55
55
Рисунок 20 Анализ финансовой устойчивости предприятия
"АрхЗемПроект"
Для расчѐта коэффициента автономии необходимо собственный капитал
и резервы поделить на сумму всех активов предприятия. Значение данного
показателя указывает на то, что предприятие в течение выбранного периода
финансирует свою деятельность с помощью кредитных средств. В связи с этим
можно сделать вывод, что его финансовое положение неустойчивое.
Одним из индикаторов эффективности деятельности компании является
коэффициент покрытия инвестиций. Этот показатель позволяет оценить
способность предприятия покрывать активы устойчивыми источниками
финансирования (долгосрочными пассивами и собственным капиталом). В
нашем случае коэффициент показывает полное несоответствие нормативному
значению, и делаем вывод, что деятельность финансируется заѐмными
средствами, а не собственными. Таким образом, инвестировать в данное
предприятие очень рискованно и нецелесообразно.
Экономический смысл коэффициента соотношения заемных и
собственных средств заключается в определении, сколько заѐмных средств
приходится на 1 рубль собственных источников финансирования. Так как наше
56
56
предприятие практически не имеет собственного капитала, то этот показатель
указывает на высокую степень зависимости компании от кредиторов.
Отрицательное значение коэффициента обеспеченности текущих
активов говорит о том, что предприятия не способно собственным капиталом
профинансировать текущие активы. За анализируемый период показатель ещѐ
больше отклонился от нормы, что является негативным фактором для
повышения финансовой устойчивости.
Материальные запасы в организации на 2018 год отсутствуют, а их
наличие на начало анализируемого периода так же не могло финансироваться
собственными средствами, что и отразилось на отрицательном значении
коэффициента.
Проанализировав все показатели финансовой устойчивости, мы видим,
что ни один из коэффициентов не соответствует нормативным значениям. Вся
деятельность предприятия построена на высоком уровне зависимости от
заемных источников, а потому связана с риском оказаться в неблагоприятном
экономическом положении.
Рисунок 21 Анализ показателей оборачиваемости "АрхЗемПроект"
57
57
Деловая активность компании определяется коэффициентами
оборачиваемости. Данные показатели наглядно демонстрируют нам, какое
количество раз за год средства, инвестируемые в активы, преобразуются в
деньги.
Как видно из расчетов, наибольшей оборачиваемостью обладает
собственный капитал, так как его доля слишком мала, и основную часть
источников финансирования составляют заѐмные средства. Коэффициент
оборачиваемости дебиторской задолженности (равный 12,28) улучшает
платѐжную дисциплину заказчиков. Самая низкая оборачиваемость у активов
предприятия (3,35) . Это может свидетельствовать онедоиспользовании активов
или о недостаточной эффективности использования активов.
Рисунок 22 Оценка финансовых результатов и расчѐт
рентабельности предприятия "АрхЗемПроект"
Далее для наглядности представим данные таблицы на рисунке в
графическом виде:
58
58
Рисунок 23 Динамика и структура прибыли предприятия
"АрхЗемПроект"
На основе данных, представленных на рисунке 22можно сделать вывод о
том, что главная причина получения предприятием убытка на конец
анализируемого периода в несоразмерном сокращении величины выручки
относительно сокращения расходов, в следствие чего, выручка стала
отрицательной, и чистая прибыль оставалась положительной только за счѐт
прочих доходов.
Рентабельность показывает, сколько рублей прибыли обеспечивает
единица того или иного ресурса. Общая рентабельность рассчитывается как
величина чистой прибыли на рубль всех расходов организации. Отрицательное
значение данного показателя свидетельствовало бы об убыточности
деятельности предприятия.
2.2 Кадровый документооборот в организации ООО
«АрхЗемПроект»
В ООО «АрхЗемПроект» важным элементом в осуществлении
делопроизводства является документооборот. Благодаря грамотному ведению
документооборота осуществляется бесперебойное обеспечение
информационными ресурсами управленческой деятельности, хранение
документации.
-1000
0
1000
2000
3000
4000
5000
6000
7000
8000
9000
10000
2015
2018
Выручка
Расходы
Валовая прибыль
Прочие доходы
Прочие расходы
Чистая прибыль (убыток)
59
59
Процедура осуществления документооборота в ООО
«АрхЗемПроект» подвергается следующим принципам:
1. Оперативность. Движение документов должно занимать
минимальное количество времени;
2. Минимизация пунктов прохождения документов. Все
перемещения документов должны иметь смысл, не допускать
возвращений документов на дообработку и переобработку в предыдушие
инстанции;
3. Единообразие. Основные документы должны обрабатываться
и проходить соответствующие инстанции в одинаковом порядке;
В ООО «АрхЗемПроект» все документы имеют чѐткую структуру и
подлежат согласованию руководства в лице генерального директора.
Проанализировав общую численность документов за исследуемый
период с 2015 по 2018 годы, результаты свели в таблицу на рисунке 24:
Рисунок 24 Общий документооборот ООО «АрхЗемПроект» с 2015
по 2018 годы.
В качестве единицы подсчѐта учитываем лишь один экземпляр
документа, будь то оригинал, либо копия.
60
60
Проведя анализ данных таблицы, можем сделать вывод, что количество
копий документов, находящихся в обороте, превышает количество
оригинальных документов. В целом по годам общее количество документов не
меняется. Для внутренних документов это связано с небольшим и стабильным
кадровым составом, приблизительно равным ежегодным изданием приказов и
распоряжений, а внешние документы оформляются в результате выполнения
практически одинакового ежегодного объѐма работ.
Кадровое делопроизводство в ООО «АрхЗемПроект» нацелено на
организацию документооборота, при котором будет максимально обеспечена
законность всех документов во избежание претензий со стороны
контролирующих органов, и своевременность оформления всех документов,
связанных с трудовой деятельностью работников. На предприятии отсутствуют
какие-либо чѐтко прописанные инструкции по ведению кадрового
документооборота в конкретных случаях, поэтому стараются максимально
соблюдать положения Трудового Кодекса РФ. Однако случаются ситуации,
которые не всегда доступно разъяснены в данном законодательном документе.
В таких случаях отдел кадров прибегает к помощи юридического отдела.
На предприятии функция ведения кадрового документооборота
возложена на отдел кадров, однако все документы проходят через генерального
директора, и подписываются им. В отделе кадров работает сотрудник-кадровик,
который занимается оформлением и хранением всех необходимых трудовых
документов, регулярно отслеживает изменения в трудовом, административном
и гражданском законодательстве. Помимо этого, его обязанности отмечены в
следующей схеме (рисунок 25):
61
61
Рисунок 25 Должностной функционал кадровика в ООО
«АрхЗемПроект»
Функции по делопроизводству в ООО
"АрхЗемПроект"
Формирование и ведение личных дел работников
организации
Составление трудовых договоров и дополнительных
соглашений к ним
Оформление согласий на обработку и хранение
персональных данных сотрудников, соблюдение требований
законодательства о персональных данных.
Представление в бухгалтерию сведений, необходимых для
расчета и начисления зарплаты, отпускных, надбавок,
компенсаций и пр.
Формирование и своевременное представление
периодической отчетности в ПФР, Госстатистику и
внебюджетные фонды
Учет отработанного сотрудниками времени с целью
оформления оплачиваемых отпусков и расчета компенсаций
за неиспользованные отпуска.
Разработка форм внутренних документов, используемых в
кадровом делопроизводстве
Подготовка проектов организационно-распорядительной
документации
Оформление и своевременная выдача справок, копий и
выписок из кадровых документов
Разработка проектов внутренних организационных
документов (штатное расписание, график отпусков и пр.)
62
62
Как мы видим, на данного специалиста возложен широкий спектр
обязанностей. А потому, этот специалист должен обладать высоким уровнем
внимательности, иметь аналитический склад ума, быть экономически
грамотным, ответственным, скрупулезным.
Общий документооборот по кадрам представлен в следующей таблице
(рисунок 26):
Рисунок 26 Объѐм кадрового документооборота в ООО
«АрхЗемПроект»
Всю кадровую документацию на предприятии систематизируют по
следующим категориям:
- внутриорганизационная документация (графики отпусков,
коллективные договора, разработка штатного расписания и норм по охране
труда, различные инструкции и правила внутреннего распорядка);
- документация по каждому отдельному работнику (трудовой договор,
создание и ведение личных карточек, индивидуальные приказы и
распоряжения, заявления и обращения работников);
- Корреспонденция информационно-справочного характера.
Год
Копии
2015 294 825
2016
311
923
2017
303
961
2018
407
1080
Всего
Кадровый документооборот
612
658
673
531
Оригиналы
63
63
Специалист отдела кадров очень тесно взаимодействует с
бухгалтерским отделом. Часто между этими подразделениями наблюдаются
разногласия как по предоставлению информации друг другу, так и из-за
ошибок в заполнении документов. Случается, что кадровик получает в свой
адрес возмущения от бухгалтерии по нарушению сроков подачи документов.
В обоих отделах стремятся качественно и своевременно оформлять и
выполнять передвижение документов, не нарушая при этом нормы
законодательства, однако из-за большого объѐма документов, ошибок в их
оформлении, возникают конфликтные ситуации.
Не смотря на небольшое количество персонала в организации,
кадровику-делопроизводителю приходится работать с огромными массивами
информации, выполнять сложные задачи по оформлению большого количества
документов. Зачастую, специалисту документального сопровождения
приходится работать сверхурочно, из-за нехватки рабочего времени на
оформление трудовых отношений, отпусков, выдачи необходимых справок. К
тому же, все документы подлежат согласованию с руководителем ООО
«АрхЗемПроект», в результате чего на подготовку каждого документа уходит
большое количество времени. Это негативно сказывается на отношении
кадровика с сотрудниками в коллективе, на его производительности, на
качестве выполняемой работы.
Проведя анализ работы кадровой структуры по сопровождению
документов, были выявлены следующие проблемы:
1. В процессе обмена документами между бухгалтерией и отделом
кадров регулярно возникает несогласованность работы;
2. При оформлении документов нередко возникают ошибки в
заполнении;
3. Специалисту отдела кадров не хватает времени на обработку потока
документов;
64
64
4. Контролирующая функция руководства над каждым документом
тормозит работу, заметно снижая скорость документооборота на предприятии.
Первая проблема обусловлена отсутствием строгой системы
документооборота между подразделениями, регламентирующей сроки
предоставления информации и оформленных документов.
Возникновение второй проблемы связано с появлением в работе
сотрудника отдела кадров нестандартных задач, отсутствия алгоритма их
решения, ошибочным заполнением новых документов, получение кадровиком
недостоверной информации для формирования документов.
Третья проблема образовалась в связи с возложением на специалиста по
документообороту дополнительных обязанностей и ответственности после
сокращения штата (в течение анализируемого периода второй работник
уволился, и в отделе кадров остался один сотрудник).
Четвертая проблема вызвана желанием руководителя осуществлять
личный контроль над всем, что происходит в организации.
Наблюдая за работой сотрудника отдела кадров по оформлению
документов, мною было зафиксировано среднее время на обработку
документов при различных процедурах. Результаты наблюдения
зафиксированы в представленной ниже таблице на рисунке 27: