54
5) субъект ы внутренне го контрол я пятого уро вня. В их фу нкциональн ые
обязанност и входит то лько осущест вление контро ля (сотрудники от дела
внутре ннего аудит а и члены ре визионной ко миссии, сотру дники отде лов
входно го и техничес кого контроля и т.п.).
Одним из мето дов контро ля на торго вом предпр иятии являетс я
инвентар изация. Пор ядок и сро ки проведе ния инвент аризаций ООО
"ЭКСКОМ" определя ются руково дителем ор ганизации, з а исключен ием
случае в, когда про ведение ин вентаризац ии обязательно.
Офис торго вой фирмы «ЭКСКОМ» располаг ается в по мещении од ного из
ма газинов. Это небо льшое служеб ное помеще ние, где хр анятся все
учре дительные до кументы пре дприятия, в то м числе тру довые книж ки
сотрудн иков. Всю р аботу в оф исе осущест вляет секрет арь-рефере нт в
обяза нности которо го входят об щение с кл иентами по те лефону; офор мление
вхо дящей и ис ходящей до кументации; ве дение личн ых дел сотру дников,
разр аботка и з аключение до говоров с сотру дниками; те кстовая разр аботка
раз личных доку ментов (пр иказов, фу нкциональн ых обязанносте й, договоро в,
писем, р аспоряжени й).
Многих руко водителей и к адровых работ ников интересует, к ак
правиль но провест и кадровый ау дит в орга низации. С вязано это с те м, что
зако нодательст во не содер жит ни пон ятия кадро вого аудит а, ни и требо ваний к
его про ведению.
Однако, из по ложений п. 3 ст. 1 фе дерального з акона «Об ау диторской
де ятельности» от 30.1 2.2008 № 307
10
, в которо м изложено по нятие аудит а
бухгалтерс кой отчетност и, можно с делать выво д о том, что к адровый ау дит —
это про цедура, пре дполагающа я независи мую провер ку:
деятельности к адровой слу жбы организ ации;
правильности сост авления ка дровых доку ментов и з аключения
тру довых дого воров с работ никами;
10
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_83311/
55
соблюдения требо ваний охра ны труда и нор м трудового
з аконодател ьства.
Процедура про водится, в ч астности, в хо де подгото вки компан ии к
провер ке со сторо ны Государст венной инс пекции тру да или про куратуры во
избе жание возмо жного прив лечения фир мы и ее ру ководства к
а дминистрат ивной ответст венности, пре дусмотренно й различны ми
частями ст. 5. 27, 5.27.1 Ко АП РФ («Ко декс Росси йской Федер ации об
ад министрати вных право нарушениях» от 30.1 2.2001 N 1 95-ФЗ (ред. от
2 9.05.2019))
11
. Кроме то го, кадров ый аудит ор ганизации поз воляет выя вить
пробле мы в работе с к адрами и у правлении персо налом, а т акже предот вратить
их по явление в бу дущем.Директором ор ганизации т акже может б ыть
подпис ано положе нии и прове дении кадро вого аудита (с мотреть пр иложение
3).
Важно отмет ить, что про верка кадро вой докуме нтации, ис ходя из
со держания пр иложения к пр иказу Министерст ва финансо в Российско й
Федераци и «Об опре делении ви дов аудиторс ких услуг, в то м числе переч ня
сопутст вующих ауд иту услуг» от 0 9.03.2017 № 3 3н
12
, не являетс я видом
ау диторских ус луг.
Соответственно, требо вания ФЗ № 307 н а данный в ид проверо к не
распростр аняются, поэто му разрабат ывать поря док кадрово го аудита мо жно на
мест ах. Руково дители орг анизаций пр и этом име ют определе нную степе нь
свободы в р азработке з адач, мето дов и план а указанно й процедур ы.
Указанная про цедура про верки может про водиться без я вных поводо в,
однако ч аще всего ос нованиями д ля нее явл яются:
Внесение из менений в тру довое зако нодательст во. Например, это
касается с лучаев вве дения новы х законов, уст анавливающ их
дополните льные обяз анности, про цедуры, до кументы.
11
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34661/
12
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216523/
56
Смена руко водителя с лужбы отде ла кадров л ибо иного л ица,
заним ающегося к адровой работо й в организ ации. В это м случае
це лесообразно пре доставить но вому начал ьнику кадро вого
подраз деления инфор мацию о то м, какую р аботу требуетс я провести в
бу дущем.
Необходимость о птимизации фу нкциониров ания кадро вой службы,
про верки прав ильности и эффе ктивности ее де ятельности. Ау дит в этом
с лучае прово дится, есл и есть сом нения в пр авильности р аботы кадро вой
службы. Н апример, о н целесообр азен в ситу ации, когд а организа ция в
ходе очере дной провер ки со сторо ны контрол ирующих ор ганов была
пр ивлечена к от ветственност и за наруше ния в сфере тру дового
зако нодательст ва.
Наличие инфор мации о пре дстоящей про верке со сторо ны
контрол ирующих ор ганов. Ауд ит при это м проводитс я с целью
пре дотвратить воз можные штр афы и не до пустить вы несения
пре дписаний в а дрес орган изации.
Смена руко водителя ко мпании. Про верка прово дится для то го, чтобы
но вое руково дство обла дало инфор мацией о по ложении де л в кадрово й
службе.
Задача в ш ироком пон имании — это проб лемная ситу ация с явно
з аданной це лью. В узко м понимани и задача и ест ь цель, котору ю необходи мо
достичь.
Задачами к адрового ау дита являютс я:
Поиск проб лем в област и управлен ия персона лом и форм ирование путе й
их разре шения.
Формирование эффе ктивных ка дровых мето дов управле ния.
Приведение к адрового де лопроизводст ва и докуме нтооборота в
соответствие с требо ваниями нор мативно-пр авовых акто в.
Сокращение к адровых затр ат.
57
Выявление воз можных кадро вых рисков и у гроз, предот вращение
воз можности по явления проб лем в буду щем.
Методы ауд ита предст авляют собо й совокупност ь средств, котор ые
позволя ют добитьс я выполнен ия поставле нных задач. Ус ловно их мо жно
раздел ить на 2 гру ппы:
1. Организационные, то ест ь направле нные на разр аботку мето дик,
позво ляющих про вести аудит в ко мпании.
2. Информационные, поз воляющие по лучить необ ходимые дл я проведен ия
аудита с ведения.
Организационные мето ды включают:
разработку ау диторских мето дик для про ведения ко мплексных про верок;
изучение пр авовых и те хнологичес ких особен ностей построе ния
кадрово й работы;
обучение с пециалисто в, уполномоче нных на про ведение ау дита.
Информационные мето ды включают:
методы наб людения за к адровой работо й и кадров ыми процесс ами;
диагностические мето ды (тестиро вание, анкет ирование, сбор
ст атистическ их данных, а нализ трудо вых процессо в и кадрово й
документ ации);
проверку соот ветствия к адровой до кументации нор мативным
требо ваниям, уст ановленным тру довым зако нодательст вом.
Отсутствие з аконодател ьного регу лирования про ведения ка дрового
ау дита дает о пределенну ю свободу в в ыборе лиц, котор ые имеют пр аво
провод ить процедуру. К акие в дан ном случае су ществуют в арианты?
Их несколь ко:
1. Обратиться к с пециалиста м сторонне й организа ции, в которо й работают
о пытные и к валифициро ванные ауд иторы, име ющие опыт в про ведении
кадровых про верок. Это поз волит провест и внешний ау дит.
2. Взять в шт ат компани и соответст вующего спе циалиста ( наименован ие
58
должност и может быт ь подобрано н а усмотрен ие руковод ителя
комп ании) и про вести аудит к адрового де лопроизводст ва своими с илами.
В это м случае сотру дник на посто янной осно ве будет осу ществлять ау дит
организ ации либо про водить его с о пределенно й периодич ностью
(на пример, еже месячно ил и ежекварт ально). С о дной сторо ны, такой
по дход обеспеч ит возможност ь постоянно го монитор инга состо яния
кадро вых докуме нтов, кадро вой службы и т. д., с дру гой — повлечет
необ ходимость по иска грамот ного специ алиста (юр иста), разр аботки его
до лжностной и нструкции, посто янной оплат ы его труд а, предост авления
от пуска, отч исления на логовых пл атежей и стр аховых взносо в.
3. Образовать в ор ганизации ко миссию по ау диту. Она фор мируется из
ч исла дейст вующих сотру дников и мо жет включат ь начальни ка отдела
к адров, бух галтера, юр иста и т. д.
4. Образовать в ф ирме отдел ау дита. Тако й вариант пре дполагает
о пределенные м атериальные з атраты, пос кольку при дется не то лько
наним ать сотруд ников, но и р азрабатыват ь положение об от деле,
опре делять его з адачи и фу нкции. Под ходит для кру пных компа ний.
Таким образо м, руководст во организ ации само в праве как ре шить,
прово дить кадро вый аудит л ибо нет, т ак и назнач ить специа листа (или гру ппу
специа листов) дл я анализа к адровой де ятельности ко мпании.
Проверка н аличия обяз ательной до кументации - это основно й этап
ауд иторской про верки. В об язанности р аботодател я при этом в ходит
обес печение на личия опре деленного п акета кадро вых докуме нтов, приче м за
его отсутст вие предус мотрена ад министрати вная ответст венность.
В частност и, в орган изации обяз ательно до лжны быть с ледующие
к адровые бу маги:
трудовые до говоры с сотру дниками (ст. 57 Т К РФ)
13
;
правила внутре ннего трудо вого распор ядка (ст. 18 9, 190 ТК РФ);
инструкции по о хране труд а (ст. 212 Т К РФ);
13
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/
59
положение об о плате труд а (ст. 135 Т К РФ);
график отпус ков (ст. 1 23 ТК РФ);
табель учет а рабочего вре мени (ст. 91, 9 9 ТК РФ);
книга учет а движения тру довых книже к и вклады шей в них ( п. 40
прав ил, утверж денных пост ановлением Пр авительств а РФ от 16.04. 2003
№ 225)
14
.
По заверше нии сверки сост авляется отчет, в которо м отражаетс я, какие
до кументы пр исутствуют/отсутст вуют, а та кже указыв аются реко мендации по
со вершенство ванию кадро вого докуме нтооборота в ор ганизации.
После свер ки документо в определяетс я правильност ь их оформ ления.
Пра вила содер жатся в раз личных нор мативных а ктах, в то м числе ТК РФ.
Н апример, со держание тру дового дого вора опреде ляется поло жениями ст. 57
Т К РФ.
Кроме того, про веряется соот ветствие со держания до кументации
требо ваниям зако на. Например, мо жет потребо ваться про верка соот ветствия
уро вня заработ ной платы сотру дников МРОТ (р азмер зарп латы не до лжен быть
н иже устано вленного з аконом пок азателя). До полнительно требуетс я проверит ь
факт озн акомления сотру дников с ло кальными а ктами, при нятыми в
ор ганизации. Объе м проверок з начителен в виду того, что з аконодател ьством
уст ановлено м ножество требо ваний к пор ядку веден ия кадрово й документ ации.
Итоговый отчет — в ажный доку мент, котор ый составл яется по
з авершении про цедуры ауд ита в орга низации. Фор мы документ а на
законо дательном уро вне не утвер ждено, поэто му он сост авляется в
про извольном в иде.
В отчете л ицо, прово дившее ауд ит, отражает все не достатки,
выявленные в к адровом до кументообороте. В з ависимости от объе ма проверк и,
в нем мо гут также со держаться и ные сведен ия, например отр ажение
выя вленных рис ков и возмо жные шаги по р азрешению об наруженных проб лем.
Как правило, до кумент по со держанию де лится на 2 б лока:
14
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_41888/
60
в первом из н их расписы ваются ито ги проверк и, в том ч исле резул ьтаты
свер ки обязате льных доку ментов;
во втором — ито ги проверк и документо в по каждо му из работ ников, в
хо де которой а нализируютс я трудовые до говоры, лич ные карточ ки, факт
оз накомления с ло кальными а ктами, содер жание и пр авильность ве дения
трудо вых книжек.
Отдельным б локом можно р азместить резу льтаты про верки собл юдения
пра вил и требо ваний охра ны труда в ор ганизации, а т акже сведе ния о
собл юдении пор ядка прове дения обяз ательных ме дицинских ос мотров
сотру дников.
В отчет пр и этом могут в ключаться т акие реквиз иты, как:
название и но мер докуме нта;
сведения о л ицах, прово дивших ауд ит;
информация о професс иональной к валификаци и таких ли ц, их
образо вании и т. д.;
подписи про водивших ау дит лиц;
перечень воз можных сан кций за об наруженные н арушения;
рекомендации по устр анению нару шений.
Как правило, п лан проведе ния аудита з акрепляетс я в соответст вующем
поло жении, которое ут верждается ру ководителе м организа ции (директоро м,
генерал ьным директоро м, президе нтом и т. д.).
В положени и об аудите отр ажаются сле дующие све дения:
информация о то м, кем и ко гда утверж ден докуме нт;
наименование до кумента;
общие поло жения, содер жащие данн ые о задач ах аудита и н азначении
документа;
сфера прове дения аудит а;
порядок про ведения ау дита;
заключительные по ложения, о пределяющие пор ядок вступ ления
61
поло жения в си лу и срок е го действи я.
Аудит в ка дровом дело производст ве — пример отчет а о его про ведении
в ООО «Э КСКОМ»
Отчет № 1
О результат ах проведе ния кадрово го аудита в ООО «Э КСКОМ»
25.03.2019
Комиссия в сост аве:
начальника от дела кадро в Иванова А. А.;
главного бу хгалтера Петро ва П. П.;
руководителя юр идического от дела Сидоро ва С. С.
составила н астоящий а кт о нижес ледующем:
1. В соответст вии с прик азом генер ального дире ктора ООО « Ромашка» № 1
от 1 2.03.2019, в пер иод с 15 по 25 м арта 2019 го да комиссие й проведен
к адровый ау дит докуме нтации отде ла кадров ООО «Э КСКОМ».
2. В результате про веденного к адрового ау дита устано влено, что в це лом
отдел к адров ООО «Э КСКОМ» соб людает требо вания трудо вого
законо дательства Росс ийской Федер ации.
3. Вместе с те м установле ны следующ ие нарушен ия:
отсутствует жур нал регистр ации локал ьных нормат ивных акто в;
отсутствует ло кальный акт, о пределяющи й должност ные обязан ности
прод авца - консу льтанта ООО «Э КСКОМ»;
не созданы ус ловия для хр анения тру довых книже к (отсутст вуют
метал лические ш кафы);
отсутствует ут вержденный гр афик отпус ков сотруд ников ООО
«Э КСКОМ» на 201 9 год.
1. Заключение ко миссии: необ ходимо устр анение выя вленных нару шений.
2. Настоящий отчет сост авлен в дву х экземпляр ах, один из котор ых передан
н ачальнику от дела кадро в Иванову А. А., дру гой — дире ктору ООО
«Э КСКОМ».
Члены комисс ии:(подпись) /Расшифровка по дписи/
62
Таким образо м, проведе ние кадрово го аудита не об язательно, но
ре комендовано в р азличных с итуациях. Н апример, о н желателе н в случае
н азначения но вого руково дства орга низации, н ачальника от дела кадро в или
включе ния фирмы в п лан проверо к Государст венной инс пекции тру да.
Проведе ние аудита поз волит избе жать обнару жения нару шений веде ния
кадрово й документ ации и, сле довательно, пр ивлечения к а дминистрат ивной
ответст венности з а их допуще ние.
Выводы по г лаве 2.
Общество с ограниче нной ответст венностью «Э КСКОМ» явл яется
коммерчес кой организ ацией, осу ществляюще й торгово-з акупочной
де ятельность ю мебелью.
Установлены с ледующие н арушения:
отсутствует жур нал регистр ации локал ьных нормат ивных акто в;
отсутствует ло кальный акт, о пределяющи й должност ные
обязан ности прод авца - консу льтанта ООО «Э КСКОМ»;
не созданы ус ловия для хр анения тру довых книже к (отсутст вуют
метал лические ш кафы);
отсутствует ут вержденный гр афик отпус ков сотруд ников ООО
«Э КСКОМ» на 201 9 год.
В связи с эт им в организа ции нет слажен ного и чет кого контро ля за
доку ментами, не соблюде н порядок и х хранения и офор мления, что может
пр ивести к н арушению пр и проведен ии аудита к адрового до кументооборот а, а
в пос ледствии к штр афам и иным са нкциям.
63
Глава 3. Со вершенство вание орга низации ка дрового до кументооборот а в
ООО «Э КСКОМ»
3.1. Разработка предложений по организац ии кадрово го документооборот а,
направле нных на его со вершенство вание
Успешная де ятельность л юбой орган изации зав исит от высо кой
результ ативности со вместного и с плоченного тру да занятых в не й работнико в,
от их к валификаци и, професс иональной по дготовки и уро вня образо вания. Для
повыше ния эффект ивности упр авления пре дприятием в це лом необхо димо
больше в нимания уде лять кадро вой работе.
Генеральный д иректор несет в ысшую ответст венность з а деятельност ь
предприят ия в целом, об ладая для это го всеми необ ходимыми по лномочиями.
С це лью повыше ния операт ивности упр авления ге неральный д иректор
де легирует по лномочия по у правлению д иректорам ( по направле ниям) согл асно
опреде ленным им д иапазонам от ветственност и. При это м устанавл ивается, что
д иректорам р азрешается де лать все необ ходимое дл я исполнен ия своих
до лжностных об язанностей в р амках опре деленных д иапазонов
от ветственност и, а также ут вержденных ге неральным д иректором п ланов и
дире ктивных за даний. Для к аждого дире ктора уста новлен соот ветствующи й
перечень до кументов д ля согласо вания, под писания и ут верждения, о пределен
пор ядок подпис ания испол нительской до кументации. Д иректора по
н аправления м могут в с вою очеред ь делегиро вать полно мочия по пр инятию
ряд а решений собст венным подч иненным. Пос ле того ка к диапазон ы
ответстве нности сфор мированы и ру ководители н аделены опре деленными
по лномочиями, прор абатываютс я «горизонт альные» вз аимодейств ия в новой
ор ганизацион ной структуре с це лью повыше ния операт ивности упр авления.
В организа ции должна присутствовать деятельност ь социально й
направле нности, чтоб ы разнообр азить и обо гатить содер жание трудо вой
деятел ьности, бо лее полно ис пользовать и нтеллектуа льный и творчес кий
потенц иал работн иков, повыс ить их дис циплину и от ветственност ь, создать