СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................................. 4
Глава 1. Теоретические основы исследования организации кадрового
документооборота на современных предприятиях .................................................. 7
1.1. Понятие и сущность кадрового документооборота: основные
характеристики ............................................................................................................ 7
1.2. Законодательная и нормативно-методическая регламентация организации
работы с кадровыми документами .......................................................................... 17
Глава 2. Анализ организации кадрового документооборота на примере ООО
«Дистрибьютерская Компания» ............................................................................... 23
2.1. Общая характеристика ООО «Дистрибьютерская Компания» ...................... 23
2.2. Анализ организации кадрового документооборота в ООО
«Дистрибьютерская Компания» ............................................................................... 28
Глава 3. Разработка мероприятий по совершенствованию организации
кадрового документооборота на примере ООО «Дистрибьютерская Компания»
..................................................................................................................................... 43
3.1. Направления совершенствования организации кадрового документооборота
на примере ООО «Дистрибьютерская Компания»................................................. 43
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий ......... 55
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ......................................................................................................... 71
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ................................................ 74
ПРИЛОЖЕНИЕ ......................................................................................................... 80
4
ВВЕДЕНИЕ
Организация кадрового делопроизводства сегодня играет очень важную
роль в деятельности современных компаний, как частных, так и
государственных. Данный процесс является мощнейшим инструментом
управления персоналом.
С целью повышения эффективности управления важно уделять
достаточно внимания совершенствованию работы с документами, в том числе
кадровыми. Организация работы с кадровыми документами оказывает влияние
на качество работы службы персонала, организацию и культуру труда
работников всей организации. От того, насколько профессионально ведется
кадровая документация, зависит успех управленческой деятельности
организации в целом.
Актуальность темы исследования обусловлена современным этапом
развития и автоматизацией процессов делопроизводства.
Степень научной разработанности темы. Теоретические аспекты
документирования деятельности кадровой службы нашли свое отражение во
многих отечественных трудах в данной сфере: Ю.М. Михайлов, Т.В. Кузнецова,
Д.Л. Кузнецова, Н.Л. Еремина, В.С. Ириткова и др.
Повышение эффективности документационного обеспечения управления
кадрами отражено в трудах Ф.З. Аралбаева, Т.Х. Нигматуллина Р.Ф.
Нигматуллин, М.В. Ларин, Ф. З. Аралбаева, Т. Х. Нигматуллина Р. Ф.
Нигматуллин и др.
Объектом исследования выпускной квалификационной работы является
организация кадрового документооборота общества с ограниченной
ответственностью «Дистрибьютерская Компания».
Предметом исследования является совершенствование организации
кадрового документооборота в обществе с ограниченной ответственностью
«Дистрибьютерская Компания».
5
Цель настоящей дипломной работы состоит в организации кадрового
документооборота на современных предприятиях.
Достижение поставленной цели обусловило выдвижение следующих
задач:
рассмотреть теоретические основы исследования организации
кадрового документооборота на современных предприятиях;
провести анализ организации кадрового документооборота на
примере ООО «Дистрибьютерская Компания»;
разработать мероприятия по совершенствованию организации
кадрового документооборота на примере ООО «Дистрибьютерская Компания».
В качестве объекта исследования представлено предприятие ООО
«Дистрибьютерская Компания».
Предметом данного исследования является организация работы с
кадровыми документами на данном предприятии.
Так как данная тема является довольно значимой в настоящее время, то
литературы по данному вопросу можно встретить достаточно много. При
написании данной работы, автором были проработаны многочисленные
источники информации: справочная, научная, специальная литература,
периодические издания, а также интернет-источники.
Основные методы исследования в работе: сравнение, анализ,
группировка.
Теоретическая и практическая значимость работы: полученные в ходе
проведения исследования данные могут быть использованы государственными
и коммерческими структурами для более эффективной организации работы в
области кадровой политики на предприятии. Данные исследования могут быть
использованы в образовательных целях в процессе подготовки, подготовки и
повышения квалификации документоведов и других специалистов,
организующих и реализующих документообеспечение в организации.
6
Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка
использованных источников и приложений.
В первой главе представлены теоретические аспекты организации работы
с кадровыми документами, даны основные определения и значение кадровой
политики предприятия, раскрыта суть работы кадровой службы,
проанализированы законодательные и нормативные акты, регламентирующие
кадровое делопроизводство и работу с кадрами.
Во второй главе дается краткая характеристика учреждения на базе,
которого проводилось исследование, проводится анализ организации работы с
кадровыми документами в этом учреждении, подробно изучаются и
описываются все нормативные акты, на основании которых ведется кадровый
документооборот, указываются все виды документов, оформляемых при
ведении кадрового делопроизводства.
В третьей главе раскрываются направления совершенствования
организации работы с кадровыми документами. Даются характеристики данных
методов и приводятся положительные моменты от их внедрения и
использования.
В заключении приведены краткие выводы по каждой главе.
7
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ИССЛЕДОВАНИЯ
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА
СОВРЕМЕННЫХ ПРЕДПРИЯТИЯХ
1.1.Понятие и сущность кадрового документооборота: основные
характеристики
Основным структурным подразделение занимающегося вопросами
управления персоналом в организации является служба управления персоналом
или кадровая служба.
Кадровая работа- это деятельность, охватывающая вопросы организации
работы с документами относительно личного состава предприятия по вопросам
приема, перевода, увольнения и учета работников
1
.
Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие
из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем. Объем
документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в
журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в
автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации
бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно,
оригинал это или копия, поступившая как входящие. С учетом того, что
документопотоки могут формироваться несколькими подразделениями, общая
схема документооборота может быть достаточно сложной, целесообразно
разработать этот регламент для каждого из отделов
2
. Пример схемы для
небольшой компании с централизованной формой организации движения
документации представлен на рис.1.
1
Грозова, О. С.Делопроизводство: учебное пособие для среднего профессионального образования / О. С.
Грозова. — Москва: Издательство Юрайт, 2019. — С.56
2
Ларин М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных
условиях // Экономика и жизнь. - 2018. - №4. - С. 16-24
8
Рисунок 1. Пример схемы для небольшой компании с
централизованной формой организации движения документации
3
Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления
бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании.
Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на
основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую
занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа
4
:
начисление заработной платы;
оформление отпусков, больничных;
оформление справок.
Задачи и цели отдела по персоналу в плане кадрового документооборота
представлены в таблице 1.
3
Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства: учебник и практикум для среднего профессионального
образования / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова; под общей редакцией Н. Н. Шуваловой. — 2-е изд., перераб. и
доп. — Москва: Издательство Юрайт, 2019. — С.98.
4
Там же. С. 101.
9
Таблица 1
Задачи и цели отдела по персоналу в плане кадрового
документооборота
5
Направление работы
Задачи сотрудников
Учет, регистрация, контроль
Ведение учета количества сотрудников,
оформление на работу, увольнение
Регуляция работы
Ознакомление с обязанностями, выбор
рабочего места, помещения
Координация, обучение
Проведение курсов, обучения,
повышение квалификации,
переподготовка, проверка результатов
деятельности
Работа с документами
Специалисты этого отдела занимаются
составлениями бумаг, книжек, графика
работы ведут реестр, отчетность
Организация
Организация деятельности согласно
инструкциям
Структура, численность работников и Положение об отделе кадров
утверждаются согласно установленному порядку высшим руководством
предприятия. Положение об отделе кадров регламентирует основные вопросы
организации работы подразделения по учету специфики деятельности
предприятия и механизма управления персоналом. На основе Положения об
отделе кадров, с целью более четкого распределения обязанностей,
руководством предприятия разрабатываются должностные инструкции
работников отдела кадров.
В должностных инструкциях на основе типовых квалификационных
характеристик определяются конкретные обязанности и права каждого
работника, предусматривается осуществление контроля за их выполнением. В
пределах своей компетенции отдел кадров участвует в формировании
структуры и штатного расписания организации, контроле разработки
должностных инструкции в структурных подразделениях, подготовке
обеспечение организационно-методического проведения аттестации персонала.
Начальник отдела кадров вместе с высшим руководством осуществляет
организационно-методическое руководство формированием кадрового резерва и
5
Романова, Ю.Д. Информационные технологии в управлении персоналом: Учебник и практикум / Ю.Д.
Романова, Т.А. Винтова, П.Е. Коваль. - Люберцы: Юрайт, 2016. - С. 56
10
контролирует выполнение личных годовых планов кандидатов, вносит
предложения по совершенствованию состава резерва. Совместно с
руководителями структурных подразделений изучает деловые качества лиц,
претендующих на вакантные руководящие должности, контролирует отбор и
расстановку кадров в соответствии с уровнем их профессиональной
квалификации, рассматривает предложения о возможностях проведения
повышение квалификации и стажировку персонала на ведущих предприятиях
отрасли как в пределах государства, так и за рубежом.
Также Задачами кадровой службы являются:
Ведения учета личного состава организации;
Заполнения и сохранения в соответствии с требованиями
действующего законодательства трудовые книжки работников;
Обеспечение подготовки документов для назначения пенсий и
социальных выплат работникам и их семьям;
Своевременное предоставление их в орган социального обеспечения;
разработка и реализация мероприятий, направленных на
совершенствование управления персоналом на основе широкой автоматизации
и механизации деятельности кадровой службы;
контроль деятельности инспекторов по кадрам, руководителей
подразделений по своевременному и правильному выполнению приказов,
распоряжений, постановлений администрации в сфере кадровой политики;
организация мероприятий по совершенствованию форм и методов
работы с кадрами;
анализ причин текучести кадров, предоставление руководству
предложения по устранению выявленных недостатков и обеспечения
стабильности коллектива;
организация табельного учета работников, разработка графика
отпусков и контроль его соблюдения, анализ состояния трудовой дисциплины и
11
выполнение правил внутреннего трудового распорядка в подразделении
организации;
обеспечение подготовки необходимой отчетности по персоналу и
кадровой работы и контроль своевременности предоставления этих документов
в соответствующие министерств, ведомств, комитетов
6
:
Положение об отделе кадров регламентирует основные вопросы
организации работы подразделения по учету специфики деятельности
предприятия и механизма управления персоналом. На основе Положения об
отделе кадров, с целью более четкого распределения обязанностей,
руководством предприятия разрабатываются должностные инструкции
работников отдела кадров.
Кадровое делопроизводство является одной из основных частей
специального делопроизводства. Ведется кадровое делопроизводство по
правилам и принципам, установленным для общего делопроизводства, согласно
требованиям Единой государственной системы делопроизводства (ЕДСД).
Кадровое делопроизводство — это деятельность, охватывающая вопросы
документирования и организации работы с документами, содержащими
информацию о личном составе предприятия, а именно о приеме на работу,
переводе и увольнении работников и тому подобное.
Согласно, кадровое делопроизводство — это деятельность, которая
предусматривает создание и организацию работы с документами личного
состава по вопросам оформления, принятия, перевода, увольнения, учета,
аттестации, обучения, повышения квалификации, стажировки, пенсионного
обеспечения работников.
По мнению автора учебного пособия, для специалистов в области кадров
Е.В. Орлова, кадровая документация – это «совокупность взаимосвязанных
документов, которые используются кадровой службой организации»[45, с. 5].
6
Колышкина, Т. Б.Деловые коммуникации, документооборот и делопроизводство: учебное пособие для
прикладного бакалавриата / Т. Б. Колышкина, И. В. Шустина. — 2-е изд., испр. и доп. — Москва: Издательство
Юрайт, 2019. — С.87.
12
Печникова Т.В. в своих работах приводит следующее определение
кадровой документации: «это «документы, регламентирующие задачи,
функции, права, обязанности подразделений и отдельных сотрудников
организации; содержат методы и правила выполнения обязанностей
работников, а также нормы и нормативы, необходимые при решении задач
организации и планирования труда».
Кадровая документация представляет собой «комплекс документации,
обеспечивающий планирование (плановые расчеты по численности, оплате
труда и т.п.), сбор статистических данных о персонале (сведения о численности,
балансе рабочего времени, производительности труда), социальную гарантию
(пенсии, пособия, льготы) и организацию деятельности персонала в целом на
предприятии».
Субъектом кадрового делопроизводства кадровой службы, различны по
направлениям работы и по количеству работающих в них в зависимости от
специфики конкретного предприятия.
Кадровое делопроизводство ведется по следующим направлениям:
• Учет личного состава предприятия и
его подразделений.
• Оформление и ведение личных дел работников.
• Подготовка и передача на рассмотрение высшего руководства
документов по личному составу, а именно: приказов о приеме, переводе,
увольнении работников, объявление поощрения или выговора и тому подобное.
• Подготовка приказов и других необходимых документов для проведения
аттестации персонала.
• Подготовка отчетов и других статистических справок об изменениях
численности и структуры персонала.
• Подготовка отчетов о состоянии подготовки, переподготовки,
повышения квалификации работников.
• Ведение документации о приеме работников в резерв на
замещение
вакантных должностей.