4
Содержание
Введение……………………………………………………………………………..5
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового
Документооборота.....................................................................................................8
1.1. Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота………...…8
1.2. Структура кадровой документации…………………………………………..12
1.3. Организация кадрового документооборота………………………………….17
Выводы по главе 1………………………………………………………………...26
Глава 2. Исследование организации кадрового документооборота в ООО
«ЭКСКОМ»………………………………………………………………………...27
2.1. Краткая характеристика и анализ деятельности объекта исследования…...27
2.2. Анализ кадрового документооборота………………………………………...42
2.3. Аудит организации кадрового документооборота в ООО «ЭКСКОМ»…...51
Выводы по главе 2………………………………………………………………...62
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота в
ООО «ЭКСКОМ»………………………………………………………………….63
3.1. Разработка предложений по организации кадрового документооборота,
направленных на его совершенствование…………………………………...……63
3.2. Оценка эффективности предложенных рекомендаций……………………..68
Выводы по главе 3………………………………………………………………...70
Заключение………………………………………………………………………...71
Список использованной литературы…………………………………………..73
Приложения………………………………………………………………………..76
5
Введение
В современных организациях кадровый документооборот занимает
важное место в системе управления персоналом. Управление организацией
требует создания определенных управленческих документов, которые
выступают качестве носителей информации, выступают как элемент
внутренней организации любого предприятия, обеспечивая взаимодействие
структурных подразделений и отдельных работников. Они имеют не только
юридическое значение, но и служат основанием для принятия управленческих
решений, являются доказательством их исполнения, а также материалом для
справочно-поисковой работы.
Кадровая работа – это деятельность органов управления, кадровых служб,
должностных лиц, содержанием работы которой является практическая
реализация целей, задач, принципов кадровой политики, а также это
совокупность форм, направлений и технологий работы с персоналом.
Организация кадрового документооборота необходима как для
государственных, так и для коммерческих учреждений. Вся работа кадровой
службы документируется и требования по ведению кадровой документации
предусмотрены действующим законодательством.
Актуальность данной выпускной квалификационной работы
заключается в том, что в современной организации кадровый документооборот
занимает важное место в системе процессов и является мощным инструментом
управления персоналом.Поддержка надлежащего порядка в кадровом учете
является важнейшей обязанностью фирмы.Для повышения эффективности
управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию
работы с документами, в том числе кадровыми, так как всякое управленческое
решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Также организация работы с кадровыми документами влияет на качество
работы службы персонала, организационную культуру и культуру труда
6
работников. От того, насколько профессионально ведется кадровая
документация, зависит успех управленческой деятельности организации в
целом.Поэтому грамотный работник службы персонала должен уметь не только
правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды
работ выполняются с этими документами.
Объектом исследования выступает общество с ограниченной
ответственностью «ЭКСКОМ».
Предмет исследования: кадровый документооборот общества с
ограниченной ответственностью «ЭКСКОМ».
Целью работы является исследование кадровой работы, выявление
проблем и разработка современноймодели организации кадрового
документооборота, а также его усовершенствование на примере ООО
«ЭКСКОМ».
Исходя их поставленной цели можно выделить следующие задачи:
- изучить понятие, структуру и организацию кадрового
документооборота;
- ознакомиться с Уставом, проанализировать структуру управления и
финансовые отчетные документы ООО «ЭКСКОМ»;
- провести анализ и аудит кадрового документооборота в ООО
«ЭКСКОМ»;
- разработать мероприятия, направленные на усовершенствование
кадрового документооборота на предприятии.
Теоретической и методологической основой исследования послужили
работы и статьи как отечественных, так и зарубежных ученых и практиков:
Семенихин В.В., Кадровый документооборот. - М.: Эксмо, 2010. - 359с.;
Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные
технологии): учебник для вузов / Т.В. Кузнецова. — М.:Издательский дом
МЭИ, 2011 — 344 с.; Красавин А. Номенклатура дел кадровой службы //
Служба кадров и персонал. - 2014. - № 2. - С. 91, Захаркина, О. И. Кадровая
служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база /
7
О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова, М.А. Шитова. - М.: Омега-Л, 2015. - 260 c.,
Леонов, В. Кадровое делопроизводство на компьютере / В. Леонов. - М.: Эксмо,
2011. - 368 c. и другие.
Информационной базой послужили законодательные и нормативно-
правовые акты,литературные источники, периодические издания, Интернет-
ресурсы, а также документы ООО «ЭКСКОМ», характеризующие работу с
кадрами.
Практическая значимостьисследования состоит в возможности
использования разработанных в третьей главе рекомендаций по
совершенствованию кадрового документооборота в практику деятельности
кадровой службыООО «ЭКСКОМ».
Работа структурно состоит из введения, трѐх глав, заключения и списка
источников, использованных в ходе проведения исследования.
8
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового
документооборота
1.1. Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота
Любая организация существует только тогда, когда есть работающие в
ней люди. Открытие любой организации начинается с оформления документов
и подбора сотрудников. Наличие службы кадров или специально выделенного
квалифицированного работника, занимающегося оформлением документов,
обязательно для любого для любой организационно-правовой формы.
Правильное и корректное ведение кадровой документации позволяет грамотно
построить взаимоотношения с работниками организации, в том числе и
юридически, а также избежать риски в процессе разрешения каких-либо
трудовых споров с персоналом. Очень часто кадровые документы становятся
предметом интереса со стороны органов контроля, могут быть пригодны во
время налоговых проверок.
Документ -это материальный объект с закрепленной на нем информацией
для передачи ее во времени и пространстве. Он выполняет следующие
функции:
1) информационную – документ создают для хранения и предоставления
какой-либо информации;
2) организационную – документы устанавливают и упорядочивают
действия участников правовых отношений;
3) коммуникативную – документ выступает средством обмена
информацией между организацией и другими общественными органами;
4) юридическую – выполняют информационную и организационную
функции; средство оформления и закрепления юридических действий;
5) воспитательную – документ дисциплинирует исполнителя, требует
высшего уровня образовательной подготовки, повышает престиж организации.
Документы необходимы в организации для:
9
эффективной и упорядоченной деятельности;
формирования и документального фиксирования организационных
и управленческих решений;
обеспечения согласованности управленческой и административной
деятельности;
обеспечения непрерывной деятельности в условиях чрезвычайных
ситуаций;
соблюдения требований нормативно-правовых актов,
регулирующих сферу деятельности организации во всех ее появлениях;
защиты интересов организации и прав ее сотрудников и клиентов, а
также других заинтересованных лиц;
обеспечения защиты и поддержки при возможных судебных
разбирательствах, связанных с деятельностью организации.
1
Документы многообразны, и каждый вид документа — приказ,протокол,
устав, справка, письмо и т.п. — имеет свои особенности,что определяет
правила работы с ними.Важно организовать правильное хранение документов,
чтобы при необходимости их можно было быстро найти. Порядок хранения
документов регламентирован нормативно-методическими актами.
Составлением и оформлением документов занимаются практически все
сотрудники кадровых служб. Поэтому требования, предъявляемые к
составлению и оформлению кадровой документации, должен знать каждый
сотрудник кадровой службы. В службе кадров, где работают несколько
сотрудников, выделяют лицо, которое отвечает за сохранность документов.
Еще более регламентирован этап обработки документов для архивного
хранения. Помимо оперативного значения часть документовимеет научную,
общественно-историческую ценность, определяемуюпо критериям,
установленным архивными органами. Сохранностьэтой части документов
особенно важна. После истечения срока иххранения в архиве учреждения
1
Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А., Управление документами: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2012. – С.
4.
10
многие из них передаются на хранениев архивы документов по личному
составу. Лица, виновные в утратеили гибели кадровых документов, могут быть
привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив, надо
хорошо знатьи соблюдать требования, разработанные архивными
учреждениями.
Документооборот – движениедокументовв организации с момента их
создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или)
направления в дело.
2
Организация документооборота включает такие операции
с документами, как их получение, рассмотрение и распределение, передача на
исполнение, организация исполнения и отправка.
Общие принципы организации документооборота:
оперативность движения документов, его целенаправленное
регулирование и оптимальное осуществление;
обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии
обработки основных категорий документов;
исключение инстанций прохождения и действий с документами, не
обусловленных деловой необходимостью.
Отношение к документам в организации имеет каждое подразделение:
бухгалтерия, юридические и кадровые отделы и другие. Все службы и
подразделения часто взаимодействуют между собой, таким образом происходит
обмен информацией посредством документов. Для упорядочения внутренней
деятельности организации необходимо четко определить направления и сроки
движения конкретных документов. Для этого составляется график
документооборота.
График документооборота - это схема, которая характеризует процедуру
перемещения первичных документов в организации от момента их создания до
момента передачи на хранение. Он помогает:
1) упорядочить процесс работы с документами;
2
www.wikipedia.ru.
11
2) рационально распределить «документальные» обязанности между
работниками;
3) сократить задержки времени при обработке документации;
4) избежать рабочих конфликтов;
5) осуществлять контроль за соблюдением сотрудниками функций по
обработке документов и выявлять недостатки на каждом этапе работы;
6) своевременно формировать отчетность.
Большинство кадровых документов имеют огромную значимость и
важность. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть
чрезвычайно серьезным.
Ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить
сразу несколько задач:
документально оформить трудовые отношения, формализовать
кадровые процедуры у конкретного работодателя;
построить систему управления персоналом, отвечающую
стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности
как для работников, так и для работодателя;
разрешить трудовые споры.
3
Трудовой кодексе Российской Федерации не содержит требования к
оформлению документов, за исключением требования об обязательном
подписании приказов (распоряжений) по личному составу работодателем и
отметке об ознакомлении работника с содержанием приказов (распоряжений), а
также локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовой
функции работника и коллективного договора. К форме трудового договора
предъявлено следующее требование: заключать его в письменной форме и
составлять в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами.
3
Семенихин В.В., Кадровый документооборот. – М.: Эксмо, 2010. – С. 3.
12
Правила оформления документов, входящих в систему организационно-
распорядительной документации определены ГОСТом Р 6.30-
2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов"(принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3
марта 2003 г. N 65-ст). Этим стандартом установлены требования к
оформлению реквизитов документов и требования к бланкам документов.
Составлениедокументов занимает значительную частьрабочего времени
к аждого сотру дника упра вленческого а ппарата, втом числе и р аботников
к адровой слу жбы, и требует бо льших усил ий. Чтобы сост авить полно ценный
доку мент, преж де всего н адо хорошо знать осве щаемый в не м вопрос и в ладеть
дост аточной инфор мацией.
1.2. Структура к адровой до кументации
Кадровая до кументация – со вокупность фор м (документо в), отража ющих
налич ие и движе ние трудов ых ресурсо в. Кадровая до кументация в ыполняет
фу нкцию по учету к адров и яв ляется нако пителем персо нальных да нных,
получ аемых при пер вичной рег истрации и пос ледующей обр аботке
необ ходимых све дений по сост аву и движе нию кадров.
Любой работо датель в про цессе свое й работы ст алкивается с
необ ходимостью по дбора сотру дников с необход имым уровне м квалифик ации,
професс иональных и л ичных качест в, способн ых решать пост авленные
тру довые задач и, а также осу ществлением работ ы по оформ лению, веде нию и
сохр анению кадро вой докуме нтации. В процессе воз никновения и
до кументально го оформле ния трудов ых отношен ий образуетс я множество
до кументов по д обобщающ им название м «кадрова я документ ация».
Под кадрово й документ ацией подр азумеваетс я большой перече нь
документо в, которые со держат инфор мацию о работ никах, деяте льности
пре дприятия и е го кадрово й службы. Требования по ве дению кадро вой
13
документации пре дусмотрены де йствующим з аконодател ьством. Но нес мотря
на это, з ачастую ка дровым вопрос ам не пред ают серьез ного значе ния, в
резу льтате чего к адровая до кументация в ор ганизациях ве дется с груб ыми
наруше ниями. За н арушение пр авил веден ия кадрово й документ ации
предус мотрен ряд штр афных санк ций, устано вленных рас поряжениям и
Правител ьством Росс ийской Федер ации и Пра вительство м Москвы.
Выделяют д ве подгруп пы кадрово й документ ации:
1. первичные до кументы;
2. вторичные до кументы.
Первичные до кументы – документы, которые со держат исходную
и нформацию и з аполняются н а основе персо нальных до кументов,
предостав ляемых работ никами при пр иеме на работу. К ним относ ятся:
- приказ (р аспоряжение) о пр иеме работ ника на работу;
- личная карточка р аботника;
- штатное р асписание;
- приказ (р аспоряжение) о пере воде работ ника на дру гую работу;
- приказ (р аспоряжение) о пре доставлени и отпуска р аботнику;
- график от пусков;
- приказ (рас поряжение) о пре кращении (р асторжении) тру дового
дого вора с работ ником (уво льнении);
- приказ (рас поряжение) о н аправлении р аботника в ко мандировку;
- командировочное у достоверен ие;
- служебное з адание для н аправления в ко мандировку и отчет о е го
выполне нии;
- приказ (рас поряжение) о поо щрении работ ника;
- табель учет а рабочего вре мени и расчет а оплаты тру да;
- табель учет а рабочего вре мени;
- расчетно-платежную ве домость;
- расчетную ве домость;
- платежную ве домость;