44
документации по учету труда и его оплаты, в числе которых: № Т-1 "Приказ
(распоряжение) о приеме работника на работу"; № Т-2 "Личная карточка
работника"; № Т-3 "Штатное расписание"; № Т-5 "Приказ (распоряжение) о
переводе работника на другую работу"; № Т-6 "Приказ (распоряжение) о
предоставлении отпуска работнику"; № Т-7 "График отпусков"; № Т-8
"Приказ (распоряжение) о прекращении; (расторжении) трудового договора
с работником (увольнении)"; № Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении
работника в командировку".
При регистрации и учете документов, создаваемых и используемых в
деятельности отдела кадров ООО ЧОО БПЛ, используются книги учета и
журналы. Например: Книга учета приказов (О приеме; О предоставлении
отпусков (основных оплачиваемых, дополнительных, учебных, за свой счет,
и т.д.); О переводе; Об увольнении;); Книга учета личных заявлений
сотрудников; Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
Книга учета сотрудников принятых на работу; Книга учета сотрудников
уволенных с работы; Книга учета личных дел; Книга регистрации
больничных листов; Книга учета документов для служебного пользования;
Журнал учета исполнительных листов, Журнал выдачи личных дел во
временное пользование; В перечень документов, функционирующих в
кадровой службе ООО ЧОО БПЛ, также входят:
Правила внутреннего трудового распорядка,
Инструкция о порядке заполнения трудовых книжек и
вкладышей к ним (утверждена постановлением Минтруда России от 10
октября 2003 г. № 6978)
Положение об аттестации работников
Положение об оплате труда
Трудовой договор
График отпусков
График сменности
45
Должностные инструкции по каждой должности в соответствии
со штатным расписанием
Табель учета рабочего времени
Отчетность в Службу занятости о вакантных местах
Журнал учета проверок инспектирующих органов.
Из представленного перечня кадровых документов, входящих в
систему документации отдела кадров ООО ЧОО БПЛ видно, что
документы, представленные в нем, являются, во-первых, обусловлены
спецификой деятельности ООО ЧОО БПЛ, во-вторых, являются
минимально необходимыми для ведения кадрового делопроизводства, в-
третьих, связаны с текучестью кадров в организации. Так, актуальным для
ЧОО БПЛ является взаимодействие со Службой занятости в связи с частым
наличием вакантных мест.
В данном перечне не представлен ряд документов, которые
оформляются во многих других организациях и, в частности, являются
обязательными на данном этапе развития российского общества. Так,
например, в ООО ЧОО БПЛ нет положения о защите персональных данных
(сотрудники службы персонала также не проходят обучение или повышение
квалификации в области работы с персональными данными); не
представлено положение об обучении сотрудников. В ООО ЧОО БПЛ
отсутствует утвержденная номенклатура дел отдела кадров, что связано с
тенденцией минимизировать документопоток, стремлением руководства
ООО ЧОП БПЛ сократить до минимально необходимого перечень
оформляемых и хранящихся в отделе кадров документов.
Правила внутреннего трудового распорядка в ООО ЧОО БПЛ
соответствуют типизированной форме Правил для открытого акционерного
общества. Они определяют: - внутренний трудовой распорядок в ООО, -
порядок приема и увольнения работников, - основные обязанности
работников и администрации, - режим рабочего времени и его
использование, - меры поощрения за успехи в работе, - ответственность за
46
нарушение трудовой дисциплины. Штатное расписание составляется и
утверждается ежегодно по состоянию на 1 января. Оно определяется
унифицированной формой Т-3, является документом взаимодействия
бухгалтерии и отдела кадров, оформляет штатный состав ООО ЧОО БПЛ,
перечень структурных подразделений, названий должностей, численность
работников, включает информацию об окладах работников.
Документация, связанная с движением кадров, оформляется частично
в системе бумажного документопотока, но в основном – систематизируется
в автоматическом режиме. Так, «ручному» оформлению подлежат трудовая
книжка, заявления работников и соискателей. Автоматизированно
оформляются личная карточка работника, приказы по личному составу
различных типов.
При приеме на работу работник должен предоставить следующие
документы: заявление о приеме на работу с подписью генерального
директора; паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
трудовую книжку, за исключением случая, когда трудовой договор
заключается впервые или работник поступает на работу на условиях
совместительства; документы воинского учета - для военнообязанных и
лиц, подлежащих воинскому учету; документ об образовании, о
квалификации или наличии специальных знаний. При приеме на работу
охранника к данному перечню документов дополнительно предоставляют
диплом об окончании школы охраны, удостоверение частного охранника,
свидетельство о присвоении квалификации «охранника 4, 5, 6-го разряда».
Кроме этого, у поступающего на работу охранника просят предоставить
справку формы 046-1, для получения которой необходимо пройти
медкомиссию, состоящую из нескольких врачей: врач-нарколог; врач-
психиатр; врач-терапевт; врач-офтальмолог.
На основании данных документов оформляют приказ о приеме на
работу. В приказе указывают наименование структурного подразделения, в
47
котором предстоит работать сотруднику, должность, испытательный срок в
случае его установления при приеме на работу, характер предстоящей
работы, условия приема на работу, оплата труда. Заполняется личная
карточка работника. Заявление об увольнение работник пишет за две недели
до предполагаемого срока увольнения с работы. В заявлении указывают
дату увольнения и его причину. Заявление подписывается генеральным
директором ООО ЧОО БПЛ. Бланк приказа (распоряжения) о прекращении
трудового договора заполняется и оформляется на основании личной
карточки работника и заявления об увольнении. Приказ о прекращении
трудового договора в свою очередь является основанием для того, чтобы
сделать запись в личной карточке работника, где указывают дату и причину
увольнения, номер приказа об увольнении. На основании этого же приказа
производят запись в трудовой книжке, где также указывают дату и причину
увольнения, дата и номер приказа об увольнении, согласно инструкции по
заполнению трудовых книжек. Трудовые книжки сотрудников ООО ЧОО
БПЛ заполняются в соответствии с утвержденной Инструкцией о порядке
заполнения трудовых книжек и вкладышей к ним. С их оформлением также
связаны Книга учета движения рудовых книжек и Приходно-расходная
книга по учету бланков трудовых книжек. Книга учета движения трудовых
книжек является унифицированной бланковой формой и включает в себя
такие сведения, как регистрационный номер, дата регистрации, структурное
подразделение ООО ЧОО БПЛ, должность, Ф.И.О. работника, расписка
работника в получении. Приходно-расходная книга документарной формой
учета строгой отчетности и имеет унифицированную форму. Также при
оформлении сотрудника следует отметить такие документы юридически
значимого характера, как трудовой договор и договор о материальной
ответственности. Трудовой договор заключается в письменной форме, он
составляется в 2-х экземплярах, каждый из которых подписывается
сторонами. Один экземпляр трудового договора передается сотруднику,
другой хранится в ООО ЧОО БПЛ. Для подтверждения получения своего
48
экземпляра трудового договора сотрудник при его получении ставит
подпись на экземпляре трудового договора, хранящемся в отделе кадров
ООО ЧОО БПЛ. Трудовой договор подписывается со стороны ООО ЧОО
БПЛ генеральным директором, и согласуется с юрисконсультом
организации. Иными документами отдела кадров ООО ЧОО БПЛ являются
документы, связанные с дальнейшей деятельностью работника: его отпуск,
командировки, перевод на другую работу. В отношении отпуска
оформляются: график отпусков, приказ о предоставлении отпусков,
заявления работников на отпуск без сохранения заработной платы. График
отпусков утверждается в начале текущего года, он составляется на каждый
календарный год. При предоставлении отпуска учитываются пожелания
сотрудников, российское трудовое законодательство. Отпуск может быть
предоставлен в любое время в течение всего года, но без нарушения
нормального хода работы организации. График отпусков составляется один
раз в год и изменения в него не вносятся, однако могут быть указаны
изменения в сроках предоставления отпусков. Отдельно от графика
отпусков предоставляется отпуск без сохранения заработной платы.
Профессиональная деятельность работников ООО ЧОО БПЛ определяется и
такими кадровыми документами, как график сменности и табель учета
рабочего времени. Еще одним документом взаимодействия отдела кадров и
бухгалтерии является табель учета рабочего времени, который используется
для учета фактически отработанного и (или) неотработанного каждым
сотрудником ООО ЧОО БПЛ времени, для получения данных об
отработанном времени, для контроля за соблюдением сотрудниками
установленного режима рабочего времени, расчета оплаты труда, а также
для составления статистической отчетности по труду. В табеле учета
рабочего времени делают обязательные отметки о сокращенной
продолжительности рабочего времени, работе в режиме неполного рабочего
времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего
времени по инициативе работника или работодателя, неявках на работу,
49
причинах неявок на работу, и др. График сменности является необходимым
для ООО ЧОО БПЛ документом, так как в данной организации у
большинства сотрудников работа сменного характера. Составление графика
сменности осуществляется исходя из установленной нормы рабочего
времени. В ООО ЧОО БПЛ, согласно графику сменности, устанавливается
прямой порядок чередования работников по сменам, то есть отработав
первую/дневную смену, работник после отдыха включается во
вторую/ночную и т.д.
Перечень кадровых документов ООО ЧОО БПЛ, как уже отмечалось
ранее, включает в себя минимальный состав кадровой документации. В
данный минимальный состав входят три основных положения: Положение
об оплате труда, Положение о премировании и Положение об аттестации
работников. Положение об оплате труда в ООО ЧОО БПЛ лаконично, оно
отражает только наиболее важные моменты в сфере оплаты труда
работников. Важным документом является положение об аттестации
работников. В нем перечислены должности, профессии и квалификации
работников, установлено, какие договоры с ними заключены, не относятся
ли они к категории лиц, для которых законодательством установлены
особенности регулирования труда (например, беременные женщины),
учитывается опыт предыдущих аттестаций. В Положении также имеются
основные понятия, связанные с аттестацией, порядком формирования
аттестационной комиссии, приведен порядок проведения и прохождения
аттестации.
Непосредственно в отделе кадров хранятся личные карточки
сотрудников, их личные дела, трудовые книжки, а также иные кадровые
документы, необходимые для осуществления деятельности отдела кадров.
Трудовые книжки ведутся на всех сотрудников, за исключением
сотрудников, работающих по совместительству, так как их трудовые
книжки ведутся и хранятся по основному месту работы. В обязанности
специалистов отдела кадров входит учет, ведение, и хранение трудовых
50
книжек и вкладышей к ним. Трудовые книжки хранятся в специальных
ящиках, находящихся в металлическом сейфе. Книжки расположены в
алфавитном порядке. Регистрация и учет личных дел ведутся в «Книге
учета и алфавита личных дел». Выдача личных дел производится только для
служебного пользования, под расписку в служебном журнале. Все
документы, хранящиеся в отделе кадров ООО ЧОО БПЛ, подлежат
ежегодной описи и архивному оформлению.
Личные дела хранятся в отделе кадров, в специальных несгораемых
металлических шкафах. Они располагаются в алфавитном порядке по
первой букве фамилии сотрудника. Личные дела хранятся и архивируются в
отделе кадров, что связано с отсутствием в ООО ЧОО БПЛ отдельного
помещения и службы архивного хранения. Основой для формирования дел,
их группировки, систематизации и учета, определения сроков их хранения и
составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
является перечень необходимых документов.
Отчетность в Службу занятости подается ООО ЧОО БПЛ в связи с
текучестью кадров в организации. Предоставляются сведения об
имеющихся в ООО ЧОО БПЛ вакансиях, данные о высвобождении
работников, о составе и перспективной потребности кадров. В отделе
кадров ООО ЧОО БПЛ ведется Журнал учета проверок инспектирующих
органов в соответствии с Федеральным законом «О защите прав
юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении
государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Данный
журнал заполняется в соответствии с результатами проверки
инспектирующими органами или лицами.
Отдел кадров взаимодействует с руководителем, другими
структурными подразделениями организации, сотрудниками. Например,
отдел кадров получает от них графики отпусков, служебные записки о
поощрении, заявки на прием специалистов. В свою очередь кадровая
служба направляет в подразделения: сведения о нарушителях трудовой
51
дисциплины; сведения, относящиеся к вопросам соблюдения трудовой
дисциплины, копии приказов о приеме новых сотрудников, увольнении
сотрудников; копии приказов об утверждении или изменении Правил
внутреннего трудового распорядка.
Подводя итог можно сказать, что кадровые документы ООО ЧОО
БПЛ представлены минимально необходимым набором документов,
обусловленным особенностями функционирования организации.
52
2.3 Система электронного документооборота
В настоящее время развита электронно-вычислительная техника,
происходит внедрение автоматизированных систем управления, в связи с
чем появилась возможность использования электронного
документооборота. Он представляет собой систему автоматизированных
процессов обработки электронных документов, которая реализует
концепцию «Безбумажного делопроизводства». Электронный
документооборот – это способ организации работы с документами, при
котором основная масса документов используется в электронном виде и
хранится централизованно.
6
Электронный документооборот начал развиваться и активно
внедряться в 90-е годы, когда большое количество программ,
автоматизирующих делопроизводство, появились на Российском рынке. С
тех пор данная отрасль продолжает активно развиваться. Для повышения
эффективности использования рабочего времени, сведения к минимуму
затрат на ручную обработку документов систему электронного
документооборота начинают внедрять у себя все больше организаций.
Внедрение электронной системы документооборота является значимым
шагом в сторону автоматизации работы организации, ведь упрощение и
оптимизация документооборота, возможность его мониторинга и контроля
облегчают труд работников, снижают их трудозатраты, повышают
эффективность труда в организации.
Что касается ООО ЧОО БПЛ, то в данной организации на
сегодняшний день не используется электронная система документооборота.
Отдел кадров до сих пор использует бумажный документооборот из-за
небольшого размера организации и малого количества сотрудников.
Безусловно, кто-то назовет бумажный документооборот «прошлым веком»,
но, по мнению руководителя ООО ЧОО БПЛ:
6
Логинова, А.Ю., Романов Д.А., Ильина Т.Н. Правда об электронном документообороте - М.: ДМКПресс,
2016 г.
53
Бумажный документооборот понятен, прост и привычен в
использовании для сотрудников, он не требует их обучения специальным
программным продуктам;
Бумажный документооборот относительно дешев. Имеется в
виду, что он не предусматривает наличие антивирусов, специальных
лицензионных программ, и прочего комплекса программ, за которые
придется платить деньги. Кроме этого потребуются дополнительные
затраты для обучения персонала.
Беспрепятственность использования. Бумажный
документооборот осуществляется без подключения к сети интернет, он
может вестись в отсутствие электричества. В организации с электронным
документооборотом при отключении электричества останавливается и весь
рабочий процесс. Это актуально для нашего региона, так как из-за сильных
ветров и морозов периодически происходит отключение света ввиду аварий,
обрыва проводов.
Бумажный документооборот по мнению руководителя ООО
ЧОО БПЛ более безопасен. Электронный документооборот в отличии от
бумажного является менее защищен, так как электронные файлы могут
быть нечаянно стерты или заражены вирусами.
Однако при всех своих плюсах, совершенно очевидно, что в век
новейших информационных технологий традиционная система бумажного
документооборота безнадежно устарела и имеет много минусов:
Происходит утрата бумажных документов в следствие утери
или порчи, следовательно, и информации;
Со временем накапливается большое количество документов;
Документы и информация, содержащаяся в них могут попасть
третьему лицу;
Больше времени занимает передача исходных документов и
информации руководящим должностным лицам, принимающим решения;