Директору остаются документы вышестоящих
органов управления и документы, содержащие информацию по важнейшим
вопросам деятельности ООО «Арболит».
Остальные документы передаются главному бухгалтеру, заместителю
директора по коммерческим вопросам и заместителю директора по
производству. Документы передаются в день поступления.
Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения
регистрируются и остаются у директора либо передаются главному бухгалтеру,
заместителю директора по коммерческим вопросам и заместителю директора
по производству. Документы, которые исполняются несколькими
подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в
документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.
Маршрут движения входящих документов представлен на рисунке 6.
Операция
Исполнители
директор
руководители
подразделений
сотрудники
прием документов
вскрытие
сортировка
регистрация
рассмотрение директором
передача документов с
резолюцией
получение документа
подразделением
передача на исполнение
Рисунок 6. Маршрут движения входящих кадровых документов
в ООО «Арболит»
47
В течение 2017 г. в ООО «Арболит» поступило 4 входящих документа,
касающихся кадровых вопросов. Исходящие. Исходящий документ –
официальный документ, отправляемый из ООО «Арболит». Большинство
исходящих документов являются ответом организации на входящие
документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе
внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов
может требовать поступления входящих документов (запросы в другие
организации).
Проект исходящего документа в ООО «Арболит» составляет
исполнитель. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за
исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.
Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись
директору вместе с материалами, на основании которых он готовился. К
проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым
должен быть разослан подписанный документ.
Директор ООО «Арболит» вправе внести изменения и дополнения в
подписываемый документ или вернуть его на доработку. После подписания
директором двух экземпляров исходящего документа он регистрируется в
«Журнале регистрации исходящих документов».
После регистрации и присвоения исходящему документу
регистрационного номера это фиксируется рукописным способом на обоих
экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь
проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их
по корреспондентам.
В ООО «Арболит» имеется массив постоянных адресов. После
оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений,
оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые
отправления.
Отправка исходящих документов происходит в тот же день. Второй
экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса
48
подшиваются в дело. Схема движения исходящего кадрового документа ООО
«Арболит» представлена на рисунке 7.
Рисунок 7. Схема движения исходящего кадрового документа
В ООО «Арболит»
В течение 2017 г. в ООО «Арболит» было направлено 11 кадровых
исходящих документов:
- в военные комиссариаты,
- в пенсионный фонд,
- органы статистики.
Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не
выходящий за пределы ООО «Арболит». Данные документы используются для
организации кадровой работы, так как они обеспечивают целенаправленное
решение управленческих задач в пределах ООО «Арболит».
Прохождение внутренних документов на этапах подготовки и
49
оформления в ООО «Арболит» организуются так же, как подготовка и
оформление исходящих документов, а на этапе исполнения оно совпадает с
маршрутом входящих документов.
Поскольку ООО «Арболит» начало свою деятельность относительно
недавно, с апреля 2016г., кадровый документооборот имеет здесь небольшой
объем. Основу составляют документы по личному составу: в частности в
течение 2017 г. было оформлено:
- 2 приказа о приеме на работу,
- 2 личные карточки,
- 2 трудовых договора,
- 2 трудовые книжки,
- 2 договора о полной материальной ответственности,
- 12 табелей учета рабочего времени,
- график отпусков,
- 9 приказов о предоставлении отпусков,
- 14 приказов о поощрении работников.
Кроме того, в ООО «Арболит» было оформлено:
- 12 заявлений, в том числе 9 заявлений на отпуск, 2 заявления о приеме
на работу, 1 заявление о выплате материальной помощи, 2 заявления о
предоставлении неоплачиваемого отпуска;
- 1 объяснительная записка о причинах опоздания.
Кроме того, были внесены соответствующие записи в книги (журналы)
регистрации документов (трудовых договоров, приказов, учета трудовых
книжек). Журналы оформляются в таблице Microsoft Office Excel.
Вышеуказанные документы составляют внутренний кадровый
документооборот ООО «Арболит».
Таким образом, внутренний кадровый документооборот за 2017 г.
составил 59 документов. Совокупный объем кадрового документооборота за
2017 г. составил документов (таблица 8). В их структуре преобладают
внутренние кадровые документы.
50
На долю внутренних документов в 2017 г. пришлось 79,7%. По
сравнению с 2016 г. количество кадровых документов сократилось на 31
единицу, особенно внутренних документов (на 23 единицы).
Таблица 8
Структура кадрового документооборота ООО «Арболит»
в 2016-2017 г.
Вид
документов
2016 г.
2017 г.
Отклонение
по
количеству,
+-
Количест
во, ед.
Струк-
тура, %
Количест
во, ед.
Струк-
тура, %
Входящие
8
7,6
4
5,4
-4
Внутренние
82
78,1
59
79,7
-23
Исходящие
15
14,3
11
14,9
-4
ИТОГО
105
100
74
100,0
-31
Это связано с тем, что в 2016 г. в период оформления и регистрации
предприятия был оформлен основной состав работников, что потребовало
заполнения значительного количества документов.
Выводы по главе 2
Согласно трудовому законодательству руководитель коммерческой
организации обязан обеспечить ведение кадрового делопроизводства и учета.
Документального оформления требует каждое событие, относящееся к сфере
трудовых отношений и связанное с приемом на работу, увольнением, отпуском,
переводом сотрудников, изменением условий труда и так далее.
В ООО «Арболит» обязанности по ведению кадрового учета возложены
на директора предприятия. Как и любой другой, кадровый учет в ООО
«Арболит» строится на принципах полноты и своевременности. В организации
используется обязательные кадровые документы, к которым относятся:
штатного расписания; книги движения трудовых книжек; положения о порядке
обработки и защите персональных данных; трудовых договоров и
дополнительных соглашений к ним; графика отпусков; приказов по кадрам и
заявления работников; личных карточек сотрудников формы Т-2 и др.
Кадровый документооборот ООО «Арболит» складывается из входящих,
исходящих и внутренних документов. Наибольшую долю имеют внутренние
51
документы. По сравнению с 2016 г. в 2017 г. объем кадрового
документооборота сократился в связи с тем, что основной состав работников
был сформирован в 2016 г., а также отсутствовали увольнения работников.
52
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «Арболит»
3.1. Предложения по модернизации кадрового документооборота
Проведенным исследованием организации кадрового документооборота
в ООО «Арболит» установлено следующее:
- кадровый учет возложен на директора предприятия;
- документы формируются как вручную, так и в компьютерном варианте
с использованием возможностей MS Office;
- документы регистрируются в специальных журналах/книгах, которые
ведется в табличном варианте Excel.
Однако следует указать, что общие требования к регистрации всех
категорий входящих, исходящих и внутренних документов состоят в том, что
регистрацию документов необходимо осуществлять с использованием
регистрационно-контрольной карточки на бумажном носителе или
регистрационно-контрольной формы в автоматизированной системе
документационного обеспечения управления (АСДОУ).
Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях
с незначительным объемом документооборота (до 600 в год). При этом не
следует путать систему регистрации документов в АСДОУ с регистрацией
документов в электронных таблицах, создаваемых с использованием текстовых
процессоров МS Word и MS Excel.
Программное обеспечение, применяемое в АСДОУ, позволяет
фиксировать не только сведения о самом регистрируемом документе,
традиционно отражаемым в регистрационно-контрольной форме (дата
документа, его регистрационный индекс, краткое содержание, исполнитель,
срок исполнения и др.), но и сведения о том, когда были включены данные о
документе в систему регистрации, вносились ли в эти регистрационные данные
изменения (дополнения, исключения) и т.п.
53
Соответственно, в ООО «Арболит» можно выбрать программу для
обеспечения автоматизации кадрового учета.
В интернете можно найти более десятка программ, которые облегчат
работу кадровика. Не стоит спешить устанавливать первое попавшееся
приложение. Необходимо провести небольшой анализ, а затем сравнить все
платные и бесплатные программы. Чаще всего кадровики используют
следующий софт:
1С: Зарплата и Кадры;
Корс-Кадры;
БухСофт: Зарплата и Кадры;
Сотрудники предприятия;
Кадры Плюс;
Отдел кадров;
Персонал Бизнес.
Каждая из представленных выше программ уникальна, при этом все они
подходят для работы кадровых служб. Следует учесть, что часть программ
бесплатная, а другая платная.
Рассмотрим особенности указанных программ.
1С: Зарплата и Кадры. Программа 1С Кадры предназначена для
кадрового учета, а также расчета заработной платы. Приложение работает с
бюджетным и хозрасчетным финансированием. Программа может быть
предназначена для организации учета сотрудников, регистрации служебных
помещений, а также для получения справочной информации по кадровому
составу (рисунок 8).
К основным возможностям относится: Расчет заработной платы;
Создание штатного расписания; Кадровый учет; Налогообложение;
Формирование отчетности; Возможность учета отработанного времени; Работа
с фондами оплаты труда.
Программа занимает лидирующие позиции по популярности.
Единственный недочет приложения – его платность.