5
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ...................................................................................................... 7
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота ..................................................................................................... 10
1.1 Понятие и значение документооборота ........................................................ 10
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации......................................................................................................... 15
1.3 Организация кадровой деятельности ............................................................ 30
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации ООО «АрхЗемПроект» ....................................................................... 35
2.1 Анализ деятельности предприятия ООО «АрхЗемПроект» ....................... 35
2.2 Кадровый документооборот в организации ООО «АрхЗемПроект» ......... 58
2.3. Система электронного документооборота .................................................. 66
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации ООО «АрхЗемПроект»
..................................................................................................................................... 70
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота организации ООО
«АрхЗемПроект» ................................................................................................... 70
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ООО «АрхЗемПроект» ................................................................... 72
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ............................................................................................. 82
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ..................................... 85
ПРИЛОЖЕНИЕ ............................................................................................. 88
Приложение 1 ................................................................................................ 88
Приложение 2 ................................................................................................ 90
Приложение 3 ................................................................................................ 92
Приложение 4 ................................................................................................ 94
Приложение 5 ................................................................................................ 95
6
Приложение 6…………………………………………………………....96
7
ВВЕДЕНИЕ
В любой организации, как с законодательной, так и с управленческой
стороны необходимо ведение документации. Создание подобной документации
помогает в решении возникающих производственных процессов.
Работа с документациейведѐтся в соответствие нормативным актом
Российской Федерации. Нормативные акты предусматривают формирование
документации по заданным правилам согласно требованиям ГК и ТК РФ,
ГОСТа Р 6.30-2003.
Актуальность данной выпускной квалификационной работы
заключается в том, что в постоянно развивающемся современном обществе
организация кадрового документооборота является
обязательнымпроцессомкомпании в любой сфере деятельности. Важнейшим
фактором в организации кадровой деятельности служит четкая и эффективная
система документооборота.
При этом поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является
важнейшей обязанностью фирмы.
Целью выпускной квалификационной работы является анализ и
совершенствование системы делопроизводства кадрового отдела путѐм
разработки мероприятий, направленных на повышение эффективности работы
кадрового документооборота в компании ООО «АрхЗемПроект».
Для достижения главной цели поставлены следующие задачи:
1. Рассмотреть теоретические основы документооборота, существующие
структуры систем документооборота, классификации кадровых документов,
организацию кадровой деятельности;
2. Провести оценку и анализ деятельности компании ООО
«АрхЗемПроект»;
8
3. Провести анализ существующих систем кадрового документооборота
в ООО «АрхЗемПроект»;
4. Провести анализ внедрения и использования современных
информационных технологий в ООО «АрхЗемПроект»;
5. Разработать комплекс мероприятий для улучшения существующих
систем кадрового делопроизводства и повышения эффективности кадрового
документооборота в ООО «АрхЗемПроект»;
Объектом исследования было выбрано предприятие ООО
«АрхЗемПроект», виды деятельности компании межевание земельных
участков, подготовка проектов планировки и межевания, технический учѐт
объектов капитального строительства, а также комплексные кадастровые
работы. Предметом исследования являются система кадрового
документооборота.
Работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка
использованной литературы. Структура выпускной квалификационной работы
обусловлена ее целью и задачами.
В первой главе работы рассмотрены теоретические основы кадрового
документооборота: дана общая характеристика процесса делопроизводства,
рассмотрены основные принципы документооборота, представлена структура
систем движения документации и проанализированы основные схемы потоков
документооборота.
Во второй главе работы дана краткая характеристика предприятия,
проведен анализ финансового состояния по основным показателям, а также
проанализирована организационная структура, состояние и структура трудовых
ресурсов предприятия, проведен анализ существующей системы кадрового
документооборота.
9
В третьей главе содержатся предложенные меры по улучшению систем
делопроизводства на предприятии и повышению эффективности кадрового
документооборота. На основе анализа, проведенного во второй главе,
разработаны мероприятия по улучшению систем кадрового документооборота,
рассчитаны затраты на их осуществление.
Информация для анализа компании, используемая в выпускной
квалификационной работе, представлена ООО «АрхЗемПроект».
10
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота
1.1 Понятие и значение документооборота
Начало изучения и внедрения понятие термина «документооборот»
легло на 20 годы прошлого века. Выдающиеся специалисты делопроизводства
и управленческого труда, к которым относят Керженцева П.М., Покровского
Д.Р. и др., в своей научной деятельности отмечали основополагающие
принципы действия документооборота. В их трудах были представлены
теоретические обоснования формирования перемещения документов. В те
времена были разработаны и регламентированы системы движения документов
по исполнителям, сокращение ступеней перемещения документа, анализа
маршрутов, разработки процесса доставки, подписания.
Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование
и организация работы с документами.
1
В 1931 году Институт техники управления предпринял первые попытки
регламентирования единых правил системы документооборота. Предложения
были представлены в проекте «Общих правил документации и
документооборота». Предлагались конкретные правила для работы с
документами на всех этапах документооборота (приемка, контроль, сортировка
и т.д.). Правила представляли общие исследования отечественных и
зарубежных учѐных, а также практический опыт накопленный разными
государственными организациями. Данные правила должны были послужить
руководством по решению проблем делопроизводства.
2
ИТУ внѐс существенный вклад в рациональнойорганизации
делопроизводства.К сожалению, после ликвидации Института работа по
решению вопросов, связанных с делопроизводством, перешла к ведомствам, в
1
ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» М. 1998 г.
2
Пензин Э. А. История государственного делопроизводства в России: учебное пособие. – Екатеринбург, 2001 г.
- 71 с.
11
следствие этого произошло разделение документации применительно к своей
системе.
Важной частью делопроизводства непосредственно является система
перемещения документации. Важно понимать правила по обеспечению
привольного документооборота, для бесперебойного, последовательного,
четкого движения документов с целью донесения необходимой информации до
конечного исполнителя.
Согласно ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины
и определения» документооборот – это движение документов в организации с
момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
3
Документооборот служит составным звеном в системе взаимодействия с
документацией. Система документооборота должна быть выстроена таким
образом, дабы определить путь наикратчайшего перемещения документации.
Маршрут должен быть четким, а время движения документа – наименьшим.
Для достижения этих условий необходимо соблюдение следующих правил:
Заранее продуманный путь движения документации,
благодаря которому возможно сокращение этапов пути документа.
Создать единую, типовую форму перемещения определенных
видов документации. Позволит определить путь перемещения такой
документации.
Если возможно убрать принцип обратного возврата
документации. Соблюдение этого правила зависит от общего количества
этапов движения документа.
Использовать современные технологии передачи документов.
Применение таких технологий должно быть согласовано со знающими
специалистами. Эксплуатация современных технологий должна быть
продуманной, выстроена технологическая карта.
3
ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» М. 1998 г.
12
Соблюдая данные условия, возможна реализация базовых систем
организации делопроизводства, таких как разделение на специализации,
выполнение единых технологических операций, грамотное использование
производительности труда сотрудников и использования оргтехники.
Выполнение данных условий даѐт возможность улучшения всех вопросов
документирования и организации работы с документами, с помощью прямого
движения документации, избегая постоянных повторных и копирующих
операций по обработке и сбору документации. Так же документационное
обеспечение аппарата управления достигается путѐм равномерного
перемещения документации, благодаря чему получается их ритмичное
поступление и способствует пропорциональной загрузке, к руководителям и
специалистам делопроизводства.
4
Документооборот служит основной частью делопроизводства,
выступает показателем ступеней и определяет скорость перемещения
документов. Основной задачей документооборота выступает минимальные
затраты труд/время на перемещение документа по кратчайшему пути. В
документообороте документы делят на 3 основные направления (Рис 1).
4
Андреева, В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ) / В.И.
Андреева. - М.: Огни, 2012. - 222 c.
13
Рисунок 1Схема основных потоков документооборота.
Что бы получить данные об общем документообороте необходимо
определить качественные и количественные характеристики организации.
Качественные характеристики определяются путѐм
установленияхарактера деятельности компании, правильного распределения
функций и организации логичного взаимодействия между сотрудниками. К
списку качественных характеристик относят:
содержание и состав документации;
инстанции и этапы на пути движения документа,
направленность документа;
периодичность документооборота.
Количественные характеристики определяются общим объѐмом
приходящей из вне документации и созданной непосредственно внутри
компании.
Как правило, объѐм документооборота считается за определенный
период (месяц, год). Для того что бы достоверно производить подсчѐт
документооборота необходимо организовать систему регистрации движения
документации в области конкретного документопотока. Единицей учѐта для
14
расчѐта берут подлинник документа, либо копию в случае единственного
экземпляра документа.
5
5
Доронина Л.А. Документационное обучение управления 2018 г. – 234 с.