Содержание
Введение ....................................................................................................................... 2
Глава 1. Теоретико-методологические основы организации кадрового
документооборота ....................................................................................................... 5
1.1. Понятие кадрового документооборота и классификация кадровой
документации ........................................................................................................... 5
1.2. Законодательная, нормативно-правовая и нормативно-методическая
база регламентирующая ведение кадрового документооборота ...................... 10
1.3. Организация кадровой деятельности в структуре предприятия ................ 13
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере
ООО «Жилэксплуатация» ........................................................................................ 17
2.1. Общая организационно-экономическая характеристика
ООО «Жилэксплуатация» ..................................................................................... 17
2.2 Анализ действующей системы кадрового делопроизводства и выявление
проблем кадрового документооборота в ООО «Жилэксплуатация» ............... 25
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию организации кадрового
документооборота в ООО «Жилэксплуатация» ..................................................... 52
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота
в организации ......................................................................................................... 52
3.2. Расчет экономической и социальной эффективности рекомендаций
по совершенствованию организации кадрового документооборота
в ООО «Жилэксплуатация» .................................................................................. 70
Заключение ................................................................................................................ 83
Список использованных источников и литературы .............................................. 85
Приложения…………………………………......…………………………………..91
2
Введение
Актуальность темы выпускной квалификационной работы обусловлена
тем, что деятельность кадровой службы как никакой другой вид деятельности
нуждается в правильно построенной системе кадрового делопроизводства.
Кадровая работа и вся система задач отдела кадров на предприятии связана
с людьми как самым важным фактором производственных отношений, и поэтому
ошибки в кадровой работе недопустимы. Правильная организация кадровой
деятельности может служить сокращению затрат на организацию кадрового
документооборота.
Степень разработанности темы. Проблемам кадрового делопроизводства
посвящено множество трудов специалистов в области документационного
обеспечения управления (ДОУ).
Система кадровых документов, примерный перечень документов по
управлению кадрами в организации, нормы права, регламентирующие
различные аспекты работы с кадровыми документами, а также общие требования
к оформлению кадровой документации рассмотрены такими авторами, как
Демушина О.Н., Новиков Е.А., Кугушевой Т.В., Пожниковым Н.М., Рогожиным
М., Сологубом О.П. Так, Демушиной О.Н. рассмотрены изменения в системе
работы с кадровой документацией, приведена классификация кадровых
документов, описана система локальных нормативных актов. Автор Великанова
С.С. в своих статьях приводит перечень обязательных кадровых документов.
Требования к оформлению кадровой документации рассмотрены в работах
Ловчева М., Галкина Е., рассматриваются требования к ведению штатного
расписания, правил внутреннего трудового распорядка, должностных
инструкций, штатно-должностной книги, оформлению приказов, алфавитной
книги, заполнению трудовых книжек и др. Правила составления, оформления,
обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе
предприятия персоналом описаны Мальковой Е.Н. Порядок работы с
персональными данными рассматривают Кузнецова Т.В. и Подольская И.А.
Документирование приема, увольнения и перевода кадрового состава детально
3
рассматривают авторы Демушина О.Н. и Корнеев В.А. Состав документов и
порядок документирования прекращения трудового договора рассмотрены
Смирновой Г.Н., Рогохиным М., Кугешевой Т.В и другими авторами.
Цель исследования – совершенствование организации кадрового
делопроизводства в ООО «Жилэксплуатация».
Исходя из цели исследования, следует решить задачи:
изучить понятие кадрового документооборота и классификацию кадровой
документации;
изложить законодательную, нормативно-правовую и нормативно-
методическую базу, регламентирующую ведение кадрового документооборота;
описать организацию кадровой деятельности в структуре предприятия.
провести анализ и оценку кадрового документооборота на примере ООО
«Жилэксплуатация»
выявить проблемы организации кадрового документооборота в ООО
«Жилэксплуатация»;
разработать рекомендации по совершенствованию организации кадрового
документооборота в ООО «Жилэксплуатация»;
провести расчет экономической и социальной эффективности
рекомендаций по совершенствованию организации кадрового документооборота в
ООО «Жилэксплуатация».
Объектом исследования выступает деятельность выступает деятельность
отдела кадров с персоналом ООО «Жилэксплуатация».
Предметом исследования выпускной квалификационной работы является
кадровая документация и организация работы с документами
в службе управления персоналом ООО «Жилэксплуатация».
Методы исследования: аналитический метод, позволивший определить
основные требования, предъявляемые законодательством РФ к кадровым
документам; метод диагностики, использовался в ходе предпроектного
обследования ООО «Жилэксплуатация». Также использовался метод
интервьюирования, совместивший в себе точки зрения разных специалистов на
4
одну и ту же проблему. При создании проекта исследования были использованы
методы дескриптивного моделирования.
Информационная база исследования. В процессе подготовки дипломной работы
были проанализированы Трудовой Кодекс Российской Федерации, Гражданский
Кодекс РФ, ряд законов и законодательных актов по организации ДОУ, внутренние
регламенты, инструкции, положения и другие нормативные акты и отчеты
предприятия ООО «Жилэксплуатация» за период 2016-2018 гг.
Практическая значимость. Необходимость совершенствования организации
кадрового документооборота на предприятии подтверждается результатами
проведенного анализа в работе. Использование затратных методов применения
информационных технологий, которые бы обеспечили целостность кадровой
работы, включая эффективные методики по всем направлениям кадрового
менеджмента.
Данные предложения рекомендуется применять в работе исследуемого
предприятия и других субъектов предпринимательской деятельности.
Краткое содержание разделов выпускной квалификационной работы.
В первой части работы определены теоретические аспекты кадрового
документооборота, а также дан анализ законодательной базе ведения кадровых
документов.
Во второй части работы проведен анализ отдела кадров исследуемого
предприятия, аналитически проанализирована база локальных нормативных
документов, применяемых в работе отдела кадров. Выявлены недостатки в работе
с кадровыми документами на предприятии.
В третьей части работы даны рекомендации по совершенствованию
организации документационного обеспечения кадрового делопроизводства путем
внедрения электронного документооборота и разработки Инструкции по
кадровому документообороту, а также проанализированы факторы повышения
эффективности предложенных мероприятий.
5
Глава 1. Теоретико-методологические основы организации
кадрового документооборота
1.1. Понятие кадрового документооборота и классификация кадровой
документации
Кадровый документооборот – это деятельность, обеспечивающая
документирование и организацию работы с кадровыми документами. Традиционно
к кадровому документообороту относят вопросы разработки и ведения
документации, связанной с управлением персоналом, движением кадров и
кадровым учётом, а также учётом рабочего времени и расчетов с персоналом
1
.
Под кадровым документооборотом понимается деятельность аппарата
управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с
документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной
задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и
эффективной работы учреждений.
Законодательство и подзаконные нормативные акты не содержат
определения кадрового делопроизводства, поэтому при его составлении следует
ориентироваться на определение термина «делопроизводство», которое
приводится в Государственном стандарте Российской Федерации
«Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ Р 51141-98,
разработанном Всероссийским научно-исследовательским институтом
документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы России
Министерства культуры Российской Федерации утверждённом Постановлением
Госстандарта России от 27-го февраля 1998 года номер 28, введённом в действие 1-
го января 1999 года
2
.
Ведение кадрового делопроизводства – это целенаправленное воздействие на
систему управления персоналом и ее элементы с целью сохранения структуры,
1
Гейхман В.Л. Трудовое право. Учебник для прикладного бакалавриата / В.Л. Гейхман. – М.: Издательство Юрайт,
2015. – 407 с.
2
Кугушева Т.В. Делопроизводство: учеб. пособие / Т.В. Кугушева. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2018. – 96 c.
6
функционирования и развития организации
3
.
Делопроизводство состоит из документооборота и документирования.
Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами,
созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение,
регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел,
хранение и использование документации, движение документной информации по
инстанциям.
Под системой документирования понимается совокупность процессов по
созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения,
организации или предприятия. Документирование включает все операции по
подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа
4
.
Система документирования предполагает наличие определённых требований
и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами,
ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о
делопроизводстве.
Деятельность каждого учреждения осуществляется в соответствии с
задачами, поставленными перед ним его положением. В процессе осуществления
этих задач служащими государственных учреждений создаются служебные
документы, которые отражают деятельность учреждения.
Преобладающая часть используемой в управлении информации
фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является
документ.
Документ – средство закрепления различными способами на специальном
материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной
действительности и мыслительной деятельности человека. В зависимости от
используемого для фиксирования информации материала различают документы на
бумажной основе, на электронном носителе.
3
Корнеев В.А. Делопроизводство: образцы, документов. Организация и технология работы. Более 120 документов. –
2-е изд., перераб. и доп. / И.К. Корнеева, В.В. Галахов, И.К. Корнеев, В.А. Кудряев. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,
2015. – 456с.
4
Новиков Е.А. Делопроизводство в службе персонала: учеб. пособие / Е.А. Новиков. – М.: Омега-Л, 2018. – 79 c.
7
В ходе изучения основных этапов и закономерностей исследуемой
проблематики, рассмотрим основные историко-хронологические аспекты.
Необходимость в создании документов возникла в одно время с
появлением письменности. Считается, что именно потребность создания
различных документов (указов, договоров и т.п.) и повлекла появление
письменности как способа изложения данных и информации не только
персонального, но и государственного значения. Появление законов потребовало
от делопроизводителя абсолютной точности формулировок и безукоризненное
знание формы изложения, иначе документ терял силу
5
.
С развитием письменности, делопроизводство и лежащие в его основе
документы стали способом общения и передачи информации.
До конца ХV в. государственные учреждения еще не были организованы,
их функции выполняли отдельные должностные лица или органы,
осуществляющие определенную деятельность с очень ограниченным штатом
работников, или вовсе без штата. Единая система делопроизводства на тот
момент не была востребована самой системой управления.
Однако, письменные документы, дошедшие до современности,
доказывают что, уже в Х в. была культура написания документов. Примером
можно привести договоры с Византией 911 и 945 гг.
Документ, как правило, был составлен сплошным текстом, без разделения
на отдельные слова, знаком препинания использовалась точка в конце
предложения.
6
Система государственного делопроизводства начала свое формирование в
середине ХV в. Управление государством складывалось из удельного княжества.
В приказах составлялись описи документов, находящихся на хранении. До нас
дошла «Опись царского архива», в которой зафиксированы документы
различных видов, в том числе чертежи и карты, по которым можно судить о
развитии изобразительного документирования. Уже в XVII в. к описям
5
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. пособие / О.П.
Сологуб. – М.: Омега-Л, 2017. – 64 c.
6
Илюшенко М.П. История делопроизводства в России (до 1917 г.). М., 2007. – С. 88..
8
документов составлялись азбуки – специальные указатели для наведения
справок о документах.
Организация коллежского делопроизводства относится к периоду реформ
Петра I. Именно он создал российскую бюрократическую систему,
определившую современную работу с документами. Высшим светским
учреждением стал Сенат, церковным – Синод. В это время происходят
изменения в форме документов. Самостоятельными элементами формуляра
становятся дата документа и наименование документа. Появляются ряд
реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования. На
протяжении XIX в. – начала XX в. создается законодательная платформа
делопроизводства. В этот период регулярно издавались сборники образцов
документов, называемые письмовниками. До 1917 года их было выпущено более
ста единиц.
Революционным шагом в делопроизводстве было изобретение пишущих
машинок (последняя треть XIX в.). Текст документа стал более компактным,
появилась возможность изготавливать одновременно несколько копий
документа, что позволило экономить время на документирование. В
послевоенные годы главной задачей стало восстановление народного хозяйства.
Вопросы совершенствования кадрового делопроизводства отошли на второй
план. Первые значимые события в области развития советского
делопроизводства произошли в 1958 г. Постановлением Совета Министров
РСФСР была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для
учреждений и организаций РСФСР».
Развитие советского делопроизводства в 70-80-е гг. заложило основу
кадрового документооборота в Российской Федерации. Многие нормативно-
методические документы, созданные в этот период, действуют и в настоящее
время
7
.
Вся кадровая документация относится к организационно-
распорядительной, и все кадровые бумаги делятся на шесть основных подсистем:
7
Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР: учебник – М: 1959. – С. 24-25.
9
Основные подсистемы кадровой документации
локально-нормативные акты;
распорядительные документы;
документы, касающиеся трудовой деятельности сотрудников;
информационно-расчётные документы;
внутренняя переписка;
журналы учёта и регистрации.
К локальным актам можно, например, отнести:
коллективный договор;
положение об оплате;
положение об службе управления персоналом;
должностные инструкции.
К распорядительным бумагам относятся:
приказы по основной деятельности организации;
по личному составу (о приёме, переводе, увольнении и т.д.).
Трудовая деятельность сотрудников задокументирована:
трудовыми книжками;
договорами;
справками о трудовой деятельности.
Информационно-расчётные документы у вас такие:
личные карточки Т-2;
штатное расписание;
графики отпусков;
табель;
графики сменности;
личные дела сотрудников.
К внутренней переписке можно отнести:
служебные записки;
докладные;
представления (по итогам аттестации либо самостоятельные бумаги).
10
Кроме того по срокам хранения документы можно разделить:
оперативного хранения;
временного и постоянного
8
.
Из перечисленной классификации кадровых документов, важно
подчеркнуть, что классификация документов в делопроизводстве на предприятии
очень сложная. Кадровой службе, чтобы не путаться в делах, можно разработать
свое собственное положение или инструкцию на предприятии, в котором описать
порядок формирования кадровых дел.
1.2. Законодательная, нормативно-правовая и нормативно-методическая
база регламентирующая ведение кадрового документооборота
Нормативную базу кадрового документооборота составляют законы и
нормативно-правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение
документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий. В
нормативных, а также в методических документах описывается структура, штаты,
техническое обеспечение и функции службы управления персоналом
9
.
Составляющие нормативно базы делопроизводства показаны на рис. 1.
Рисунок 1 – Составляющие нормативной базы делопроизводства*
10
Конституция Российской Федерации принятая всенародным голосованием
12 декабря 1993 года, где ст. 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому
8
Пожникова Н.М. Документы, корреспонденция и делопроизводство»: практикум / Н.М. Пожникова. – М.: Академия,
2017. – 224 c.
9
Рогожин М. Настольная книга ответственного за делопроизводство: учеб. пособие / М. Рогожин. – М.: Проспект,
2019. – 128 c.
*Сокращения на рисунке 1: ГОСТ – Государственный Стандарт; ГСДОУ – Государственная система
документационного обеспечения управления.
Нормативная база
кадрового делопроизводства
Законодательные и
правовые
акты РФ
ГОСТы
Нормативные
документы
Классификаторы
ГСДОУ