64
надлежащие ус ловия для эффе ктивной работ ы всей орг анизации. Это з ависит
от с вязей между че ловеком и че ловеком, ру ководителе м и подчинѐ нным.
Взаи моотношени я работнико в в коллект иве, внутре нняя среда, а г лавное
успе шная и приб ыльная деяте льность все й работы ор ганизации во многом
зависят от пр авильной ор ганизации и пр авильного фу нкциониров ания систе мы
управле ния человечес кими ресурс ами.
Очень важно учест ь, что систе ма управле ние персон алом или от дел
кадров я вляется своеобр азным связу ющим звено м между дире ктором
орг анизации и все ми остальн ыми звенья ми (структур ными подраз делениями).
Действующее устро йство систе мы делопро изводства ООО "ЭКСКОМ"
имеет ряд недост атков, а именно отсутст вует четкий порядок регистрац ии
документо в (директи вы по лично му составу ф иксируются с у казами по
ос новной деяте льности); и меются нару шения прав ил подгото вки и офор мления
доку ментов; нет переч ня дел организации. При внутре нней переп иске
работ ники общества применяют два вида доку ментов – служебные и до кладные
за писки.
Служебная з аписка – акт, не во шедший в и меющуюся оф ициальную
с истематиза цию, широко пр именяется пр и передаче и сообщен ии информа ции
от первого должностно го лица ино му. При это м записка ис полняет особу ю роль
– уведомление ру ководителя о не штатных обст ановках, ср ывах прави л
внутренне го распоря дка и т.д.
Улучшение у правления пре дприятием не возможно пре дставить без
у лучшения стр атегии кадро вой полити ки и методо в управлен ия персона лом.
Измене ния в эконо мической и по литической с истемах в н ашей стране несут
о дновременно к ак больше воз можностей, т ак и серьез ные угрозы д ля каждой
л ичности, в нося значите льную степе нь неопреде ленности в ж изнь практ ически
каж дого челове ка. Управле ние персон алом в тако й ситуации пр иобретает
бо льшую знач имость.
В целях улуч шения упра вления персо налом нужно:
- улучшить ор ганизацию к адрового п ланировани я, правиль но спрогноз ировать
65
потребность в персо нале;
- улучшить с истему оце нки, отбор а, управле ния занятост ью и
професс иональной ор иентацией персо нала;
- проводит ь мероприят ия по урегу лированию гру пповых и л ичностных
вз аимоотноше ний в колле ктиве, а т акже взаимоот ношений с ру ководителе й
предприят ия;
- проводит ь обучение и по вышение кв алификации р аботников.
Одновременно до лжно повыш аться качест во управле нческого тру да
путем у лучшения е го организ ации. Для это го необход имо сделат ь следующее:
- освободит ь руководите ля от работ ы, которые мо гут быть в ыполнены
шт атными спе циалистами;
- своевреме нно опреде лять потреб ности разв ития участ ка управле ния и решат ь
поставле нные задач и;
- совершенст вовать лич ный труд;
- создать це лесообразн ые пропорц ии при рас пределении р абочего вре мени
(увел ичить количест во времени д ля собстве нной работ ы и уменьш ить затрат ы
времени н а проведен ие совещан ий);
- создать необ ходимые ус ловия для эффе ктивной упр авленческо й деятельност и
путем со вершенство вания орга низации упр авления;
- совершенст вовать отно шений между уч астками упр авления.
Для полноце нной работ ы нужно ре гулировать и меющиеся не достатки в
фу нкциях кадро вой службы ООО «ЭКСКОМ». Отделу к адров следует бо лее
усилено уч аствовать в р аботе комисс ий по вопрос ам кадров, и осу ществлять
бо лее деталь ный контро ль за деяте льностью стру ктурных по дразделени й
организа ции, так как в с вязи с нек ачественны м отбором персо нала наблю далась
част ая смена сотру дников.
Чтобы оптим изировать де ятельность ме неджеров все х уровней в ООО
«ЭКСКОМ» необходи мо внедрен ие комплекс ной програ ммы по сле дующим
напр авлениям:
-совершенствование ор ганизацион ной структур ы управлен ия, сокраще ние
66
числа упра вляющего а ппарата за счет чет кого перер аспределен ия
квалификационных и до лжностных об язанностей;
-пересмотр до лжностных и нструкций д ля сбаланс ированност и обязанностей
сотру дников тор говой фирм ы, прав и от ветственност и, поддерж ания наибо лее
эффект ивной техно логии упра вления в ООО «ЭКСКОМ», предусм атривая
пор ядок выпол нения и вз аимосвязь у правленчес ких работ в простр анстве и
вре мени;
-составление професс иограммы ме неджера по у правлению и нфраструктуро й
торговой ф ирмы;
-учет в эта пности в ст ановлении и р азвитии тру дового кол лектива фир мы по
мере ее р азвития;
-определение путе й и методо в оказания в лияния на тру довую этику и мор аль
подчине нных торго вой организ ации;
-формирование ор ганизацион ной привер женности персо нала фирмы.
Рассмотрим пре длагаемые меро приятия бо лее деталь но.
Организационная стру ктура аппар ата управле ния торгово й фирмы
до лжна иметь с ледующий в ид (рис. 2).
Рисунок 7. Предлагае мая схема а ппарата упр авления ООО
«ЭКСКОМ»
Директор
Юридический от дел
Техотдел -
м атериальны й
Отдел кадро в
Товаровед
Продавца, к ассиры
Техперсонал ( грузчики,
убор щицы)
Директора м агазинов
Секретарь
67
Управленческий а ппарат может б ыть сокраще н за счет у празднения
до лжностей:
-заместителя д иректора (е го функции бу дут выполн ять директор а
магазино в);
-администратора (эт и функции в м агазинах мо гли бы быт ь возложен ы на
старш их продавцо в);
-должности г лавного ин женера, ин женера по те хники безо пасности,
з аведующего с кладом целесообр азно объед инить работо й единого те хническо-
м атериально го отдела; фу нкции отде ла снабжен ия также до лжны быть
пере даны в этот от дел.
Таким образо м будут укре плены верт икальные и гор изонтальные с вязи
между ме неджерами ф ирмы с бол ьшим объемо м делегиро вания полно мочий.
Положительные ф акторы деле гирования по лномочий:
-делегирование ос вобождает ру ководителя от в ыполнения
нес войственны х, рутинны х операций, в ысвобождая вре мя для реше ния важных
и т ворческих во просов;
-делегирование я вляется це ленаправле нной формо й повышени я
квалифик ации сотру дников и с пособствует ис пользовани ю их
професс иональных з наний и оп ыта;
-делегирование по ложительно в лияет на мот ивацию сотру дников. Он и
чувствуют себ я хозяевам и на участ ках работы, а это с пособствует р аскрытию
с пособносте й, проявле нию инициат ивы и самосто ятельности.
В результате про ведения ау дита кадро вого докуме нтооборота б ыли
также в ыявлены нару шения. Это оз начает, что ор ганизация соб людает не все
уст ановленные требо вания, а и менно нет чет кого контро ля хранени я трудовых
к нижек сотру дников, что мо жет привест и к их утере; отсутствует гр афик
отпус ков сотруд ников: рабоч ие сами выб ирают, ког да могут по йти в отпус к,
что так же может по влиять на р аботу магаз инов, что мо жет привест и к
переработ ке других про давцов и обр азованию ко нфликтных с итуаций на
р аботе.
68
Для соверше нствования ве дения кадро вого докуме нтооборота в ООО
«Э КСКОМ» предлагается разработать модель стандарта аудита, котор ый будет
ис пользоватьс я как «мето дические у казания» и ли «справоч ное пособие»
к адровой слу жбы организ ации. В да нном станд арте будет из ложена вся
необ ходимая инфор мация по переч ню, заполне нию докуме нтов и проч ая
другая, необ ходимая пр и какой-либо про верке.
Но все же ос новным путе м совершенст вования упр авления ка драми
пред приятия яв ляется совер шенствован ие управле ния его фи нансовой и
э кономическо й деятельност и.
3.2. Оценка эффе ктивности пре дложенных ре комендаций
На сегодня шний день к адровый ау дит выступ ает как мето д контроля и
эффе ктивности с истем упра вления персо налом. На ос нове кадро вого аудит а
внедряютс я новые мето ды и систе мы управле ния персон алом.
Кадровый ау дит способст вует построе нию «сильно й организа ции»,
котор ая готова к л юбым измене ниям во вне шней среде.
Результаты, котор ые должны б ыть получе ны от кадро вого аудит а:
1. выявить ос новные кадро вые пробле мы с выясне нием их пр ичин;
2. разработать про граммы по о птимизации з атрат на у правление
персо налом орга низации;
3. оценить сте пени соответст вия сущест вующей стру ктуры и
чис ленности к адрового сост ава;
4.найти крит ические точ ки и зоны р иска в сло жившейся с истеме
упр авления персо налом;
5.оценить гото вность персо нала к реа лизации це лей и задач
ор ганизации;
6.выявить яв ные, скрыт ые и потен циальные источ ники угроз и р исков,
связ анных с персо налом;
7.разработать ре комендации по о птимизации и по вышению
69
эффективности у правления че ловеческим и ресурсам и.
Одной из в ажных сторо н кадрового ау дита являетс я вопрос
пр авильности з аполнения к адровых до кументов. Для повыше ния
эффект ивности упр авления необ ходимо уде лять достаточ ное вниман ие
соверше нствованию р аботы с до кументами, в то м числе ка дровыми. На
сегодня шний день офор мление кадро вых докуме нтов и соб людение требо ваний
Трудо вого Кодекс а Российско й Федераци и очень тес но связаны с
бу хгалтерски м учетом ор ганизации и н алогообложе нием. Напр имер,
непр авильное з аполнение пр иказов, пр инятие сотру дников без офор мления
тру довых дого воров или отсутст вие положе ния о прем ировании пр ивезет к
р искам непр изнания рас ходов на о плату труд а в целях н алогообложе ния
прибыл и и финансо вым потеря м организа ции при на логовой про верке. Так же
руковод ителю нельз я забывать о р исках штрафо в при провер ке трудово й
инспекцие й, поэтому бу хгалтерска я и кадров ая работа до лжны быть чет ко
согласо ваны и осу ществлятьс я своевреме нно на профессиональном уро вне.
Аудит кадро вого докуме нтооборота – это а нализ кадро вых докуме нтов
на пре дмет их соот ветствия тру довому зако нодательст ву Российс кой
Федера ции, а так же требова ниям самой ко мпании.
При проведе нии кадрово го аудита про веряется пр авильность
офор мления доку ментов, их по лнота, соб людение требо ваний
зако нодательст ва.
В результате в недрения с воего стан дарта аудит а кадровая с лужба будет
с ама выявлят ь все поте нциальные р иски по штр афам. Приче м, это могут б ыть
штрафы не то лько трудо вой инспек ции, мигра ционной слу жбы, но и н алоговой
и нспекции, т ак как от пр авильности офор мления кадро вых докуме нтов завис ит
обоснов анность рас ходов на о плату труд а, которые у меньшают
н алогооблаг аемую приб ыль. Также с пециалист, котор ый ведет к адровый учет,
с может не то лько узнат ь о недочет ах своей р аботы, но и по высить сво й
профессио нальный уро вень, испо льзовать все по лученные з нания в да льнейшей
р аботе.
70
Один из кр итериев оце нки использо вания стан дартов ауд иторами – это
пр авильность р азработки и пр именения в нутренних пр авил аудит а. Внутрен ние
стандарт ы аудита обес печивают е диный подхо д к аудиторс кой провер ке в
данно й аудиторс кой фирме. Н аличие систе мы внутрен них стандарто в является
необ ходимым по казателем професс ионализма де ятельности ау дитора в
ор ганизации. О ни должны в ключать в себ я конкретн ые рекомен дации,
поз воляющие ау диторам на пр актике опре делить чет кий порядо к своих
де йствий по в ыполнению требо ваний прав ил (стандарто в) и по по вышению
качест ва аудиторс ких проверо к.
Контроль з а соблюден ием сотруд никами поло жений внутре ннего
стан дарта могут вест и:
- руководст во организ ации;
- лицо, наз наченное ру ководителе м;
- разработч ик внутриф ирменных ст андартов.
Форма и пор ядок подгото вки стандарто в будут разр аботаны
ор ганизацией с амостоятел ьно. За ос нову разработ ки организ ация может вз ять в
качест ве термино логической б азы перече нь термино в и опреде лений,
испо льзуемых в ст андартах ау диторской де ятельности и, по мере
необ ходимости, с амостоятел ьно дополн ять его ну жными терм инами.
Разработка мо дели станд арта кадро вого аудит а поможет м аксимально
со кратить име ющиеся нару шения в ор ганизации.
Выводы по г лаве 3.
Таким образо м, можно с делать выво д, что ауд иторский ст андарт будет
с пособствов ать внедре нию эконом ического ме ханизма ре гулировани я аудита и
соз давать мето дическую б азу не тол ько для его про ведения, но и
ис пользоватьс я как спра вочное пособ ие по кадро вому докуме нтообороту ООО
«Э КСКОМ».
71
Заключение
Подводя ито ги выпускно й квалифик ационной р аботы можно с делать
сле дующие выво ды.
Проведенный аудит кадро вого докуме нтооборота позволил выявить:
а)соответствие к адрового поте нциала цел ям организ ации и стр атегиям
раз вития;
б)соответствие де ятельности персо нала нормат ивно-право вой базе;
в)эффективность к адровой работ ы;
г)причины ка дровых проб лем и возмо жные пути и х разрешен ия.
Кадровый ау дит – это о ценка кадро вого потен циала орга низации,
котор ая выявляет: – соот ветствие к адрового поте нциала цел ям организ ации и
стр атегиям раз вития; – соот ветствие де ятельности персо нала нормат ивно-
право вой базе; – эффе ктивность к адровой работ ы; – причи ны возника ющих
кадро вых пробле м (рисков) и воз можные пут и их разре шения или с нижения
не гативного воз действия. Г лавной цел ью аудита персо нала являетс я оценка
эффе ктивности и про изводитель ности деяте льности персо нала.
Аудит являетс я способом н аблюдения и и нструменто м управлен ия,
которы й позволяет ре шать пробле мы в сфере тру довых отно шений.
Кадровый ау дит позвол яет максим ально широ ко и объект ивно оценит ь
состояние и эффе ктивность у правления персо налом пред приятия, в ыявить все
несоот ветствия и разработ ать рекоме ндации по и х устранен ию, повысит ь
качество у правления пре дприятием.
Реализации поставлен ных целей пос ледовало решение следующих з адач:
- изучено понятие, структур а и организ ация кадрового до кументооборота;
- изучен Уст ав, проана лизирована стру ктура упра вления ООО
«Э КСКОМ»;
- проведен а нализ и ау дит кадрово го документооборот а в ООО
«Э КСКОМ»;
- разработ аны меропр иятия, напр авленные н а усоверше нствование
к адрового до кументооборот а на предпр иятии.
72
Раскрытие теорет ических ос нов исследо вания позво лило присту пить к
пра ктическому а нализу состо яния кадро вого аудит а.
Аудит в Росс ийской Федер ации не имеет пр ямого зако нодательно го
регулиро вания, лиш ь частично ко нтролируетс я государст вом.
По результ атам второ й главы, в которо й был прове ден аудит к адрового
до кументооборот а, были сдел аны следую щие выводы: организац ия имеет р яд
нарушен ий, что мо жет негати вно повлият ь на ее работу. Отсутст вует ряд
до кументов, об язательных к з аполнению, нет чет ко отведен ного места д ля
хранени я документ ации по офор млению сотру дников.
Для соверше нствования ве дения кадро вого докуме нтооборота в ООО
«Э КСКОМ» реко мендована р азработка с воего собст венного ст андарта
ау дитора, котор ый будет с лужить мето дическим у казанием к адровой слу жбы
предпр иятия. В не м будет из ложена вся необ ходимая инфор мация по переч ню,
заполне нию докуме нтов и дру гая, необхо димая при к акой-либо про верке. В
резу льтате вне дрения дан ного станд арта кадро вая служба ООО «Э КСКОМ»
будет с ама выявлят ь все возмо жные риски по штр афам. Спец иалист или
н азначенное л ицо сможет не то лько узнат ь о недочет ах, но и по высить сво й
профессио нальный уро вень и испо льзовать его в д альнейшей р аботе, а т акже
будет уст ановлен ко нтроль за хр анением и ве дением доку ментации
ор ганизации.
Таким образо м, аудиторс кий стандарт бу дет способст вовать вне дрению
эко номического ме ханизма ре гулировани я аудита, создават ь методичес кую
базу не то лько для е го проведе ния, но и ис пользоватьс я как спра вочное пособ ие
по кадро вому докуме нтообороту ООО «Э КСКОМ».
73
Список использованной л итературы
1.ГОСТ Р 7.0.8- 2013. Систе ма стандарто в по инфор мации,
библиотечному и из дательскому де лу. Делопро изводство и ар хивное дело.
Тер мины и опре деления. - В вед. 2014-0 3-01. - М.: Ф ГУП "Станд артинформ",
2014. - Пу нкт 84.
2.Андреева В. И. Делопро изводство: Пр акт. пособ ие: 8-е из д., перераб. и
до п. – М.: И нтел-Синтез, 2008. 340 с.
3.Андреева В. И. К адровое де лопроизводст во: систем а кадровой
до кументации / В. И. А ндреева. С правочник се кретаря и оф ис-менеджер а. - М.:
- 2007. - 64 с.
4.Алавердов, А. Р. Управле ние человечес кими ресурс ами организ ации :
учеб ник / А.Р. А лавердов. - 3-е из д., перераб. и до п. - Москв а : Универс итет
«Синер гия», 2017. - 681 с.
5.Андропова И. Ю. Кадровое де лопроизводст во: Докуме нтация — М.:
Из дательский це нтр «Акаде мия», 2011. – 16 3 с.
6.Быкова Т.А., С анкин Л.В., До кументацио нное обеспече ние управле ния
негосу дарственны х организа ций: Учеб. пособ ие. – М.: И НФРА-М, 2010. – С.
247.
7.Волохович С. В нутренний ау дит кадрово й документ ации. Общие
по ложения / С. Во лохович // Я - с пециалист по к адрам. - 2011. - № 1 2.
8. Волохович С. В нутренний ау дит порядк а ведения и хр анения
тру довых книже к / С. Воло хович // Я - с пециалист по к адрам. - 2011. - № 1 3,18.
9. Захаркина, О. И. К адровая слу жба предпр иятия. Дело производст во,
докуме нтооборот и нор мативная б аза / О.И. З ахаркина, Д. Е. Гусятни кова, М.А.
Ш итова. - М.: О мега-Л, 2015. - 260 c.
10.Касьянова Г. Ю. Ор ганизация к адровой работ ы и докуме нтационное
обес печение. – М.: Аб ак, 2012. – 3 24 с.
11.Кибанов, А. Я. Служба у правления персо налом: Учеб ное пособие. -
М.: К НОРУС, 2010. - С. 101.
12.Корнеев И. К., Пшенко А. В., Машурце в В.А., Упр авление