34
неуверенность специалиста в своем будущем в компании: за целую неделю
работы трудовой договор так и не был подписан, не издали и приказа о приеме
сотрудника на работу. В итоге издательство понесло значительные потери, ведь
на подбор и обучение сотрудника, на оборудование нового рабочего места и т.д.
специалисты компании затратили время и ресурсы.
Своевременное издание приказов о переводе на новую позицию, об
отпуске, об изменении заработной платы и так далее работает на повышение
удовлетворенности потребностей персонала, а, следовательно, мотивирует
специалистов трудиться эффективно
33
.
Правильное ведение штатного расписания и графика отпусков позволяет
грамотно составить годовой график обучения сотрудников. Другими словами,
когда потребность в обучении и развитии уже определена и встает вопрос об
удовлетворении данной потребности, HR-менеджер, ориентируясь на график
отпусков, сможет легко составить график обучения персонала наилучшим
образом. В итоге дополнительные навыки получат все нуждающиеся. При этом
лояльность сотрудников к компании не снизится из-за того, что для посещения
тренинга им пришлось отложить свой запланированный отпуск.
Здесь снова налицо связь с функцией покрытия потребности в персонале,
а также с нормированием труда, т.к. на основе табеля учета рабочего времени
можно проанализировать наличие и причину переработок в том или ином
подразделении. Этими причинами могут стать:
нехватка рабочих рук;
неверная организация труда, рабочего времени и пространства;
проблемы коммуникации или другие трудности, решение которых
возлагается на специалистов службы по работе с персоналом.
Очень часто эффективность деятельности кадровой службы влияет на
работу других подразделений и отдельных сотрудников. Например, для поездки
в заграничную командировку директору по планированию крупного рекламного
33
Егоршин А.П. Эффективный менеджмент организации: Учебное пособие / А.П. Егоршин — М: Инфра-М, 2018.
— С. 92
35
холдинга потребовалась заверенная копия трудовой книжки, о чем он, следуя
инструкции, уведомил кадровую службу за три дня.
В назначенный день он пришел к специалисту по кадрам, чтобы заверить
самостоятельно подготовленную анкету для паспортного стола, а также за самой
книжкой. В результате выяснилось: запись о переводе на должность директора
по планированию, который состоялся полгода назад, в трудовую книжку
своевременно не внесли. Сотрудник забрал копию трудовой книжки и занялся
исправлением анкеты, так как получить загранпаспорт в данной ситуации было
важнее, чем восстановить справедливость. Когда же работник пришел для
заверения переделанной анкеты, кадровик выдал ему новую копию трудовой, с
уже внесенной записью. Таким образом, несколько часов рабочего времени топ-
менеджер потратил впустую из-за нечетко организованной работы кадровой
службы.
Следует отметить, что перегруженность кадровиков и излишняя
формализованность их работы также могут негативно влиять на деятельность
других сотрудников. Часто бывает, что в погоне за порядком специалисты по
кадрам превращаются в самых настоящих бюрократов, осложняющих жизнь
абсолютно всем, и требующих формальных бумаг для совершения каждого шага.
В результате на оформление соответствующих документов приходится тратить
много времени и нервов, что вызывает недовольство системой кадрового
делопроизводства в целом.
Кадровое делопроизводство — это учет рабочего времени, то есть
предоставление в определенные сроки актуальных сведений для расчета
заработной платы
34
.
В современных условиях функция расчета заработной платы все чаще
передается в ведение специалистов по работе с персоналом. Все чаще
объединяются модули «Зарплата» и «Кадры» в автоматизированных системах
управления.
34
Егоршин А.П. Эффективный менеджмент организации: Учебное пособие / А.П. Егоршин — М: Инфра-М, 2018.
— С. 120
36
Кадровая служба также может выполнять коммуникационную функцию,
например, в ситуации, когда в организации система оплаты труда предполагает
выплату сотрудникам квартальных бонусов и годовых премий по результатам
работы. Тогда письма, подготавливаемые кадровиками и разъясняющие схему
начисления премий в каждом конкретном случае, помогают сотрудникам
определять свои сильные и слабые стороны. Благодаря таким уведомлениям
специалисты понимают, что им необходимо сделать для получения большего
бонуса в будущем. Таким образом, сотрудники становятся информированными,
система материальной мотивации — прозрачной и эффективной.
Персональные данные сотрудников, собираемые кадровиками,
позволяют HR-менеджеру вести со специалистами компании социальную работу
и применять методы немонетарной и нематериальной мотивации. Все эти меры
в комплексе оказывают значительное влияние на формирование имиджа
компании и способствуют укреплению ее позиций на рынке труда.
Таким образом, кадровое делопроизводство в системе управления
персоналом выполняет несколько задач. В первую очередь это, разумеется,
административная поддержка и защита работодателя с юридической точки
зрения в случае возникновения трудового спора, проверки трудовой инспекцией,
фондом социального страхования, пенсионным фондом и другими
государственными структурами, а также в случае бухгалтерского аудита и
проверки со стороны налоговой инспекции. Ведь в соответствии с российским
законодательством любое действие в отношении работника должно быть
подтверждено соответствующей бумагой.
Вторая, не менее значимая задача системы кадрового делопроизводства в
компании — это поддержание лояльности и мотивации сотрудников. Именно
поэтому, видя хорошо структурированную и исправно работающую систему
кадрового делопроизводства, специалисты чувствуют себя увереннее.
Третья, но не последняя задача кадровой системы — выполнение
функций источника достоверных данных о сотрудниках. На основании сведений,
предоставляемых работником, ответственным за кадровое делопроизводство в
37
компании, HR-менеджер может исследовать: текучесть кадров и ее причины;
половозрастной состав персонала компании; уровень образования и так далее.
Отметим, что на основе анализа этих данных могут быть своевременно
диагностированы определенные проблемы, приняты решения, улучшающие
положение работников, а также усиливающие их мотивацию и, как следствие,
повышающие качество их труда. Таким образом, достигаются цели самого
существования HR-службы в компании.
Как показывает практика, в условиях системного кризиса возникла
необходимость актуализации кадровой стратегии предприятия как одно из
условий сохранения его конкурентоспособности. Именно поэтому организации
кадровой работы следует уделить пристальное внимание.
Выводы по главе 1
В современной организации кадровый документооборот занимает важное
место в системе вспомогательных процессов и является мощным инструментом
управления персоналом.
В Национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013
приведены основные понятия и определения в делопроизводстве и архивном
деле.
Документооборот – это движение документов в организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Организация работы с документами — это процесс обеспечения движения
определенных документов в управлении организацией, а также использование
документов в целях получения справки, информации и их хранения.
Документирование – это запись информации на носителе по
установленным правилам.
Под документом понимается зафиксированная информация на
материальном носителе с указанными реквизитами, которые позволяют ее
идентифицировать.
38
Система документации — это совокупность документов, которые
взаимосвязанны между собой по определенным признакам происхождения,
назначения, вида, сферы деятельности и единых требований к оформлению.
Документопоток – это совокупность документов одного вида или
назначения, имеющих единый маршрут.
Кадровая документация – это целый набор документов, которые
осуществляют регламентацию трудовых и связанных с ними отношений между
сотрудником и работодателем.
Кадровое делопроизводство — это деятельность, направленная на
разработку и ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего
времени, расчетов по оплате труда.
Современное делопроизводство включает в себя следующее:
документирование, то есть своевременное и правильное создание
документов;
саму организацию работы с документами, то есть их получение,
передачу, обработку, учет, регистрацию, контроль, хранение, систематизацию,
подготовку для сдачи в архив, уничтожение;
В Москве и других крупных регионах России организации, имеющие
отдельные подразделения, могут вести кадровый учет онлайн. Для этого
разработаны соответствующие программы, позволяющие производить обмен
документами в электронном виде.
Для проверки и оптимизации работы кадровиков руководство может
провести внутренний или независимый аудит. Это способствует уменьшению
риска административных наказаний, споров и жалоб со стороны персонала.
В каждой организации определенные формы документов используются
достаточно часто и активно. Они могут быть подразделены на следующие виды:
документы, подтверждающие трудовую деятельность;
распорядительные документы;
внутренняя служебная переписка;
информационно-расчетные документы;
39
журналы учета и регистрации;
Учет всей этой документации ведется отделом кадров организации.
Для ведения кадрового учета нужно правильно организовать
документооборот организации. Для этого необходимо выполнить следующее:
разработать внутреннюю нормативную базу;
подготовить штатное расписание для каждой единицы штата;
произвести штатную расстановку;
подготовить трудовые соглашения;
разработать формы по личному составу;
оформить карточки Т-2;
утвердить бланки заявлений для сотрудников;
подготовить внутренние приказы.
Отметим, что все кадровые действия должны подтверждаться первичными
документами. Их перечень закрепляется в нормативных актах.
40
Глава 2. Современное состояние организации кадрового
документооборота в ООО «Астродент»
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия
ООО «Астродент» ИНН 7716527993 КПП 771601001 ОГРН
1057747328870, успешно поставляет стоматологическое оборудование и
расходные материалы на Российский рынок уже более 17 лет, что позволяет
профессионально подходить к каждому клиенту. Компания располагается по
адресу 129337, Россия г. Москва Ярославское ш. д.116 стр.3 оф. 220.
ООО «Астродент» - эксклюзивный дистрибьютор ряда мировых брендов.
Помимо оборудования и расходных материалов, компания оснащает клиники и
лаборатории высококачественной и стильной мебелью - все проекты делаются
«под ключ».
В Компании существует сервисный отдел, который всегда своевременно
проводит необходимое техническое обслуживание оборудования. Все
сотрудники являются высококвалифицированными специалистами и готовы
помочь справиться со всеми вопросами.
Астродент помогает клиентам не затеряться в многообразии
стоматологических товаров, специалисты подбирают и делают лучшее
предложение на рынке.
Компания успешно сотрудничает со следующими брендами VITALI,
SARATOGA, 4-TEK, FRASACO, FIMET OY, FORUM TECHNOLOGY, WP-
DENTAL, NUXEN (DEFLEX), KENDA DENTAL POLISHERS, PRODENT.
Астродент имеет право от своего имени заключать договоры, приобретать
и осуществлять имущественные и неимущественные права, быть истцом и
ответчиком в суде, в том числе третейском и арбитражном. Общество имеет
право осуществлять сделки по импорту-экспорту в соответствии с действующим
порядком и правилами их осуществления.
Астродент имеет право получать кредиты и иные финансовые средства в
России или за рубежом, а соответствии с действующим законодательством
41
Российской Федерации, а также приобретать игл продавать иностранную валюту
в соответствующем порядке.
Целью деятельности ООО «Астродент» является производство продукции,
выполнение pa6oт и оказание услуг для удовлетворения общественных
потребностей и получения прибыли с целью распределения ее между
участниками Общества.
Структура организации — это логические взаимоотношения между
уровнями и функциональными областями, построенные в такой форме, которая
позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. В ООО
«Астродент» планирование работ и контроль их выполнения осуществляется
функциональными подразделениями, которые сгруппированны вокруг
ресурсной базы. Существующая организационная структура управления ООО
«Астродент» представлена в Приложении 2.
В настоящий момент рекомендации по ее изменению и модификации
неактуальны в связи с низкой степенью готовности персонала к изменениям.
Управление изменениями предполагает не только внедрение организационных
перемен, но и их тщательную поддержку, основанную на детальном изучении
концепций управления изменениями и индивидуальном подходе к их
применению в процессе управления хозяйственными организациями разного
уровня, а это требует соответствующих навыков от руководящего персонала.
Первоначально необходимо повысить уровень управления, обучить менеджеров
внедрять и сопровождать изменения, что постепенно приведет к формированию
у них представления о необходимости тех или иных изменений в структуре
компании.
Высшим органом управления ООО «Астродент» является Общее собрание
участников. Исполнительный орган ООО «Астродент» - Генеральный директор
- назначается и увольняется решением участников Общества. Генеральный
директор без доверенности действует от имени Общества, в том числе
представляет его интересы и совершает сделки; выдает доверенности на право
представительства от имени Общества, в том числе доверенности с правом
42
передоверия; издает приказы о назначении на должность работников Общества,
об их переводе и увольнении; применяет меры поощрения и налагает
дисциплинарные взыскания; осуществляет иные полномочия, не отнесенные
уставом к компенсации общего собрания участников Общества; открывает
расчетные, валютные и другие счета в банковских учреждениях. Порядок
деятельности Генерального директора и принятия им решений устанавливается
уставом Общества, внутренними документами и договором, заключенным
между Генеральным директором и Обществом.
В прямом подчинении у Генерального директора ООО «Астродент»
находятся начальники отдела закупок, отдела сбыта, отдела кадров, и
бухгалтерии. Распределение полномочий и ответственности происходит в
соответствии с организационной структурой и регламентируется рядом
документов: уставом, штатным расписанием, правилами внутреннего трудового
распорядка, положениями о подразделениях, должностными инструкциями
Отдел сбыта ООО «Астродент» осуществляет следующие функции:
разработка и реализация сбытовой политики предприятия; поиск покупателей;
заключение договоров с покупателями и контроль за их исполнением;
организация продажи товаров различными методами; разработка мероприятий
по доставке товаров в соответствии с заключенными договорами; оформление
товарно-сопроводительной и товарно-транспортной документации; управление
товарными запасами; организация работы складского хозяйства предприятия.
Отдел кадров занимается ведением кадрового учета, кадровым
планированием, формированием системы управления персоналом в ООО
«Астродент», а также отдел кадров занимается определением кадрового
потенциала и потребностей организации в персонале.
Ответственность за регистрацию документов в ООО «Астродент» несет
делопроизводитель. Он относится к категории технических исполнителей,
назначается на должность и освобождается от нее приказом главного директора.
Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов, в своей
43
деятельности руководствуется: инструкцией по делопроизводству и работе
архива на предприятии и должностной инструкцией.
Делопроизводитель, ответственный за регистрацию документов,
выполняет:
передачу докладных записок после их регистрации заведующему
канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) для доклада
руководству предприятия;
размножение (через копировально-множительное бюро) и рассылка
(через бюро экспедиции) приказов и указаний на основании списка рассылки,
подготовленного подразделением - составителем приказа, указания;
приемку и регистрацию (на карточках и в компьютере) подписанных
руководством предприятия приказов и указаний, докладных записок на имя
руководства предприятия и других внутренних документов с ведением
соответствующих карточек;
направление докладных записок в соответствии с поручениями и
резолюциями руководства;
формирование документов в дела в соответствии с утвержденной
номенклатурой;
справочную работу по документам;
подготовку документов к последующему хранению и
использованию (оформление дел, составление описей);
передачу законченных производством дел в архив организации.
Обязанности делопроизводителя на предприятии ООО «Астродент»
совмещает менеджер по персоналу.
Основными задачами бухгалтерской службы ООО «Астродент» являются
задачи по формированию достоверной и полной информации о хозяйственной
деятельности организации, а также её имущественном положении. Наряду с эти
бухгалтерия организации предоставляет информацию, необходимой внутренним
и внешним пользователям.