54
дисциплины организации, и это все приводит к потерям документов
сотрудников и неправильному их оформлению и хранению.
После проведения анализа с кадровыми документами
ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина», были выявлены недостатки:
1. Первое нарушение - нарушение инструкции по хранению кадровых
документов в организации. Оформление документов не соответствует с
Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-
распорядительная документация. Требования к оформлению документов" и др.
Данное нарушение приводит к снижению эффективности работы с кадровыми
ресурсами ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина».
2. Второе нарушение – нарушения оформления приказа о
предоставлении отпуска сотрудника. Приказ № 71 от 22.03.2018 о
предоставлении отпуска сотруднику Асадчих С.А. не соответствует
унифицированной форме № Т-6, утвержденной Постановлением Роскомстата
Российской федерации "Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты" от 5.01.2004 г.
122
3. Третье нарушение – нарушение о не заведении Личной карточке
сотрудника. На основании приказа № 76 от 10.03.2018 о приеме на работу на
сотрудника Палий В.Н. не была заведена личная карточка.
4. Четвертое нарушение – беспорядок в документах и их хранении.
Обнаружено, что личные карточки уволенных работников Центра «Валентина»
совместно с действующей картотекой, хранятся в хаотичном порядке.
5. Пятое нарушение – нарушение в не обновлении информации в личных
листках сотрудников организации. Выявлено, что в период с 2016 - 2018 гг. не
производится обновление в личных листках сотрудников по учету кадров
фотографий сотрудников при достижении ими 20 и 45 лет.
122
Постановление Роскомстата Российской федерации "Об утверждении унифицированных
форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"от 5.01.2004 г.
55
6. Шестое нарушение – нарушение в проведении записи в трудовых
книжках работников Центра «Валентина». Записи в некоторых трудовых
книжках с допущением орфографических ошибок и произведены не аккуратно.
7. Седьмое нарушение – нарушение в работе с личным делом каждого
сотрудника. Не используется специальные контрольные карточки, которые
заполняются на каждое дело сотрудника ООО Центр Эстетики и Здоровья
«Валентина». В них указываются номер личного дела работника организации,
фамилия, имя, отчество работника, на которого она заведена, дата выдачи
личного дела сотрудника, кому оно передано, расписка в получении, номер
служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела
работника.
56
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
ООО ЦЕНТР ЭСТЕТИКИ И ЗДОРОВЬЯ «ВАЛЕНТИНА»
3.1. Пути совершенствования кадрового документооборота в
ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина»
Не смотря на то, что ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина»,
существует в индустрии красоты почти 30 лет, внутри организации не
используют систему электронного документооборота. И это является первым
недостатком в системе кадрового документооборота организации (таблица 4).
Таблица 4
Недостатки кадрового документооборота организации и пути
их решения
Основные недостатки
Кадрового
документооборота организации
Пути решения недостатков
Полное отсутствие системы
электронного документооборота
Автоматизировать
документооборот с помощью
программы
1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8
ПРОФ
123
- нарушение правил
оформления документов;
- отсутствие номенклатуры
дел;
- приказы основной
деятельности организации
регистрируются с приказами по
личному составу.
Индивидуальное
исправление и внимательность
управляющего
123
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
57
Рассмотрев недостатки кадрового документооборота организации и пути
их решения, следует отметить, что:
1. Настоящая система делопроизводства ООО Центр Эстетики и
Здоровья «Валентина» имеет ряд недостатков, и является устаревшей. В
организации на сегодняшнее время нет автоматизированной системы
документооборота, что и усложняет и тормозит весь процесс развития.
2. Нет порядка регистрации документов (документы по личному
составу фиксируются с указами по основной деятельности организации). Есть
нарушения правил оформления и подготовки документов. Нет перечня дел
организации. Сотрудники организации при внутренней переписке применяют
два вида документов – служебные и докладные записки. Ведь служебная
записка – это акт, который не вошел в имеющуюся официальную
систематизацию. Данный документ широко применяется при передачи и
сообщении информации от первого должностного лица иному. В свою очередь
записка, это документ, который выполняет особую роль – уведомление
директора организации о нештатных обстановках, срывах правил внутреннего
распорядка и т.д. Эти два документа по своему оформлению и содержанию
очень схожи.
Учет и контроль за наличие и движением кадров ООО Центр Эстетики и
Здоровья «Валентина» является одним из самых важных и трудоемких в
управлении персоналом. Это связано с обработкой больших количеств учетной
информации и расчетами. Таким образом, стоит внедрить в
Центр «Валентина» автоматизированную систему учета кадрового
документооборота. Успешное решение этой задачи во многом зависит от
рациональной организации информационного обеспечения, которое позволяет
решать такие проблемы как: централизованное управление данными,
информационная совместимость, гибкость и эффективная актуализация
информационной базы.
При автоматизации системы учета кадрового документооборота
существенно уменьшатся объемы ручного труда управляющего организации.
58
Время на обработку кадровой информации и получение необходимой
входящей и внутренней информации, значительно уменьшиться. За счет этого
будет расти производительность и облегчения труда управляющего
Центра «Валентина».
Полный переход на автоматизированную систему учета кадрового
оборота, должен соответствовать следующим требованиям:
- корпоративность – это обеспечение «прозрачного» доступа к кадровым
документам пользователям зарегистрированных в системе;
- открытость - это наличие прикладного программирования в системе
интерфейсов, которые предназначены для создания заказчиком приложений, а
также обеспечение обмена информационными данными с другими системами;
- возможность программистами устранить неполадки компьютерной
системы;
- защищённость - обеспечение пользователям системы ранжированного
доступа к базам информационных данных, с обязательным применением
средств шифрования и электронно-цифровой подписи;
- телекоммуникационность - это возможность удалённого доступа
пользователей системы к информации через сети телекоммуникации и
Internet/Intranet.
Вышеперечисленные критерии автоматизированных информационных
систем учета кадрового документооборота, данной организации, соответствует
система - 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ.
124
Компания 1С начала свою дистрибуцию в 1991 году, которая успешно
используется и по сегодняшний день тысячами российских предприятий всех
отраслей и видов деятельности, включая государственный организации
федерального масштаба и сектора управления.
Система 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ,
125
предоставляет всем
пользователям системы единое информационное пространство. В зависимости
124
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
59
от решаемых задач и служебных полномочий каждый из пользователей имеет
свои права санкционированного доступа к данным и справочникам
информационной системы кадрового документооборота.
Система 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ,
126
позволяет:
- планировать структуру любой организации;
- планировать штатные расписания и кадровую политику предприятия;
- производить расчет заработной платы сотрудников;
- производить оперативный учет движения кадров организации;
- вести административный кадровый документооборот;
- вести учет труда, аттестации и определение потребностей (повышение
квалификации, обучение) сотрудников предприятия;
- набор персонала на вакантные должности организации;
- вести архивы, и даже возможно без ограничения сроков давности и
многое другое.
Система 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ,
127
состоит из нескольких
контуров:
1. Учетно-вычислительный контур.
2. Контур управления кадровыми процессами.
3. Контур анализа кадровых процессов.
Задача учетно-вычислительного контура – это описание
организационной структуры предприятия, это ведение всей учетной работы по
кадрам организации с помощью автоматизированного выполнения операций по:
приему, перемещению, увольнению работников. Также автоматизированная
система 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ
128
позволяет автоматизировать всю
работу по учету и подготовке приказов, формирование разнообразных списков и
отчетных кадровых документов, расчету заработной платы персонала,
формирование данных для передачи в государственные органы управления.
125
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
126
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
127
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
128
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
60
Система 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ
129
- это:
- Полная функциональность в области организационного и кадрового
менеджмента;
- Механизм расширения хранимой информации и быстрого доступа к
абсолютно всей информации системы;
- В любых форматах быстро автоформировать сложные запросы;
130
- Управление изменениями: планирование организационных структур
предприятия, штатных расписаний организации;
- Поддержка потоковых (массовых) изменений структур предприятия,
штатных расписаний, назначений работников, параметров назначений
работников;
- Поддержка технологий корпоративного управления кадрами.
Поддержка единых классификаторов, поддержка единых механизмов учета
затрат на сотрудников, поддержка значимых категорий сотрудников
предприятия. Индикация отклонений в кадровых процессах предприятия и
поддержка принятия решений по нормализации кадровых процессов.
131
- Высокая масштабность по функциональному использованию и
производительности, а также проектная наращиваемость.
- Единое информационное пространство системы, которое не позволяет
дублирование информационных данных и при этом исключает возникновение
ошибок в системе.
- Легкость настройки и адаптации системы в соответствии с
организационными особенностями каждого предприятия.
- Полная открытость для развития и модификации. Полный сервер баз
данных, открытая структура данных. Стандартизованный доступ. Открытый
129
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
130
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит»
131
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
61
код приложений, позволяющий модифицировать программные объекты, а также
позволяющий разрабатывать вторичные и новые модули, создавать шлюзы и
интеграционные связи.
132
- Сильная и глубокая защита данных от несанкционированного доступа
на уровне приложений и серверной защиты;
- Создание различных отчетов и статистических данных по кадрам, в том
числе в форматах Microsoft® Office™;
- Полная совместимость с различными внешними информационными
системами;
- Имеет открытую архитектуру;
- Возможна интеграция с другими программными средствами.
Данные кадрового документооборота хранятся в единой
информационной базе вместе с информацией о текущих изменениях приказов и
т.д. На любую дату можно получить историю всех изменений документов по
кадрам. Объем данных с годами не сильно увеличивается и при этом не влияет
на быстродействие системы 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ.
133
В
автоматизированной системе 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ
134
нет кнопок
удаления информации. Пользователь автоматизированной системы учета
кадрового документооборота видит только актуальную информацию, а не
актуальная информация убирается из зоны видимости пользователя системы.
Информационную историю по любому кадровому документу всегда можно
посмотреть через специализированные отчеты и интерфейсы системы.
132
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
133
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
134
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
62
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных
мероприятий
В данном разделе оценим экономическую эффективность от внедрения
программного продукта 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ.
135
Как известно,
оценка эффективности определяется отношением результатов к затратам.
Затраты в свою очередь, оцениваются исходя из стоимости внедрения,
автоматизированной системы учета кадрового документооборота.
Обязательно рассмотрим две составляющие результатов: количественная
эффективность и качественная эффективность.
Чтобы провести расчет экономической эффективности, сначала
необходимо вычислить среднее время экономии работы с кадровыми
документами ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина». Для расчёта
были взяты данные Центра «Валентина» за декабрь месяц 2018 года.
Используя статистический метод, производился подсчёт количества
документов в месяц обрабатываемых в данной организации.
Общие суммарные затраты времени до внедрения программного
продукта 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ
136
составляют 1215,10 минут, а
после проведённых мероприятий всего 759,5. Как уже изначально видно, что
экономия времени после проведения, автоматизации системы учета кадрового
документооборота в декабре 2018 года составила 455,6 минут.
Таким образом, общее количество времени в месяц при работе с
кадровым документооборотом на организации составляет 7,6 часов (455,6/60),
или 1 день (7,6/8).
Необходимые данные, для расчета экономического эффекта, можно
рассмотреть в таблице 5.
135
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
136
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
63
Таблица 5
Основные показатели сравнительного анализа вариантов
Показатели
Единица
измерения
Варианты
Результаты
сравнения
(+; -)
Базовый
Проектируемый
Срок
решения
поставленной
задачи
Дн.
22
21
- 1
Элементы составляющие затраты на эксплуатацию автоматизированной
системы учета кадрового документооборота:
Первое - это заработная плата обслуживающего персонала
Центра «Виктория» с отчислениями на социальные нужды сотрудника.
Второе - это стоимость потребляемых энергоресурсов.
Третье – это текущий ремонт оборудования и расходы на амортизацию.
В таблице 6 проведены и показаны исходные данные для расчёта
эффективности в организации.
Далее, следует рассчитать перечисленные элементы эксплуатационных
затрат в таблице 6. Для расчета заработной платы сотрудников Центра
«Валентина» необходимо использовать формулу (1):
137
ЗП = 12 * О *Д / К, (1)
137
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие
для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М.:
Издательство Юрайт, 2019.— 163 с.