15
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Специалистам кадровой службы приходится обрабатывать
многообразный комплекс служебных документов, к ним можно отнести
справки, акты, заявления, приказы, договора. Внутренняя система организации
осуществляет четкий порядок, благодаря которому любой документ определен
в системе документооборота, исключая хаотичность и неуправляемость
движения документации.
Условно все кадровые документы можно поделить на три больших
общих блока.
Первый основной блок относится к обязательному для ведения во всех
без исключения компаниях документации. Данный блок не зависит от
численности сотрудников в компании, организационно-правовой формы и
сфера направления деятельности. Обязательное составления этих документов
регламентируется действующим законодательство РФ. К таким документам
можно отнести составление графика отпусков (статья 123 ТК РФ), внутренний
распорядок (статья 189 ТК РФ) и другие законодательные нормативно
правовые акты.
Второй блок кадрового документооборота включает документы
носящие, рекомендательный характер. Данный блок включает в себя
документы, для повышения рационализации взаимодействий с кадрами. Стоит
отметить, что документы носящие рекомендационный характер, со временем
могут перейти в блок обязательных для введения.
Данный тип документов создает сам работодатель, для соблюдения
внутренних правил или соблюдения определенных процессов и при управлении
персоналом защищает интересы работодателя. К данному блоку можно отнести
документы несущие рекомендательный характер, которые нужны в
управленческой работе, но не являющиеся обязательными.
16
Пример такой документации – должностные инструкции. Должностная
инструкция не регламентируется как обязательный, но тем не менее необходим
для организации кадровой службы: установление рамок ответственности
сотрудника, указывается требования по образованию. В должностную
инструкцию прописывают основные обязанности в рамках занимаемой
должности.
Ещѐ одним примером документа рекомендательного характера,
переходящего в разряд обязательных можно отметить положение об оплате
труда работника. Данный документ является не обязательным к введению, если
в организации установлена система определенных окладов, прописанная в
договоре. Но в случае осуществления процедур премирования, компенсаций
или доплат, без создания локального документа, который определяет порядок
выплаты данных сумм организации не обойтись.
Можно так же отметить как пример коллективный договор.
Коллективный договор не является обязательным, в случае поступления
инициативы от сотрудников о его заключении, работодатель не имеет право
отказаться от заключения об этом нам трактует статья 5.30 КоАП РФ. В
рассмотренной ситуации коллективный договор перейдѐт в разряд
обязательных, станет обязательным для заключения.
Третий блок — это документы, зависящие от специфики конкретной
организации. Данный блок документов переходит в разряд обязательных к
оформлению напрямую зависящий от специфики организации. Зависит в
основном от нормативных законодательных актов с области охраны труда. К
данному блоку можно определить типы документов связанных с
осуществлением работ по профессиям, относящимся по законодательству к
вредным. На кадровых документах это отразится в разработке обязательных
вспомогательных инструкций по охране труда, контроль прохождения
плановых медицинских осмотров и других типов процессов.
17
Например, если в организации используется посменный график, в этом
случае обязательным кадровым документов, согласно статье 103 ТК РФ,
служит график сменности.
В следствии многообразных этапов работы организации у кадровой
службы накапливаются множества разных документов. Каждый созданный в
организации или полученный документ имеет свои определенные цели. Эти
документы могут иметь разную форму, разные сроки хранения и
регламентацию получения. Что бы наиболее эффективно использовать такой
многообразный объѐм документации, создана система деления документов на
подвиды и зависит от специфики документа.
Первая группа локальных нормативных актов организации. Являются
основными принципами работы. Исполнение данных документов подлежит
всеми сотрудниками организации. К данной группе относят должностные
инструкции, положения, постановления и другие. Отдельные нормативные
акты устанавливаются не только компанией, но и
законодательством.
67
Работодатель имеет право на дисциплинарное взыскание с
сотрудника, только при ознакомлении с нормативным актом под роспись.
Вторая группа распорядительные документы. К ним относят
распоряжения, приказы, постановления. Распорядительные документы
создаются для передачи указаний сотрудникам организации.
Третья группа информационно-справочные документы. Предназначены
для хранения информации необходимой для работы компании и каких-либо
видов расчѐтов внутри компании. К таким документам относят таблицы,
графики (график смен, график отпусков и т.д.), расчѐтные листы и другие.
Четвертая группа официальная переписка внутри организации. К этой
группе относят такие документы как заявления, уведомления, служебные
6
ТК РФ Статья 190. Порядок утверждения правил внутреннего трудового распорядка
7
ТК РФ Статья 135. Установление заработной платы
18
записки. Благодаря данным документам осуществляется донесение документов
от работодателя до сотрудников, но не имеющие характер распоряжений, так
же документы, отправляемые от сотрудников к работодателю (просьбы, личные
мнения и другие).
Пятая группа подтверждает трудовой стаж сотрудников. К данным
документам относят трудовые договора и трудовые книги.
Шестая группа система регистрации. Система использования
письменной (журнальной) служит наиболее распространѐнной. Данная система
документов даѐт возможность производить наиболее эффективный поиск
необходимых кадровых регистрированных документов. Достигается наиболее
удобная форма анализа, позволяющая систематизировать документацию.
Регистрация документа в журнале учѐта имеет юридическую силу в трудовых
спорах.
8
Документы, относящиеся к данным типам групп, имеют свои
функциональные особенности. По-разному происходит процесс разработки,
утверждения и ввода в работу документации, у каждого документа свои
различные цели применения.
Деления кадровой документации может быть и иной, может делится на
виды и подвиды. Например, можно классифицировать кадровую документацию
по признакам необязательности и обязательности специфики и ведения
документации.Рассмотрим данную классификацию в на рисунке2.
8
Андропова, И. Ю. Кадровое делопроизводство. Документация / И.Ю. Андропова, Н.Л. Андропова, Н.В.
Макарова. - М.: Академия, 2012. - 64 c.
19
Рисунок 2 Классификация кадровой документации по
признакам обязательные/необязательные
20
Документы, участвующие в кадровом делопроизводстве можно также
классифицировать по основным кадровым процессам. Данная классификация
представлена на рисунке3.
Рисунок 3 Классификация документации по кадровым
процессам
21
Современный мир постоянно увеличивает рост значения
стандартизации. Главной причиной служит нарастающие темпы в
общественной жизни и современной экономике, связанные со стиранием
границ мирового рынка, движение денежных средств, информации, а также
товаров. Внедрению международных стандартов во все сферы деятельности,
так же и в документооборот, способствует быстротечно развивающиеся
информационные технологии и частое их применение.
Специально для создания всемирных стандартов создана международная
организация по стандартизации (InternationalOrganizationforStandardization,
ISO), которая служит мировым объединением национальных органов по
стандартизации. В соответствующих комитетах ISO проводят полную
подготовку международных стандартов.
Международным стандартом по управлению документацией служит
изданный в 2001 году ISO 15489 «Информация и документация – Управление
документацией» (ISO 15489-2001 Information and documentation – Records
management). Данный стандарт ISO был подготовлен комитетом ISO/TC 46,
Информация и документация, подкомитет SC 11, Архивное дело/управление
документами.
Стандарт ISO 15489 регламентирует, что порядок по управлению и
сохранению документов возлагается на высший орган управления в
организации и его влияние накладывается на всех работников, создающих
рабочую документацию. Обязательное требуется отмечать важность по всем
должностным инстанциям за любой вид документации в компании.
Одним из главныхявлений в сфереконтроля документооборота стало,
появление стандарта ISO 15489. Данный стандарт послужил обозначением
важности делопроизводства, а также включил в себя многообразный
практический опыт ряда стран. Комитет внедривший ISO 15489, имеет планы
по усовершенствованию стандарта.
22
ISO 15489 имеет ряд существенных особенностей отличных от ГОСТ.
Например, отсутствуют жесткие требования по оформлению документации, так
как в разных странах свои специфики.
Задачей стандарта служит укрепление общих требований, дающих
надежное документирование сферы деятельности организации
поддерживающие всемирный уровень.
Главной проблемой применение данного стандарта на территории РФ
служит плохая ознакомленность специалистов, работающих в сфере
документооборота. Так же отсутствуют доброкачественные переводы на
русский язык.
9
Сравнительная характеристика российского и зарубежного направлений
развития систем документооборота.
Рынок Российской Федерации имеет свои специфики, но старается
соблюдать законы всемирного рынка. К спецификам России можно так же
отнести документооборот частных и государственных предприятий. На
отечественном рынке в основном применяют западный и классический путь
развития и способы внедрения движения документации.
В методах осуществления деятельности документооборота можно
выделить несколько специфик. Существует регламент перемещения документа
на каждом должной инстанции. Движения документа выстроено вертикальным
принципом, перемещается строго от руководства до исполнителя и по
обратному пути. Горизонтальный принцип движения документации в основном
используют за рубежом, перемещение документации осуществляется от
исполнителя до исполнителя, без контроля руководства.
Традиционно в России документы принято регистрировать и записывать
в специально предназначенные для этого журналы. Регистрационные журналы
9
Кошевая, И.П. Метрология, стандартизация, сертификация: Учебник / И.П. Кошевая, А.А. Канке. – М.: ИД
«ФОРУМ»: ИНФРА-М, 2007 г. – 416 с.
23
содержат информацию о внесенных в них документах. Из-за этого,
документооборотом занимается специально обученный штат сотрудников,
который не связан с содержанием документов. Данную практику на Западе
использовать не принято.
В России широко применена система документооборота основанная на
стандартах ГОСТ, из-за обширного числа заказчиков из государственных.
Даже во время обширного применения современных информационных
технологий, в российской системе документооборота применяются бумажные
носители. Происходит совмещение электронной системы документооборота с
классической традиционной на бумажном носителе. Электронные системы
всего лишь дополняют бумажную документацию и только уменьшают объѐм
обработки таких документов. Западная организация документооборота
полностью исключает использование бумажного носителя и перешла на
современные, более удобные электронные системы.
Система документооборота России выстроена, за счѐт исторически
сложившейся специфики ведения делопроизводства. На рисунке 4 показаны и
сравнены способы ведения документации запада и России.
24
Рисунок 4 Сравнение российских и западных методов
организации документооборота