14
увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность
сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к
работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы
регулирования трудовых отношений у данного работодателя,
утверждающийся работодателем с учетом мнения представительного органа
работников. Таким образом, правила внутреннего трудового распорядка
являются одним из главнейших внутренних документов организации.
Примерами локальных актов, действия которых распространяется только на
отдельных сотрудников, могут быть: положение о проведении медосмотров
для работников, занятых на вредных работах; должностная инструкция
конкретного специалиста; перечень должностных лиц с ненормированным
рабочим днем.
К распорядительным документам относятся распоряжения и приказы
руководителя. При помощи данных документов директор осуществляет
управление организацией, на основании полномочий, установленных ее
уставом. Распоряжения директора могут быть разделены на две группы. К
первой группе можно отнести приказы, касающиеся основной деятельности
организации: об утверждении штатного расписания, порядок проведения
аттестации, приказы по производственным вопросам, инструкции по
кадровому делопроизводству. Данные документы охватывают деятельность
организации в целом и лишь косвенно касаются работы кадровой службы.
Ко второй группе можно отнести приказы по личному составу, например, о
приеме на работу и увольнении, о предоставлении отпусков, о
дисциплинарных взысканиях, о поощрениях, о переводе на другую
должность. В данную группу входят документы, которые непосредственно
связаны с трудовой деятельностью сотрудников и соответственно кадровой
службой. Многие такие документы имеют строго определенную форму.
Следующей группой являются документы, подтверждающие
трудовую деятельность работника. Сюда относятся трудовой договор,
трудовая книжка, копи приказов о приеме на работу и увольнении, справки
15
о трудовой деятельности. Данные документы необходимы для подсчета
трудового стажа сотрудника, ведь он имеет значение для будущей пенсии
сотрудника, для назначения ему пособия по временной нетрудоспособности
в период работы. На основании поступивших приказов от других
работодателей, в трудовую книжку сотрудника могут вноситься записи о
совместительстве, может оформляться дубликат трудовой книжки.
Еще одной группой внутренних документов, с которыми работает
кадровая служба, являются информационно-расчетные документы. Они
ведутся кадровой службой для отражения информации связанной с
трудовой деятельностью сотрудников, для учета их персональных данных.
К таким документам, например, относятся: штатное расписание, табель
учета рабочего времени, графики отпусков и сменности, личная карточка
работника, личные дела. Как правило, такие документы имеют
унифицированную форму. Если распорядительные документы идут сверху
вниз по управленческой лестнице, то информационно-расчетные документы
двигаются в обратном направлении. Они идут от работника к руководителю
отдела, а от него уже к руководителю организации. Например, для того,
чтобы оформить график отпусков, начальник структурного подразделения
выясняет пожелания сотрудников, обобщает их и передает в отдел кадров,
где составляется единый график отпусков, который уже потом утверждает
руководитель организации.
Внутренняя служебная переписка необходима для того, чтобы
задокументировать все кадровые решения. Например, для того чтобы
поощрить сотрудника за трудовую деятельность, начальник сначала
направляет в адрес директора организации представление о поощрении
сотрудника. А для того, чтобы привлечь сотрудника к дисциплинарной
ответственности, руководитель структурного подразделения берет у
провинившегося объяснительную записку, после чего с докладной запиской
обращается к директору организации с просьбой привлечь такого
сотрудника к ответственности. Посредством внутренней служебной
16
переписки происходит и официальный обмен мнениями между
должностными лицами организации, или между ними и руководством.
К последней группе отнесены книги регистрации и учета документов.
Для учета кадровой документации, такой как трудовые книжки, личные
дела, приказы по кадрам, удостоверения личности, ведутся
регистрационные книги или журналы. Учет документов должен вестись
правильно, с проставлением отметки о дате регистрации, присвоением
документу определенного номера, что придает документу силу
доказательства.
К обязательным документам кадровой службы отнесены:
положение по защите персональных данных сотрудников,
правила внутреннего трудового распорядка,
инструкция по охране труда,
личная карточка,
штатное расписание,
приказы по основной деятельности,
приказы по личному составу,
табель учета рабочего времени,
график отпусков,
трудовой договор,
трудовая книжка,
заявления работников,
книга учёта трудовых книжек и вкладышей в них,
журнал учёта прохождения инструктажа по охране труда,
журнал учёта мероприятий по контролю.
К документам, которые носят рекомендательный характер, отнесены:
должностные инструкции,
коллективный договор,
личные дела,
17
положение об оплате труда и премировании,
копии приказов о приёме на работу и увольнении,
справки о трудовой деятельности,
график сменности,
журнал прохождения медицинских осмотров,
инструкция о порядке работы с объектами повышенной
опасности,
докладные записки,
журналы учёта военнообязанных.
Есть документы, зависящие от специфики организации, например,
положение об охране коммерческой тайны. Формы некоторых книг и
журналов разрабатываются самой организацией, другие формы
утверждаются официальными органами. Так, Постановлением Минтруда
России от 10.10.2003 N 69 (ред. от 31.10.2016) "Об утверждении
Инструкции по заполнению трудовых книжек "утверждена форма книги
учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. А документами, не
имеющими рекомендательную форму, например, являются журнал учета
прохождения медицинских осмотров или журнал учета личных дел,
поэтому они разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.
Работу с кадрами характеризуют информационные показатели,
которые отражаются в комплексах документов, издаваемых и
обрабатываемых в отделах кадров. Под документацией по личному составу
или кадровой документацией понимают большой перечень документов, в
которых содержатся сведения о работе кадровой службы, о работниках
организации:
1. организационно-распорядительные документы,
2. отчетно-статистические и плановые,
3. учетные и персональные документы.
18
В общероссийский классификатор управленческой документации
включены различные документы, подразделяющиеся по задачам и
функциям управления кадрами: по приему, увольнению или переводе
сотрудника; по оформлению поощрений, дисциплинарных взысканий,
отпусков и др.
Поговорим более подробно о составе кадровой документации.
Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в
соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику
работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда,
предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными
нормативными правовыми актами, коллективным договором,
соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы
трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику
заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную
этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в
организации правила внутреннего трудового распорядка.
5
. Работник и
работодатель являются сторонами трудового договора. В соответствии со
ст.57 Трудового Кодекса Российской Федерации в трудовом договоре
должны быть отражены ФИО работника и наименование работодателя,
заключивших договор. К существенным условиям трудового договора
отнесены:
дата начала работы;
место работы;
наименование должности, специальности, профессии с
указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием
организации или конкретная трудовая функция. Если в соответствии с
федеральными законами с выполнением работ по определенным
5
"Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 20.12.2017),
ст.56// http://www.consultant.ru
19
должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот
либо наличие ограничений, то наименование этих должностей,
специальностей или профессий и квалификационные требования к ним
должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в
квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке,
устанавливаемом правительством Российской Федерации;
права и обязанности работника;
права и обязанности работодателя;
характеристики условий труда, компенсации и льготы
работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях;
режим труда и отдыха;
условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки или
должностного оклада работника, доплаты, надбавки и поощрительные
выплаты);
виды и условия социального страхования, непосредственно
связанные с трудовой деятельностью.
Если расторжение трудового договора происходит по инициативе
работника, то приказ будет распорядительного характера и срок его
хранения составляет семьдесят пять лет. Не допускается наличие в приказе
опечаток и ошибок в информации, каких-либо сокращений. В реквизитах
Приказа о расторжении трудового договора по инициативе работника
должны содержаться: наименование организации; ее коды в соответствии с
российскими классификаторами; фамилия, имя и отчество сотрудника; дата
прекращения действия трудового договора; структурное подразделение;
табельный номер; разряд, профессия, специальность и должность; должно
быть отражено, что основанием для прекращения трудового договора
служит п.3 ст.77 Трудового Кодекса РФ; основанием для издания приказа
послужило заявление работника. Также должны быть проставлены дата,
подписи руководителя организации и работника. Приказ о расторжении
трудового договора может быть составлен и по инициативе работодателя.
20
Для этого используется форма Т-8 или Т-8а, когда приказ оформляется на
несколько работников, но имеет одно распорядительное действие. Такой
приказ должен быть подписан руководителем организации лично или
уполномоченным на это учредительными документами лицом. Приказ
может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя в
период его временного отсутствия, при этом в приказе должно быть
отражено ФИО замещающего работника и дана ссылка на то, что он
исполняет обязанности руководителя организации. В обязательном порядке
после подписания такого приказа проставляется дата, приказ нумеруется и
работник должен быть с ним ознакомлен под роспись в день увольнения,
делается запись в трудовой книжке.
Личная карточка сотрудника имеет форму №Т-2 и должна
заполняться на работников всех категорий в одном экземпляре на
основании: паспорта, военного билета, диплома, трудовой книжки, опроса
работника. Также в личной карточке отражаются коды профессии и
специальности по общероссийским классификаторам профессий рабочих,
должностей служащих и тарифных разрядов. Работодатель может заполнять
дополнительными данными свободные строки. Личная карточка
подписывается сотрудником и в ней проставляется дата заполнения.
В п.6 раздела I имеются свободные строки, предназначенные для
заполнения наименования второго образовательного учреждения среднего
профессионального или высшего образования и дата окончания обучения.
Заполняя п.12 раздела I, организация должна быть поименована так, как она
называлась в свое время, военная служба должна быть отражена с
указанием должности. В разделе III отражаются записи о приеме на работу,
переводах на другую должность, которые вносятся на основании приказов и
работник должен быть ознакомлен с ними под роспись, которая
проставляется в графе 11. В разделе IX «Дополнительные сведения»
необходимо отражать дату поступления в образовательное учреждение и
дату его окончания для полноты учета лиц, оканчивающих заочные или
21
очно-заочные образовательные учреждения. Рекомендуется хранить
отдельно карточки таких сотрудников, пока они не окончили
образовательное учреждение. В этом разделе могут отражаться и другие
данные о сотруднике.
Приказ о предоставлении отпуска заполняется по форме №Т-6 и
издается для оформления ежегодного оплачиваемого отпуска или других
отпусков, предоставляемых в соответствии с ТК РФ, коллективным
договором, графиком отпусков, действующими законодательными актами и
положениями. Приказ подписывается руководителем организации и
начальником структурного подразделения, должен издаваться в двух
экземплярах, один из которых необходим отделу кадров, а второй
передается бухгалтерии. На основании данного приказа отделом кадров
проставляется отметка в личной карточке сотрудника, а бухгалтерия
начисляет отпускные. Если отпуск предоставляется без оплаты, то это
должно быть также отражено рядом с указанием количества дней отпуска. В
графе 1 раздела «Начислено» указываются месяцы, по которым были
начислены отпускные.
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной
платы заполняется по форме №Т-12. Данный табель необходим для того,
чтобы контролировать соблюдение сотрудниками установленного режима
рабочего времени, для учета использования рабочего времени всех
категорий служащих, для ведения трудовой статистической отчетности.
Данный документ изготавливается в одном экземпляре и передается в
бухгалтерию. На основании надлежащим образом оформленных
документов, например листка нетрудоспособности, справок о выполнении
общественных или государственных обязанностей, в табеле делаются
отметки о неполном рабочем дне, причинах неявки на работу, работе в
сверхурочное время или иных отклонениях от нормальных условий работы.
В табеле для отражения использования рабочего времени за отдельный день
выделено две строки. В одной из них отмечаются условные обозначения
22
видов затрат рабочего времени, в другой отражают количество часов по
ним. Осуществление учета использования рабочего времени в табеле
происходит путем сплошной регистрации неявок и явок на работу, или
только регистрации отклонений (опозданий, неявок на работу и т.д.).
Что касается личных заявлений работников организации о приеме на
работу, увольнении или переводе на другую должность, то они должны
быть написаны от руки, форма такого заявления может быть свободной, или
заявление может быть написано на трафаретном бланке, разработанным
организацией. В заявлении должны быть указаны: адресат, структурное
подразделение организации, наименование вида документа, сам текст
заявления. В конце ставится дата и подпись сотрудника и ее расшифровка.
На заявлении проставляется резолюция, ставится отметка об исполнении.
Такие заявления направляются в дело.
О наложении дисциплинарного взыскания издается приказ. Ст. 192
ТК РФ предусматривает, что работодатель за совершение дисциплинарного
проступка сотрудником, т.е. неисполнение или ненадлежащее исполнение
работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей,
может применить к нему следующие дисциплинарные взыскания:
замечание, выговор, увольнение по соответствующим основаниям. В
случае, когда к работнику применяется дисциплинарное взыскание в виде
увольнения по соответствующим статьям, приказ должен быть издан по
унифицированной форме № Т-8 или № Т-8а. По дисциплинарным
взысканиям в виде замечания и выговора унифицированная форма приказа
не утверждена, поэтому работодатель структуру и содержание приказа
определяет самостоятельно. Форма приказа может быть простой или
унифицированной, утвержденной конкретной организацией. При издании
приказа о применении к сотруднику дисциплинарного взыскания выговора
или замечания, должны быть указаны:
1. Дисциплинарный проступок. Дисциплинарным проступком
является ненадлежащее исполнение или неисполнение сотрудником
23
возложенных на него трудовых обязанностей по его вине. Они могут быть
разделены на две группы:
Нарушение дисциплины труда – нарушение правил поведения,
которые должны соблюдаться всеми работниками или неподчинение таким
правилам. Правила предусмотрены Трудовым кодексом Российской
Федерации, федеральными законами, локальными нормативно-правовыми
актами, трудовым договором, коллективным договором, соглашениями;
Ненадлежащее выполнение или неисполнение сотрудником
обязанностей, которые предусмотрены его трудовым договором,
производственными и должностными инструкциями.
2. Время совершения или обнаружения дисциплинарного
проступка. Данные сведения являются обязательными, так как необходимо
убедиться, что дисциплинарное взыскание к сотруднику применяется в
пределах установленных Трудовым кодексом РФ сроках. В соответствии со
ст.193 ТК РФ дисциплинарное взыскание может быть применено не позднее
1 месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни
работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на
учет мнения представительного органа работников; дисциплинарное
взыскание не может быть применено позднее 6 месяцев со дня совершения
проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной
деятельности или аудиторской проверки - позднее 2 лет со дня его
совершения (в указанные сроки не включается время производства по
уголовному делу);
3. Вид дисциплинарного взыскания. Должно быть указано
применяется к сотруднику замечание или выговор. Нельзя забывать, что в
соответствии с ч.5 ст.193 ТК РФ может быть наложено только одно
дисциплинарное взыскание за каждый дисциплинарный проступок.
4. Документы, послужившие основанием издания приказа о
применении к сотруднику дисциплинарного взыскания. Как правило, если
совершен дисциплинарный проступок в виде ненадлежащее выполнения