Содержание
Введение…………………………………………………………………..5
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота………………………………………………………………8
1.1 Понятие и значение документооборота ……………………………8
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации …………………………………………………………………..13
1.3 Организация кадровой деятельности……………………………27
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
организации ООО ЧОО БПЛ…………………………………………………..37
2.1 Анализ деятельности предприятия ООО ЧОО БПЛ……………37
2.2 Кадровый документооборот в организации ООО ЧОО БПЛ…….43
2.3 Система электронного документооборота в ООО ЧОО БПЛ……52
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в ООО ЧОО БПЛ………………………………………….55
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота
организации ООО ЧОО БПЛ………………………………………………….55
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации ООО ЧОО БПЛ…………………………..58
Заключение ……………………………………………………………...69
Список использованной литературы…………………………………72
5
Введение
Кадровое делопроизводство всегда является для работодателей
актуальным вопросом, который требует хороших знаний трудового
законодательства, правил оформления и ведения документов, его нельзя
недооценивать. Подтверждением важности кадровой документации
является то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже
коммерческую ценность, ведь он фиксирует юридически значимые факты,
которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг
другу прав и обязанностей работника и работодателя. Большинство
кадровых документов содержат в себе информацию, которая обладает
высокой социальной значимостью, благодаря некоторым из них,
работодатель может доказать свою позицию в суде, используя их в качестве
письменных доказательств. Поэтому отношение к работе с кадровыми
документами должно быть очень серьезным, ведь от правильности их
заполнения зависит подтверждение определенных юридических фактов, на
основе которых возникают те или иные права работника, от
документирования трудовых отношений могут зависеть социальные,
пенсионные и иные гарантии, предоставленные работникам российским
законодательством.
Любая компания, маленькая или большая, независимо от ее
организационно-правовой формы нуждается в качественном и современном
ведении кадровой документации. Соответствующими кадровыми
документами сопровождаются все текущие вопросы, связанные с приемом
на работу и увольнением сотрудников, оформлением поощрений или
взысканий, отпусков или командировок, издаются распоряжения и приказы,
вносятся записи в трудовую книжку.
Безусловно, тема исследования является актуальной, ведь зачастую
требованиям по ведению кадровой документации, предусмотренным
действующим законодательством Российской Федерации, не придают
серьезного значения, в результате чего кадровая документация в
6
организациях ведется с грубыми нарушениями установленных требований.
Неверное оформление кадровых документов может повлечь негативные
последствия как для работодателя, так и для работника.
Объектом исследования является кадровое делопроизводство.
Предметом исследования является кадровый документооборот и его
совершенствование в ООО ЧОО БПЛ. Цель исследования – анализ и
совершенствование кадрового документооборота в ООО ЧОО БПЛ. Для
достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
Изучить информационную характеристику и классификацию
кадровой документации;
Изучить понятие и значение документооборота;
Изучить организацию кадровой деятельности;
Провести анализ деятельности предприятия ООО ЧОО БПЛ;
Проанализировать кадровый документооборот в ООО ЧОО
БПЛ;
Выявить недостатки организации кадрового документооборота
организации ООО ЧОО БПЛ;
Разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации ООО ЧОО БПЛ.
Источниковую базу выпускной квалификационной работы составили
законодательные и нормативные документы, принятые на федеральном
уровне, внутренние нормативные акты, регулирующие вопросы
документационного обеспечения ООО ЧОО БПЛ. Также теоретической
основой исследования данной работы послужили труды ведущих учёных,
специалистов в области теории и практики кадрового документооборота. В
работе использовались такие научные методы исследования как анализ
теоретического материала, анализ документов, метод включенного
наблюдения, системный, сравнительный. Это и позволило рассмотреть
объекты целостно, в их взаимосвязи и взаимозависимости. Структура
7
настоящей работы построена с учетом поставленных задач, состоит из
введения, трех глав, заключения, что позволяет систематично и понятно
изложить материал в выпускной квалификационной работе.
8
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового
документооборота
1.1 Понятие и значение документооборота
Для того, чтобы построить с работниками предприятия грамотные
взаимоотношения, избежать рисков в процессе разрешения с ними
различных трудовых споров, важно корректно вести кадровую
документацию. Кроме того, кадровые документы могут стать предметом
интереса для различных органов контроля: трудовой инспекции,
Пенсионного фонда, МВД, ФНС. Документооборот является важной
составляющей делопроизводства, он определяет инстанции движения
документов и скорость этого движения. Термин и понятие
«документооборот» возникли в делопроизводстве в 20-е годы. Такие
крупные специалисты в области управленческого труда и делопроизводства,
как П.М. Керженцев, Д.Р. Покровский и др., сформулировали в своих
трудах основные положения организации документооборота, дали
теоретические обоснования важнейших положений грамотной организации
документооборота – регламентации подписания, распределения документов
по исполнителям, направления документов непосредственному
исполнителю, сокращения инстанций прохождения документа. В научных
трудах того времени была разработана и обоснована методика обследования
маршрутов, движения документов, технология их доставки. Еще в 1931 году
в проекте «Общие правила документации и документооборота»,
разработанным Институтом техники управления, была сделана первая
попытка нормативно регламентировать единые принципы организации
документооборота. В данном проекте были разработаны правила
организации работы с документооборотом и документацией, этапы
обработки документов. Были подробно рассмотрены правила приема,
сортировки, доставки, контроля отправки документов, исполнения.
В 1970 и 1983 годах были введены первые государственные стандарты
на термины и определения в сфере документооборота. Была разработана
9
«Единая государственная система делопроизводства», в которой
документооборот был обозначен как «движение документов в организации
с момента их создания или получения до завершения исполнения или
отправки», установив единообразное понимание данного термина.
1
Документооборот представляет собой непрерывное движение
документов в организации с момента их создания или получения до
момента завершения исполнения, сдачи их на хранение или отправки
адресату, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев
управления. К основным правилам организации документооборота можно
отнести:
1. Минимальное количество инстанций прохождения документа
(возвратные перемещения документов должны быть ограничены или
исключены, каждое перемещение документа должно быть обоснованным);
2. Документ должен проходить между инстанциями с
минимальными затратами времени;
3. Единообразный порядок прохождения и обработки основных
видов документов.
Соблюдение данных правил дает реализовать важнейший
организационный принцип делопроизводства – централизованное
выполнение однородных технологических операций. Документ является
основой структуры документооборота. Под организацией документооборота
понимают правила, в соответствии с которыми происходит движение
документов в организации. Если организация движения документов
нечеткая, появляются недостатки в организации документационного
обеспечения деятельности аппарата управления. Четко организованный
документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в
организации (учреждении).
2
1
Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебное пособие. — М.:
ИКЦ «Маркетинг», 2013.-С.280.
2
Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел/ Е.М. Емышева // Секретарское дело. - 2016. -
№3. – С. 34.
10
Документирование принимаемого управленческого решения состоит
из трех звеньев: информационная поддержка решения, создание
распорядительного документа, контроль за выполнением данного решения.
Данный процесс представляет собой сбор информации, подготовку проекта
документа, его корректировку, согласование, изготовление и утверждение.
При совершении каждой операции происходит перемещение документа в
управленческом аппарате между структурными подразделениями, его
передача от технических исполнителей к специалистам, и потом к
руководителям. От того, какая будет скорость перемещения документов,
какое будет качество выполнения каждой операции, зависит и процесс
управления в целом. Четко организованный документооборот ускоряет
прохождение и исполнение документов в организации.
3
Состав и
содержание документов, маршруты их движения, стадии документооборота,
направленность движения относятся к качественным характеристикам
документооборота. В документообороте участвуют три категории
документов:
1. Входящие документы. Это документы, поступившие в
учреждение. В большинстве случаев входящие документы порождают
соответствующие исходящие документы, которые должны направляться в
установленные сроки. Сроки могут быть указаны в самом входящем
документе или могут быть установлены нормативными актами.
2. Исходящие документы. Это официальные документы,
отправляемые из организации. Большинство таких документов – это ответ
организации на входящий документ. Часть исходящих документов
готовится на основе внутренних документов организации, часть является
запросами в другие организации и требует поступления входящих
документов.
3
Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности: В 3 кн. - Кн. 1. Управленческое
документоведение. - УрАГС: Екатеринбург, 2014, С.34.
11
3. Внутренние документы. Это официальные документы
организации, не выходящие за ее пределы. Данные документы необходимы
для работы организации, они обеспечивают целенаправленное решение
управленческих задач в пределах одной организации.
Регистрация документа представляет собой запись учетных сведений
о документе по определенной форме, фиксирующая факт отправления,
получения или создания документа. Важную роль в документообороте
играет индексация документов, представляющая собой проставление их
регистрационных номеров и требуемых условных обозначений при
регистрации, устанавливающих место их составления, исполнения и
хранения. Для своевременного исполнения документов должен
осуществляться их контроль. Организация такого контроля должна
обеспечивать качественное и своевременное исполнение документов.
Надежность, экономичность, оперативность функционирования аппарата
управления, организация и культура труда персонала управления зависят от
правильной постановки делопроизводства в организации. В организациях
делопроизводство имеет три основные системы: децентрализованную,
централизованную и смешанную. То, какая система делопроизводства будет
выбрана зависит от организационной структуры предприятия, ее функций и
характера деятельности. При децентрализованной системе все виды работ с
документами производятся непосредственно в структурных подразделениях
организации, т.е. делопроизводство каждое функциональное подразделение
ведет самостоятельно.
4
Если весь документооборот организации происходит
в одном месте, в единой для всей организации службе, то такая система
называется централизованной. Смешанная система делопроизводства
заключается в том, что часть операций, например прием и отправка
почтовой корреспонденции, происходят в одной службе, а другие операции,
например регистрация, составление и оформление документов,
4
Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления: Учебное пособие/
М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. - 2 изд. - М.: ИНФРА-М. - 2016. С.309.
12
формирование дел, происходят в других функциональных подразделениях.
Отдельное место занимает кадровая документация, представляющая собой
совокупность документов, отражающих наличие и движение трудовых
ресурсов. Понятия «делопроизводство», «управление», «кадровое
делопроизводство» органически взаимосвязаны. Кадровое
делопроизводство – это сфера деятельности, документирующая трудовые
отношения. Все кадровые процедуры документально оформляются, должна
быть зафиксирована информация о наличии и движении персонала. Так,
фиксируются: прием сотрудника, его переводы, дисциплинарные
взыскания, поощрения, командировки, отпуска, больничные, увольнение.
Кадровая документация очень важна, ведь любой кадровый документ
отражает юридически значимые факты, фиксирующие права и обязанности
работника и работодателя. Например, должностная инструкция сотрудника
отражает его полномочия на совершение юридически значимых действий,
входящих в состав его должностных обязанностей. Не просто определить
состав кадровой документации, ведь он зависит от ряда факторов, таких как
сфера деятельности предприятия, местность его расположения, условия
труда и даже пожелания самого руководства. Однако, существует
установленный перечень документов, которые должны быть в обязательном
порядке.
13
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой
документации
Отдел кадров работает с большим количеством служебной
документации: различные приказы, справки, акты, заявления, договоры.
Должен быть установлен четкий порядок, в соответствии с которым в
системе организационного документооборота каждый документ имеет свое
строго определенное место. Внутренние документы фирмы, с которыми
работает кадровая служба подразделяют на шесть основных групп:
1. Локальные нормативные акты;
2. Распорядительные документы;
3. Документы, подтверждающие трудовую деятельность
работника;
4. Информационно-расчетные документы;
5. Официальная внутренняя переписка;
6. Книги регистрации и учета документов.
Документы, входящие в каждую из групп, имеют свои отличительные
черты и необходимы для различных целей, они по-разному
разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.
Локальные нормативные акты – это документы, устанавливающие
общие принципы функционирования организации. Так, они устанавливают
должностные функции сотрудников, основные права и обязанности
сотрудников и работодателя, режим труда и отдыха, систему оплаты труда.
Локальные нормативные акты разрабатываются в соответствии с
законодательством Российской Федерации и не должны ему противоречить.
Локальные акты могут быть обязательны для всех сотрудников организации
или только для той их части, чьи интересы непосредственно затрагиваются
конкретным актом. Примером обязательного для всех локального акта
могут быть правила внутреннего трудового распорядка. В соответствии со
статьями 189 и 190 Трудового кодекса Российской Федерации – это
локальный нормативный акт, регламентирующий порядок приема и