14
К правовым и законодательным актам в сфере документации и
информации, конечно же, относятся законы Российской Федерации,
распоряжения и указы Президента Российской Федерации, а также
постановления Правительства и различных органов исполнительной власти
государства.
Рисунок 2. Схема документооборота
Например, Гражданский кодекс Российской Федерации
28
устанавливает
виды документов, которые создаются для фиксации актов гражданских
взаимоотношений и подтверждений правоотношений. Федеральный закон
Российской Федерации "Об Архивном деле в Российской Федерации",
регулирует правила хранения документов, учет документов, использование
архивных фондов и управление ими.
29
Национальный стандарт
РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Требования к оформлению документов",
30
устанавливает порядок
стандартизации, который определяет осуществление государственного
28
Гражданский кодекс РФ. Части: первая, вторая, третья и четвертая. - М.: Омега-Л, 2015. - 560 c.
29
Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (с
изменениями и дополнениями).
30
Национальный стандарт РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к
оформлению документов" (утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и
метрологии от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст) вступил в силу 1.07.2018г.
15
контроля, соблюдения всех установленных стандартов и определяет
ответственность за их нарушение.
Для хранения, учета и придания документам юридической силы,
созданным различными организациями, необходимо четкое и строгое
соблюдение согласно стандартам, определенных требований, и к
содержательной части документа, и к его оформлению.
31
Рисунок 3. Нормативная база делопроизводства
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Сотрудники отдела кадров, либо человек, исполняющий эти функции,
имеют дело с очень большим количеством служебной документации. Через
кадровую службу предприятия проходят многие документы, такие, как: акты,
приказы, справки, договоры и заявления. Человеку непосвященному, может
показаться, что документальный поток хаотичен и неуправляем. Но все
кадровые специалисты знают, что это не так, и что этому нужно обучаться.
Обязательно на каждом предприятии существует очень четкий порядок, по
31
Семянихин В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин. - М.: Эксмо, 2010. - 384 c.
16
которому каждый документ имеет своё место в системе организационного
документооборота.
32
Можно четко разделить на шесть основных видов, внутренние
документы каждой организации. К ним относятся: распорядительные
документы, локальные нормативные акты, а также документы,
подтверждающие трудовую деятельность работника,
информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка,
книги (журналы) учета и регистрации всех документов.
33
Документы, которые входящие в каждую из этих групп (видов), имеют
свои особенности, так, как предназначены для различных целей. Также,
по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие внутри
организации.
Локальные нормативные акты. Данные документы определяют общие
принципы работы каждой организации. Именно в них устанавливается режим
труда, отдыха сотрудников, также должностные функции сотрудников, их
система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности каждого
из сторон трудового договора.
34
Разрабатываются локальные нормативные акты строго в соответствии с
действующим трудовым законодательством Российской Федерации и не в коем
случаи не должны ему противоречить. Рассмотрим такую ситуацию, если
локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание,
которого нет в Трудовом кодексе Российской Федерации (лишение права на
отпуск или штраф), то такое наказание считается незаконным. Работники без
труда могут оспорить такую не правовую норму внутреннего документа,
обратившись в суд или в Государственную трудовую инспекцию.
35
32
Жеребенкова А.В. Документооборот на предприятии / А.В. Жеребенкова. - М.: Вершина;
Издание 2-е, перераб. и доп., 2005. - 384 c.
33
Казакевич Т. А. Документоведение. Документационный сервис: учебник и практикум для
прикладного бакалавриата / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт,
2019. — 177 с.
34
Казакевич Т. А. Документоведение. Документационный сервис: учебник и практикум для
прикладного бакалавриата / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт,
2019. — 177 с.
35
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. От 01.01.2017).
17
Таким образом, следует отметить, что большая часть локальных актов
являются обязательными для всех сотрудников любой организации. Сейчас
рассмотрим локальный акт, который обязателен для всех, и его можно назвать
правилом внутреннего трудового распорядка предприятия. Согласно ст. 189, 190
Трудового кодекса Российской Федерации данный документ является одним из
самых главных внутренних документов абсолютно в каждой организации
36
.
В системе документооборота, существует локальный акт. Действие
данного акта, распространяется только лишь на отдельных сотрудников. К
таким локальным актам, относятся: должностная инструкция специалиста,
перечень должностных лиц, у которых ненормированный рабочий день, или же
это положение, о проведении медицинских осмотров для работников, которые
трудятся на вредных работах.
37
Распорядительные документы. Именно такие документы, как приказы и
распоряжения директора относятся к этому виду документов. С помощью
распорядительных документов руководитель организации (директор,
генеральный директор) осуществляет свои полномочия по управлению
предприятия, которые предусмотрены уставом организации.
38
Таким образом, распоряжения руководителя делятся на две
самостоятельные группы. К первой группе относятся, приказы, связанные с
основной деятельностью организации: по производственным вопросам, об
утверждении штатного расписания, инструкции по кадровому
делопроизводству, порядка проведения аттестации. Ко второй группе,
относятся, приказы по личному составу: о приеме на работу, об увольнении, о
переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и
дисциплинарных взысканиях.
36
Журавлева И.В. Комментарий последних изменений к трудовому кодексу Российской Федерации /
Журавлева И.В. - М.: Юрайт, 2016. - 322 c.
37
Казакевич Т. А. Документоведение. Документационный сервис: учебник и практикум для
прикладного бакалавриата / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт,
2018. — 177 с.
38
Доронина Л. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Л. А.
Доронина, В. С. Иритикова. — М.: Издательство Юрайт, 2019. — 233 с.
18
Входящие в первую группу документы, охватывают в целом
деятельность организации, они косвенно относятся к работе кадровой службы.
В свою очередь документы, входящие во вторую группу непосредственно
очень связанны с трудовой деятельностью всех сотрудников. Многие
распоряжения руководителя ведутся по строго определенной форме, в
соответствии утвержденной Госкомстатом Российской Федерации.
39
В каждой организации используют документы, которые подтверждают
трудовую деятельность любого работника. Этими документами являются:
трудовая книжка, трудовой договор, справка о трудовой деятельности
работника, копия приказов о приеме на работу и увольнение сотрудников.
Таким образом, назначение этих документов заключается в том, чтобы
точно отразить у каждого работника весь его трудовой стаж. Существуют
разные виды стажа: общий трудовой, страховой и непрерывный. Стаж имеет
большое влияние и на будущее пенсионного обеспечения сотрудника, и на
определение пособия по временной нетрудоспособности в период работы.
Основанием для назначения трудовой пенсии, работающего человека по
старости является его пятилетний страховой стаж, который подтверждается
трудовой книжкой сотрудника. При отсутствии трудовой книжки, стаж
подтверждается трудовым договором или справкой о трудовой деятельности.
40
В трудовую книжку каждого работника обязательно вносятся записи о
совместительстве труда. Подтверждение происходит только на основании копий
приказов других работодателей, но при этом оформляется дубликат трудовой
книжки работника.
41
Информационно-расчетные документы. Кадровая служба ведет
информационно-расчетные документы для учета персональных данных всех
сотрудников предприятия, и для закрепления информации, которая связанна с
их трудовой деятельностью. К таким документам, относятся - личная карточка
39
http://www.gks.ru – официальный сайт Федеральной службы государственной статистики
40
Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации. - М.: ИНФРА-М, 2019. - 910 c.
41
Казакевич Т. А. Документоведение. Документационный сервис: учебник и практикум для
прикладного бакалавриата / Т. А. Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт,
2019. — 177 с.
19
работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего
времени, график сменности, личные дела сотрудников. Форма большинства
этих документов является унифицированной.
Информационно-расчетные бумаги двигаются в направлении снизу
вверх по управленческой «лесенке»: от работника к руководителю отдела, от
руководителя отдела к руководителю предприятия.
42
Рассмотрим пример, при
составлении графика отпусков, начальник структурного подразделения
спрашивает вначале у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем
начальник обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для
составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель
предприятия.
Внутренняя служебная переписка. Для документального оформления
всех кадровых решений, используется внутренняя переписка организации.
Ситуация выглядит следующим образом. Каждый руководитель структурного
подразделения организации, при желании наказать подчиненного за прогул,
требует от него объяснительную записку. Затем руководитель структурного
подразделения обращается к директору предприятия с докладной запиской, а в
записке просит привлечь виновного работника к дисциплинарной
ответственности. Когда речь идет о поощрении сотрудника за трудовые заслуги
в работе, начальник (отдела или подразделения) направляет в адрес директора
представление о поощрении работника.
43
Внутренняя служебная переписка также очень необходима и постоянно
используется при официальном обмене мнениями между должностными
лицами предприятия, между руководством организации и его должностными
лицами.
Журналы учета и контроля. Для учета кадровой документации (приказов
по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности) ведутся на
каждом предприятии регистрационные книги (журналы). Правильный учет
42
Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации. - М.: ИНФРА-М, 2019. - 910 c.
43
Паневчик В.В. Деловое письмо / В.В. Паневчик. - Мн.: Амалфея, 2010. - 152 c.
20
документа с присвоением номера и с отметкой о дате регистрации придает ему
юридическую силу, при помощи которой работодатель может с уверенностью
использовать в трудовом споре с любым работником.
44
Следует рассмотреть, какие есть документы кадровой службы на любой
организации.
45
1. Обязательные документы:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- Инструкция по охране труда;
- Положение о защите персональных данных работников;
- Штатное расписание;
- Личная карточка;
- Табель учёта рабочего времени;
- График отпусков;
- Приказы по основной деятельности;
- Приказы по личному составу;
- Трудовая книжка;
- Трудовой договор;
- Заявления работников;
- Книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них;
- Журнал учёта мероприятий по контролю;
- Журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда.
2. Документы, которые имеют рекомендательный характер:
46
- Коллективный договор;
- Должностные инструкции;
- Положение об оплате труда и премировании;
- Личные дела;
44
Семянихин В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин. - М.: Эксмо, 2010. - 384 c.
45
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие
для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М.:
Издательство Юрайт, 2018. — 163 с.
46
Колышкина Т. Б. Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие
для прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — М.:
Издательство Юрайт, 2019. — 163 с.
21
- Справки о трудовой деятельности;
- Копии приказов о приёме на работу и увольнении;
- Докладные записки;
- Журналы учёта военнообязанных.
3. Документы, которые зависят от специфики предприятия:
47
- Положение об охране коммерческой тайны;
- Журнал прохождения медицинских осмотров;
- График сменности;
- Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности.
Некоторые формы книг и журналов в обязательном порядке
утверждаются официальными органами, а другие формы разрабатываются
только самим предприятием. Например, форма журнала (книги) учёта движения
трудовых книжек и вкладышей к ним утверждается только Постановлением
Министерства труда Российской Федерации от 19 июня 2012 г. N 610.
48
Книга (журнал) учёта личных дел сотрудников или книга (журнал) учёта
прохождения медицинских осмотров сотрудников не имеет утверждающей
формы, и разрабатывается самим предприятием по индивидуальному
усмотрению.
Информационные показатели, которые характеризуют работу с кадрами
организации, и отражаются в целых комплексах документов, обрабатываются и
создаются в кадровых службах предприятий. Кадровая документация или
документация по личному составу, содержит сведения о работниках
организации и деятельности кадровой службы. К ним относятся: персональные
и учетные, плановые и отчетно-статистические,
организационно-распорядительные документы.
49
Общий российский классификатор управленческой документации,
включает разные виды документов, которые отличаются по функциям и задачам
47
Семянихин В.В. Кадровый документооборот / В.В. Семенихин. - М.: Эксмо, 2010. - 384 c.
48
Постановление Правительства РФ от 19 июня 2012 г. N 610 "Об утверждении Положения о
Министерстве труда и социальной защиты Российской Федерации (с изменениями и дополнениями).
49
Комментарий к Кодексу законов о труде Российской Федерации. - М.: ИНФРА-М, 2019. - 910 c.
22
правления кадрами (документы по приему, по переводу и увольнению
работников, а также документы по оформлению отпусков, поощрений,
дисциплинарных взысканий и многие другие).
50
В состав каждой кадровой документации организации входят такие
документы:
51
- трудовой контракт (договор);
- распоряжение (приказ) о приеме на работу (форма №Т-1);
- личная карточка (форма № Т-2);
- распоряжение (приказ) о предоставлении отпуска (форма № Т-6);
- распоряжение (приказ) о прекращении трудового контракта (договора)
(форма № Т-8);
- табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
- личные заявление сотрудников организации;
- графики отпусков работников;
- распоряжение (приказ) о наложении дисциплинарного взыскания.
Трудовой контракт – это соглашение между работником и работодателем.
Согласно трудовому договору, работодатель обязан предоставить работнику
трудовую деятельность в соответствии с Трудовым кодексом Российской
Федерации, законами и нормативными правовыми актами.
52
Стороны трудового контракта:
53
1. Работодателями могут быть - предприятия любой формы
собственности, учреждения, организации, отдельные граждане;
2. Работниками могут быть - граждане, которые достигли возраста 16
лет;
В трудовом контракте обязательно указывают: наименование
работодателя, также фамилию, имя, отчество работника.
50
Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А.
Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 177 с.
51
Казакевич Т. А. Документационное обеспечение управления: учебник и практикум для СПО / Т. А.
Казакевич, А. И. Ткалич. — 2-е изд., испр. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 177 с.
52
«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (в ред. От 01.01.2017).
53
Трудовой договор. Петров А.Я. / Учебно-практическое пособие для ВУЗов. 3-е издание. - М.:
Издательство Юрайт, 2017г.
23
Очень существенными условиями трудового контракта являются
54
:
- место работы (с обязательным указанием структурного подразделения);
- дата начала работы сотрудником;
- полное наименование должности, специальности, профессии с
указанием квалификации согласно со штатным расписанием предприятия. Если
по определенным должностям связано предоставление льгот в соответствии с
федеральными законами либо наличие ограничений, то наименование этих
должностей, специальностей или профессий, и квалификационные требования
к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в
квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом
правительством Российской Федерации;
55
- права и обязанности работника;
- права и обязанности работодателя;
- условия труда и его характеристики, льготы и компенсации работникам
за труд в тяжелых, вредных и опасных условиях; режим отдыха и труда;
- условия оплаты труда (размер тарифной ставки или должностного
оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты);
- условия и виды социального страхования, связанные с трудовой
деятельностью.
Процедура расторжения трудового контракта начинается с приказа о
расторжении. Инициатива работника о расторжении трудового договора носит
распорядительный характер. Такой приказ согласно закону хранится семьдесят
пять лет. Строго в тексте приказа не допускается сокращений, ошибок и
опечаток.
56
54
Трудовой договор. Петров А.Я. / Учебно-практическое пособие для ВУЗов. 3-е издание. - М.:
Издательство Юрайт, 2017г.
55
Трудовой договор. Петров А.Я. / Учебно-практическое пособие для ВУЗов. 3-е издание. - М.:
Издательство Юрайт, 2017г.
56
Документоведение: учебник и практикум для СПО / Л. А. Доронина [и др.]; под ред. Л. А.
Дорониной. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство Юрайт, 2018. — 309 с.