81
хранилищу документов), практически исключат использование неактуальной
информации.
47
В заключение еще раз отметим: не следует оптимизировать бизнес-
процессы ради самой оптимизации. Прежде чем приступать к оптимизации,
нужно проанализировать потребности, риски, которые могут возникнуть,
затраты на проект и сопоставить их с ожидаемыми положительными
результатами. Оценивая плюсы и минусы, следует помнить, что бизнес-
процессы взаимосвязаны и изменения в одном из них могут повлечь изменения
в других, причем не всегда в лучшую сторону. В процессе анализа работы с
приказами по приему и увольнению персонала выяснилось, что работник,
осуществляющий регистрацию и рассылку приказов посредством не
профильной программы, выполняет ряд рутинных операций.
Выводы к главе 3.
1. В целях совершенствования организации работы с документами в
службе управления персоналом в практической части ВКР рекомендовано
автоматизировать процесс кадрового учета. Использование информационных
технологий, благодаря универсальным возможностям различных программ и
программного обеспечения позволяет решать вопросы повышения
интенсивности процессов в бизнесе, разрешать проблемные ситуации в сфере
управления и контроля над документированием кадрового документооборота и
управления персоналом. При этом, автоматизация бизнеса никак не зависит ни
от направления деятельности, ни от уровня развития компании.
Из приведенных примерах предложенных программ по автоматизации
управления персоналом и кадрового документооборота, принято решение, что
для ООО «Жилэксплуатация» наиболее подойдет программа «Монолит:
Персонал», так как в системе «Монолит: Персонал» реализованы широкие
функциональные возможности по управлению кадрами, учету рабочего времени
и расчету заработной платы. Кроме того, в системе «Монолит: Персонал»
47
Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное делопроизводство: учебный курс. – СПб: Питер,
2015. – 463 с.
82
реализована поддержка ряда взаимосвязанных задач, связанных с развитием
кадров, среди которых: формирование кадрового резерва предприятия,
планирование карьеры сотрудников, управление развитием работников.
В свою очередь, решения, полученные, с помощью системы
специализированной профильной программы «Монолит: Персонал» позволяют,
создать единую информационную среду, в которой сотрудники отдела
управлении персоналами руководство взаимодействуют между собой в рамках
программы.
2. При создании Инструкции по кадровому документообороту ООО
«Жилэксплуатация» за образец может быть взята инструкция по ДОУ в ООО
«Жилэксплуатация», к которой регламентируются процессы работы с кругом
организационно-распорядительных документов. Также Инструкция по
делопроизводству ООО «Жилэксплуатация».
Строгость оформления Инструкции по кадровому документообороту
является одним из обстоятельств, обеспечивающих компетентную работу с
документами ООО «Жилэксплуатация». Допускается для оформления
локальных инструкций и положений вырабатывать свой корпоративный стиль
оформления.
По окончанию работы над проектом Инструкции по кадровому
документообороту, документ должен быть доведен до каждого работника ООО
«Жилэксплуатация». Служба управления персоналом должен провести обучение
работников, ответственных за делопроизводство в отделах, новым правилам
работы с документами.
Несмотря на то, что законодательством не установлено обязательное
требование к созданию Инструкции по кадровому документообороту в
организациях разной организационно-правовой формы, осознание в
необходимости данного нормативно-методического документа должно быть у
каждого руководителя.
83
Заключение
В данной выпускной квалификационной работе был проведен анализ
процесса ведения кадрового документооборота службы кадров ООО
«Жилэксплуатация», выявлены основные направления совершенствования
работы с кадровыми документами.
По результатам проведенного исследования можно сделать ряд выводов.
Деятельность по работе с персоналом и кадровыми документами в ООО
«Жилэксплуатация» регламентируется комплексом законодательных и
локальных нормативных документов. В своей деятельности специалисты
руководствуются действующим трудовым законодательством и локальными
нормативно-правовыми актами по кадровому делопроизводству: Положением об
Управлении, положениями об отделах, Положением о персональных данных,
должностными инструкциями, на основании которых распределяются
должностные обязанности.
Отдел персонала выполняет функции по поиску и отбору кандидатов на
должности, ведет кадровое администрирование, ведет учет и заполнение
трудовых книжек, составляет и контролирует соблюдение графика отпусков,
занимается вопросами награждения и поощрения работников, ведет учет
работников и представляет документы в органы пенсионного фонда РФ для
назначения пенсии по старости, составляет отчетность и локальные
нормативные документы по профилю своей деятельности.
Оформление трудовых отношений производится в ООО
«Жилэксплуатация» в соответствии с действующим трудовым
законодательством, соблюдаются правила заключения трудового договора и
оформления кадровой документации. Оформление документации по переводам,
предоставлению отпусков, прекращению трудовых отношений, поощрению
производится посредством издания приказов, имеющих унифицированные
формы.
Регистрация, систематизация кадровых документов, ведение и хранение
личных дел в службе управления персоналом ведется в соответствие с
84
установленными в ООО «Жилэксплуатация», правилами. Текущее хранение
кадровой документаций, подготовка и передача дел к архивному хранению
организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов
организаций. Трудовые книжки ведутся и хранятся в соответствии с
Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» и Инструкцией по
заполнению трудовых книжек.
Экономические результаты рекомендованных мероприятий по
автоматизации организации кадрового оборота мероприятий по формированию
системы управления персоналом выразиться в стоимостной оценке показателей
эффективности. Стоимостная оценка экономических результатов выразится в:
- снижении затрат на организацию кадрового оборота;
- улучшении организации кадрового оборота;
- снижении текучести работников;
- повышении производительности труда управленческих работников за
счет факторов ускорения обучения, переподготовки и повышения
квалификации.
Также в настоявшей работе разработан проект Инструкции по кадровому
документообороту. Инструкция разрабатывается и утверждается по общим
правилам подготовки локальных нормативных актов: в приказе определяются
ответственные за разработку, сроки подготовки Инструкции и порядок ввода ее
в действие.
Инструкция по кадровому документообороту ООО «Жилэксплуатация»
представляет собой подробное руководство по ведению дел отдела кадров.
Применение на предприятии Инструкции по кадровому документообороту
упростит работу специалистов отдела кадров и социального развития службы
управления персоналом, что положительно повлияет в результате работы отдела
и на весь процесс управления персоналом в ООО «Жилэксплуатация».
85
Список использованных источников и литературы
1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием
12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к
Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от 05.02.2014 N 2-
ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ) – [Электронный ресурс] / СПС «КонсультантПлюс»
– URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_
LAW_28399.
2. Гражданский Кодекс Российской Федерации от 30.11.1994 N 51-ФЗ (ред.
от 03.07.2016; с изм. и доп., вступ. в силу с 02.10.2016) // [Электронный режим]:
Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_5142.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и
доп., вступ. в силу от 02.08.2019 № 292-ФЗ) // [Электронный режим]: Режим
доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683.
4. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от
30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 02.08.2019) (с изм. и доп., вступ. в силу с 13.08.2019)
от 04.02.2019 № 8-П) // http://www.consultant.ru/
document/cons_doc_LAW_34661.
5. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от
08.02.1998 N 14-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу с 23.04.2018 № 87-ФЗ) //
[Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/
cons_doc_LAW_17819.
6. Федеральный закон «О правовом положении иностранных граждан в
Российской Федерации» от 25.07.2002 N 115-ФЗ (действующая редакция, 2018).
7. Указ Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации
исполнения поручений и указаний Президента РФ» № 352 от 28.03.2011 г.
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_112153.
8. Постановление Правительства «Об утверждении Правил
делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» от 15.06.2009 №
477 (ред. от 07.11.2011).
86
9. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (ред. от 16.02.2016) «Об
утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»
(Зарегистрировано в Минюсте России 08.09.2010 № 18380).
10. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
// https://legalacts.ru/doc/gost-r-708-2013-natsionalnyi-standart-rossiiskoi-federatsii.
11. Государственная система документационного обеспечения управления
(ГСДОУ). Основные положения (одобрена коллегией Главархива СССР
27.04.1988): Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33) (вместе с «Правилами
заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)»,
«Примерным положением о службе документационного обеспечения
управления»)// https://legalacts.ru/doc/gosudarstvennaja-sistema-dokumentatsionnogo-
obespechenija-upravlenija-osnovnye-polozhenija.
12. ОК 011-93. Общероссийский классификатор управленческой
документации (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299)
(ред. от 23.04.2019) // http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_43631.
13. Методический документ М-08.50.01-01 «Изложение и оформление
приказов и распоряжений». Утв. приказом от 25.03.2013 № 128-П // Текущий архив
ООО «Жилэксплуатация». – 2015.
14. Методический документ СК-08.50.01-2008-1 «Распоряжительные
документы. Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согласования,
подписания, регистрации и отмены». Утв. приказом от 05.03.2008 № 110-П //
Текущий архив ООО «Жилэксплуатация». – 2015.
ЛИТЕРАТУРА
15. Гейхман В.Л. Трудовое право. Учебник для прикладного бакалавриата /
В.Л. Гейхман. – М.: Издательство Юрайт, 2015. – 407 с.
87
16. Демушина О.Н. Кадровое делопроизводство [Электронный ресурс]:
учебное пособие / О.Н. Демушина; Волгоградский филиал ФГБОУ ВПО
«Российская академия народного хозяйства и государственной службы при
Президенте РФ». – Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО
РАНХиГС, 2014.
17. Джой-Меттьюз, Д. Развитие человеческих ресурсов: [пер. с англ.] / Д.
Джой-Меттьюз, Д. Меггинсон, М. Сюрте. – М.: Эксмо, 2014. – 373 с.
18. Илюшенко М.П. История делопроизводства в России (до 1917 г.). М.,
2007. – 275 с.
19. Корнеев В.А. Делопроизводство: образцы, документов. Организация и
технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / И.К.
Корнеева, В.В. Галахов, И.К. Корнеев, В.А. Кудряев. – М.: ТК Велби, Изд-во
Проспект, 2015. – 456с.
20. Кузнецова Т. В., Подольская И.А. Проектирование рациональной
организации делопроизводства //Делопроизводство. – 2016. – № 11. – С.49-53.
21. Макарова Н.В., Николайчук Г.С., Титова Ю.Ф. Компьютерное
делопроизводство: учебный курс. – СПб: Питер, 2015. – 463 с.
22. Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: учебник
– М: 1959. – 351 с.
23. Михненко П.А. Теория менеджмента: учебник – 2-е изд. перер. и допол.
/ П.А. Михненко. – М.: Московский финансово-промышленный университет
«Синергия», 2014. – 640 с.
24. Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда, об электронном
документообороте. – М.: ДМК Пресс, 2016. -250 с.
25. Смирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом:
учебное пособие / Г.Н. Смирнова; Московский международный институт
эконометрики, информатики, финансов и права – М., 2014. – 168 с.
26. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Изд. 5-е, доп. и перераб.
/ М.В. Стенюков. – М.: изд-во «ПРИОР», 2015. – 144с.