64
судом трудового спора. Суду будет необходимо предоставить большую
доказательную базу для того, чтобы обосновать законность увольнения по
сокращению штата, отсутствие вакантных должностей. Безусловно,
доказательную базу можно будет быстро собрать путем распечатки данных
из электронной базы, но как доказать суду, что распечатанных электронный
документ является идентичным аналогом обычного бумажного штатного
расписания – отдельный вопрос.
В Письме Роструда от 09.01.2013 № 2-ТЗ «О формах первичных
учетных документов (документов по учету кадров и по учету рабочего
времени и расчетов с персоналом по оплате труда), применяемых
негосударственными организациями с 1 января 2013 г.» содержится
информация о том, что «с 1 января 2013 года негосударственные
организации могут использовать формы первичных учетных документов (в
том числе форму № Т-2), разработанными ими самостоятельно». При
буквальной трактовке данного положения можно сделать вывод, что
отсутствие табеля учета рабочего времени и личной карточки сотрудника на
бумаге не является нарушением и не может повлечь какое-либо наказание.
Главное, чтобы в электронной форме данных документов были отражены
все закрепленные законодательством Российской Федерации реквизиты, так
как того требуют Постановление Госкомстата № 1 от 05.01.2004 «Об
утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по
учету труда и его оплаты» и Приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 «Об
утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».
Важно помнить, что сотрудник должен быть ознакомлен с
некоторыми документами под роспись, а ответственный за ведение личной
карточки работник должен заверять все вносимые исправления свой
подписью. Личная карточка работника должна храниться 75 лет, что
указано в приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Также
65
сотрудники должны быть ознакомлены с графиками сменности, так как в
ООО ЧОО БПЛ у большинства охранников сменный график работы. В
соответствии со ст. 103 Трудового Кодекса Российской Федерации
сотрудник должен быть ознакомлен с таким графиком, не позднее, чем за
один месяц до его введения. Если график сменности будет отсутствовать в
бумажном варианте и на нем будут отсутствовать подписи сотрудников,
свидетельствующих об их ознакомлении, появляется риск невыхода
сотрудника на работу в его смену и возможное возникновение трудового
спора при увольнении по причине прогула.
Еще одним обязательным документом является график отпусков, в
случае его отсутствия нарушается ст. 123 Трудового Кодекса российской
Федерации. В соответствии с данной статьей работодатель обязан
уведомлять сотрудника о дате начала очередного отпуска в установленные
сроки: «О времени начала отпуска работник должен быть извещен под
роспись не позднее чем за две недели до его начала». В случае введения
электронного документооборота придется дополнительно контролировать,
чтобы сотрудник не забыл использовать свою электронную подпись и
подписал документ в кадровой системе электронного документооборота.
Появляются дополнительные риски, связанные с нарушением ст. ст. 136 и
236 Трудового Кодекса Российской Федерации - нарушение сроков оплаты
отпуска и обязанности компенсации несвоевременной выплаты отпускных.
Заявление на отпуск будет оформляться в электронном виде, и в случае
неисправности системы электронного документооборота появляется риск не
предоставления отпуска согласно графику отпусков, увольнения за прогул с
возникновением трудового спора, привлечения к ответственности
руководства организации при не начислении и невыплате отпускных.
Используя систему электронного документооборота важно понимать,
что риск утраты или уничтожения единственного экземпляра кадрового
электронного документа влечет большие правовые проблемы для
организации. Поэтому необходимо принимать технические и
66
организационные меры, уменьшающие возникновение данного риска.
Например, можно делать резервные копии электронных документов,
организовать их правильное хранение. При возникновении чрезвычайных
обстоятельств, таких как затопление помещения, пожар, разрушение
строительных конструкций в результате землетрясения или иных причин,
содержание и работоспособность кадровой системы электронного
документооборота по возможности необходимо быстро восстановить, и не
утратить не при каких обстоятельствах резервные копии электронных
документов.
Используя систему электронного документооборота нужно быть
готовыми к риску приостановления работы кадровой службы при
неисправности или недоступности системы электронного
документооборота. Для таких случаев важно проработать порядок перехода
на бумажный кадровый документооборот. После восстановления
работоспособности системы электронного документооборота, должен быть
проработан порядок внесения в систему бумажных документов, созданных
за период неисправности системы электронного документооборота.
Не следует забывать и о риске случайного или намеренного
изменения содержания электронных документов, включая и изменение их
резервных копий. В таком случае необходимо новое подписание документа
участниками документооборота с использованием надлежащих
электронных подписей, иначе документ будет считаться не подписанным и
не существующим с правовой точки зрения. Однако в системе электронного
документооборота может отсутствовать возможность подписания
электронного документа «задним числом».
Адепты внедрения систем электронного документооборота
достаточно хорошо измерили экономию затрат времени на поиск
документа. В рекламе они указывают экономии, доходящую до 30%
рабочего времени сотрудника. Реальные цифры находятся на уровне 5-10%,
что также является значительным.
67
Внедрение системы электронного документооборота дает
значительный экономический эффект, однако предугадать его очень
сложно. Количественная оценка экономии от внедрения электронной
системы документооборота является сложным процессом, так как
приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в
значительной степени определяется правильностью выбора системы и
проведения процесса внедрения. В настоящее время существует широкий
перечень программных продуктов по автоматизации документооборота.
Наиболее актуальными системами в настоящее время можно назвать
следующие: 1С-документооборот, Documentum, БОСС Референт, Docvision,
IBM Lotus Notes, Tessa, Microsoft SharePoint, Directum, Open Text, ТЕЗИС.
Однако, применительно к ООО ЧОО БПЛ наиболее оптимальными,
учитывая особенность работы предприятия являются программные
продукты «1С» на технологической платформе «1С: Предприятие» и
Microsoft SharePoint. Программный продукт «1С» на технологической
платформе «1С: Предприятие» позволяет обеспечить автоматизацию всего
цикла обработки внутренних и официальных документов коммерческих
предприятий, а также бюджетных учреждений с поддержкой как
электронного, так и бумажного документооборота. 1С-Документооборот
представляет собой прикладное программное решение, которое создано для
комплексного решения задачи по автоматизации учета документов,
контроля исполнительской дисциплины, взаимодействия сотрудников,
ведения аналитических отчетов. Данный продукт позволяет работать с
любыми типами документов. Каждый документ сопровождается учетно-
регистрационной карточкой, реквизиты которой соответствуют ГОСТ Р
6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению документов», требованиям
ГСДОУ (Государственная Система Документационного Обеспечения
Управления) и традициям делопроизводства, сложившимся в отечественной
практике. Данная система электронного документооборота разработана на
68
платформе, которая обеспечивает высокую настраиваемость, гибкость,
эргономичность и производительность прикладных решений,
масштабируемость, поддерживает работу в сети Интернет, даже по
низкоскоростным каналам связи. Также плюсами данной системы является
возможность использования ее в различных отраслях, а также в
организациях любого профиля, поддержка работы в маленькой
организации.
7
Еще одним тиражируемым решением по автоматизации
документооборота является Microsoft SharePoint, которое позволяет
значительно сократить бумажный документооборот, сделать его
контролируемым и прозрачным, уменьшить риск потери документов. С
помощью стандартных средств Microsoft SharePoint можно выполнить все
задачи, не прибегая к доработке и программированию. Система
настраивается под существующие в организации особенности
документооборота. Она обладает всем необходимым функционалом для
создания, оповещения, согласования, отслеживания сроков и путей
исполнения документов. С помощью данной программы удобно
обрабатывать и хранить данные, получать любую аналитическую
информацию. Еще одним немаловажным преимуществом системы
электронного документооборота на платформе Microsoft SharePoint является
возможность организации совместной работы сотрудников одного или
нескольких подразделений компании.
8
Оптимальный вариант, который можно предложить кадровой службе
ООО ЧОО БПЛ: это использование электронного документооборота при
составлении и согласовании обязательных форм кадровых документов в
организации. При этом итоговые формы документов, наличие которых
обязательно по действующему законодательству, необходимо создавать и
хранить в юридически безупречном бумажном виде.
7
1C: Предприятие. [Электронный ресурс] URL: http://v8.1c.ru/ Дата обращения: 20.02.2018.
8
Система электронного документооборота на SharePoint [Электронный ресурс] URL: http://docspace.ru/
Дата обращения: 21.02.2018
69
Заключение
В ходе выполнения данной выпускной квалификационной работы
были получены теоретические знания в области кадрового
документооборота. В частности, изучены понятие и значение
документооборота; организация кадровой деятельности, произведен анализ
деятельности предприятия ООО ЧОО БПЛ; произведен анализ кадрового
документооборота в ООО ЧОО БПЛ; выявлены недостатки организации
кадрового документооборота организации ООО ЧОО БПЛ; разработаны
рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ООО ЧОО БПЛ.
Функционирование любой кадровой службы, включая и отдела
кадров, связана с созданием большого количества кадровых документов, к
оформлению которых применяются особые требования. Кадровая
документация социально значима для каждого работника, поэтому
составление, оформление и ведение кадровых документов требуют особой
аккуратности, тщательности. Кадровая документация представляет собой
совокупность документов, отражающих наличие, движение ресурсов труда.
Кадровое делопроизводство – это отрасль деятельности, документирующая
трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует сведения о
наличии и движении сотрудников, как результат все кадровые процедуры
имеют документальное оформление: прием, перевод, увольнение,
командировка, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, отпуск
и другое). Каждый кадровый документ фиксирует юридически значимые
факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих
друг другу прав и обязанностей работника и работодателя, что
свидетельствует о большой важности кадровой документации.
Многие формы кадровых документов унифицированы
постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении
унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты». Документы, для которых нет унифицированных форм,
70
необходимо оформлять в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003
«Унифицированная система документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к
оформлению документов». Важно отметить, что данный ГОСТ утратит силу
уже с 1 июля 2018 года, в связи с изданием Приказа Росстандарта от
08.12.2016№2004-ст (ред. От 25.05.2017), утвердившего ГОСТ Р 7.0.97-2016
«Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому
делу. Организационно-распорядительная организация. Требования к
оформлению документов».
В деятельности отдела кадров ООО ЧОО БПЛ создается большое
количество кадровых документов, которые регулируют трудовые
отношения между работниками и их непосредственным руководителем. В
результате анализа обозначенной группы документов был выявлен ряд
нарушений в их оформлении со стороны сотрудников отдела кадров. Так, в
графе «Основание» приказа о приеме работника на работу указано личное
заявление работника, что противоречит Трудовому Кодексу Российской
Федерации. В соответствии с ним, основанием для издания приказа о
приеме работника на работу может быть только заключенный между этим
работником и работодателем трудовой договор. Был изучен порядок
оформления личных дел сотрудников ООО ЧОО БПЛ, и было выявлено, что
сотрудники отдела кадров формируют в личные дела оригиналы приказов о
приеме на работу, увольнении или переводе, а не их копии. В соответствии
с правилами ведения кадрового делопроизводства все оригиналы приказов
по личному составу должны быть вшиты в соответствующее дело.
Недопустимо наличие таких нарушений, т.к. большинство трудовых
конфликтов возникает из-за неграмотного и неверного составления
кадровых документов.
Для повышения качества составления кадровых документов в ООО
ЧОО БПЛ необходимо разработать Инструкцию по кадровому
делопроизводству. Приложениями к данной инструкции должны являться:
71
Табель форм документов отдела кадров, Альбом форм документов и График
документооборота отдела кадров.
Также в ООО ЧОП БПЛ рекомендовано перейти на систему
электронного документооборота для целей: повышения эффективности
работы с документами; улучшения качества управленческого труда;
обеспечение надёжной защиты информации; повышения действенности
контроля исполнения документов; уменьшения издержек, связанных с
документами, затрат времени сотрудников отдела кадров.
Особенно переход на электронный документооборот будет актуален,
учитывая тот факт, что руководство ООО ЧОО БПЛ рассматривает вопрос
расширения своей деятельности и открытия дополнительного офиса
организации в г. Медвежьегорск Республики Карелия. Находящимся на
расстоянии 237 км. от действующего офиса. При условии
функционирования организации в двух разных городах с большим
расстоянием друг от друга, резкому увеличению штата сотрудников, вести
бумажный кадровый документооборот будет нецелесообразно. Поэтому уже
сегодня организация должна действовать на перспективу и начать
использовать электронный документооборот.
Перевод в электронный вид кадрового документооборота заметно
отличается от внедрения обычных информационных систем электронного
документооборота, которые не затрагивают кадровый документооборот. В
настоящее время на рынке существует широкий перечень программных
продуктов по автоматизации документооборота, включая кадровый.
Оптимальный вариант, который можно предложить кадровой службе
ООО ЧОО БПЛ: это использование электронного документооборота при
составлении и согласовании обязательных форм кадровых документов в
организации. При этом итоговые формы документов, наличие которых
обязательно по действующему законодательству, необходимо создавать и
хранить в юридически безупречном бумажном виде.
72
Список использованной литературы
1. Конституция Российской Федерации от 12.12.1993 с
изменениями от 21.07.2014 // Российская газета, 2014. № 163.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-
ФЗ (ред. от 20.12.2017)// http://www.consultant.ru
3. Федеральный закон № 125-ФЗ от 22. 10. 2004 года «Об
архивном деле в Российской Федерации» // http://www.consultant.ru.
4. Федеральный законом от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от
12.03.2014) "О коммерческой тайне"// http://www.consultant.ru.
5. Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от
29.07.2017) "О персональных данных"// http://www.consultant.ru.
6. Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
// http://www.consultant.ru.
7. Федеральный закон «О частной детективной и охранной
деятельности в Российской Федерации» от 11.03.1992 N 2487-
1//http://www.consultant.ru.
8. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от
25.03.2013) "О трудовых книжках"// http://www.consultant.ru.
9. Постановление Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (ред. от
31.10.2016) "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых
книжек" (Зарегистрировано в Минюсте России 11.11.2003 N 5219)
// http://www.consultant.ru.
10. Положение «Об особенностях направления работников в
служебные командировки», утвержденное Постановлением Правительства
РФ от 13. 10. 2008 года № 749// http://www.consultant.ru.
11. Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное
обеспечение управления): Учебное пособие. — М.: ИКЦ «Маркетинг»,
2013.-320 с.
12. Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел/
Е.М. Емышева // Секретарское дело. - 2016. - №3. – С. 34.