64
Таблица 6
Исходные данные для расчета эффективности
Показатели
Услов-
ные
обозна
-чения
Едини-
цы
изме-
рения
Базо-
вый
вари-
ант
Проекти-
руемый
вариант
Месячный оклад
обслуживающего
персонала, руб.
О
Руб.
12000
12000
Для выполнения
поставленной задачи,
количество дней за
месяц, ч.
Д
дн.
22
21
Среднее количество
рабочих дней в
месяце
К
Дн
22
20
Количество энергии,
потребляемое
компьютером в час,
кВт
А
кВт
0,4
0,4
Количество энергии,
необходимой для
освещения в
кабинете в час
B
кВт
0,04
0,04
Действующий тариф
на электроэнергию,
руб./кВт*ч
K
Руб./к
Вт*ч
2,7
2,7
Необходимое для
работы на
компьютере, число
дней в году
В
1
Дн
249
237
Число дней в году,
потребление энергии,
в течение которых
происходит за счет
освещения, дн.
В
2
Дн
249
249
Время работы в
течении рабочего дня
специалиста за
компьютером
Ч
1
Час
8
8
65
Продолжение таблицы 6
Количество часов
использования
освещения в течение
рабочего дня, час
Ч2
Час
4
4
Балансовая стоимость
оборудования
Кб
руб.
9720
9720
Число компьютеров,
шт.
N
шт.
1
1
Норма отчета на
амортизацию
компьютера
a1
%
20
20
Норма отчислений на
текущий ремонт
компьютера
b1
%
3
3
Годовой полезный
фонд времени работы
офисной техники
ПФ ВР
Час
996
996
где ЗП - годовая оплата труда обслуживающего персонала, руб.;
О - месячный должностной оклад обслуживающего персонала, руб.;
Д - Необходимые для выполнения задачи, количество дней за месяц, дн.;
К - среднее количество рабочих дней в месяце, дн.
Пользуясь приведенной формулой (1), можно подсчитать оплату труда
обслуживающего персонала:
ЗП = 12 * 12000 *22 / 22 = 144000 руб.
Далее необходимо определить оплату труда специалиста, который будет
работать с предлагаемым программным продуктом
1С: ДОКУМНТООБОРОТ 8 ПРОФ
138
(Д = 20 дней):
138
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый
Бит».
66
ЗП = 12 * 12000 *20 / 22 = 130910 руб.
Как уже заметно, что годовая экономия по оплате труда составит
13090 руб. (144000 - 130910)
Стоимость потребляемых энергоресурсов рассчитывается по формуле
(2):
Э = k * (A * B1 * Ч1 + b * B2 * Ч2),
139
(2)
где Э - стоимость потребляемой электроэнергии, руб.;
k - тариф на электроэнергию, который действует в настоящее время,
руб./кВт*ч;
А - количество энергии, потребляемое компьютером в час, кВт;
b - количество энергии, необходимое для освещения в кабинете в час,
кВт;
В1 - необходимые для работы на компьютере, число дней в месяц, дн.;
В2 - число дней в месяц, в течение которых происходит потребление
энергии за счет освещения, дн.;
Ч1 - время работы обслуживающего персонала за компьютером в
течение рабочего дня в часах;
Ч2 - число часов использования освещения в течение рабочего дня, час.
Таким образом, следует отметить, что с помощью формулы (2), при
решении поставленной задачи в течение месяца, можно просчитать стоимость
потребляемых энергоресурсов:
Э = 2,7 * (0,4 * 249 * 8 + 0,04 * 249 * 4) = 2259 руб.
Когда для решения задачи всего 23 дня работы, то определение
стоимости потребляемых энергоресурсов, будет следующей:
139
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие
для прикладного бакалавриатбакалавриат / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М.:
Издательство Юрайт, 2019. — 163 с.
67
Э = 2,7 * (0,4 * 237 * 8 + 0,04 * 237 * 4) = 2155 руб.
Можно сказать, что благодаря новому программному приложению 1С:
ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ
140
экономия потребления энергоресурсов в год
составит - 104 руб.
Общую сумму расходов на текущий ремонт оборудования в течение года
можно рассчитать по следующей формуле (3):
САМ = Кб * a1 * b1 * B1 * Ч1 * ФРВР,
141
(3)
где Кб - балансовая стоимость компьютера;
a1, b1 - норма отчислений на текущий ремонт компьютера;
B1 - число дней работы офисной техники;
Ч1 - количество часов работы компьютерного оборудования;
ФРВР - годовой полезный фонд рабочего времени, дн.
Общая сумма расходов на износ компьютерного оборудования в
базисном варианте составит:
САМ = 3764,5 руб.
Общая сумма расходов на текущий ремонт компьютерного оборудования
в проектируемом варианте составит:
САМ = 3583,1 руб.
А годовая экономия по амортизационным отчислениям в свою очередь
составит 181,4 руб.
140
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
141
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие
для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М.:
Издательство Юрайт, 2018. — 163 с.
68
Следовательно, можно рассчитать эксплуатационные затраты в базовом
варианте:
С1 = 144000 + 2259 + 3764,5 = 150023,5 руб.
В свою очередь, эксплуатационные затраты в проектируемом варианте
будут равны:
С2 = 130910 +2155+3583,1 = 136648,1 руб.
Таким образом, следует отметить, что годовая экономия при
использовании и полном внедрении предлагаемого программного продукта
1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ
142
средства будет равна:
С1 - С2 = 150023,5 – 136648,1 = 13375,4руб.
Поскольку планируется установка данной программы на компьютерах
руководителя, управляющего и администратора ООО Центр Эстетики и
Здоровья «Валентина», то годовая экономия будет составлять:
ГЭ = 13375,4 * 3 = 40126,2 руб.
Расчет срока окупаемости (СО) внедрения программного обеспечения:
40126,2 / 13375,4 = 3 года
Таким образом, с помощью проведенных подсчетов стало понятно, что
внедрение системы 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ
143
является
экономически очень выгодно, так как уменьшается трудоемкость выполнения
142
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
143
https://www.1cbit.ru – сайт по продаже интеллектуальных технологий компании «Первый Бит».
69
работ управляющим организации и снижаются текущие затраты на 40126,2 руб.
А окупаемость затрат на внедрение программного обеспечения наступит через
три года.
70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В данной дипломной работе была изложена и представлена тема:
Организация кадрового документооборота на примере деятельности
ООО Центр эстетики и здоровья «Валентина».
Организация с ограниченной ответственностью Центр Эстетики и
Здоровья "Валентина" (далее Центр «Валентина») находится в Басманном
районе в Центральном административном округе города Москвы по адресу:
ул. Покровка, д.2/1, строение 1. ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина»
на Покровке - центр красоты в Москве, работающий на рынке услуг уже 28 лет.
Основная задача Центра «Валентина» – это максимально создавать красоту и
сохранять молодость без всякого хирургического вмешательства.
Управление в организации осуществляется ее учредителем (директором),
который в большей степени заинтересован в достижении стабильного
положения организации, чем в текущих личных выгодах на ближайшее время.
Организация на 2019 год имеет определенную руководством
организационную структуру и кадровую численность персонала в количестве
23 человек: директор (1), бухгалтер (1), управляющий (помощник руководителя)
(1), администратор (2), парикмахер (4), стилист (2), визажист (2), специалист
ногтевого сервиса (4), врач-дерматолог (1), врач-косметолог (2), массажист (2),
уборщица (1).
Организационная структура управления организацией относится к
линейно - функциональной, так как в ней все работники подчиняются
непосредственно директору и руководителям по роду деятельности.
Анализ организационной структуры Центра «Валентина» показал, что
его линейно - функциональная структура включает в себя специализированные
подразделения, которые не обладают правами принятия решений и руководства
71
какими - либо нижестоящими подразделениями, а лишь помогают директору в
выполнении отдельных функций деятельности организации.
Центр «Валентина» хорошо укомплектован подготовленными
высококвалифицированными кадрами. Кадровой службы или кадрового отдела
в Центре «Валентина» не существует. Все функции и задачи по кадрам и
кадровому документообороту выполняет помощник директора – управляющий
Центра Эстетики и Здоровья «Валентина», который делегирует часть своих
функций администратору и передает на ознакомления, согласования и
подписания кадровые документы – руководителю.
В ООО Центр Эстетике и Здоровья «Валентина» применяется сдельная
система оплаты. Главной особенностью сдельной системы оплаты является
стимулирование максимальной выработки за счет того, что работник сразу
получает оплату за выполненную работу, как часть средств от реализации
продукции.
В процессе работы Центра «Валентина» обязательно 2 раза в год
проходит обучение о повышении квалификации персонала (мастеров):
- за счет сотрудника;
- за счет предприятия;
- за счет совместных вложений предприятия и сотрудника.
Одним из моментов дополнительной мотивации кадров в
Центре «Валентина» есть - повышение квалификации сотрудников, освоение
новых областей деятельности. Инструментом для дополнительного
стимулирования является и психологический климат в Центре «Валентина».
Создание комфортных психологических условий в коллективе происходит при
формировании команды.
Анализ экономических показателей предпринимательской деятельности
за три года (2016 г., 2017 г., 2018 г.) Центра «Валентина» показал, что в 2018 г.,
несмотря на создавшиеся кризисные условия (наложенных санкций) в России,
Центр «Валентина» в целом значительно улучшил основные показатели
деятельности по сравнению с 2016 г.
Юрист
Юрисконсульт
72
Так, выручка от деятельности организации в 2018 г. увеличилась на
98,2 %. Валовой доход увеличился почти в 2 раза, чем в 2016 году.
Среднегодовая заработная плата сотрудника увеличилась на 20,8% и
составила в 2018 г. – 429,8 тыс. руб.
Прибыль от реализации предоставляемых услуг в 2018 г. увеличилась в
1,5 раза и составила 518,0 тыс. руб. Уровень рентабельности возрос на 37,6%,
составив в 2018 г. 49,2%.
Таким образом, проведенный анализ показал, что основу деятельности
ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина» на потребительском рынке
составляет процесс продажи различных услуг. Экономическое содержание этого
процесса отражает выручка, издержки обращения, валовой доход,
прибыльность и рентабельность, которые в 2018 г. являются достаточно
высокими экономическими показателями деятельности организации.
В ходе анализа кадрового документооборота в ООО Центр Эстетики и
Здоровья «Валентина», было выявлено, что как такого отдела кадров не
существует и непосредственно основную часть кадровых функций и задач
выполняет управляющий, который подчиняется руководителю.
Следует отметить, что элементом осуществления работ с документами,
ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина» является рациональность.
Определяется данная рациональность скоростью исполнения и перемещения
документов, а также уровнем обеспечения руководителей организации
документационной информацией.
При анализе документооборота Центра «Валентина», было выявлено,
что количество документов за три года (2016 г., 2017 г., 2018 г.) постоянно
меняется. Количество общего документооборота в организации в 2018 году по
сравнению с 2016 годом увеличилось на 583 документа.
Рассматривая и анализируя за три года (2016 г., 2017 г., 2018 г.) кадровый
документооборот Центра «Валентина», можно отметить, что за последние года
происходит тенденция повышения количества документооборота по кадрам.
Так в 2018 году по сравнению с 2016 годом
73
документооборот увеличился на 25 документа. Эта тенденция роста говорит,
только о росте и развитии данной организации.
Анализ введения кадровых документов в Центре «Валентина» показал,
что документы оформляются с нарушениями требований ГОСТ Р 6.30 2003г.,
сильно ослаблен контроль исполнительской дисциплины организации, и это все
приводит к потерям документов сотрудников и неправильному их оформлению
и хранению.
Не смотря на то, что ООО Центр Эстетики и Здоровья «Валентина»,
существует в индустрии красоты почти 30 лет, внутри организации не
используют систему электронного документооборота. И это является первым
недостатком в системе кадрового документооборота организации.
Учет и контроль за наличие и движением кадров ООО Центр Эстетики и
Здоровья «Валентина» является одним из самых важных и трудоемких в
управлении персоналом. Это связано с обработкой больших количеств учетной
информации и расчетами. Таким образом, стоит внедрить в
Центр «Валентина» автоматизированную систему учета кадрового
документооборота. Успешное решение этой задачи во многом зависит от
рациональной организации информационного обеспечения, которое позволяет
решать такие проблемы как: централизованное управление данными,
информационная совместимость, гибкость и эффективная актуализация
информационной базы.
При автоматизации системы учета кадрового документооборота
существенно уменьшатся объемы ручного труда управляющего организации.
Время на обработку кадровой информации и получение необходимой входящей
и внутренней информации, значительно уменьшиться. За счет этого будет расти
производительность и облегчения труда управляющего Центра
«Валентина».
Изучив разные критерии автоматизированных информационных систем
учета кадрового документооборота, было выявлено, что данной организации
соответствует система 1С: ДОКУМЕНТООБОРОТ 8 ПРОФ. С её помощью