14
- журнал регистр ации плате жных ведомосте й;
- лицевой счет (у нифицирова нная форма №Т-54);
- лицевой счет (у нифицирова нная форма №Т-54 а (свт));
- записку-расчет о пре доставлени и отпуска р аботнику;
- записку-расчет пр и прекраще нии (растор жении) тру дового дого вора с
работ ником (уво льнении);
- акт о приеме р абот, выпо лненных по сроч ному трудо вому договору,
з аключенному н а время вы полнения о пределенно й работы.
Вторичные учет ные докуме нты произво дны, базиру ются на ис ходной
инфор мации перв ичных учет ных докуме нтов. Осно вные цели соз дания этой
по дгруппы до кументов:
- обеспече ние полнот ы, достовер ности и ди намичности и нформации в
р аботе с ка драми;
- обеспече ние операт ивного хра нения кадро вых докуме нтов;
- обеспече ние эффект ивного поис ка кадровы х документо в.
К таким до кументам от носят личную карточ ку работни ка (унифиц ированные
фор мы №Т-2, №Т- 2ГС (МС), №Т-4), до кументацию по учету р абочего вре мени
и расчето в с персон алом и раз нообразные ре гистрацион ные формы учет ных
сведен ий.
Кадровую до кументацию мо жно раздел ить на нес колько типо в:
1. По степени об язательност и:
а)обязательные до кументы – для веден ия во всех ор ганизациях;
б)рекомендательные до кументы – носящие ре комендател ьный характер;
в)специфические до кументы – зависящие от с пецифики ко нкретного
учре ждения.
2. По целе вой принад лежности:
а) документ ы по учету л ичного сост ава работн иков (прик азы о прие ме на
работу, пере воде на дру гую работу, пре доставлени и отпуска, у вольнении,
л ичная карточ ка работни ка и др.);
15
б) документ ы, связанн ые с осущест влением фу нкций по у правлению
персо налом и ор ганизацией тру д;
3. По функ циональному н азначению:
а) внутрен ние локаль ные нормат ивные акты - о пределяют об щие принци пы
работы ор ганизации и об язательны д ля исполне ния всеми сотру дниками
ор ганизации, де ятельности котор ых они кас аются (поло жения, инстру кции,
пост ановления и др.);
б) информа ционно-расчет ные докуме нты - в ни х содержитс я информац ия, на
которо й базируютс я расчеты р азличного х арактера в нутри орга низации, и ли
документ ы, служащие д ля сохране ния необхо димых для р аботы сведе ний
(графи ки, таблиц ы, расчетн ые листы и т. д.);
в) документ ы, подтвер ждающие тру довую деяте льность работ ников;
г) распоря дительные до кументы - до кументы, из дающиеся р аботодателе м для
пере дачи опреде ленных рас поряжений персо налу орган изации (пр иказы,
рас поряжения, пост ановления, у казания);
д) журналы ко нтроля и учет а - журнал ы (книги) учет а и регистр ации
докуме нтов, служ ащие для уст ановления н а документ ах определе нного
регистр ационного и ндекса и пр идающие ка дровым доку ментам юри дическую
с илу в трудо вых спорах.
Помимо эти х кадровых до кументов су ществуют т акже докуме нты
завися щие от спе цифики орг анизации: график сме нности, положение об о хране
коммерчес кой тайны, и нструкция о пор ядке работ ы с объект ами повыше нной
опасност и, журнал про хождения ме дицинских ос мотров.
По основны м кадровым про цедурам раз личают сле дующие вид ы
кадровых до кументов:
1. Документ ация по пр иему на работу:
- заявление о пр иеме на работу;
- контракт о н азначении н а должност ь;
- приказ о пр иеме на работу;
- протокол об щего собра ния трудово го коллект ива о прие ме на работу.
16
2. Документ ация по пере воду на дру гую работу:
- заявление о пере воде на дру гую работу;
- представ ление о пере воде на дру гую работу;
- приказ о пере воде на дру гую работу.
3. Документ ация по уво льнению с р аботы:
- заявление об у вольнении;
- приказ об у вольнении;
- протокол об щего собра ния трудово го коллект ива об уво льнении.
4. Документ ация по офор млению отпус ков:
- график от пусков;
- заявление о пре доставлени и отпуска;
- приказ о пре доставлени и отпуска.
5. Документ ация по офор млению поо щрений:
- представ ление о поо щрении;
- приказ о поо щрении;
- протокол об щего собра ния трудово го коллект ива о поощре нии.
6. Документ ация по офор млению дис циплинарны х взыскани й:
- докладна я записка о н арушении тру довой дисц иплины;
- объясните льная запис ка о наруше нии трудово й дисципли ны;
- приказ о н аложении д исциплинар ного взыск ания;
- протокол об щего собра ния трудово го коллект ива о нало жении
дисц иплинарного вз ыскания.
Порядок дв ижения доку ментов в ор ганизации мо жно раздел ить на
сле дующие эта пы, как показ ано на рису нке 1.
Документооборот пре дставляет собо й главную ор ганизацион ную
пробле му деятель ности служб ы делопроиз водства и проб лему техно логии
доку ментационн ых процессо в, поэтому з анимает место уз лового зве на любой
с истемы дело производст ва.
17
Рисунок 1. Д вижение до кументов в ор ганизации
Следует от метить, что помимо кадро вых докуме нтов сущест вуют также
до кументы, зависящие от с пецифики деятельности организации: по ложение об
о хране коммерчес кой тайны, жур нал прохож дения меди цинских ос мотров,
гр афик сменност и, инструк ция о поря дке работы с объе ктами повы шенной
опас ности и прочие
4
.
1.3. Орган изация кадро вого докуме нтооборота
Для любой ор ганизации, пре дприятия, учре ждения оче нь важно
обес печить упор ядоченное хр анение, ис пользование и обес печение
со хранности до кументов, соз даваемых и посту пающих в ор ганизацию.
До кументы не то лько имеют юр идическое з начение, но и я вляются нос ителем
инфор мации о все й предшест вующей деяте льности ор ганизации и ее
вз аимосвязях с дру гими предприятиями. Их испол ьзование повышает к ачество
и о перативност ь подготов ки новых до кументов, ис ключая трудозатраты н а
4
Кибанов, А.Я. Служба управления персоналом: Учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2010. - С. 101.
Обработка
посту пающей и
пере даваемой
до кументации
Доведение
до кументации до
ис полнителей
Регистрация, учет и
хр анение
доку ментов по
л ичному сост аву
Формирование де л в
соответст вии с
номе нклатурой де л
Копирование и
р азмножение
до кументов
Передача до кументов
по верт икальным и
гор изонтальны м
связям
Контроль
ис полнения
до кументов по
л ичному сост аву
Хранение де л
18
повторную по дготовку о днотипных до кументов.
5
Номенклатура де л – это систем атизирован ный перече нь заголов ков дел,
з аводимых в де лопроизводст ве организ ации, с ук азанием сро ков хранен ия,
оформле нный в уст ановленном пор ядке.
6
Различают тр и вида номе нклатуры де л: типовая, пр имерная, ко нкретная.
Типовая и пр имерная но менклатуры де л являются
с истематизиро ванными сп исками униф ицированны х заголовко в дел,
заво димых в де лопроизводст ве определе нной категор ии предприятия с
однотип ным составо м образующ ихся в про цессе их де ятельности до кументов,
то ест ь это мето дические пособ ия, предназ наченные д ля упрощен ия процесс а
составле ния индиви дуальной но менклатуры де л.
Конкретная но менклатура дел – это с истематизированный перече нь
конкрет ных заголо вков дел, н амеченных к з аведению в де лопроизводст ве
одной ор ганизации в о пределенно м календар ном году, в соот ветствии с
з адачами, в ыполняемым и организа цией в дан ном году.
7
Номенклатура де л организа ции печатаетс я в нескол ьких экзем плярах.
Пер вый экземп ляр (контро льный) хра нится в ка нцелярии, второ й используетс я
в качест ве рабочего э кземпляра, трет ий находитс я у лица, от ветственно го за
архи в в качест ве учетного до кумента, чет вертый – в госу дарственно м архиве, в
котор ый передаютс я документ ы данной ор ганизации.
Сводная но менклатура де л организа ции пересм атривается не ре же, чем
раз в 5 лет. Разработка но менклатур де л в учрежде ниях начин ается в IV
к вартале та к, чтобы о на была за вершена не поз днее декабр я и с
январ яследующего го да ее можно б ыло ввести в де йствие.
Ру ководитель кадровой с лужбы обяз ан не толь ко организо вать соста вление
номе нклатуры, но и пр инять акти вное участ ие в ее разр аботке.
Общие требо вания к сост авлению и офор млению номе нклатур
5
Кузнецов С.Л., Современные технологии документационного обеспечения управления: Учеб. пособие для
вузов. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – С. 188.
6
Красавин А. Номенклатура дел кадровой службы // Служба кадров и персонал. – 2014. - № 2. – С. 91.
7
Быкова Т.А., Санкин Л.В., Документационное обеспечение управления негосударственных организаций:
Учеб. пособие. – М.: ИНФРА-М, 2010. – С. 247.
19
делизложены в нор мативно-мето дических до кументах: «Ос новных пра вилах
работ ы архивов ор ганизаций», « Методическ их рекомен дацияхпо р азработке
и нструкций по де лопроизводст ву в федер альных орг анах испол нительной
в ласти».
Документы учет ной кадрово й документ ации формиру ют базу
персо нальных да нных работ ников орга низации. По д персонал ьными данн ыми
работн ика понимаетс я информац ия, которая касается конкретно го работни ка и
необходим а работодате лю в связи с ре ализацией тру довых правоот ношений.
В кадровом до кументообороте в ажную роль и грает втор ичная кадро вая
докуме нтация. Особое з начение име ют регистрационные жур налы. С учето м
различно й организа ции труда в ыделяют:
журнал учет а совместите лей;
журнал учет а поощрени й и взыска ний;
журнал рег истрации пр иказов об учеб ных отпуск ах, отпуск ах без
сохр анения зар аботной пл аты и другое;
журнал учет а больничн ых листов и дру гое.
Регистрация до кументов – это присвое ние докуме нту регистр ационного
но мера и внесе ние данных о до кументе в ре гистрацион но-учетную фор му.
8
Назначение учет а документо в в организ ации – это придан ие им
юрид ической си лы и дублиро вание инфор мации. Дуб лирование и нформации
по могает обле гчить поис к документо в и повышает уро вень сохра нности
инфор мации. Учет до кумента с простав лением рег истрационно го номера и
д аты регистр ации придает е му юридичес кую силу, что мо жет оказат ься
немало важным в с лучае возн икновения тру дового спор а с работн иком.
Чтобы обле гчить работу с к адровой до кументацие й существу ют
компьютер ные програ ммы.
Основные воз можности, котор ые должна пре доставлять про грамма:
8
ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП
"Стандартинформ", 2014. - Пункт 84.
20
отслеживание и о перативное в несение все х изменени й в структуру
ор ганизации, соз дание прик азов о внесе нии измене ний в штат ное распис ание;
полный учет и нформации о сотру дниках и и х расстано вке;
ведение ка дровой доку ментации, по луавтоматичес кое
формиро вание доку ментов по л ичному сост аву, включ ая приказы по л ичному
сост аву;
вывод данн ых о сотру днике на печ ать по фор ме Т-2, рас печатка
дру гих форм до кументов;
ведение отчет ности в соот ветствии с требо ваниями тру дового
коде кса и Госко мстата;
ведение баз ы данных о со искателях, к ак кадрово м резерве н а
выдвижен ие внутри ор ганизации, а т акже о соис кателях, н а основе
пре дставленны х резюме, резу льтатов собесе дования и тест ирования;
регистрация д вижения персо нала, време нного отвлече ния от
испо лнения обяз анностей;
учет аттест аций, упра вление мот ивацией тру да и пр.;
ведение ар хива кадро вой службы;
учет фактичес ки отработ анного вре мени (табе льный учет);
точные расчет ы с персон алом по оп лате труда.
9
Наиболее р аспростране нные из ни х: «БОСС-К адровик», про грамма
ком пании «Интертр ат», «Парус» и дру гие.
Помимо выше перечислен ных програ мм также существуют:
- Программы д ля комплекс ной автомат изации упр авления персо налом:
авто матизирова нная систе ма управле ния персон алом «Фарао н» (http://www.hr-
portal.ru/node/37082), программ ный компле кс «АиТ: У правление персо налом»,
про граммный ко мплекс «1С- Персонал» и с истема про грамм «1С: Пре дприятие
8», с истема упр авления персо налом и расчет а заработно й платы «
Qu inyxWorkFo rce».
9
Компьютерные программы для службы кадров //
http://www.kadrovik.ru/modules.php?file=article&name=News&op=modload&sid=724
21
- Программы д ля автомат изации подбор а персонал а: корпорат ивная
систе ма подбора персо нала «Резю макс», спе циализиров анная прогр амма
«Рекрутер», ко мплексное ре шение «1С: К адровое аге нтство», мо дуль «Подбор
персо нала» систе мы «WebTuto r E-Staff Ре крутер».
- Программы д ля автомат изации веде ния кадрово го учета: «1С: З арплата
и к адры» типо вое решение д ля комплекс ной автомат изации расчет а заработно й
платы и ве дения кадро вого учета н а предприят ии, «Quiny xFlexForce»:
про грамма для у правления р абочим рас писанием. Наиболее р аспростране нным
являетс я 1С.
Несмотря н а широкое пр именение и нформацион ных и комп ьютерных
те хнологий во все х сферах росс ийской эко номики, отечест венный
доку ментооборот до с их пор баз ируется на ис пользовани и бумажных
нос ителей. Отс юда сочета ние традиц ионных, «бу мажных», мето дов с более
пере довыми, эле ктронными, мето дами в росс ийском дело производст ве.
Систем ы электрон ного докуме нтооборота л ишь сопрово ждают бума жный
докуме нтооборот, со кращая тру доѐмкость рут инных опер аций по обр аботке
доку ментов. На З ападе дело производст во и докуме нтооборот д авно уже
стро ятся исключ ительно на безбу мажных при нципах.
Движение до кументов в ор ганизации с мо мента их соз дания или
по лучения до з авершения ис полнения и ли отправле ния называетс я
документооборот.
Документы в ор ганизации по дразделяютс я на три доку ментопоток а:
входящие, ис ходящие и в нутренние:
- Входящий до кумент (посту пающий доку мент) — до кумент,
посту пивший в учре ждение.
- Исходящий до кумент (от правляемый до кумент) — оф ициальный
до кумент, от правляемый из учре ждения.
- Внутренний до кумент — оф ициальный до кумент, не в ыходящий з а
пределы по дготовивше й его орга низации (рис. 2).
22
Каждый из до кументопото ков имеет с вои стадии обр аботки. Сле дует
отмет ить, что на особе нности обр аботки вли яет выбор фор мы организ ации
работ ы с докуме нтами (центр ализованны й, децентр ализованны й, смешанн ый).
Рисунок 2. Схема документооборота предприят ия
К входящим до кументам от носятся те, котор ые поступа ют из друг их
организ аций: вышесто ящих, подч иненных, об щественных, му ниципальны х,
негосуд арственных, от де путатов и гр аждан (законы, ук азы, поста новления,
ре шения, указ ания, инстру кции, распор яжения, поруче ния, приказ ы,
доверен ности, дого воры, пись ма, факсограммы, сооб щения, пере данные по
э лектронной почте, те леграммы, те лефонограм мы, отчеты о хоз яйственной,
ф инансовой, у правленчес кой деятел ьности, до кладные за писки, акт ы,
обращен ия граждан, з апросы и обр ащения депут атов, ходат айства,
ко ллективные обр ащения).
Обработка в ходящих до кументов в ключает в себя:
1) первичную обр аботку доку ментов. Осу ществляетс я службой
де лопроизводст ва или секрет арем. Доку менты могут б ыть получе ны по почте,
дост авлены фел ьдъегерско й связью, кур ьером или пере даны по эле ктронной
почте;
2) предварительное р ассмотрение и р аспределен ие документо в. После
по лучения необ ходимо про верить пра вильность дост авки коррес понденции.
Ес ли она дост авлена не по а дресу, ее необ ходимо перес лать отпра вителю.
Ко нверты вскр ываются, з а исключен ием с надп исью «лично», о ценивается
23
физическое состо яние докуме нтов (повре жденность те кста, непо лное
получе ние факсим ильного сооб щения), про веряется н аличие при ложений. Ес ли
текст до кумента по врежден, отсутст вуют прило жения, то сост авляется а кт.
Один э кземпляр а кта вместе с по лученными до кументами отс ылается адрес ату.
Заказ ные письма пр инимаются по д расписку. Ес ли документ и меет надпис ь
«СРОЧНО», н а нем прост авляется вре мя получен ия. Предвар ительное
р ассмотрение до кументов про водится с це лью распре деления вхо дящей
коррес понденции н а документ ы, требующ ие специал ьного расс мотрения
ру ководством ор ганизации и ли структур ных подраз делений, д ля того, чтоб ы
освободит ь руководите ля от расс мотрения второсте пенных вопросо в, ускорит ь
движение до кументов и и х исполнен ие. Распределение в ходящих до кументов
ме жду руково дством осно вано на пр иказе о рас пределении об язанностей ме жду
руково дством, где з акрепляютс я направле ния деятел ьности за к аждым
долж ностным ли цом.
3) регистр ацию докуме нтов. Учет входя щих докуме нтов состо ит в
прост авлении от метки о посту плении. Он а включает учет ный порядко вый
номер до кумента и д ату поступ ления (при необ ходимости также часы и
минут ы). Отметк а проставл яется в пр авом нижне м углу пер вого листа
до кумента. О на может прост авляться в в иде штампа от ру ки или эле ктрическим
ште мпелевателе м. Факсими льное изобр ажение доку мента имеет д ату
получе ния, поэто му в нем с ледует прост авить лишь пор ядковый но мер. Затем
до кументы, по длежащие ре гистрации, в носятся в ре гистрацион ную форму,
уст ановленную в ор ганизации ( журнал, карточ ка, электро нная карточ ка);
4) рассмотре ние докуме нтов руково дством. Соответствующее
должностное л ицо пишет н а документе резолюцию, т.е. пр инятое им ре шение
по и нформации, со держащейся в до кументе. Резолюци я переноситс я в
регистр ационную фор му;
5) передачу до кументов н а исполнен ие. Передача до кумента на
ис полнение осу ществляетс я после расс мотрения е го руководст вом (рис. 3)