13
• Учет и регистрация поступления документов, касающихся личного
состава предприятия, контроль за их использованием
7
.
Правильная организация кадрового делопроизводства имеют большое
значение при соблюдении конституционных прав гражданина на труд и
социальное обеспечение. Документация по личному составу образуется как
результат работы с кадрами предприятия и характеризует правовые, трудовые и
служебные взаимоотношения отдельного лица с учреждением.
Документы по личному составу - к этой группе документов относятся:
заявления, жалобы, предложения, приказы по личному составу, автобиография,
характеристика, резюме, контракты по найму работников, трудовая книжка,
личный листок по учету кадров, личное дело.
В документации по личному составу отображается работа с кадрами:
деятельность предприятия по вопросам учета, принятия, перевода, подготовки,
переподготовки, аттестации, награждения и пенсионного обеспечения кадров.
Служебные документы по личному составу является основанием для:
а) предоставление гражданам документов, удостоверяющих их личность,
должность и профессию;
б) получение льгот, стипендий, пенсий или иного финансового дохода
в) зачисление в резерв, прохождение аттестации, награждения
8
.
Документация по личному составу используется также со справочной
целью. Особенно возрастает значимость этой документации, когда работник
достигает пенсионного возраста, получил травму или профессиональное
заболевание.
В состав входят документы различного функционального назначения:
1. Заявление - официальное сообщение в устной или письменной форме, в
котором излагается определенное просьбу.
7
Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами организации: учебник. 2-е изд. перераб. и доп./ А.Р.
Алавердов. – М. Московский финансово-промышленный университет «Синергия», 2017. – С. 116
8
Шувалова, Н. Н. Основы делопроизводства. Язык служебного документа: учебник и практикум для
академического бакалавриата / Н. Н. Шувалова, А. Ю. Иванова ; под общей редакцией Н. Н. Шуваловой. — 2-е
изд., перераб. и доп. — Москва : Издательство Юрайт, 2019. — С.76.
14
2. Характеристика - это документ, в котором дается оценка деловых и
моральных качеств работника за подписями представителей администрации.
Это официальный документ, который выдает администрация по просьбе
работника.
3. Автобиография - в данном документе указываются все личные
характеристики работника (ФИО, дата рождения, место рождения, сведения об
обучении, сведения о трудовой деятельности, сведения о составе семьи и т.д)
4. Личный листок по учету кадров —это обязательный документ личного
дела работников учреждений, организаций, в котором фиксируются
автобиографические сведения. Его заполняют при оформлении на работу, для
участия в определенном конкурсе.
5. Резюме — это документ, в котором подаются краткие сведения об
обучении, трудовой деятельности и профессиональные успехи и достижения
лица, его составляющего
9
.
В каждом отделе кадров на предприятии должны присутствовать
организационные документы, регламентирующие деятельность организации,
функции и обязанности сотрудников. Сюда входят такие документы:
правила внутреннего трудового распорядка;
положение об отделе кадров;
инструкции (должностные инструкции, инструкции по кадровому
делопроизводству, по технике безопасности и т.д.);
различные положения, регламентирующие работу с персоналом:
положение о персонале, положение о персональных данных, положения о
работе с конфиденциальными документами и др.
10
.
Плановая кадровая документация - это те документы, которые включают в
себя прогнозирование и планирование по части набора кадров, повышение
квалификации работников и численность состава различных категорий рабочих
9
Кабашов С.Ю. Организация и технология документационного обеспечения управления: учебно-методический
комплекс. - Уфа: БАГСУ, 2010. - С. 78
10
Михайлов, Ю.М. Кадровое делопроизводство. Как правильно и быстро оформить важнейшие документы по
персоналу / Ю.М. Михайлов. - М.: Альфа-Пресс, 2017. - С. 67
15
и служащих. И Плановые документы представлены программой социального
развития коллектива, графиками отпусков, командировок, планами
комплектования кадров и др.
Договорная кадровая документация регулирует отношения сотрудников с
работодателем, возникающие на правовом уровне в процессе возникновения
социального партнерства. Они находят свое отражение в различных договорах,
таких как трудовой договор, коллективный договор и т.д.
Для понимания технологического процесса обработки кадровой
документации необходимо оперировать определенными признаками
документов, положенных в основу их группировки.
Первичная группировка кадровой документации обеспечивает быстрый
поиск, повышает оперативность работы с ней, ускоряет выполнения и
осуществления надлежащего контроля. Начинается группировка по
установлению внешнего сходства документов, то есть с выяснения
принадлежности объекта как целостности той или иной качественной
определенности. Однако какую бы из признаков мы не брали, каждый документ
имеет свое название. Пока он не имеет названия, его не отличишь от других, он
вроде растворяется в их общей массе
11
.
Так, по наименованию номинала различают: представление, рапорт,
заявление, протокол, справку, характеристику, служебное письмо, приказ,
объяснительную или докладную записку, приглашение, отчет, акт и тому
подобное.
Согласно первичным признакам классификации различают следующие
группы кадровых документов, в частности: по месту заключения документы
делятся на внутренние, не выходят за пределы учреждения, и внешние, которые
по направлению движения относительно организации делятся на входящие и
исходящие.
11
Панасенко, Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учебное пособие / Ю.А.
Панасенко. - М.: Риор, 2016. - С. 5.
16
К внутренним документам относятся документы, созданные
должностными лицами, исходя из потребностей и задач управления
(Должностная инструкция, положение о кадровой службе и т. п.).
Входящие документы делятся на документы, подлежащие и не подлежат
регистрации.
К исходящим документам относятся:
документы, создаваемые внутри учреждения, и отправляются за ее
пределы для руководства подчиненными органами управления или
должностным лицам (приказы, распоряжения, указания);
документы, подготовленные во исполнение распоряжений высших
органов управления (информационные письма, решения правления, протокол
заседания коллегиальных органов);
документы, подготовленные в ответ на инициативный письмо, жалобу,
заявление или предложение (письма - ответы, письма - заявки, решение, приказ
и т.д.)
12
.
По сложности построения: простые (односложные) и сложные.
Предпочтение отдается простым (односложные) документам - их легче
обрабатывать, контролировать
выполнение, искать, хранить.
По технологии регистрацию: выходящие документы и производные
документы. Так, исходящие учетные документы заполняют в соответствии с
личными документами
граждан. Это: личный листок по учету кадров,
дополнение к личному листку, личная карточка и другие специализированные
учетные документы.
Производные учетные документы
предназначены обеспечить полную,
достоверную информацию по всем направлениям справочной, справочно-
контрольной и отчетной работы по
кадровым вопросам. К производным
учетных документов относятся: алфавитная книга специализированные
карточки персонального учета специалистов; журнальные (книжные) формы
12
Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления. Документооборот и делопроизводство: учебник
и практикум для прикладного бакалавриата / И. Н. Кузнецов. — 3-е изд., перераб. и доп. — Москва:
Издательство Юрайт, 2018. — С.43.
17
регистрации учетных сведений (указательные списки, книги и
журналы учета и
т.д.).
По юридической силе: настоящие (истинные), которые могут быть
действующие и недействительные (потеряли юридическую силу), и поддельные
(фальшивые). По технике воспроизведения: рукописные и воспроизведены
механическим способом.
Таким образом, управление кадровыми ресурсами может быть
представлено в виде документарной поддержки для работы с персоналом, то
есть создания набора документов для создания своевременной и безупречной
работы с документами предприятия.
Современный уровень управления характеризуется тем, что принятие
решений в качестве основной задачи управления осуществляется в условиях
полной или частичной неопределенности, активной, часто агрессивной
оппозиции со стороны конкурирующих сторон. В этих условиях кадровым
службам должны быть поручены задачи эффективной информационной
поддержки для реализации всех управленческих решений на основе
организации поддержки их документации.
1.2. Законодательная и нормативно-методическая регламентация
организации работы с кадровыми документами
Для ведения кадрового делопроизводства работнику кадров необходимо
знать законы и подзаконные акты, которые регулируют вопросы оформления
трудовых отношений на предприятии и различные организации труда.
Самым главным законом конечно же является Конституция РФ, которая в
ст. 37 говорит о том, что каждый гражданин имеет право на отдых и труд;
данная статья также провозглашает права: «на труд в условиях, отвечающих
требованиям безопасности и гигиены; на защиту от безработицы; каждому
работающему по трудовому договору гарантируются установленные
федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и
праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск; на вознаграждение за труд
18
без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного
федеральным законом минимального размера оплаты труда»
13
.
Нельзя не отметить, что основным документом, который регулирует
работу отдела кадров, и всего предприятия в целом, является Трудовой кодекс
Российской Федерации, в котором прописаны все права и обязанности как
работника, так и работодателя.
Указом Президента РФ № 188 от 6 марта 1997 г. утвержден Перечень
сведений конфиденциального характера, к числу которых относятся: «сведения
о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина,
позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за
исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой
информации в установленных федеральными законами случаях»
14
.
Вопросам защиты персональных данных посвящена специальная глава
Трудового кодекса РФ, а также Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ
«О персональных данных»
15
.
В ст. 11 Федерального закона от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ «О
коммерческой тайне» говорится о: «конфиденциальности информации в рамках
трудовых отношений; его положения обязательно учитываются при
оформлении на должность, предполагающую работу с конфиденциальной
информацией, в том числе с персональными данными»
16
[3].
Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о
защите информации» №149-ФЗ от 27.07.2006 определяет важные для любого
кадровика, использующего информационные технологии в работе с кадровыми
документами, понятия: «предоставление информации, информационные
технологии, информационная система, документированная информация, доступ
13
Конституция Российской Федерации" (принята всенародным голосованием 12.12.1993)// в "Собрании
законодательства РФ", 04.08.2014, N 31, ст. 4398.
14
См.: Указ Президента Российской Федерации от 06.03.1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений
конфиденциального характера» [Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL:
http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 10.03.2017)
15
Трудовой Кодекс Российской Федерации// "Собрание законодательства РФ", 07.01.2002, N 1 (ч. 1), ст. 3.
16
Федеральный закон от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 18.04.2018) «О коммерческой тайне»// "Собрание
законодательства РФ", 09.08.2004, N 32, ст. 3283.
19
к информации, конфиденциальность информации, распространение
информации, оператор информационной системы, информация, электронное
сообщение, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель
информации»
17
.
Работнику при оформлении необходимо ознакомиться с нормативно-
правовыми актами, а также с законами, регулирующими социальное
страхование, пенсионное обеспечение и другими необходимыми документами,
а работник кадров должен их предоставить.
Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен
иметь возможность ознакомиться с упомянутыми выше нормативно-правовыми
актами, а также с законодательством о социальном страховании, пенсионным
законодательством и т. п. Поэтому пакет из них должен быть в каждой кадровой
службе.
Каждая служба кадров в своей деятельности руководствуется, помимо
законодательных актов, также методическими нормативными документами,
регламентирующими процедуру выполнения отдельных действий (операций,
записей и т. п.).
Важнейшее место среди таких документов занимают нормативные акты,
касающиеся работы с трудовыми книжками:
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 №
225 «О трудовых книжках» регулирует правила изготовления бланков трудовых
книжек, введения и хранения трудовых книжек, а также обеспечение ими
работодателей
18
.
17
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 19.07.2018) «Об информации, информационных
технологиях и о защите информации»// Собрание законодательства РФ", 31.07.2006, N 31 (1 ч.), ст. 3448
18
Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»
[Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/ (дата обращения:
10.03.2019)
20
Вопросы хранения, комплектования, учета и использования архивных
документов регламентированы Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ
«Об архивном деле в Российской Федерации»
19
.
Также приказ «Об утверждении правил организации хранения,
комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда
Российской Федерации и других архивных документов в органах
государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» от
31.03.2015 г. №526
20
. Данный приказ регулирует порядок формирования дел,
требования к номенклатурам дел, порядок составления, виды, заполнения и т.д.
В законе также предписаны требования к следующим видам ведения
делопроизводства: «организация и порядок проведения экспертизы ценности
документов в делопроизводстве; порядок выделения документов к
уничтожению; подготовка дел к передаче в архив — оформление дел
(нумерация, подшивка, дооформление обложки, составление описей, передача в
архив), а также вопросы работы с документами в архиве»
21
.
Также необходимо упомянуть о нормативных документах, разработанных
Центральным бюро нормативов по труду, которые содержат нормы рабочего
времени на работы, которые выполняются сотрудниками управленческого
аппарата. Данные нормативные документы носят рекомендательный характер и
содержат в себе виды работы с определенными нормами времени на их
выполнение, а также содержит в себе информацию по режиму труда и отдыха,
организации труда, санитарные нормы и грамотного оборудования рабочих
мест
22
.
19
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ (ред. от 28.12.2017) «Об архивном деле в Российской
Федерации»// "Собрание законодательства РФ", 25.10.2004, N 43, ст. 4169
20
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 «Об утверждении правил организации хранения,
комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других
архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях»
[Электронный ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/(дата обращения:
10.03.2019)
21
Решение Коллегии Росархива от 06.02.2002 «Основные Правила работы архивов организаций" [Электронный
ресурс]: система «Консультант Плюс». URL: http://www.consultant.ru/online/ (дата обращения: 10.03.2018)
22
Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 N 23 «Об утверждении норм времени на работы по
документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»//
Бюллетень Минтруда РФ", N 4, 2002 (Постановление)
21
Кроме обязательных нормативно-правовых и методических документов,
кадровые службы организации должны руководствоваться документами,
которые разрабатываются в самом предприятии. Основным из них является
устав организации, который представляет из себя собрание правил,
определяющих полномочия и порядок деятельности организации.
Кадровой службе на предприятии необходимо знать цели и задачи
организации, которые прописаны в уставе, также необходимо подобрать
грамотные и компетентный персонал для эффективного выполнения этих самых
задач. Устав так же включает в себя порядок назначения и снятия руководителя,
определяет управленческий состав, и регламентирует вопросы, связанные с
подбором и расстановкой кадров. Устав подлежит обязательной
государственной регистрации, и должен быть в нескольких экземплярах, один
из которых, обязательно должен находится в отделе кадров.
Выводы по первой главе. Выводы по первой главе: каждая компания,
независимо от количества сотрудников, сферы деятельности или формы
учреждения, сталкивается с необходимостью оформления, ведения и хранения
кадровой документации. У каждого кадровика должен быть составлен и
утвержден для внутреннего пользования ряд кадровых документов - приказы,
положения, табели и т.д.
Основными делопроизводственными функциями системы Отдела кадров
являются:
Обеспечение структурных подразделений предприятия кадрами
рабочих, руководителей, специалистов и служащих в соответствии с
утвержденным штатным расписанием;
Отбор кадров для структурных подразделений предприятия с учетом
профессиональных и квалификационных требований и условий труда;
Участие в работе по прогнозированию и определению потребности в
кадрах для предприятия;
22
Подготовка предложений по назначению руководителей, специалистов,
которые и служат дирекции.
На федеральном уровне регулируется такими нормативно-правовыми
актами, как:
1. Конституция РФ
2. Трудовой кодекс РФ
3.Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и
о защите информации» №149-ФЗ от 27.07.2006
4.Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 №
225 «О трудовых книжках» и др.
Выводы по 1 главе.
Схема документооборота организации составляется с учетом того, какие
из подразделений участвуют в обороте документации и каков его объем. Объем
документооборота выражается в количестве документов, зарегистрированных в
журналах входящей, исходящей и внутренней документации или в
автоматизированной системе учета. За учетную единицу при регистрации
бумажного документа принимается один его экземпляр, при этом неважно,
оригинал это или копия, поступившая как входящие.
Основы кадрового делопроизводства включают весь процесс составления
бумаг, их заполнение, отчетность по персоналу, который работает в компании.
Каждый изданный имеет юридическую силу, включая те, что формируются на
основании заявления сотрудника. Кадровым производством зачастую
занимается отдел кадров, функциями которого является такая кадровая работа:
начисление заработной платы;
оформление отпусков, больничных;
оформление справок.
Работа по персоналу регулируется целым рядом нормативных законов,
приказов и сводом правил регионального или государственного уровня.
Неисполнение указанных в нормативной базе требований является нарушением.