75
75
- по оформлению листков нетрудоспособности;
- для назначения выплат компенсаций.
Кроме того, ему приходится заниматься оформлением трудовых книжек,
заводить личные дела работников и вносить в них изменения, отправлять
документы на подписание руководителю, ознакомлять сотрудников с
положениями документов. Весь этот функционал очень трудно выполнять
одному сотруднику, а потому распределение обязанностей является
вынужденной мерой, так как компания небольшая, и не имеет возможности
расширять штат кадровой службы.
Потому мною предложено переложить часть должностных обязанностей
кадровика на одного сотрудника бухгалтерии. Для реализации такой
возможности необходимо составить с этим сотрудником дополнительное
соглашение к трудовому договору о выполнении определенных кадровых
обязанностей. Примером такого соглашения является документ в приложении4.
В качестве мотивации для выполнения этой работы рекомендуем добавить
прибавку к окладу данного сотрудника в размере 10%. Сейчас зарплата
сотрудника бухгалтерии составляет 30000 руб. В соответствии с этим, его оклад
планируется увеличить на 3000 руб. Итого расходы на данное мероприятие
составят 36 тыс. руб. в год. При этом мы обеспечим выполнение трудового
законодательства, и будут соблюдаться обязанности по своевременному и
качественному предоставлению кадровой документации в государственные
органы, тем самым избежим регулярных проверок и крупных штрафов вплоть
до приостановления деятельности организации.
4. Создание перечня документов с обязательным согласованием.
Как мы можем видеть, через отдел кадров проходит большой объѐм
документации. На данный момент в ООО «АрхЗемПроект» все эти документы
проверяются руководителем, согласуются, подписываются. Соответственно, на
все эти процедуры уходит большое количество времени. Если провести
разбивку документов на требуемые изучения и согласования руководителем и
76
76
на те, которые могут оформляться без участия генерального директора, то у
второго типа документов сможем сократить количество инстанций до
конечного пользователя, исключив согласование руководства.
Планируется не подвергать согласованию и проверке руководителем
организации следующие документы:
- информационно-расчетные документы: личные карточки работников,
табель учѐта рабочего времени;
- документы, подтверждающие трудовую деятельность работников:
копии приказов по личному составу; трудовые книжки.
- журналы учѐта и регистрации: трудовых договоров, приказов о приѐме,
переводе, увольнении сотрудников, приказов о предоставлении отпусков,
приказов о командировках, выдачи справок по личному составу, больничных
листов и др.
С этой целью рекомендуется оформлять доверенность на специалиста
отдела кадров на право подписи определенных кадровых документов.
5. Внедрение системы электронного документооборота.
Самым важным рекомендованным мною мероприятием для улучшения
качества делопроизводства является организация системы электронного
документооборота в отделе кадров. С помощью автоматизации
документирования кадровой работы, выявленные недостатки с большой
вероятностью могут быть устранены.
Для реализации данного мероприятия в отделе кадров рекомендуется
подключить систему электронного оборота документов «1С:
Документооборот». В данной системе регистрируются документы личного
состава, распоряжения и приказы. Каждый вид документов выделен отдельной
нумерацией. При использовании данной системы существенно сократиться
поиск нужных документов, создание документов будет осуществляться гораздо
быстрее и без ошибок.
77
77
В целях организации качественного документооборота нас интересуют
следующие подсистемы электронной системы документооборота:
1) Подсистема «Документооборот».
Позволяет фиксировать входящие и исходящие кадровые документы и
организовать движение документов внутри предприятия. Кроме того, в
процессе работы документы классифицируются, имеется возможность
осуществлять быстрый поиск, просматривать документы.
2) Подсистема «Согласование».
С возможностями этой подсистемы все согласования кадровых
документов, решений автоматизируются. В итоге руководитель сможет
удалѐнно контролировать весь процесс организации документооборота, от
создания документа до доведения его конечному пользователю.
3) Подсистема «Совещания».
Позволяет проводить совещания в интерактивном формате. Фиксируется
тематика совещания, время, участники, посещаемость. Имеется возможность
голосования по принимаемым решениям.
4) Подсистема «Сбор документов».
Является важной частью оптимизации работы сотрудника кадровой
службы, так как помогает собрать пакеты документов при определенных
кадровых операциях (при приѐме на работу, увольнении и другие).
Особенностью системы электронного оборота документов «1С:
Документооборот» является возможность интеграции с системой «1С: УПП»,
которая уже используется в ООО «АрхЗемПроект», что позволит организовать
удобный документооборот внутри компании без дополнительных затрат по
оснащению других отделов.
78
78
Сама покупка и установка на рабочем месте кадровика программного
обеспечения «1С: Документооборот» обойдется примерно в 30 тысяч рублей,
при этом ежемесячная плата за пользование и обновление и поддержку данной
программы составит около 800 рублей. Кроме того, необходимо заказать
сотруднику отдела кадров электронную цифровую подпись (ЭЦП) для
возможности подписывать электронные документы. В данный момент в ООО
«АрхЗемПроект» ЭЦП уже имеют и используют генеральный директор и
главный бухгалтер. Стоимость создания ещѐ одной ЭЦП для кадровых
документов составит около 2000 руб. + 1900 рублей в год плата за
использование.
Обучение специалиста работе с таким инструментом документооборота
будет проходить на самостоятельном изучении бесплатных видеоуроков и
помощи специалистов других отделов, уже использующих 1С.
Итого затраты на реализацию данного мероприятия составят:
Установка 30000 руб. + ЭЦП 2000 руб. + Обслуживание 800 руб. х 12
мес. = 41600 рублей в первый год использования, и по 11500 рублей за каждый
следующий год использования.
Результатом введения системы электронного документооборота станет
существенное уменьшение времени обработки документов, что положительно
отразится на скорости выполнения кадровых операций. Пример такого
результата указан в таблице на рисунке30.
79
79
Рисунок 30 Экономия рабочего времени при выполнении кадровых
операций специалиста отдела документационного сопровождения после
внедрения системы электронного документооборота «1С:
Документооборот»
Сотрудник отдела кадров получает заработную плату в размере 28000
рублей.
Рабочее время составляет 40 часов в неделю, за год получается 1970
часов.
Исходя из этого, за год в среднем кадровик получил 336000 рублей
(28000 х 12 месяцев).
Один час рабочего времени сотрудника отдела кадров равен 170,56
рублей (336000 / 1970). Найдѐм стоимость 1 минуты: 170,56 / 60 минут = 2,84
рубля.
Таким образом, при внедрении системы электронного
документооборота, мы будем в среднем экономить 53 минуты на обработку
80
80
одного документа, что в денежном эквиваленте уменьшит стоимость создания
одного кадрового документа на 150,52 рубля.
Исходя из среднегодового кадрового документооборота создается или
обрабатывается 1000 документов. По итогам внедрения СЭД получим
экономию 1000*150,52 = 150520 рублей.
Приведенные выше данные доказывают экономическую эффективность
предложенного мероприятия по внедрению системы электронного кадрового
делопроизводства в ООО «АрхЗемПроект» (Рисунок 31).
81
81
Рисунок 31 Эффективность предложенных мероприятий
82
82
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проанализировав действующую систему организации кадрового
документооборота ООО «АрхЗемПроект» подведѐм итог.
В ходе выполнения выпускной квалификационной работы поставленные
цели были достигнуты. Рассмотрены и изучены основы организации кадрового
документооборота и делопроизводства в целом. Изучены методы зарубежного
делопроизводства и проведен сравнительный анализ с отечественной системой.
В ходе исследования системы организации кадрового документооборота
на предприятии ООО «Архземпроект» реализовано:
- описана структура предприятия, произведен анализ трудовых ресурсов;
- проанализированы основные экономические показатели (ликвидность,
финансовая устойчивость, платѐжеспособность), и коэффициенты,
характеризующие движение персонала на предприятии (коэффициент
текучести, приѐма, стабильности кадров);
- описана и проанализирована используемая системы кадрового
документооборота на предприятии;
- разработана программа мероприятий по совершенствованию системы
кадрового документооборота ООО «Архземпроект»;
- проведена оценка эффективности предложенных мероприятий.
На основе проведенного исследования можно сделать вывод, о
недостаточно эффективной системе документооборота:
1. В процессе обмена документами между бухгалтерией и отделом
кадров регулярно возникает несогласованность работы;
2. При оформлении документов нередко возникают ошибки в
заполнении;
83
83
3. Специалисту отдела кадров не хватает времени на обработку потока
документов;
4. Контролирующая функция руководства над каждым документом
тормозит работу, заметно снижая скорость документооборота на предприятии.
Исходя из выявленных недостатков были предложены следующие
мероприятия, призванные усовершенствовать существующую систему
кадрового документооборота на предприятии:
1. Создание и применение графика, регламентирующего сроки
предоставления документов. Позволяет сократить время обмена документацией
между отделом кадров и бухгалтерией.
2. Подготовка бланков документов, примеров заполнения, инструкции
по заполнению. Сокращает времяи минимизирует ошибки при создании
документов.
3. Передача части кадровых обязанностей на отдел бухгалтерии.
Потребует затраты 36000 руб. Даѐт возможность избежать наложения штрафов
на организацию в виде материальных санкций и возможного прекращения
деятельности на определенный срок.
4.Создание перечня документов с обязательным согласованием,
снижения контроля над остальными документами. Сократит путь движения
документа от исполнителя к исполнителю.
5. Внедрение системы электронного документооборота, обучение работе
в системе специалиста отдела кадров. Первоначальные единоразовые затраты
составят 41600 и по 11500 за каждый следующий год. Планируемая экономия
около 150000 рублей.
Предложения мероприятия позволят оптимизировать работы
специалиста кадровой службы, снизит трудоѐмкость процессов кадрового
84
84
делопроизводства, увеличит качественные показатели времени обработки
документации. Внедрение современной СЭД сократит ежегодные расходы на
создание и оформление кадровых документов на 150000 рублей.