54
На подготовку и согласование документов с руководством
организации приходится тратить большое количество времени, что снижает
скорость обработки информации, ведет к медленной реакции руководства
организации на новые воздействия;
Избыточность бумажного документооборота. Много времени
уходит на обработку внутренних документов, входящей и исходящей
документации, на ознакомление с новыми документами;
Невозможность установления лиц, работавших с документами;
Огромные затраты времени сотрудников отдела кадров на поиск
необходимого конкретного документа, формирования тематической
подборки документов;
Избыточные затраты бумаги на материалы и копирование.
Как результат, система документооборота в организации ООО ЧОО БПЛ
является довольно устаревшей и не соответствует современным
требованиям, но все же есть одна причина, которая позволяет данной
организации на данный момент пользоваться бумажным
документооборотом и не испытывать проблем. Этой причиной является
малый размер организации, небольшое количество сотрудников. Однако,
руководство ООО ЧОО БПЛ рассматривает вопрос расширения своей
деятельности и открытия дополнительного офиса организации в
г.Медвежьегорск Республики Карелия. Расстояние между городами
Сортавала и Медвежьегорск составляет 237 км. При условии
функционирования организации в двух разных городах с большим
расстоянием друг от друга, резкому увеличению штата сотрудников, вести
бумажный кадровый документооборот будет нецелесообразно. Поэтому уже
сегодня организация должна действовать на перспективу и начать
использовать электронный документооборот.
55
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота
организации
В результате проведенного анализа кадрового документооборота ООО
ЧОО БПЛ были выявлены некоторые недостатки, которые определили
основные направления совершенствования кадрового документооборота. В
деятельности отдела кадров ООО ЧОО БПЛ создается большое количество
кадровых документов, которые регулируют трудовые отношения между
работниками и их непосредственным руководителем. В результате анализа
обозначенной группы документов был выявлен ряд нарушений в их
оформлении со стороны сотрудников отдела кадров. Так, в графе
«Основание» приказа о приеме работника на работу указано личное
заявление работника, что противоречит Трудовому Кодексу Российской
Федерации. В соответствии с ним, основанием для издания приказа о
приеме работника на работу может быть только заключенный между этим
работником и работодателем трудовой договор. Был изучен порядок
оформления личных дел сотрудников ООО ЧОО БПЛ, и было выявлено, что
сотрудники отдела кадров формируют в личные дела оригиналы приказов о
приеме на работу, увольнении или переводе, а не их копии. В соответствии
с правилами ведения кадрового делопроизводства все оригиналы приказов
по личному составу должны быть вшиты в соответствующее дело.
Недопустимо наличие таких нарушений, т.к. большинство трудовых
конфликтов возникает из-за неграмотного и неверного составления
кадровых документов. Ошибки, которые допускаются при подготовке
документов, отсутствие в них отдельных сведений, реквизитов могут
привести сотрудников кадровой службы к проигрышу в споре с работником
даже при хорошем владении трудовым законодательством и правильном его
применении.
56
Также в отделе кадров ООО ЧОО БПЛ было выявлено отсутствие
важных нормативно-методических документов, таких как инструкция по
делопроизводству, которая является нормативным документом,
регламентирующим организацию, приемы, правила и процессы создания
документов, осуществляемую с ними работу, контроль за их исполнением.
В ООО ЧОО БПЛ отсутствует ряд документов, которые оформляются во
многих других организациях и, в частности, являются обязательными на
данном этапе развития российского общества. Так, например, в ООО ЧОО
БПЛ отсутствуют положения о защите персональных данных и об обучении
сотрудников. В ООО ЧОО БПЛ нет утвержденной номенклатуры дел отдела
кадров, что связано с тенденцией минимизировать документопоток,
стремлением руководства ООО ЧОО БПЛ сократить до минимально
необходимого перечень оформляемых и хранящихся в отделе кадров
документов.
Еще одним существенным недостатком в ООО ЧОО БПЛ, как уже
упоминалось ранее, является то, что документооборот не автоматизирован.
В ООО ЧОО БПЛ используется бумажный способ учета документации, в
связи с чем есть риск утери части документов, их несвоевременной
обработки, высокой длительности обработки одного документа. Бумажные
носители с течением времени могут потерять первоначальный вид, при
поиске документов затрачивается большое количество времени, при
перемещении бумажного документа по маршрутам информационных
потоков происходит большая трата временных ресурсов, на закупку бумаги
идут большие денежные средства, архивы документов, которые сокращают
офисную площадь; сложность централизации бумажного документооборота
в организации с рассредоточенной структурой производства. Особенно
очевидными недостатки бумажного документооборота стали в век высоких
технологий. Siemens Business Services провели исследование, согласно
которому в развивающихся компаниях ежегодно возрастает бумажный
документооборот примерно на 15-25%, 30% времени сотрудников тратится
57
на согласование и поиск документов, происходит утрата 6% документов,
копирование каждого внутреннего документа осуществляется до 20 раз.
Также по данным исследования Siemens Business Services на поиск
утерянной информации в среднем каждый сотрудник тратит 150 часов в
год, что приводит к снижению производительности труда сотрудников.
На предприятии ООО ЧОП БПЛ сегодня полностью отказываться от
бумажных документов невозможно, но необходимо значительно сократить
объёмы их использования во внутреннем документообороте организации и
при обмене документами между организациями.
58
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ООО ЧОО БПЛ
Для того, чтобы совершенствовать кадровый документооборот в
организации ООО ЧОО БПЛ предлагаются следующие мероприятия. Для
повышения качества составления кадровых документов в ООО ЧОО БПЛ
необходимо разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству.
Приложениями к данной инструкции должны являться: Табель форм
документов отдела кадров, Альбом форм документов и График
документооборота отдела кадров. Разработка Инструкции по кадровому
делопроизводству в ООО ЧОО БПЛ необходима для того, чтобы решить
комплекс практических задач. Во-первых, в инструкции утверждаются
шаблоны всех документов по личному составу, там содержится порядок
прохождения документа внутри организации, очередность оформления
документов. Все это приводит к снижению затрат времени на обработку
кадровых документов, помогает вести верное и грамотное оформление
документации по личному составу, избежать ошибок. Во-вторых, во время
разработки Инструкции во внимание принимается специфика работы
организации, которая определяется ее организационной структурой,
численностью сотрудников, сферой деятельности, особенностями ведения
кадрового делопроизводства. Альбом форм документов и Табель форм
документов должны включать шаблоны (образцы) оформления кадровых
документов, предусмотренных трудовым законодательством Российской
Федерации. Благодаря Альбому и Табелю можно будет правильно и быстро
документировать работу с кадрами. Создание графика документооборота
отдела кадров четко определит круг лиц, в обязанности которых входит
подписание, утверждение, согласование кадровых документов, установит
периодичность создания кадровой документации, определит порядок ее
обработки: регистрация, исполнение, ознакомление сотрудников. При
разработке Инструкции необходимо учитывать основные положения
Государственной системы документационного обеспечения управления, а
59
также Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах
исполнительной власти РФ. Структура Инструкции должна содержать такие
разделы, как
- общие положения;
- требования к реквизитам документов;
- правила оформления и подготовки документов;
-организация документооборота;
- порядок регистрации и подготовки внутренних и исходящих
документов;
- порядок приема, регистрации, рассмотрения и направления
входящей корреспонденции;
- организация контроля исполнения документов;
- составление номенклатуры дел, поисковая система по документам;
- формирование и оформление дел, передача их в архив;
Инструкция по делопроизводству должна фиксировать все основные
моменты работы с документами, она должна быть составлена максимально
конкретно. Это позволит сделать работу с документами в ООО ЧОО БПЛ
более унифицированной, регламентировать основные
делопроизводственные этапы, обеспечить оформление документов в
соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации,
исключить возможность утери документов.
Таким образом, разработка и использование этих документов в
деятельности отдела кадров ООО ЧОО БПЛ позволит регламентировать
правила, приемы и процессы создания кадровой документации, установить
порядок работы с ними, что приведет к отсутствию ошибок в оформлении
кадровой документации, повышению культуры управления в целом.
Еще одним способом повышения качества оформления кадровых
документов в отделе кадров ООО ЧОО БПЛ является регулярное
проведение мероприятий, направленных на повышение квалификации
сотрудников отдела кадров. Могут быть проведены курсы повышения
60
квалификации, курсы дополнительного образования, различные семинары и
тренинги. Сегодня все это может происходить дистанционно. Эксперты в
области кадрового делопроизводства расскажут о последних изменениях в
трудовом законодательстве, расскажут и помогут проанализировать
сложные варианты заполнения унифицированных и неунифицированных
форм кадровых документов.
Для совершенствования кадрового делопроизводства в организации
ООО ЧОО БПЛ важно внедрить электронный документооборот. Особенно
это актуально ввиду рассмотрения вопроса руководством фирмы о
расширении и открытии офиса в г.Медвежьегорске, находящимся в 237 км.
от действующего офиса. Если сегодня отдел кадров ООО ЧОО БПЛ
прекрасно существует, используя бумажный документооборот, то в случае
открытия офиса, находящегося на таком большом расстоянии будут
возникать проблемы. Для согласования, подписания какого-либо кадрового
документа будет требоваться большое количество времени, появится
дополнительный риск утери и порчи документов при их транспортировки
между городами. Плюсы и минусы бумажного и электронного
документооборота представлены в таблице 4, из которой можно сделать
вывод о большом преимуществе электронного документооборота.
Плюсы и минусы бумажного и электронного документооборота
Таблица 4
Вид
документооборота
Минусы
Плюсы
Бумажный
документооборот
расходы на закупку
бумаги;
архивы документов,
сокращающие дорогую
офисную площадь;
поиск в бумажных
архивах, который
занимает много времени;
прост, понятен и
привычен сотрудникам;
не требует
обучения сотрудников
специальным
программам;
относительная
дешевизна в том плане,
61
свойство бумажных
носителей терять
первоначальный вид от
течения времени;
перемещение бумажного
документа по маршрутам
информационных потоков
с излишними тратами
временных ресурсов.
Потеря бумажных
документов,
следовательно, и
информации;
Попадание документов и
информации, которая
находится в них,
третьему лицу;
Избыточность бумажного
документооборота,
большая потеря времени
на обработку входящей и
исходящей документации,
внутренних документов и
на ознакомление с
новыми документами;
Невозможность
установления лиц,
работавших с
документами.
что не требуется
наличие специальных
лицензионных
программ, антивирусов
и прочего комплекса
программ, которые
будут стоить не малые
деньги;
Беспрепятственнос
ть использования.
Бумага не требует
наличия подключения к
сети интернет, как и не
требует электричества.
Электронный
документооборот
расходы на
приобретение и внедрение
ПО;
Сотрудникам
необходимо время, чтобы
научиться и привыкнуть к
оперативный
доступ к документам,
быстрота в исправлении
бумаг,
эффективное
62
системе;
риск приостановки
нормальной работы
кадровой службы при
недоступности или
неисправности СЭДО;
риск намеренного
или случайного изменения
содержания электронного
документа.
управление движением
документов,
все структуры
компании могут
работать в едином
информационном
пространстве — это
позволяет ускорить
согласование
документов и принятия
решений,
повышение
исполнительской
дисциплины,
повышение
производительности
сотрудников,
безопасность и
сохранность документов
шифрование
данных позволяет
пресечь попытки
несанкционированного
использования
информации,
исключение
дубляжа документации,
формироваие
архива происходит
63
автоматически,
снижение
финансовых затрат на
документооборот и
делопроизводство.
Однако, не смотря на все плюсы электронного документооборота,
полагаю, что в ООО ЧОО БПЛ невозможно полностью отказаться от
бумажных документов, однако можно значительно сократить объёмы их
использования.
В отличие от внедрения обычных информационных систем
электронного документооборота, не затрагивающих кадровые документы,
перевод кадрового документооборота в электронный вид сильно отличается.
Основным отличием является то, что кадровый электронный
документооборот попадает под действие Федерального закона от 27.07.2006
N 152-ФЗ "О персональных данных", устанавливающий требования к
оператору персональных данных и его информационным системам.
Использование системы электронного документооборота невозможно
без использования для лиц, совершающих юридически значимые действия в
кадровом делопроизводстве, специального вида собственноручной подписи.
Имеется в виду электронная подпись. На территории Российской
Федерации порядок создания и использования электронной подписи
регулируется Федеральным законом № 63-ФЗ от 06.04.2011 «Об
электронной подписи».
Самыми важными плюсами от ведения электронного кадрового
документооборота являются уменьшение трудозатрат, числа составленной,
согласованной, обработанной и хранимой бумажной документации. Однако,
существует и ряд минусов связанных с основными кадровыми документами.
В первую очередь это штатное расписание, при отсутствии бумажного
варианта которого, могут возникнуть сложности в случае рассмотрения