4
Содержание
Введение ...................................................................................................................... 5
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота ....................... 8
1.1. Понятие и сущность кадрового документооборота ......................................... 8
1.2. Классификация кадровых документов ............................................................. 13
1.3. Особенности организации кадрового документооборота .............................. 24
Выводы по главе 1 ..................................................................................................... 28
Глава 2. Состояние организации кадрового документооборота в ООО
«Арболит» ................................................................................................................. 30
2.1. Организационно-экономическая характеристика предприятия .................... 30
2.2. Организация кадрового документооборота на предприятии ........................ 37
Выводы по главе 2 ..................................................................................................... 50
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в
ООО «Арболит» ....................................................................................................... 52
3.1. Предложения по модернизации кадрового документооборота..................... 52
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий ..................................... 64
Выводы по главе 3 ..................................................................................................... 67
Заключение ............................................................................................................... 69
Список использованных источников ................................................................. 71
Приложения .............................................................................................................. 76
5
Введение
Любое предприятие представляет собой сложный хозяйственный
организм, включающий различные структурные подразделения и службы,
имеющий разнообразное оборудование и технику. В подразделениях
предприятий выполняется большое количество технологических операций,
разрозненных во времени и пространстве. И всюду работают люди.
Для того чтобы экономические связи между структурными
подразделениями и внутри них были четкими, а их взаимодействие
согласованным, чтобы процесс производства протекал нормально и был
сбалансирован во времени и пространстве, необходимо управление.
Управление производством – это целенаправленное воздействие на коллективы
людей и отдельных работников для координации их деятельности в
производственных процессах с целью достижения поставленных целей.
Эффективность управления предприятием во многом зависит от
организации делопроизводства на предприятии, так как все формы
управленческой деятельности находят отражение в соответствующих
документах. Документация хозяйственных процессов распространяется на все
этапы деятельности предприятия и его подразделения, что позволяет
обеспечить предприятие всеми необходимыми средствами.
С помощью документов осуществляется фиксация деятельности
предприятия, утверждается правовая обоснованность и возникает необходимая
информация для управления.
Эффективность деятельности предприятий, по большей части, зависит
от его персонала. Наличие ответственных, исполнительных и
квалифицированных сотрудников определяет успех предприятия вне
зависимости от вида его деятельности.
Данный факт свидетельствует о необходимости знания основ кадрового
документационного обеспечения любым директором предприятия. Кадровый
документооборот, являясь зафиксированной на материальном носителе
6
информацией (которая имеет юридическую силу), зачастую служит базовым
доказательством факта деятельности предприятия.
Актуальность выпускной квалификационной работы заключается в том,
что в современном обществе организация кадрового документооборота
является довольно ответственным моментом деятельности любого
предприятия. При этом поддержка надлежащего порядка в кадровом учете
является важнейшей обязанностью предприятия.
Цель исследования заключается в изучении особенностей организации
кадрового документооборота и разработке мероприятий по его
совершенствованию.
В соответствии с поставленной целью в ходе исследования были
определены следующие задачи исследования:
- изучить понятие и сущность кадрового документооборота;
- рассмотреть классификацию кадровых документов;
- изучить особенности организации кадрового документооборота;
- дать организационно-экономическую характеристику ООО «Арболит»;
- рассмотреть организацию кадрового документооборота в ООО
«Арболит»;
- предложить мероприятия по модернизации кадрового
документооборота;
- оценить эффективность предлагаемых мероприятий.
Предмет исследования – организация кадрового документооборота на
предприятии.
Объект исследования – ООО «Арболит».
В процессе написания работы использованы методы исследования:
диалектический с приемами анализа и синтеза, индукции и дедукции,
монографический, сравнения, статистико-экономический, расчетно-
конструктивный и другие.
Теоретической основой исследования стали работы таких отечественных
и зарубежных авторов, занимающихся проблемами кадрового
7
документооборота, в частности, как: В.Г. Афанасьев, Д.А. Аширов, А.А. Белов,
Д.Е. Гусятникова, А.С. Красавина, М.В. Кирсанова, И.В. Клоков, Н.П.
Крюкова, С.Л. Кузнецов, Е.А. Лопатникова, Р.Н. Моисеев, Е.В. Охотский, Д.Л.
Щур, а также материалы специализированных журналов.
В качестве источников для практической части работы использованы
кадровые документы ООО «Арболит».
Цель и задачи исследования определили структуру работы.
В первой главе работы приведены теоретические аспекты организации
кадрового документооборота.
Во второй главе дается общая характеристика деятельности предприятия
и расматривается состояние организации кадрового документооборота.
В третьей главе описывается совершенствование механизма
модернизации кадрового документоборота и оценивается эффективность
предлагаемых мероприятий.
8
Глава 1. Теоретические основы кадрового документооборота
1.1. Понятие и сущность кадрового документооборота
Корректное ведение кадровой документации делает возможным, с одной
стороны, грамотное построение взаимоотношения с работниками предприятия
(в том числе и юридически), и, с другой – избежание риска в процессе
разрешения каких-либо трудовых споров с сотрудниками.
Кроме того, кадровые документы зачастую становятся предметом
интереса со стороны органов контроля (к слову сказать, к подобными органам
относится не только трудовая инспекция, но также Пенсионный фонд, МВД и
т.д.).
Определенные кадровые документы могут быть пригодны в ходе
налоговой проверки. Зачастую в роли этих документов выступают первичные
учетные документы, посредством которых подтверждается выполнение
различных хозяйственных операций
1
.
Кадровая документация – это часть общих понятий, таких, как
документооборот, делопроизводство и кадровое делопроизводство
2
.
Кадровый документооборот – деятельность по организации движения
кадровых документов на предприятии с момента их создания или получения до
завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение
документов», то есть их пути из одного подразделения или от одного
сотрудника к другому. При этом порядок движения кадрового документа (их
путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной
организации
3
.
Например, если руководитель организации требует, чтобы все
полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет
1
Давыдов Э. Кадровое делопроизводство и проблемные вопросы формирования архивов // Я-специалист по
кадрам. – 2015. - №7. – С. 22
2
Документирование и организация работы с кадровыми документами: практическое пособие / под рук. А.С.
Красавина. - М.: Инфра - М, 2014. – С. 8
3
Там же
9
назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым
сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций
между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть
документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой,
значительно короче.
Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный
приказом Федерального агентства по техническому регулированию и
метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст
4
, устанавливает термины и
определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.
В соответствии с названным стандартом делопроизводство – это
«отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию
работы с официальными документами». Соответственно, кадровое
делопроизводство – это более узкое понятие, подразумевающее организацию
работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.
В соответствии с государственным стандартом понятие «документ»
определяется как «зафиксированная на носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать»
5
. Документированная информация
составляет основу управления.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей
организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы
и документированная информация лежат в основе управленческих решений и
являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.
Можно сделать вывод о том, что понятия «управление»,
«делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически
4
Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
[Электронный ресурс] // СПС Консультант-Плюс. Режим доступа: http://www.consultant.ru. – Дата доступа:
15.06.2018
5
Белов А.А., Белов А.Н. Делопроизводство и кадровый документооборот: Учебное пособие. – М.: Эксмо, 2014.
– С. 7
10
взаимосвязаны. Итак, кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые
процедуры приобретают документальное оформление
6
.
Движение персонала - одна из базисных категорий управления
персоналом, под которой, как правило, понимают: прием на работу; перевод на
другую работу; предоставление отпуска; увольнение. Документальное
оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого
работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-
правовой формы.
К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание
и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой
документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой
приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник
обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся
ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые
далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать
привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или
организации к ответственности
7
.
Именно поэтому исключительно важным является установление
правильного ведения кадровой документации, в том числе оформление
трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым
законодательством.
На работодателей – индивидуальных предпринимателей возлагаются
практически все права и обязанности работодателей – юридических лиц
(организаций) со всеми вытекающими из этого последствиями. Кадровую
документацию необходимо вести всем работодателям.
6
Говоров В. Кадровое делопроизводство: журналы учета // Кадровый вопрос. - 2017. - № 11. - С. 62
7
Афанасьев В.Г., Урсул А.Д. Информация и управление: Философско-методические аспекты. - М.: Наука, 2017.
– С. 29
11
О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то,
что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую
ценность. С помощью некоторых кадровых документов, используемых в
качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать
свою позицию в суде.
Кроме того, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу
на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые
документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по
кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.
Важность кадровой документации и кадрового документооборота
подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует
юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности
корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и
работодателя.
Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство
кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой
социальной значимостью. От правильности заполнения кадровых документов
зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых
возникают те или иные права работника
8
.
Ведение кадрового делопроизводства и документооборота позволяет
эффективно решить сразу несколько задач:
- документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
- построить стройную систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью
которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы
корпоративных отношений;
- регламентировать взаимоотношения работника и работодателя.
8
Говоров В. Организация делопроизводства // Российский бухгалтер. - 2014. - № 6. - С. 59
12
Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов»
работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно
должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях)
и каковы функции работодателя;
- создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как
для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы
поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для
недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие
грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам;
- разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления
кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении
конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как
одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым
спорам
9
.
Обобщим основные цели кадрового документооборота в таблице 1.
Таблица 1
Основные цели кадрового документооборота
Направление кадрового
документооборота
Выполняемые задачи
1
2
Учетно-контрольное
прием, учет, увольнение персонала.
Планово-регулятивное
подбор, перемещение, адаптация работников.
Отчетно-аналитическое
изучение сотрудников, оценка их труда;
аналитическая работа;
составление отчетов.
Координационно-
информационное
подготовка, обучение, переподготовка
персонала;
прием работников по служебным и личным
вопросам;
обработка письменных обращений трудящихся;
архивная и справочная деятельность.
Организационно-
методическое
документирование работы сотрудников;
работа с персоналом подразделений;
кадровое планирование и руководство.
9
Давыдов Э. Кадровое делопроизводство и проблемные вопросы формирования архивов // Я-
специалист по кадрам. – 2015. - №7. – С. 22
13
Продолжение таблицы 1
1
2
Документальное
ведение личных дел, трудовых книжек;
составление приказов, бумаг для
персонифицированного учета;
оформление больничных, пенсионных
свидетельств и т. д.
Таким образом, основной смысл кадрового документооборота состоит в
придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадрового
документооборота устанавливает определенные «правила игры», при
соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация
значительно повышает управляемость персонала. Стоит признать, что
максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает
интересам обеих сторон трудовых отношений.
1.2. Классификация кадровых документов
Основная функция кадровой документации – это юридическое
оформление и закрепление трудовых отношений между нанимателем и
работником. Любое юридическое лицо независимо от организационно-
правовой формы в процессе осуществления хозяйственной деятельности
обязано вести работу по оформлению, ведению и сохранению кадровой
документации.
Требования к ведению кадровой документации предусмотрены
действующим трудовым законодательством. Состав кадровой документации
зависит от меняющихся нормативных актов в сфере труда. Однако в
большинстве организаций постановке кадровой документации не придают
серьезного значения, в результате чего кадровый документооборот ведется с
существенными нарушениями установленных требований
10
.
Классификация документов является организующим началом при
анализе существующих форм и разработке новых. По форме кадровая
документация подразделяется на текстовую (бланки); графическую или
10
Документирование и организация работы с кадровыми документами: практическое пособие / под рук. А.С.
Красавина. - М.: Инфра - М, 2014. – С. 21