11
«работающему по трудовому договору гарантируются установленные
федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и
праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск»
11
.
Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) защищает права и
интересы работников и работодателей, создает необходимые правовые условия для
оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений
12
.
На основании статей ТК РФ установлен и действует единый порядок ведения
документов, разработаны и применяются Правила внутреннего трудового
распорядка, составляются графики отпусков, трудовые договора и др.
Последняя новая редакция ТК РФ действует с 02.08.2019 г. Изменения
появились более чем в 300 статьях, добавилось 13 новых статей. Но, несмотря на
это, ежегодно в отдельные статьи этого закона вносятся изменения или
дополнения. Частичные изменения произошли и в статьях, закрепляющих
правила приема на работу. Рассмотрим требования, предъявляемые трудовым
законодательством к процедуре приема на работу.
В соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст.65 ТК РФ)
13
, трудовые
отношения должны быть основаны на соглашении между работником и
работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции
(работы по должности в соответствии со штатным расписанием, по профессии,
специальности с указанием квалификации, конкретного вида поручаемой
работнику работы).
Наказание за нарушение порядка доступа к информации персонального
характера нашли отражение в новом Кодексе Российской Федерации об
административных правонарушениях.
11
Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок,
внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30.12.2008 N 6-ФКЗ, от 30.12.2008 N 7-ФКЗ, от
05.02.2014 N 2-ФКЗ, от 21.07.2014 N 11-ФКЗ) - [Электронный ресурс] / СПС «КонсультантПлюс» - URL:
http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28399.
12
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ (с изм. и доп., вступ. в силу от 02.08.2019 №
292-ФЗ) // [Электронный режим]: Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683.
13
Там же.
12
На основании Федерального Закона «О персональных данных» организуется
работа с персональными данными работников предприятия
14
. В законе определены
принципы и условия обработки персональных данных. Отдельно регулируются
отношения по обработке специальных категорий персональных данных (сведения
о расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных
или философских убеждениях, состоянии здоровья и т.п.).
Вывод к главе 1.
Из проведенного методологического анализа отдела кадров в организации
и ее профессиональной деятельности, сделаем следующие выводы.
1. Работа с кадровыми документами в организации, независимо от ее
организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-
правовых и нормативно-методических актов. Нормативно-методическое
регулирование кадрового делопроизводства позволяет грамотно организовать не
только деятельность отдела кадров и социального развития управления по работе с
персоналом, но и всю систему делопроизводства в целом. Кроме того,
законодательная регламентация ведения кадрового делопроизводства позволяет
грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему
делопроизводства в целом. Данное регулирование осуществляется с помощью
нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой
невозможно: правильно создать и оформить документы, придав им юридическую
силу; организовать документооборот и обеспечить хранение и использование
документов в текущей деятельности.
14
Федеральный закон «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ (с изм.
и доп., вступ. в силу с 31.12.2017 № 498-ФЗ) // [Электронный режим]: Режим
доступа: http://www.consultant.ru.
13
1.3. Организация кадровой деятельности в структуре предприятия
Цель кадровой службы: обеспечение компании персоналом, способным
обеспечить успешное функционирование организации, а значит качественное
выполнение поставленных задач.
Задачи кадровой службы:
1. Разработка и реализация кадровой стратегии организации;
2. Адаптация и мотивация сотрудников организации.
Задачи службы персонала напрямую зависят от основных целей организации.
Задачи службы персонала указываются в положении о подразделении.
На основании задач формируются следующие функции службы управления
персоналом:
организация процесса поиска, отбора и оценки персонала;
разработка и внедрение новых методов оценки кандидатов (тестирование,
анкетирование при трудоустройстве), внедрение новых методов проведения
интервью;
проведение адаптации новых сотрудников организации;
разработка и внедрение мероприятий направленных на выявление
лояльности сотрудников на период испытательного срока и после (анкетирование,
опрос);
постоянный мониторинг изменений в трудовом законодательстве и
модернизация и оптимизация процесса приема и увольнения сотрудников;
формирование кадрового резерва на выдвижение;
проведение аттестации сотрудников, совместно с руководителями
подразделений;
взаимодействие с образовательными предприятиями с целью организации
обучения и повышения квалификации персонала;
проведение мероприятий направленных на сплочение коллектива и его
эмоциональной разгрузки;
14
организация защиты здоровья сотрудников: проведение медицинских
осмотров;
организация социальных условий труда.
Со структурными подразделениями кадровая служба работает по вопросам
получения материалов обосновывающих целесообразность (экономическую,
функциональную) введения вакансий; заявок на подбор персонала на имеющиеся
вакансии; информации о кандидатурах наставников и инструкторов; информации
о результатах адаптационного обучения (прохождения работником
испытательного срока); заявок на прохождение профессионального обучения;
материалов для профессиональной оценки работников в соответствии с
документами, информации о сложившейся мотивационной структуре работников;
эффективности существующей системы материального и нематериального
стимулирования (с точки зрения степени соответствия мотивационной структуре);
предложений и материалов о представлении работников подразделения к
поощрению (наложению взысканий); методических и инструктивных материалов
по вопросам оптимизации кадрового менеджмента подразделения
15
.
Все документы по личному составу составляют группу документов,
созданных на основании унифицированных форм первичной учетной
документации. Например, Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
(форма №Т-1), личная карточка работника (форма №Т-2), штатное расписание
(форма №Т-3) и др.
Работник отдела кадров обязан правильно хранить, обрабатывать,
передавать в архив документы организации и при необходимости осуществлять
выдачу социальных справок на основе документов по личному составу. Данное
направление регламентирует Распоряжение правительства российской
Федерации от 23.04.1992 №781-Р «О хранении документов по личному
составу»
16
.
15
Джой-Меттьюз, Д. Развитие человеческих ресурсов: [пер. с англ.] / Д. Джой-Меттьюз, Д. Меггинсон, М. Сюрте. –
М.: Эксмо, 2014. – 373 с.
16
Распоряжение Правительства РФ «О хранении документов по личному составу» от 23.04.1992 №781-Р//
Официальный сайт организации «Консультант Плюс». Электронная справочная система. Режим доступа URL:
http://www.consultant.ru/document/con (дата обращения 24.02.2015).
15
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст)
17
.
Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-
методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с
федеральным законодательством и современным уровнем развития данной
отрасли.
«Государственная система документационного обеспечения управления
(ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам
документационного обеспечения» (одобрена коллегией Главархива СССР
27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33) (вместе с «Правилами
заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)»,
«Примерным положением о службе документационного обеспечения
управления»)
18
.
На основании Основных правил работы архивов организаций
разрабатывается номенклатура дел кадровых документов, формируются личные
дела, организуется экспертиза ценности документов, оформляются описи
документов по личному составу.
Из вышесказанного следует сделать вывод, что работа с документами в
любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна
строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов.
Нормативно-методическое регулирование кадрового делопроизводства позволяет
грамотно организовать не только деятельность отдела кадров и социального
развития службы управления персоналом, но и всю систему делопроизводства в
целом.
17
ГОСТ Р 7.0.8-2013 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов
по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» // https://legalacts.ru/doc/gost-r-708-2013-natsionalnyi-standart-rossiiskoi-federatsii.
18
Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения //
https://legalacts.ru/doc/gosudarstvennaja-sistema-dokumentatsionnogo-obespechenija-upravlenija-osnovnye-
polozhenija.
16
Из проведенного методологического анализа отдела кадров в организации
и ее профессиональной деятельности, сделаем следующие выводы.
Выводы к главе 1.
Из проведенного методологического анализа отдела кадров в организации
и ее профессиональной деятельности, сделаем следующие выводы.
1. Организация и ведение кадрового документооборота – один из основных
инструментов работы специалистов занимающихся на предприятии обеспечение
документооборота. В документах аккумулируется вся информация о
деятельности организации, правовых основах, а также о работниках.
2. Основная задача документооборота, в том числе и кадрового, на
предприятии заключается в обеспечении следующих качественных
характеристик: оперативность движения кадровых документов;
единовременность нахождения кадровых документов в подразделениях
предприятия; направленность коммуникаций документов пользователям, для
которых информация является наиболее актуальной и полезной; точное
соответствие схеме функционирования предприятия. В связи с этим, кадровый
документооборот обязан быть организованным таким способом, чтобы
преимущества полученной информационной поддержки управленческих
решений превышали расходы на формализацию информации.
3. Также следует отметить, что современные теории управления кадровой
службой имеют научную основу, носят инновационный и
психологоориентированный характер. На данном этапе организационного и
управленческого развития предприятия на первый план выходит управление
кадрами организации. В свою очередь, ведение грамотного и
регламентированного кадрового документооборота работниками отдела кадров
позволяет субъектам хозяйствования добиваться прибыльности,
конкурентоспособности и высокого рейтинга предприятий на рынке труда.
17
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота
на примере ООО «Жилэксплуатация»
2.1. Общая организационно-экономическая характеристика
ООО «Жилэксплуатация»
Обязанности управляющей компании в рамках мероприятий по
управлению многоквартирным домом. Все работы по содержанию и ремонта
многоквартирного дома управляющая компания обязана проводить в рамках
сборов денежных средств по содержанию и ремонту жилья.
Обязанности управляющей компании по содержанию жилья состоят в
следующем:
1) проводить уборку мест общего пользования, то есть подъездов;
2) проводить уборку придомовой территории, а конкретнее земельного
участка, который находится под многоквартирным домом. Если на земельном
участке располагаются деревья, то вопрос об их обрезке или сносе также
находится в зоне ответственности УК. Если дерево упадет и в результате падения
повредит имущество или нанесет вред здоровью человека, то смело подавайте в
суд на возмещение ущерба к управляющей компании;
3) содержать фасад дома в надлежащем состоянии: очищать от объявлений
или закрашивать граффити;
4) прочистка канализации общедомовых стояков;
5) подготовка дома к осенне-зимнему периоду. Проведение промывки и
опрессовки системы отопления, проведение поверки общедомовых счетчиков;
6) очистка крыши от снега и наледи в зимний период;
7) заключение договоров с аварийно-диспетчерской службой;
8) взаимодействие с лифтовой компанией (при наличии лифтов);
9) проведение мероприятий по дезинфекции и дезинсекции подвалов и
придомовой территории.
Назовем обязанности управляющей компании по ремонту жилья:
18
проводить ремонтные работы по восстановлению оконных рам и
остекления в подъезде или техническом этаже в случае их отсутствия или
поломки;
подъезды должны быть окрашены и побелены, в них должно быть
освещение, также обязательным является надподъездное освещение;
ремонтные работы крыши в случае её протечки;
любые ремонтные работы общедомового имущества, связанные с
предоставлением коммунальных услуг: стояки холодного, горячего
водоснабжения, отопления или канализации, внутридомовых сетей
электроснабжения.
Отдельным пунктом хотелось бы сказать, что управляющая компания
обязана обеспечить население коммунальными услугами. В тот период, когда УК
берет в управление многоквартирный дом, то заключается договор с
ресурсоснабжающей организации на поставку коммунальной услуги. В связи с
этим за работу всех инженерных систем дома отвечает компания. Например,
если до многоквартирного дома такая услуга, как отопление предоставляется, а
в доме её нет, то ответственность здесь несет управляющая компания. Такая же
ситуация и с водой, канализацией, газом или светом. Однозначно, если услуга
отсутствует по вине ресурсоснабжающей организации, то управляющая
компания всё равно должна защищать интересы жителей квартир и приложить
максимум усилий для изменения ситуации. Предоставление коммунальных
услуг собственнику квартиры обязывает управляющую компанию проводить
работу по сбору денежных средств за эти услуги и вести претензионно-исковую
деятельность. Также УК должна обеспечивать своевременный вывоз твердых
бытовых отходов и крупных бытовых отходов. Это значит, что управляющая
компания обязана заключить договор на вывоз мусора.
Основные показатели финансовых результатов деятельности ООО
«Жилэксплуатация» предоставлены в таблице 1.
19
Таблица 1
Анализ уровня и динамики финансовых результатов
ООО «Жилэксплуатация» за 2017-2018 гг.
Показатель
Период
Отклоне-
ние, +/-
2018 г. /
2017 г.,
%
2017 г.
2018 г.
Выручка от продажи товаров,
продукции, работ, услуг (за минусом
налога на добавленную стоимость,
акцизов и прочих аналогичных
платежей), тыс. руб.
248421
230811
-17610
-7,1
Себестоимость проданных товаров,
продукции, работ, услуг, тыс. руб.
230012
215028
-14984
-6,5
Валовая прибыль, тыс. руб.
18409
15783
-2626
-14,3
Управленческие расходы, тыс. руб.
9091
10464
1373
15,1
Прибыль (убыток) от продаж, тыс.
руб.
9318
5319
-3999
-42,9
Прочие доходы, тыс. руб.
13
-
-13
-100,0
Прочие расходы, тыс. руб.
60
100
40
66,7
Прибыль (убыток) до
налогообложения, тыс. руб.
9271
5219
-4052
-43,7
Продолжение таблицы 1
Текущий налог на прибыль, тыс.
руб.
2260
1142
-1118
-49,5
Чистая прибыль (убыток) отчетного
периода, тыс. руб.
7011
4074
-2937
-41,9
Среднегодовая численность, чел.
120
100
-22
-18
Производительность труда, тыс.
руб./чел.
2036,24
2308,11
271,87
13,35
Рентабельность продаж, %
0,03
0,02
-0,01
-37,46
Рентабельность основной
деятельности, %
0,00
0,00
0,00
12,06
По данным таблицы 1 можно сделать вывод, что выручка от реализации за
анализируемый период снизалась на 17610 тыс.руб., или на 7,1%, что
свидетельствует о снижении позиций ООО «Жилэксплуатация» на рынке
оказываемых услуг. Практически пропорционально выручке увеличилась
себестоимость – на 6,5%. Это сопровождалось соответствующими темпами
снижения прибыли. Превышение темпов снижения выручки над темпами
снижения себестоимости свидетельствует о том, что себестоимость реализации
в отчетном году снижалась медленнее, чем выручка от реализации.
В 2018 г. по сравнению с 2017 г. возросли управленческие расходы на 1373
тыс. руб. (или на 15,10%) и прочие расходы (на 40 тыс. руб. или 66,67%). Рост
20
этих расходов на фоне общего снижения прибыльности в 2018 г. негативно
характеризует систему управления предприятием.
Производительность труда повысилась 13,35%. Но повышение произошло
не только на фоне сокращения штата персонала на 20 чел. в 2018 г. Как
следствие, следует искать проблемы в управлении персоналом и решать их не за
счет сокращения числа работников.
Важным фактором успешной деятельности является кадровый потенциал
предприятия. Рассмотрим количественные и качественные показатели
исследуемого персонала ООО «Жилэксплуатация».
Данные динамики социально-трудовых показателей по категориям
персонала представлены в таблице 2.
Таблица 2
Динамика социально-трудовых показателей предприятия
за 2016-2018 гг.
Показатели
Ед.
Абс.
Отклонение, %
Среднесписочная
численность
чел.
-20
-29,41
-16,67
- управленческий
персонал
чел.
12
10
6
-4
-16,67
-40,00
- специалисты
чел.
77
55
46
-9
-28,57
-16,36
-вспомогательные
работники
чел.
81
55
48
-7
-32,10
-12,73
Численность сотрудников ООО «Жилэксплуатация» на конец 2018 г.
согласно штатному расписанию, составила 100 человек, что на 29,71% меньше,
чем в 2016 г.
Следует отметить, что за 3 последних года численность персонала по
штату сократилась на 70 чел., что составило 41%. В 2017 г. число штатных
работников сократилось на 50 чел. и в 2018 число сократилось еще на 20 чел.
Данное обстоятельство в 2016 г. связано с тем, что предприятие перевело
персонал на инновационные механизмы работы, добавилось больше
автоматизированных рабочих мест, что и повлекло оптимизацию штата
персонала. В 2017 г. число уволенных составило 20 чел. в той причине, что