4
СОДЕРЖАНИЕ
Введение …………………….……………………………………………………… 5
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового документооборота …. 9
1.1. Понятие и значение документооборота …………………………...………… 9
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой документации
……………………………………………………………………………………… 15
1.3. Организация кадровой деятельности ……………………………………….. 34
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере ООО Центр
Эстетики и Здоровья «Валентина» ………………………………………..…… 40
2.1.Общая характеристика ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина» … 40
2.2. Анализ кадрового документооборота ООО Центр Эстетики и Здоровья
«Валентина»……………………………………………………………………….47
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина» ……………………………..… 56
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота в ООО Центр
Эстетики и Здоровья «Валентина» ……………………………………………. 56
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий ……62
Заключение …………………..……………………………………….…………… 70
Список использованной литературы …………………………………………… 75
5
ВВЕДЕНИЕ
Управление организацией не возможно без делопроизводства. Без
правильного документооборота теряются возможности решения задач,
планирование, формирование финансирования, отчетности бухгалтерского
учета, и в целом, всего организационно-производственного процесса.
Работа же с документами на всех предприятиях соответствует
нормативным актам Российской Федерации. Таким образом, нормативные акты
предусматривают формирование документации только по заданным правилам
согласно требованиям Гражданского кодекса
1
и Трудового кодекса Российской
Федерации
2
, Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов".
3
Как было уже отмечено временем, документация на предприятии имеет
важные функции: информационную, коммуникативную, управленческую,
учета, правовую, социальную, и функции исторического источника. Документы
являются на каждом предприятии средством управленческой деятельности.
Высокая эффективность деятельности организации, очень сильно
зависит от работающего персонала. Именно наличие квалифицированных,
исполнительных и ответственных работников определяет успешный результат
деятельности организации вне зависимости от вида предоставляемых услуг.
4
Таким образом, этот факт свидетельствует о необходимости для каждого
1
Гражданский кодекс РФ. Части: первая, вторая, третья и четвертая. - М.: Омега-Л, 2015. - 560 c.
2
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. От 01.01.2017).
3
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов" (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и
метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст) вступил в силу 1.07.2018 г.
4
Шувалова Н. Н. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Н. Н.
Шувалова. — М.: Издательство Юрайт, 2015. — 221 с.
6
руководителя хорошо изучить основы кадрового документооборота. Кадровый
документооборот имеет юридическую силу. Документ является ценной
информацией зафиксированной на материальном носителе, и служит базовым
доказательством факта деятельности каждой организации.
Значимость и оценка роли документооборота и делопроизводства на
предприятии представлены в книгах следующих авторов: Абуладзе Д. Г.
Барихин А. Б. Кадровое делопроизводство, Бялт В. С., Грозова О. С., Доронина
Л.А., Жеребенкова А.В., Казакевич Т. А., Колышкина Т. Б., Семянихин В.В.
и др.
Актуальность дипломной работы. Кадровое делопроизводство всегда
является для работодателей очень важным и актуальным вопросом.
Документооборот персонала требует высоких и обширных знаний трудового
законодательства РФ, это и оформление документов, и правила их ведения.
Также известно, что каждый кадровый документ имеет не только юридическую,
но и коммерческую ценность. Ещё, некоторые кадровые документы можно
использовать в качестве особо важных письменных доказательств.
5
Это значит,
что работодатель может доказать свою позицию в суде, когда это необходимо.
Каждый кадровый документ фиксирует юридически значимые факты. Факты
являются потом основанием совокупности корреспондирующих друг другу
прав и обязанностей, и работника, и работодателя.
6
Примером есть,
должностная инструкция работника - документ, подтверждающий правомочия
того или иного должностного лица на совершение юридически значимых
трудовых действий, входящих в его должностные обязанности.
7
Таким образом, трудовые отношения, подавляющее большинство
5
Шувалова Н. Н. Основы делопроизводства: учебник и практикум для СПО / Н. Н. Шувалова, А. Ю.
Иванова; под общ. ред. Н. Н. Шуваловой. — М.: Издательство Юрайт, 2015. — 375 с.
6
Абуладзе Д. Г. Документационное обеспечение управления персоналом: учебник и практикум для
СПО/Д. Г. Абуладзе, И. Б. Выпряжкина, В. М. Маслова. — М.: Издательство Юрайт, 2016. —300 с.
7
Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов / М.Ю. Рогожин. - М.:
Проспект, Велби, 2011. - 368 c.
7
кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой
значимостью в социуме. В связи с этим, отношение к работе с такими
документами должно быть с очень серьезным подходом. Именно от
правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение
определенных фактов, на основе которых возникают права сотрудника и
ответственность работодателя. От документирования в организации трудовых
отношений зависит обеспечение социальных и пенсионных гарантий,
предоставленных российским законодательством всем работникам.
Целью дипломной работы является - выявление роли кадрового
документооборота на предприятии и его пути совершенствования.
Общая целевая установка исследования обусловила решение следующих
задач дипломной работы:
- изложить понятия и значение документооборота;
- рассмотреть информационную характеристику и классификацию
кадровой документации;
- представить общую характеристику ООО Центр Эстетики и
Здоровья «Валентина»;
- проанализировать кадровый документооборот ООО Центр Эстетики и
Здоровья «Валентина»;
- разработать пути совершенствования кадрового документооборота в
ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина»;
- дать оценку экономической эффективности предложенных
мероприятий по совершенствованию кадрового оборота в организации.
Объект исследования дипломной работы – ООО Центр эстетики и
здоровья «Валентина».
8
Предмет исследования - кадровый документооборот в ООО Центр
Эстетики и Здоровья "Валентина".
Практическая значимость данной дипломной работы заключается
в составлении эффективных рекомендаций по совершенствованию кадрового
8
http://city-looks.ru – официальный сайт ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина».
8
документооборота ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина». В ходе
написания работы была предложена для применения автоматизированная
система кадрового документооборота 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ.
9
С
её помощью организационно-управленческий процесс предприятия при работе
с кадровым документооборотом упрощается и требует немного времени.
10
Результаты проведённого в дипломной работе исследования можно
включить в лекционный материал дисциплины «Кадровый менеджмент». Они
помогут студентам глубже понять и усвоить кадровый документооборот с
автоматизированной системой на базе программного обеспечения
1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ.
11
Информационной основой исследования по организации кадрового
документооборота послужили законодательные, нормативные и инструктивные
материалы, которые изложены в трудах зарубежных и отечественных учёных,
авторов, ведущих практиков в области управления.
Структура дипломной работы представлена введением, тремя главами,
заключением, списком литературы на 75 страницах.
9
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
10
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый
Бит».
11
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый
Бит».
9
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1 Понятие и значение документооборота
Движение документов от момента их создания до момента окончания
работы с ними, и является понятием – документооборота.
Документооборот – это важная часть технологического процесса на
предприятии. Поэтому документооборот делится на несколько частей - потоки.
Это обеспечивают обратную связь в управлении каждой организации.
12
Потоки
различаются по отношению и по направлению к управленческому объекту
предприятия.
13
Потоки по направлению: горизонтальный и вертикальный.
Горизонтальный поток – это документооборот, который связывает
различные организации одного уровня. Вертикальный поток – это входящие и
нисходящие документы, которые связывают организации разных уровней.
Входные документы, еще их называют восходящие, это документы,
поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций.
Нисходящие документы, это те, которые направляются вышестоящими
органами власти подчинённым организациям.
Поток по отношению к управленческому объекту. Данный
документооборот образовывает потоки входящих (документы, поступающие из
других организаций), исходящих (документы, отправляемые в другие
12
Грозова О. С. Делопроизводство: учебное пособие для СПО / О. С. Грозова. — М.: Издательство
Юрайт, 2018. — 126 с.
13
Делопроизводство. Образцы, документы. Организация технологи работы. Галахов В.В, Ксандопуло
Г.Н., Пшенко А.В. [и др.]; под ред.: Корнеева И.К., Кудрявцева В. А. - Издательство: Проспект, 2017 г.
10
организации), а также внутренних (документы, созданные и действующие в
пределах организации) документов.
14
Только подлинники документов или их заверенные копии учитываются
при расчёте объёма документооборота в организации. Различают следующие
виды документооборота: управленческий, финансовый, кадровый, технический
и архивный.
Управленческий вид документооборота. Этот вид включает этапы сбора,
анализа и обобщения информации, для составления достоверных, оперативных
и наглядных управленческих отчетов, на основе которых и осуществляется
принятие, как стратегических решений, так и контроль над их своевременным
исполнением.
15
Финансовый вид документооборота. Данный вид этого
документооборота охватывает все операции делопроизводства, что позволяет
каждой организации управлять документацией: договорами, корреспонденцией,
плановыми и аналитическими отчетами, нормативно-законодательными актами
и т.д., которые участвуют в бизнес-процессах.
Кадровый вид документооборота. Этот вид документооборота отвечает
за сбор и регистрацию информации, связанной с учётом кадров организации
(приём, перевод, изменение должности и увольнение сотрудников, прогулы и
дисциплинарные взыскания, график отпусков, штатные расписания,
должностные инструкции и т.д.).
16
Технический вид документооборота. Данный вид
документооборота координирует информационные потоки для подготовки и
поддержки жизненного цикла проектной документации предприятия. Это и
14
Казакевич Т. А. Документоведение. Документационный сервис: учебник и практикум для
прикладного бакалавриата / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт,
2019. — 177 с.
15
Грозова О. С. Делопроизводство: учебное пособие для СПО / О. С. Грозова. — М.: Издательство
Юрайт, 2018. — 126 с.
16
Семянихин В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин. - М.: Эксмо, 2010. - 384 c.
11
создание, и оформление, и согласование, и утверждение, а также внесение, как
поправок, так и архивирование документов.
17
Архивный вид документооборота. Этот вид документооборота
обеспечивает в процессе делопроизводства, как своевременную передачу
документов на архивное хранение, так и их учет согласно номенклатуре дел,
которая ежегодно пересматривается кадровой службой.
18
Управление предприятием - это целостный информационный процесс. В
этом процессе информация принимается, обрабатывается, вырабатывается
решение, которое доводится до исполнителей, а их действия постоянно
контролируются (рисунок 1).
19
Документооборот в организационном процессе
предприятия представляет собой главную проблему деятельности службы
делопроизводства и проблему технологии документационных процессов. Таким
образом, документооборот, является очень важным звеном любой системы
делопроизводства, а делопроизводство – это важнейшим процессом любой
организации работы с документами, что включает их создание, регистрацию,
контроль, продвижение, систематизацию и хранение.
20
Каждый документ, доставленный в организацию, обязательно должен
быть зарегистрирован и обработан. Обработка всех входящих документов
строго регистрируется в журнале. После регистрации документа и
рассмотрения руководителем он передается непосредственно исполнителю.
Таким образом, документ находится у исполнителя до окончательного решения
всех вопросов. Далее, после исполнения, документ обязательно подшивается к
делу.
17
Делопроизводство. Образцы, документы. Организация технологи работы. Галахов В.В, Ксандопуло
Г.Н., Пшенко А.В. [и др.]; под ред.: Корнеева И.К., Кудрявцева В. А. - Издательство: Проспект, 2017 г.
18
Бялт В. С. Документационное обеспечение управления. Юридическая техника: учеб. пособие для
СПО / В. С. Бялт. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 103 с.
19
Корнеев И. К. Документирование управленческой деятельности + тесты в ЭБС: учебник и
практикум для академического бакалавриата / И. К. Корнеев, А. В. Пшенко, В. А. Машурцев. — 2-е изд.,
перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 384 с.
20
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие
для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М.:
Издательство Юрайт, 2019. — 163 с.
12
Рисунок 1. Схема документационного обеспечения
управления
Дело - это совокупность многих документов, только относящихся к
определенному вопросу (это может быть папка или картотека, внутри которой
документы расположены в положенном порядке).
21
Когда происходит истечение установленного срока дела, то папка с
документами передаётся на хранение в архив. Организация документооборота
основана на тех же принципах, что и механический конвейер. Движение
документов также должно иметь минимальные возвраты на предыдущие
ступени. Документы должны направляться исполнителям в соответствии с их
обязанностями, для того, чтобы избежать дублирования операций.
Существует внешний и внутренний контуры документооборота
(рисунок 2).
22
Внешний контур документооборота начинается с входящих
(внешних) документов, которые поступают в каждую организацию извне
(распоряжения вышестоящих органов, постановления, приказы, письма от
21
Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов / М.Ю. Рогожин. - М.:
Проспект, Велби, 2011. - 368 c.
22
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное
пособие для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. —
М.: Издательство Юрайт, 2019. — 163 с.
13
партнёров и заказчиков и т.п.). Полученные документы регистрируются только
секретарями, а затем поступают на исполнение.
23
При создании документа в самой организации, возникает внутренний
контур прохождения документа:
инициация - исполнение - согласование - утверждение – регистрация
На внутреннем контуре прохождения документа часто возникает его
версионность, это когда документ существует в разных версиях (например, на
этапе согласования, когда появляются замечания от разных должностных лиц)
24
.
Именно отслеживание, является главной задачей делопроизводства. Накопление
и управление версиями документов, и обязательный контроль над их
изменением.
25
Таким образом, следует ещё отметить, что каждый документ в процессе
движения обязательно проходит три операции. Это регистрация, контроль, и
направление документа в дело. С документами каждая операция должна
выполняться один раз, во избежание путаницы.
Рассматривая в данной работе понятие и значение документооборота,
следует изучить и нормативную базу делопроизводства.
26
Нормативная база делопроизводства - законы и иные правовые акты,
которые регламентируют продвижение и создание документов, описывают
функции и структуру служб делопроизводства. Составляющие нормативной
базы делопроизводства показаны на рисунке 3.
27
23
Петрова Ю. А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта. - М. : Омега Л, 2008 г.
24
Грозова О. С. Делопроизводство: учебное пособие для СПО / О. С. Грозова. — М.: Издательство
Юрайт, 2018. — 126 с.
25
Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов / М.Ю. Рогожин. - М.:
Проспект, Велби, 2011. - 368 c.
26
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное
пособие для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. —
М.: Издательство Юрайт, 2019. — 163 с.
27
Грозова О. С. Делопроизводство: учебное пособие для СПО / О. С. Грозова. — М.: Издательство
Юрайт, 2018. — 126 с.