65
65
Рисунок 27 Среднее время обработки кадровых документов в ООО
«АрхЗемПроект»
Как мы можем видеть, выполнение операций по оформлению кадровых
документов занимает значительное время.
66
66
Подводя итог, можно сказать, что в организации кадрового
документооборота в ООО «АрхЗемПроект» имеются проблемы, решение
которых позволит усовершенствовать систему документооборота,
оптимизировать работу сотрудников, увеличить производительность труда.
2.3. Система электронного документооборота
На сегодняшний день все документы в ООО «АрхЗемПроект» создаются
с использованием компьютерных программ, однако более 70% этих документов
лишь создаются в электронном виде, далее переносятся на бумажный носитель,
передаются на согласование и подписание руководству, и только потом
поступают по месту назначения. Полностью на электронный обмен
документами переведена работа бухгалтерии с контролирующими органами,
частично СЭД вводится при работе с поставщиками и подрядчиками. В целях
бухгалтерского учѐта в компании используют программное обеспечение «1С:
УПП». Данная программа позволяет объединить работу всех сотрудников в
единой информационной структуре, что позволяет эффективно
взаимодействовать в системе, экономит время и сокращает физическую работу
(сотрудникам не приходится бегать по подразделениям с вопросами и
документами). Программа так же позволяет систематизировать всю входящую
документацию, безопасно сохранить еѐ (низкая вероятность потери в отличие
от бумажных носителей), осуществлять быстрый поиск необходимой
информации, что существенно облегчает работу, сокращает время выполнения
операций, тем самым повышая производительность труда работников.
В рамках осуществления электронного документооборота в бухгалтерии
помимо 1С: УПП с недавнего времени используют следующие лицензионные
программы, представленные на рисунке 28.
67
67
Рисунок 28 Система электронного документооборота в ООО
«АрхЗемПроект»
Каждая из приведенных выше программ имеет разное назначение:
Для целей взаимодействия с государственными контролирующими
органами предназначена программа «СКБ Контур-Экстерн», позволяющая
сдавать отчѐтность в ФНС, ПФР, ФСС и другие контролирующие органы.
Система «Контур-Диадок» позволяет в электронном виде
взаимодействовать с контрагентами, осуществлять электронный обмен
документами между организациями, подключенными к данной системе.
Программу «Контур-Фокус» бухгалтерия использует для проверки
надѐжности контрагентов.
Приложение «Клиент-банк» Сбербанка помогает организовать работу с
банком напрямую через вход в личный кабинет организации, делать
необходимые запросы, получать информацию и документы в электронном
виде.
СКБ Контур-Экстерн Контур-Диадок
Контур-Фокус
Клиент-Банк
Сбербанка
Консультант Плюс
68
68
Через приложение «Консультант Плюс» бухгалтерия изучает
нормативно-правовые документы, отслеживает изменения законодательства. В
случае непонимания трактовки документов, обращаются в юридический отдел.
Кроме электронных инструментов бухгалтерии программное
обеспечение использует и финансовый директор. В рамках его деятельности по
привлечению клиентов, приѐму обращений, по проведению консультаций, по
составлению заказов программным инструментом выступает CRM-система
«Битрикс-24». Эта система позволяет вести учѐт потенциальных заказчиков,
отслеживать процессы выполнения заказов, контролировать оплату. В этой
программе оптимизирована работа с контрагентами, имеется возможность
планирования и контроля. Связь с бухгалтерией и обмен документами
финансовый директор осуществляет через систему 1С.
Что касается отдела кадров, то в своей работе кадровик использует лишь
базовые средства для оформления документов, такие как MicrosoftWord и
MicrosoftExcel. На рабочем компьютере специалиста отдела кадров установлена
самая последняя версия лицензионного редактора MicrosoftWord 2019. Эта
программа предназначена для создания, редактирования, просмотра и
форматирования документов. Программа MicrosoftExcel 2019 позволяет
работать с электронными таблицами, проводить экономические и
статистические расчѐты, содержит графические инструменты для
представления информации. Все типичные документы имеют соответствующие
бланки, которые хранятся на компьютере. Однако случается, что приходится
сталкиваться с нестандартными документами, в результате чего могут
возникнуть ошибки в оформлении. Все кадровые документы распечатываются,
после чего дальнейшая обработка документов осуществляется в бумажном
виде: выдаются сотрудникам на подпись, отправляются в соответствующие
подразделения, доводятся до изучения и согласования генеральному директору.
69
69
В силу того, что пока в отделе кадров работало 2 сотрудника, вся работа
выполнялась успешно и слажено, руководство не решалось внедрять
электронный документооборот в кадровое делопроизводство, тратить средства
на обучение сотрудников и установку дополнительного программного
обеспечения. Но после сокращения отдела кадров до одного работника,
нагрузка на него возросла, и для нормального функционирования необходимо
оптимизировать работу кадровика путѐм организации труда в системе
электронного документооборота.
70
70
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота и их оценка на примере организации ООО
«АрхЗемПроект»
На основании анализа действующей системы осуществления
делопроизводства было сделано заключение, что в кадровый документооборот
далеко не является совершенным, и есть возможности для перспективного
развития организации работы с кадровыми документами. В связи с этим мною
были определены и описаны недостатки действующего в ООО
«АрхЗемПроект» кадрового документооборота, и сформированы
соответствующие рекомендации для их решения.
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота
организации ООО «АрхЗемПроект»
Грамотная организация кадрового делопроизводства занимает важное
место в процессе ведения деятельности предприятия. Кадровая документация,
во-первых, регулирует трудовые взаимоотношения с сотрудниками, учитывая
их интересы, во-вторых, является неотъемлемой частью обеспечения
управления персоналом.
Правильно оформленные кадровые документы снижают вероятность
возникновения трудовых споров, доказывают в судебных разбирательствах
правомерность трудовых отношений.
В процессе анализа системы кадрового документооборота в ООО
«АрхЗемПроект» были выявлены следующие недостатки организации работы с
документами:
1. В процессе обмена документами между бухгалтерией и отделом
кадров регулярно возникает несогласованность работы;
2. При оформлении документов нередко возникают ошибки в
заполнении;
71
71
3. Специалисту отдела кадров не хватает времени на обработку потока
документов;
В результате нехватки времени нарушаются сроки оформления
документов, появляются ошибки, как в оформлении, так и в заполнении бумаг.
Для обоснования серьѐзности данной проблемы обратимся к законодательству.
Согласно пункту 1 статьи 5.27 КоАП РФ за неправильное ведение обязательной
документации в кадровом делопроизводстве предусмотрена административная
ответственность, а в случаях нарушения трудового законодательства и норм по
охране труда налагается штраф:
- на должностных лиц - в размере от 1000 до 5000 руб.;
- на лиц, осуществляющих индивидуальную предпринимательскую
деятельность, - от 1000 до 5000 тыс. руб. или административное
приостановление деятельности на срок до 90 суток;
- на юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или административное
приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Учитывая данные обстоятельства, руководству необходимо
оптимизировать организацию кадрового документооборота на предприятии,
чтобы сотрудник отдела кадров мог осуществлять кадровый документооборот
качественно и вовремя.
4. Контролирующая функция руководства над каждым документом
тормозит работу, заметно снижая скорость документооборота на
предприятии.
5. Вся организация кадрового документооборота выполняется в
бумажном виде без применения систем электронного документооборота.
Все эти недостатки замедляют процесс кадрового документооборота,
что приводит длительному выполнению операций, а также сказывается как на
самих сотрудниках, так и на результатах деятельности организации.
72
72
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации ООО «АрхЗемПроект»
Для решения выявленных проблем в ООО «АрхЗемПроект»
рекомендуется провести следующие мероприятия:
1. В целях решения проблемы взаимодействия кадровика с отделом
бухгалтерии руководству необходимо сформировать график обмена
документами с чѐтко прописанными сроками.
2. Ошибки в заполнении документов можно свести к минимуму,
заранее подготовив бланки, примеры заполнения, а так же создать инструкции с
алгоритмом заполнения документов.
3. Для оптимизации рабочего времени специалиста отдела кадров
рекомендуется передать часть нагрузки на отдел бухгалтерии. Перенос такого
функционала, как формирование и своевременное представление
периодической отчетности по кадровым ресурсам в ПФР, Госстатистику и
внебюджетные фонды, а так же хранение документов в архиве, на обязанности
бухгалтеров высвободит часть рабочего времени кадровика для качественного
и своевременного выполнения им остальной работы.
4. Чтобы сократить время движения документов в результате
согласования, необходимо снизить уровень контроля со стороны директора
предприятия, выделить перечень документов, подлежащих обязательному
согласованию, а документы, которые не представляют существенной важности,
оставить без согласования генерального директора. Тем самым мы
дополнительно снизим нагрузку на руководителя организации.
5. Не смотря на высокую стоимость внедрения, всѐ же рекомендуется
установка системы электронного документооборота на рабочем месте
специалиста отдела кадров. В связи с этим нужно провести обучение
сотрудника работе в данной системе. Результатом внедрения станет
комплексное решение предыдущих проблем, улучшение качества
документооборота, снижение времени обработки документов.
73
73
Сопоставим проблемы кадрового документооборота ООО
«АрхЗемПроект» с предложенными мероприятиями по их решению, результат
представлен в таблице на рисунке 29:
Рисунок 29 Проблемы организации кадрового документооборота
в ООО «АрхЗемПроект» и рекомендации их решения.
Теперь рассмотрим каждое рекомендованное мероприятие подробно:
1. Создание графика с определением сроков предоставления
документов.
График определения сроков предоставления документов должен
разрабатываться совместно с бухгалтерией и сотрудником отдела кадров и
утверждаться генеральным директором. После создания графика кадровик и
бухгалтерия подтверждают росписью ознакомление с документом, и с этого
момента работают в соответствии со сроками, указанными в графике.
74
74
Разработка данного документа не требует финансовых затрат. Результат:
сокращение времени обработки документов из-за отсутствия разногласий,
налаженная работа, законодательно не нарушаются сроки подачи документов.
2. Создание бланков, образцов заполнения документов.
Во избежание ошибок при оформлении кадровой документации,
сотрудник отдела кадров должен сформировать образцы документов, заранее
подготовить бланки заявлений, инструктировать и корректировать составление
обращений, заявлений сотрудников, проверять наличие на документах
необходимых реквизитов: правильное заполнение шапки документа, дата,
печать организации, подписи. Данное мероприятие так же не требует
финансирования, существенно сокращает время документооборота.
3. Передача части кадровых обязанностей на бухгалтерию.
Освобождение сотрудника отдела кадров от обязанности архивирования
кадровой документации и оправления в контролирующие государственные
органы кадровой отчѐтности позволит высвободить время кадровика для
качественной обработки документации.
Кадровый документооборот связан с выполнением операций по
большому количеству документов. В ООО «АрхЗемПроект» на данный момент
в отделе кадров трудится один человек. Ему приходится оформлять и
обрабатывать документы:
- при приѐме новых работников;
- по осуществлению переводов сотрудников;
- по формированию графиков отпусков и предоставлению их
работникам;
- по оформлению командировочных документов;
- при увольнении сотрудников;
- при организации дополнительных работ;