53
Однако внедрение проекта влечет за собой не только сокращение затрат,
но также появляются и другие затраты, связанные с обслуживающим
персоналом, а именно привлечение сотрудников в IT -отдел, которые буду
заниматься разработкой и внедрением нового программного продукта.
В процессе разработки проекта была сформирована организационная и
коммуникационная структуры проекта.
Организационная структура проекта разработки Интернет портала
представлена на рис.36.
Рисунок 36. Организационная структура проекта разработки
Интранет портала
На работу было принято два новых сотрудника. Первый сотрудник будет
заниматься web-программированием. В его обязанности будет входить:
разработка, модернизация и поддержка портала. Эта область требует многих
специфических знаний – PHP, MYSQL, XHTML, CSS, JavaScript, XML. Причем
Директор
Менеджер
проекта
Начальник IT -
отдела
Начальник IT - отдела
IT-специалист
IT-специалист
Главный
бухгалтер
Член проектной команды
Член организации
54
он не, только решает технические вопросы (быстрая загрузка портала, работа
ссылок, поисковика), но также занимается и оформлением Интранет порталом
и его информационным наполнением.
Второй нанятый сотрудник будет работать в качестве программиста
«прикладника». Он будет выполнять такие обязанности, как: устанавливать
программы, которые облегчают расчеты, оптимизируют работу персонала,
налаживают документооборот, и соответственно заниматься интеграцией
данных.
Коммуникационная структура проекта разработки Интранет-портала
включает в себя, прежде всего, участников коммуникации при осуществлении
проекта – это: члены проектной команды, члены организации, поставщики.
В коммуникационной структуре также указываются разновидности
коммуникаций:
устные;
письменные
коммуникации по телефону;
коммуникации по интернету.
Фиксируется частота их осуществления и, непосредственно,
направленность коммуникационного процесса при осуществлении
коммуникационного акта в рамках проекта.
Следующим этапом разработки проекта является определение временных
ресурсов и бюджета расходов.
Определение ресурса времени в виде графика работ представлено в
рамках табл. 10, где в соответствии с мероприятием определяется период его
реализации во временном промежутке проекта (по дням) и устанавливается
предполагаемая дата начала реализации каждого мероприятия.
55
Таблица 10
График работ по проекту разработки Интранет-портала
№
Наименование мероприятия
Период,
дни
Предполагаемая
дата начала
1
Поиск и выбор готовой платформы для
Интранет портала
3
21.03.2019
2
Покупка готовой платформы
1
24.03.2019
3
Подбор персонала
5
25.03.2019
4
Установка программы и наполнение ее
информацией
1
30.03.2019
5
Обучение персонала предприятия
правилам пользования порталом.
1
31.03.2019
6
Запуск Интранет портала
1
01.04.2019
3.2. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий
На первоначальном этапе проводим оценку эффективности внедрения
программы БОСС-Кадровик.
Оценим финансовую составляющую внедрения данной системы.
Определим объем капиталовложений в таблице 15.
Таблица 15
Объем капиталовложений
№
п.п
Проект
Стоимость создания и
приобретения, тыс.руб.
1
Внедрение БОСС кадровик для
управления персоналом и проведением
расчетов
250
2
Приобретение ПК
55
3
Итого
305
Итого затраты составят 305 т.р.
На основе анализа структурно-элементной модели проведем
классификацию функций (табл. 15) и построим функциональную модель отдела
кадров ООО «Дистрибьютерская Компания» в виде FAST-диаграммы (рис. 16).
56
Таблица 16
Формулировка и классификация функций отдела кадров ООО
«Дистрибьютерская Компания» и затраты на их выполнение
Наименование функции
Вид
функц
ии
Номер
(индек
с)
функц
ии
Затрат
ы на
выпол
нение
функц
ии
тыс.
руб. в
год
Носитель
функции
Обеспечивать организацию
процесса делопроизводства
Г
F1
2009
Директор
отдела
Собирать информацию о
сотрудниках
О
F11
374
Отдел
кадров
Оценивать информацию о
сотрудниках
О
F12
240
Менеджер
Анализировать информацию о
сотрудниках
О
F13
395
Менеджер
Организовывать и обеспечивать
кадровые технологии
О
F14
1000
Отдел
кадров
Анализировать выполнение плана
по кадрам
в
F111
74
Менеджер
Сбор и систематизация информации
о кадрах
в
F112
100
Менеджер
Создавать базы данных по
документам
в
F113
50
Менеджер
Контролировать план
документооборота по кадрам
в
F114
100
Отдел
кадров
Обрабатывать первичные
документы в электронном виде
в
F115
50
Отдел
кадров
Проверять информацию на полноту
в
F121
120
Отдел
кадров
Проверять информацию на
достоверность
в
F122
120
Менеджер
Анализировать информацию
в
F131
100
Отдел
кадров
Вести сравнительный анализ
кадров отчетного и прошлого
периода
в
F132
150
Отдел
кадров
Изучать динамику показателей
документооборота
в
F133
45
Директор
отдела
Оформлять результаты анализа
в
F134
100
Менеджер
Обеспечивать документацией
в
F141
120
Отдел
кадров
Вести переговоры с сотрудниками
в
F142
203
Отдел
кадров
Обеспечивать выгодные условия
для сотрудников
в
F143
152
Отдел
кадров
57
Вести переговоры
в
F144
145
Отдел
кадров
Проверять документы
в
F145
123
Директор
отдела
Осуществлять контроль
документации
в
F146
257
Директор
отдела
Обеспечивать поиск документов
В
F2
100
Отдел
кадров
Контролировать выполнение пана
по документообороту
О
F21
100
Отдел
кадров
Анализировать потенциальные
документы
в
F211
50
Менеджер
Определять потребности в кадрах
в
F212
50
Директор
отдела
Г – главная функция
В – второстепенная функция
О – основная функция
в – вспомогательная функции
Проверку целесообразности затрат на выполнение этих функций
осуществим в результате анализа качества их выполнения и функционально-
стоимостной диаграммы.
С помощью метода расстановки приоритетов определим степень
значимости функций в баллах.
Попарное сравнение функций осуществляется по формуле:
ji
ji
ji
ij
FFесли
FFесли
FFесли
F
,5,0
,1
,5,1
; (14)
где F
i
> F
j
означает, что i-ая функция более предпочтительна;
F
i
= F
j
означает, что сравниваются одинаковые функции;
F
i
< F
j
означает, что j-ая функция более предпочтительна.
58
Рисунок 39. Диаграмма функций отдела кадров ООО
«Дистрибьютерская Компания» по методике FAST
Примечание:
1 - Собирать информацию о сотрудниках
2 - Оценивать информацию о сотрудниках
3 - Анализировать информацию о сотурдниках
4 - Организовывать и обеспечивать работу персонала
Результаты попарного сравнения значимостей функций отдела кадров
ООО «Дистрибьютерская Компания» приведены в таблице 17, а расчет
значимости функций – в таблице 18.
Таблица 17
Результаты попарного сравнения функций отдела кадров
Функция
1
2
3
4
F
11
1
1,5
0,5
1,5
F
12
0,5
1
1,5
0,5
F
13
1,5
0,5
1
0,5
F
14
0,5
1,5
1,5
1
59
Таблица 18
Расчет значимости функций отдела кадров
Функция
1
2
3
4
р0
p0н
p1
p1н
F
11
1
1,5
0,5
1,5
4,5
0,28
1,41
0,35
F
12
0,5
1
1,5
0,5
3,5
0,22
0,59
0,15
F
13
1,5
0,5
1
0,5
3,5
0,22
0,59
0,15
F
14
0,5
1,5
1,5
1
4,5
0,28
1,41
0,35
Итого
-
-
-
-
16
1,00
4,00
1,00
Итерированная оценка нулевого порядка (р0) получена как сумма
результатов попарного сравнения функций.
Нормированная итерированная оценка (р0н) рассчитывается как
отношение итерированной оценки нулевого порядка к сумме итерированных
оценок.
Итерированная оценка первого порядка получена как сумма произведений
показателей попарного сравнения функций и показателей нормированной
итерированной оценки нулевого порядка.
В данном расчете потребовалась только одна итерация, поскольку
разность между итерированными оценками становится достаточно мала. В
качестве показателей значимости функций выбирается итерированная оценка
последнего порядка.
Построим функционально-стоимостную диаграмму основных функций
отдела кадров ООО «Дистрибьютерская Компания» (рис. 40).
Построенная диаграмма позволяет визуально выделить затраты, которые
не сбалансированы со значимостью соответствующих функций. Затраты по
функции 4 – «Организовывать и обеспечивать работу персонала» (50 %) гораздо
выше, чем ее значимость (35%). В то же время, на функцию 1 – «Собирать
информацию о сотрудниках», которая обладает такой же значимостью (35 %)
затраты сравнительно ниже (19 %).
60
Рисунок 40. Функционально-стоимостная диаграмма основных
функций отдела кадров ООО «Дистрибьютерская Компания»
Следующей частью анализа будет пересмотр статей расходов по
отмеченным функциям.
Итак, в результате анализа функциональной диаграммы (FASТ),
структурной модели отдела кадров ООО «Дистрибьютерская Компания»
выявлено, что некоторые функции, которые выполняет отдел кадров, являются
ненужными. Следовательно, от них можно отказаться. Удаление ненужных
связей позволит снизить затраты на выполнение основных функций и
уменьшить коэффициент дублирования функций.
Рассмотрим более подробно, какие функции отдела кадров ООО
«Дистрибьютерская Компания» являются ненужными и как от них можно
отказаться.
1. Функция 1.3.2 «Вести сравнительный анализ кадров отчетного и
прошлого периода» – является дублируемой. Подобного рода запрос выполняет
аналитик по функции 1.1.1 «Анализировать выполнение плана документов».
Следовательно, функцию 1.3.2 необходимо сократить (на 150 тыс.руб.), а
затраты по функции 1.1.1 – увеличить на 50 тыс. руб. за счет перераспределения
обязанностей.
50
20
12
19
35
15 15
35
-60
-50
-40
-30
-20
-10
0
10
20
30
40
затраты, значимость, %
значимость, %
затраты, %
61
2. Функцию 1.4.5. «Проверять документы» является дублируемой для
функции 1.2.1. «Проверять информацию на полноту». Поэтому сокращаем
данную функцию на 123 тыс.руб.
3. Функция 1.4.6 «Осуществлять контроль кадров» является дублируемой
для функции 1.1.4 «Контролировать план кадров». В результате сокращаем
данную функцию на 257 тыс. руб.
В табл. 19 сопоставлены данные по затратам на выполнение основных
функций до устранения излишних функций и после него.
Таблица 19
Экономия средств ООО «Дистрибьютерская Компания» в
результате применения ФСА
Основные функции отдела кадров ООО
«Дистрибьютерская Компания»
Затраты на функции, тыс.
руб. в год
Экономия,
%
до ФСА
после ФСА
1. Собирать информацию о сотрудниках
374
424
13,4
2. Оценивать информацию о
сотрудниках
240
240
0,0
3. Анализировать информацию о
сотрудниках
395
245
-38,0
4. Организовывать и обеспечивать
работу персонала
1000
620
-38,0
Всего
2009
1529
-23,9
Как показывают данные таблицы 19, экономия средств на выполнение
функций отдела кадров ООО «Дистрибьютерская Компания» после внедрения
результатов обследования предприятия составит 480 тыс.руб. или 23,9%. То
есть при существующем штате сотрудников отдела мы можем сэкономить 23,9
% средств.
Чтобы вновь наглядно представить соответствие значимости функций
отдела кадров ООО «Дистрибьютерская Компания» затратам на их выполнение,
построим новую диаграмму (рис. 41), аналогичную приведенной на рис. 41,
только сейчас отложим затраты на выполнение функций отдела кадров после
удаления излишних и дублируемых.
62
Рисунок 41. Функционально-стоимостная диаграмма основных
функций отдела кадров ООО «Дистрибьютерская Компания» после
сокращения ненужных функций
Таким образом, затраты по проекту оставят 305 т.р., эффект – 480 т.р.
Тогда эффективность можно определит следующим образом:
480/305 *100 = 157,4%
Значит, проект по внедрению системы БОСС- Кадровик будет для
компании эффективным.
Далее проводим оценку внедрения Интранет-портала.
Основным продуктом в данном бизнес проекте по внедрению Интранет
портала является программный комплексный продукт IntraBiat. Остальные
затраты по внедрению данного продукта представлены в Таблице 20
Таблица 20
Расчет текущих ежемесячных затраты на апрель 2019г.
Статья затрат
Количество
Затраты на
единицу, руб
Суммарные затраты,
руб
Материальные затраты
Стоимость ПО IntraBiat
1
35000
35000
Стоимость активации
лицензионного продукта
1
10500
10500
Итого материальных затрат
45500
Затраты на оплату труда
Web программист
1
30000
30000
40
16
16
28
35
15 15
35
-50
-40
-30
-20
-10
0
10
20
30
40
затраты, значимость, %
значимость, %
затраты, %