23
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРИМЕРЕ ООО «ДИСТРИБЬЮТЕРСКАЯ
КОМПАНИЯ»
2.1. Общая характеристика ООО «Дистрибьютерская Компания»
Общество с ограниченной ответственностью «Дистрибьюторская
компания», зарегистрированное Московской регистрационной палатой
24.03.1997 года за № 865.499, ОГРН 1027700258849 от 30 сентября 2002 года,
именуемое в дальнейшем «Общество», создано в соответствии с Гражданским
кодексом Российской Федерации. Федеральным законом «Об обществах с
ограниченной ответственностью» № 14-ФЗ от 08.02.1998 г. и другими
нормативными актами, регулирующими создание и деятельность юридических
лиц на территории Российской Федерации.
Место нахождения Общества: 109004, РФ, г. Москва, ул. Николоямская, д.
43, корн. 4, помещение 1, комната 6.
По данному адресу располагается исполнительный орган Общества
(Генеральный директор).
Общество является коммерческой организацией, преследующей в
качестве основной цели своей предпринимательской деятельности извлечение
прибыли.
Предметом деятельности Общества являются:
• Хранение и складирование;
• Организация перевозок грузов;
• Транспортная обработка грузов;
• Научно-исследовательские, опытно-конструкторские, проектные,
монтажные и пусконаладочные работы, в том числе в области создания
информационных систем и технологий, вычислительных систем, систем
электрической и радиосвязи, программных продуктов;
• Техническое обслуживание н ремонт офисных машин и
вычислительной техники;
• Продажа и сдача в наем (в аренду) недвижимого имущества
24
производственно-технического назначения;
• Операции с недвижимым имуществом;
• Посреднические услуги при купле-продаже и сдаче в наем (в аренду)
жилья и другого недвижимого имущества непроизводственного назначения.
• Посреднические услуги при культе - продаже продукции
производственного назначения;
• Посреднические услуги при купле-продаже товаров народного
потребления и продуктов питания;
• Посреднические услуги в области транспорта, жилищно-
коммунального хозяйства, бытового обслуживания, образования, культуры,
здравоохранения и науки;
• Посреднические услуги при купли-продажи продукции сельского
хозяйства;
• Строительная деятельность;
• Архитектурная деятельность;
• Обработка металлических отходов и лома;
• Обработка неметаллических отходов и лома;
Организационная структура управления в ООО «ДИСТРИБЬЮТЕРСКАЯ
КОМПАНИЯ» - линейная - руководителю высшего уровня подчинены
несколько руководителей более низкого уровня, которые в свою очередь
возглавляют отдельные функциональные службы. Недостаток такой структуры
– руководитель должен владеть огромным количеством информации об
управляемой им компанией. Данная организационная структура управления не
является совершенной, поскольку отсутствует такое важное подразделение, как
сметно-договорной отдел, который готовит документы для тендера, оферты,
проверяет сметную документацию и расчеты договорной цены; несмотря на
имеющийся парк машин, отсутствует отдел механизации; отсутствует группа по
организации управления и делопроизводства, её обязанности исполняют
работники кадровой службы; в отделе бухгалтерии занято слишком много
работников, не имеющих линейного руководителя (начальника отдела);
25
производственный отдел можно выделить в отдельную функциональную
службу. Проводим анализ персонала фирмы в 2016-2018гг.
Обеспеченность трудовыми ресурсами определяется согласно таблицы 2.
Таблица 2
Обеспеченность предприятия трудовыми ресурсами, чел.
Категория
2016
год
2017
год
2018
год
Абсолютно
е
изменение
Темп,
%
Среднесписочная численность
211
234
260
49
123,2
в том числе
управленческий персонал
7
7
7
0
100,0
служащие
57
60
65
8
114,0
рабочие
144
163
183
39
127,1
прочие
3
4
5
2
166,7
Данные таблицы 2 свидетельствуют о том, что в 2108 году произошел
прирост численности персонала на 49 человек или на 23,2%, в том числе за счет
роста рабочих на 39 человек или на 27,1%, служащих на 8 человек или на 14%.
Рассмотрим структуру персонала компании на рисунке 3.
Рисунок 3. Структура персонала по составу ООО
«Дистрибьютерская Компания» в 2016-2018гг, %
Данные рисунка 3 свидетельствуют о тенденции роста доли рабочих по
аэропорту с 68,2% до 70,4% в 2018 году. Доля этой категории в структуре
персонала максимальна. Доля служащих сократилась на 2% и составила в 2018
году 25%.
3,3
3,0
2,7
27,0
25,6
25,0
68,2
69,7
70,4
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
2016 год 2017 год 2018 год
прочие
рабочие
служащие
управленческий
персонал
26
На следующем этапе проводим анализ структуры персонала по возрасту
на рисунке 4.
Рисунок 4. Состав и структура персонала по возрасту
Данные рисунка 4 позволяют сделать вывод о том, что доля персонала в
возрасте 25-45 лет максимальна и составляет в 2016 году – 35%, в 2017 году –
42%, а в 2018 году – растет до 48%. Доля персонала в молодом возрасте
сокращается с 15% до 10% в 2018 году или на 5%. Доля персонала в более
старшем возрасте от 45 до 60 лет также снижается с 25% до 16% в 2018 году.
Доля персонала старше 60 лет в 2017 году сначала растет резко с 25% в 2016
году до 32% в 2017 году, а потом снижается до 26% в 2018 году. В целом можно
говорить о том, что персонала компании достаточно молодой.
На следующем этапе проводим анализ персонала состава персонала по
уровню образования на рисунке 5.
Рисунок 5. Состав персонала по уровню образования
15
11
10
35
42
48
25
15
16
25
32
26
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2016 2017 2018
свыше ᡪ60 ᡪлет
45-60 ᡪлет
25-45 ᡪлет
18-25 ᡪлет
65
70
75
20
18
15
10
9
8
5
3
2
0%
20%
40%
60%
80%
100%
2016 2017 2018
Прочее
Среднеспециальное
Неполное ᡪвысшее
Высшее
27
Как видно из рис.5, в структуре персонала доля персонала с высшим
образованием максимальна и составляет в 2016 году – 65%, в 2017 году – 70%, в
2018 году – 75%. Таким образом, заметен рост доли персонала с высшим
образованием к 2018 году на 10%, что является положительной тенденцией и
свидетельствует об улучшении образовательного состава персонала. При этом
доля персонала со среднеспециальным образованием к 2018 году сокращается с
10% в 2016 году до 8% в 2018 году, что также является положительной
тенденцией.
Важной составляющей анализа трудовых ресурсов организации является
движение рабочей силы по следующим показателям, представленным на
рисунке 6.
Рисунок 6. Показатели движения персонала ООО
«Дистрибьютерская Компания» в 2016-2018годах
Самой отрицательной тенденцией является тенденция роста
коэффициента текучести персонала в 2017 году на 0,087 , в 2018 году – на 0,005.
0,4
0,07
0,47
0,057
0,998
0,76
0,32
0,35
0,2
0,55
0,144
0,964
0,71
0,11
0,3
0,18
0,48
0,149
0,954
0,74
0,07
0 0,2 0,4 0,6 0,8 1 1,2
КОЭФФИЦИЕНТ ᡪОБОРОТА ᡪПО ᡪПРИЕМУ
КОЭФФИЦИЕНТ ᡪОБОРОТА ᡪПО ᡪВЫБЫТИЮ
ОБЩИЙ ᡪОБОРОТ ᡪРАБОЧЕЙ ᡪСИЛЫ
КОЭФФИЦИЕНТ ᡪТЕКУЧЕСТИ ᡪКАДРОВ
УРОВЕНЬ ᡪТРУДОВОЙ ᡪДИСЦИПЛИНЫ
КОЭФФИЦИЕНТ ᡪПОСТОЯНСТВА ᡪСОСТАВА
КОЭФФИЦИЕНТ ᡪЗАМЕЩЕНИЯ
2018 2017 2016
28
2.2. Анализ организации кадрового документооборота в ООО
«Дистрибьютерская Компания»
Процедура прохождения документов в отделе кадров ООО
«Дистрибьютерская Компания» проходит длительный срок. Затрачивается на
один документ в среднем 3 - 4 дня, что существенно замедляет процесс
получения документа, понижает эффективность рабочего процесса за счет
ожидания.
Этапы прохождения документа:
получение методических указаний от городской кадровой службы;
составление проекта текста, согласовывание, доработка по замечаниям;
отправка на рассмотрение и принятие документа к руководству или
непосредственно в структурные подразделения.
На каждый этап в среднем уходит 1 день, в зависимости от сложности
требуемого документа. В основном затрачивается большое количество времени
на первом предварительном этапе - получение методических указаний от
документа от кадровой службы. На рисунке 7 представлены основные кадровые
процедуры ООО «Дистрибьютерская Компания», в результате создаются
кадровые документы компании:
29
Рисунок 7. Основные кадровые процедуры ООО
«Дистрибьютерская Компания»
Рассмотрим основные кадровые документы компании ООО
«Дистрибьютерская Компания»: штатное расписание, табель учета рабочего
времени, должностная инструкция.
Штатное расписание компании - это основной документ, который
регулирует штатную структуру общества, состав и численность персонала
компании. нем также представлены основные данные по организационной
•Устав общества
•Правила внутреннего трудового распорядка
•Штатное расписание
Документирование общих вопросов управления трудовым
коллективом и расстановки кадров
•Заявление о приеме на работу
•Трудовой договор
•Приказ о приеме работника (работников) на работу
•Личный листок по учету кадров (анкета)
•Автобиография
•Резюме
Документирование заключения трудового договора и приема на
работу
•График отпусков
•Заявление о предоставлении отпуска
•Приказ о предоставлении отпуска
Документирование предоставления отпусков работникам
•Заявление о переводе
•Приказ о переводе
Документы о переводе на другую работу
•Представление о поощрении
•Приказ о поощрении
Документы о поощрении работников
•Объяснительная записка работника
•Докладная записка руководителя структурного подразделения
•Приказ руководителя о наложении дисциплинарного взыскания
Документы о наложении дисциплинарных взысканий
•Заявление об увольнении
•Представление о расторжении трудового договора
•Приказ о прекращении действия трудового договора
Документирование прекращения трудового договора и
увольнения с работы
•Положение о защите персональных данных работников
Документы по защите персональных данных работников
30
структуре компании. Оно составляется в одном экземпляре. Руководитель
утверждает штатное расписание.
Должностная инструкция – это нормативный документ, который издается
компанией и регламентирует деятельность организационно- правового
положения сотрудника, его права и обязанности, ответственность и обеспечение
условий успешной работы.
Основные разделы инструкции отражены на рис.8.
Рисунок 8. Основные разделы должностной инструкции ООО
«Дистрибьютерская Компания»
Табель учета рабочего времени отвечает за контроль соблюдения учета
времени работников, за режимом рабочего времени.
При расчете с персоналом по оплате труда и раздельном ведении
учета рабочего времени допускается применение раздела 1 «Учет рабочего
времени» табеля по форме № Т-12 в качестве автономного документа без
заполнения раздела 2 «Расчет с персоналом по оплате труд». Для учета
рабочего времени применяется форма № Т-13.
«Общие положения»
(подчиненность, нормативные
документы, порядок назначения
на должность, требования к
опыту практической работы и
образованию).
«Функции» (функциональные
обязанности работника).
«Должностные обязанности»
(объем работ в соответствии с
функциональными
обязанностями).
«Права» (права в связи с
выполняемой работой,
включаются выявления
недостатков в пределах своей
компетенции, а также права
внесения предложений по
улучшению работы).
«Ответственность» (в
соответствии с должностными
обязанностями).
«Взаимоотношения» (отношения
со структурными
подразделениями,
должностными лицами, другими
организациями, включая
получение и передачу деловых
документов).
«Организация работы и
критерии оценки деятельности»
(в соответствии с реальными
показателями и результатами
работы должностных лиц).
31
Данный документ может быть составлен в одном экземпляре
начальником отдела кадров. Отметки в табеле производятся на основании
первичных документов (листка нетрудоспособности, предупреждение о
простое, справки и т.д.)
Для отражения ежедневных затрат рабочего времени ООО
«Дистрибьютерская Компания» на каждого работника в табеле отводится:
в форме № Т -12 – две строки (графы 4 и 6);
в форме № Т-13 (графа 4) – четыре строки и графы 15 и 16.
Еще одним из важным кадровых документов является трудовой
договор. Это основной документ, который подтверждает, то стороны заключили
между собой трудовые отношения. Структура трудового договора ООО
«Дистрибьютерская Компания» отражена на рис.9.
Р
Р
Рисунок 9. Структура трудового договора ООО «Дистрибьютерская
Компания»
Трудовой договор подписывается директором и сотрудником компании.
наименование работодателя-
организации или ФИО
работодателя - физического
лица;
ФИО работника; ИНН работодателя;
сведения о документах,
удостоверяющих личность
работника и работодателя -
физического лица;
сведения о представителе
работодателя, подписавшем
трудовой договор, и
документальное основание
его полномочий;
место и дата заключения
трудового договора.
32
Далее рассмотрим такой документ как приказ о приеме на работу ООО
«Дистрибьютерская Компания». Структура текста приказа представлена на
рис.10.
Рисунок 10. Структура текста приказа о приеме на работу ООО
«Дистрибьютерская Компания»
На рис.10 представлена динамика приказов о приеме на работу за
последние три года в компании ООО «Дистрибьютерская Компания».
В 2018 году отделом кадров было оформлено 65 приказов, в 2017 году –
47 приказов, в 2016 году – 32 приказа.
фамилия, имя и
отчество
работника;
табельный номер;
структурное
подразделение;
должность;
условия приема
на работу;
оклад;
основание
издания приказа