25
На основе рассмотренной рисунка 4 можно сделать вывод, что для
увеличения конкурентоспособности создаваемой системы делопроизводства на
российском рынке, наиболее рациональным и эффективным будем применение
совокупности российских и западных методов.
Особенности нормирования и регулирования документооборота в
зарубежных странах
Документооборот Италии.
Делопроизводство в Италии зародилось в эпоху времѐн Римской
Республики не меньше чем 200 лет назад, исторические события внесли
немалый вклад в эволюцию документооборота. В современной Италии
делопроизводство начинается с 19 века. Центральный Государственный Архив
(ArchivioCentraledelloStato) служит архивом для хранения административной
правительственной документации, образован в 1875 году.
Система документооборота, которая с незначительными изменения
существует и по сей день, принята в 1963 году благодаря Президентскому указу
(DecretodelPresidentedelloRepublica), который сформулировал основные
требования делопроизводства и хранения в архиве.
Рассмотрим суть данных указов:
Первый указ о регистрации документации в журналах. Система мало
чем отлична от остальных европейских стран. Каждый созданный или
входящий документ пронумеровывается и заносится в свой журнал зависящий
от специфики. Регистрация документа происходит исполнителем, которому он
поступил с указанием даты и предмета специфики.
Второй указ о классификации дел. В Италии, как и во многих
европейских странах существует система классификации дел, согласно указу,
создана «систематическая классификация по мандатам (поручениям)». Данная
26
схема подразумевает деление дел на специфицированные предметные
категории, присваивая буквенно-цифровой код.
Кроме стандартных журналов в Италии применяют, специальные
категории журналов, называемые репорторио(reportorio). В них отмечается
спецификация перечня всевозможных дел по разной предметной категории.
Ведутся три журнала, в первый журнал записывают индекс регистрируемой
документации, следующие два журнала относились к индексированию в
алфавитном порядке лиц причастных получению и отправке регистрируемой
документации.
Третий указоб организации процесса деятельности с вышедшими из
активного пользования. Такая документация, переходит в
общегосударственные архивы, с момента поступления в архив документ
хранится в течение 40 лет. Далее документы уничтожают, если документ имеет
историческую ценность, передается в соответствующие архивные места
хранения.
Четвертый указ о создании наблюдательной комиссии,
осуществляющей контроль выполнения правительственных программ в
области делопроизводства. Наблюдательные комиссии ведут надзор за
организацией делопроизводства в соответствующих министерствах. Отвечают
за качество хранения документации и принимают решения по изъятию
документов. После изъятия решение по уничтожению документа принимает
Министерство культурного и природного достояния.
Пятый указ о внедренияоргана архивного надзора, принимающего
решения по вопросам документооборота регионального уровня по отношению
к организациям и частным лицам. Орган архивного надзора осуществляет свою
деятельность независящую от государственного архива.
10
10
Рысков, О.И. Управление документами в европейских странах / О.И. Рысков // Делопроизводство. – 2006. – №
4. – 14 с.
27
Документооборот Германии.
В основе документооборота Германии применяется правовая
система электронных документов. Согласно Закона от 2001 года «О подписях»
подписание данных документов осуществляется путѐм электронных подписей,
такие подписи имеют юридическую силу и могут быть представлены в суде как
доказательство. Исключением или отступлением от правил являются векселя,
завещания и подобные документы. Для такого вида документации электронная
подпись не может быть представлена. К сожалению электронная подпись
нельзя поставить в один ряд с собственной подписью, в следствии чего
появляется ряд правомерных проблем, связанных с заключениями электронных
договоров.
Согласно действующему Закону «О контроле и прозрачности
корпоративной сферы», организация обязуется создать надѐжную систему
информационной технологии.
На данный момент правительство Германии разрабатывает
всевозможные законодательные проекты по усовершенствованию электронных
подписей.
11
Документооборот США.
На результате вековой исторической эволюции в системе
делопроизводства США, повлияли многочисленные факторы. Одним из первых
факторов служит взаимодействие со многими культурами. Так же не мог не
повлиять постоянно нарастающий объѐм трат на обработку документации.
Склонность роста затрат всѐ ещѐ можно наблюдать. Становление
автоматизации технологических систем организации делопроизводства, так же
оказывает существенное влияет на документооборот США. США приходится
ускоренно догонять остальные страны, в организации документооборота, из-за
11
Коломиец А.И. Управление персоналом в государственных органах власти. Германия, Saarbrücken,
OmniScriptum Publishing 2015 ISBN 978-3-659-60178-1: 2015 г. – 220 с.
28
поздно созданной системы архивов. Только в 1934 году Национальных архив
начал хранение и сбор документации. Так как правительство США постоянно
уделяет не малое внимание системе усовершенствования организации
документооборота, наблюдается существенный рост в этом направлении.
Влиянием на развитие документооборота также послужило своевременное
реагирование правительства США на общественное мнение.
Административно-бюджетное управление (АБУ) исполняет функции по
руководству информационными резервами на территории США.
Несмотря на проблемы, связанные с управлением документацией,
которые будут актуальны в течении долгого времени, США постоянные
усовершенствует своѐ законодательство, уделяя особое внимание современным
электронным технологиям.
Закон «О ликвидации бумажного документооборота в
государственных органах» от 1998 года, предлагает переход федеральных
органов на систему электронного документооборота, дающий ресурс доступа
жителям к электронной документации. Согласно этому Закону, некоторые
документы могут иметь только письменную форму.
В 2000 году создали Закон, регулирующий нормативно правовое
применение электронной документации и электронной подписей. Применение
Закона распространяется в основном на коммерческие взаимодействия. Закон
подтверждает юридическую действительность электронных документов
наравне с письменной документацией.
12
В реалиях российского рынка и системы документооборота можно
внедрить знания Германии в отношении деятельности электронной
документации. Связано это с тем, что внедрение опыта регулирования
электронных документов появилась условно недавно, и ни одна страна де
12
Костомаров, М.Н. Управление документами в США / М.Н. Костомаров // Секретарское дело. – 1996. – № 3. –
91 с.
29
достигла достаточного эффекта в этой сфере. К тому же не получится простое
копирование зарубежного опыта из-за ряда факторов связанных с
законодательство и сложившейся исторически специфики работы
экономического рынка России.
30
1.3 Организация кадровой деятельности
Функции и структура кадровой службы.
Отдел кадров служит обязательным управляющим элементом в
структуре каждой организации. В функциональные обязанности специалистов
отдела кадров вход обширный пул стратегически плановых задач. В
совокупности можно выделить два основных направлении организации работы
отдела кадров.
1. Выяснение необходимости в сотрудниках (кадра), составление
штатного расписания, поиск кадрового состава.
2. Создание в организации кадровой политики.
Для организации эффективной кадровой деятельности необходимо
соблюдать следующие условия:
На первом этапе необходимо организовать анализ количества штатных
сотрудников отдела кадров.
Далее следует разделить функциональные обязанности между
сотрудниками, при необходимости поделить их на группы по определенному
роду деятельности.
На каждого работника отдела кадров необходимо создать должностные
инструкции и определить их обязанности, а также зону ответственности.
Регламентировать нормативно правовую систему в отношении
делопроизводства кадровой службы.
По итогам организации эффективной деятельности осуществить
плановое обучение всех сотрудников отдела кадров.
Согласно 60 статье ТК РФ нельзя перекладывать обязанности кадровой
службы на Главного бухгалтера или других сотрудников, если иное не
прописано в трудовом договоре.
31
Рисунок 5 Основные задачи отдела кадров
К обязанностям отдела кадров можно отнести:
Руководителем отдела выступает начальник отдела кадров. Все
специалисты кадровой службы в распоряжении данного сотрудника. В случае,
когда организация имеет большой штат сотрудников, отдела кадров можно
разделить на подразделения по определенной специфике работы, при таком
32
делении каждое подразделение будет возглавлять свой начальник. Начальник
отдела кадров — это высший внутренний орган управления кадровой службы и
в его обязанности входит ознакомление с трудовым законодательство, об
организационной структуре, численности сотрудников и кадровой политике,
способах оценивания профессиональных качеств сотрудника, принимаемого на
работу, иметь базовые знания в отрасли социологии и психологии, нормы
охраны труда, регламент оформления документации, своевременно узнавать
ситуацию на рыке труда и анализировать необходимость в сотрудниках.
13
Рисунок 6 Схема структуры отдела кадров
Штатное расписание.
Пример штатного расписания по форме Т-3 согласно утверждению
постановления Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1представлен на рисунке
7.
13
Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. – М.: Изд-во Омега-Л , 2011. –
288 с.
33
Рисунок 7 Форма штатного расписания
Представленную на рисунке 7 форму штатного расписания должны
применять любые компании на территории РФ, не зависимо от сферы
деятельности.
Согласно положению устава компании,в штатном расписании
необходимо зафиксировать список подразделений, должностей и обязательным
указанием единиц штатного состава.
Шахтное расписание утверждается всеми работниками руководящих
должностей и передается на ознакомление начальнику отдела кадров и
главному бухгалтеру. Утверждение приказа штатного расписания,
подписывается руководителем компании. Любые изменения в штатное
расписание, вносятся утверждением руководителя приказом «О внесении
изменений в штатное расписание».
Штатное расписание — это «база» кадрового документооборота.
Документ, который сильно облегчает жизнь, кроме того, штатное расписание
34
практически всегда запрашивает трудовая инспекция, банки при открытии
счетов, налоговая, так что, получается, этот документ обязательный. Его
отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда.
За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей,
организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей
14
.
На основании данного документа сотрудниками отдела кадров
осуществляется обоснование увольнения работников в связи с сокращением
штата при судебных разбирательствах. В соответствии с этим, при отсутствии
данного документа сложно доказать оправданность увольнения. Штатное
расписание помогает доказать отсутствие вакансий в компании на момент
сокращения
15
.
14
КоАП РФ Статья 5.27. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов,
содержащих нормы трудового права
15
ТК РФ Статья 179. Преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата
работников