71
зачастую и изменяется. В этом случае более правильно говорить, о том насколько
эффективны были или будут комплексные изменения.
Для оценки экономического эффекта от внедрения системы электронного
документооборота необходимо знать, какое время сотрудники организации
отдела управления персоналом тратят на выполнение рутинных,
непроизводительных операций над документами. Известно, что в службе
управления персоналом работает 1 человек, который постоянно работает в
непрофильной программе с документами. Средние затраты на содержание
одного сотрудника службы управления персоналом примем равными 10000
рублей в месяц. В таблице 12 представлены суммарные затраты рабочего
времени сотрудников на выполнение типовых операций с документами.
Таблица 12
Временные затраты рабочего времени сотрудников на выполнение
типовых операций с кадровыми документами
Выполняемая
операция
Среднее время
выполни. До
внедрения
«Монолит:
Персонал
», мин
Среднее время
выполни, после
внедрения
«Монолит:
Персонал
», мин
Число сотрудников
выполняющее,
операцию
Ежемесячное кол
-
во операций
Суммарные
затраты времени до
внедрения
«Монолит:
Персонал
», чел.
–
дни
Суммарные
затраты времени
после внедрения
«Монолит:
Персонал
», чел.
–
дни
1
2
3
4
5
6
7
Регистрация
входящего
документа
3
1
4
3000
78
25
Регистрация
внутреннего
документа
3
1
2
500
6
2
Регистрация
исходящего
документа
3
1
3
2000
38
13
Размножение
документа по
резолюции
5
0
1
3000
31
-
Подготовка
типовых отчетов
120
1
5
60
75
1
Поиск документов
по атрибутам
7
1
50
1000
729
104
Поиск документов
с неизвестными
атрибутами
180
1
10
30
113
1
72
Продолжение таблицы 12
1
2
3
4
5
6
7
Подготовка
типового
документа
240
180
300
10
1500
1125
Согласование
типового
документа
360
180
100
10
750
375
Организация и
подготовка
совещаний
60
45
100
80
1000
750
Выдача
напоминаний о
приближении
срока исполнения
документа
10
0
2
300
13
-
Передача
документа на
исполнение или
ознакомление
5
0
5
1200
63
-
Преобразование
бумажного
документа в
электронный вид
0
3
1
3000
-
19
Итого:
4392
2414
Как видно из таблицы 12, на выполнение перечисленных типовых
операций до внедрения специализированной профильной программы «Монолит:
Персонал» сотрудники отдела управления персоналом ООО «Жилэксплуатация»
тратили примерно 4300 условных человеко-дней в месяц.
После внедрения системы затраты на эти же операции составляют чуть
больше 2400 человеко-дней. Что составило разницу 1900 человеко-дней.
Учитывая, что совокупные затраты рабочего времени примерно равны 100
человеко-дням:
1 чел. х 20 рабочих дней/мес.
Получим следующую экономию рабочего времени сотрудников:
1900/ 20 х 100% = 5%.
В денежном выражении ежемесячная экономия составит:
5% х 1 чел. х 10000 руб.чел./мес. = 50000 руб.
Очевидно, вклад процесса автоматизации управления персоналом и
кадрового документооборота в экономический эффект от внедрения
73
специализированной профильной программы «Монолит: Персонал» в данном
случае прямо пропорционален числу использующих ее сотрудников отдела
управления персоналом. Из вышесказанного следует, что чем больше
организация, чем больше сотрудников пользуется в своей работе
специализированной профильной программой, тем более масштабны и значимы
результаты экономии.
Также следует отметить, что на практике при использовании данной
методики обычно требуется более точная оценка, учитывающая, в частности,
распределение затрат рабочего времени по видам документов, а так же
различный уровень оплаты сотрудников отдела управления персоналом,
занимающихся регистрацией документов, или принимающих участие в
согласовании, или выполняющих другие операции над документами. А уровень,
в свою, очередь, зависит от характера работы, занимаемой должности,
квалификации и опыта работы сотрудников отдела управления персоналом
45
.
Согласно оценке проведенной в компании ООО «Жилэксплуатация», доля
таких операций может составлять до 20-30% всего рабочего времени.
Достаточно точное представление о таких затратах можно получить, проведя
исследование существующего документооборота и измерив соответствующие
показатели.
Необходимо также обратить внимание еще на один аспект внедрения
специализированной профильной программы «Монолит: Персонал». Более
привлекателен вариант, при котором силами менеджера по персоналу будет
выполняться существенно больший объем работ. Причем, скорее всего, сам
менеджер по персоналу этого не заметит, как не замечает времени, которые
менажер тратит на привычные операции с документами. Кроме того, в новых
условиях меняется сам характер трудовой деятельности: уменьшение рутинной,
не интересной составляющей открывает возможность для творческого подхода к
работе, позволяет сотрудникам проявлять инициативу.
45
Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю., Правда, об электронном документообороте. – М.: ДМК Пресс,
2016. -250 с.
74
Специализированная профильная программа, по сравнению с обычным
электронным пакетом офисных программ, обладает рядом преимуществ:
использование заранее заготовленных форм документов. Не только с
указанными в них основными реквизитами, но и с напечатанными стандартными
фразами в соответствии с видом документа;
экономия затрат при считывании информации, содержащейся в
документе, непосредственно с экрана монитора;
оперативность (от нескольких минут до нескольких часов) при
передаче в государственное учреждение по труду по электронной почте;
возможность архивации документов и защиты их от
несанкционированного доступа.
46
Вторая озвученная проблема, отмеченная во 2 главе настоящей ВКР, - это
то, что в службе управления персоналом отсутствует регламентация работы с
кадровой документацией. Данную проблему предлагаем устранить путем
разработки и утверждения Инструкции по кадровому документообороту.
Для реализации предложенного проекта по совершенствованию
организации кадрового документа, необходимы финансовые затраты, которые
представлены в таблице 13.
Таблица 13
Финансовые затраты реализации предложенного проекта
по совершенствованию организации кадрового документооборота
Название
руб.
1. Разработка и внедрение Стандарта «Кадровая политика на
предприятии»
15000
2. Разработка и внедрение стандарта ООО «Жилэксплуатация»
«Документирование перевода и командировок»
20000
3. Разработка и внедрение Стандарта ООО «Жилэксплуатация»
«Документооборот в области найма персонала»
15000
5. Общая величина издержек ООО «Жилэксплуатация»
50000
46
Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю., Правда, об электронном документообороте. – М.: ДМК Пресс,
2016. -250 с.
75
Общая величина издержек ООО «Жилэксплуатация» составит 50,0 тыс.
рублей. Основные затраты будут связаны с разработкой стандартов в области
документации кадровой деятельности.
Также систему показателей социальной эффективности
функционирования системы документирования персонала можно представить
следующим образом:
1. Уменьшение количества конфликтных ситуаций в процессе работы.
2. Уменьшение стрессовых ситуаций.
3. Увеличение стабильности организационного поведения в организации.
4. Снижение текучести кадров.
5. Увеличение вовлеченности персонала в работу организации.
6. Улучшение психологического климата в организации.
В таблице 14 приведем экономические результаты внедрения проекта по
совершенствованию организации кадрового документооборота, определив его
временные рамки 6 месяцами.
Таблица 14
Экономические результаты внедрения проекта
совершенствования (руб.)
Месяц
1-й
месяц
2-й
месяц
3-й
месяц
4-й
месяц
5-й
месяц
6-й
месяц
Доходы от
проекта
20000
25000
30000
34000
38000
38000
Издержки
50000
10000
10000
10000
10000
10000
Прибыль
-30000
15000
20000
24000
28000
28000
Аккумулированная
прибыль
-30000
-15000
5000
29000
57000
85000
Как видно из таблицы 14, в течение 6 месяцев реализации проекта по
совершенствованию организации кадрового документооборота, могут быть
получены необходимые экономические результаты.
Показателями экономической эффективность проекта, позволяющими
оценить его выгодность, являются:
1. Чистый дисконтированный доход (ЧДД);
76
2. Показатель доходности (индекс доходности);
3. Относительный показатель – рентабельность инвестиций;
На основании принятых к расчету показателей цены капитала (8%), уровня
премии за риск для проектов данного типа (5%), уровня инфляции (15 %),
определим, что коэффициент дисконтирования, равный сумме значений
приведённых показателей, составит 28%
Наиболее полно с финансовой точки зрения характеризуют
жизнеспособность инвестиционного проекта показатели денежного потока. Для
определения достаточности ресурсов на реализацию проекта, обеспечения его
эффективной реализации необходим тщательный анализ будущих денежных
потоков, связанных с реализацией данного проекта. Для этого необходимо
составить таблицы потоков денежных средств, на основании показателей
которых можно сделать заключение о достаточности финансовых ресурсов, или
о необходимости финансирования проекта за счет кратковременных
заимствований (таблицы 15 и 16).
Таблица 15
Поступления от проекта по совершенствованию организации
кадрового документооборота
Ед.изм.
1-й
месяц
2-й
месяц
3-й
месяц
4-й
месяц
5-й
месяц
6-й
месяц
Выручка
руб.
17200
22000
26400
29500
32600
32600
Амортизация
руб.
2800
3000
3600
4500
5400
5400
Итого
поступления
руб.
20000
25000
30000
34000
38000
38000
Из таблицы 15 видим, что итоговые общие поступления составили 38000
рублей. При этом с 1-го по 5-й месяц предусматривается снижение
интенсивности нарастания денежного потока от выручки и нарастание
интенсивности от амортизационных отчислений.
Потоки денежных средств выражаются поступлениями финансовых
ресурсов и затратами, необходимыми на реализацию проекта по
совершенствованию организации кадрового документооборота. В целях
реализации проекта в качестве инвестиционных источников предусмотрены
77
выручка и амортизационные отчисления. Если использование выручки на
реализацию проекта связано с отвлечением средств из оборота капитала, то
амортизационные отчисления представляют собой самый выгодный для
предприятия, не обремененный налогами источник собственных средств для
инвестиционных вложений.
Таблица 16
Затраты на предложенные мероприятия
Ед.изм.
1-й
месяц
2-й
месяц
3-й
месяц
4-й
месяц
5-й
месяц
6-й
месяц
Единовременные
Руб.
50000
0
0
0
0
0
Текущие
затраты
Руб.
0
10000
10000
10000
10000
10000
Итого
Руб.
50000
10000
10000
10000
10000
10000
Из таблицы 16 видим, что в первом месяце реализации проекта должны
быть произведены единовременные затраты в объеме 50,0 тыс. рублей, в
дальнейшем должны быть произведены только текущие затраты в объеме 10,0
тыс. рублей ежемесячно. Итоговые общие затраты на реализацию проекта
составят 100,0 тыс. рублей.
Объединив приходы и расходы денежных средств, получим конечное
сальдо (таблица 17).
Таблица 17
Потоки денежных средств
Ед.
изм.
1-й
месяц
2-й
меся
ц
3-й
меся
ц
4-й
меся
ц
5-й
меся
ц
6
меся
ц
Конечно
е сальдо
Приток
Руб.
20000
25000
30000
34000
38000
38000
-
Отток
Руб.
50000
10000
10000
10000
10000
10000
-
Сальдо
Руб.
-30000
15000
20000
24000
28000
28000
85000
Из таблицы 17 видим, что конечное сальдо составляет 85,0 тыс. рублей.
Далее необходимо определить эффективность вложения в проект по
совершенствованию организации кадрового документооборота. Эффективность
вложения определяется с помощью показателя чистого дисконтированного
78
дохода – одного из самых распространенных критериев оценки инвестиционных
проектов.
Чистый дисконтированный доход равен разности накопленного
дисконтированного дохода от реализации проекта и дисконтированных
единовременных затрат.
Чистый дисконтированный доход определяется по следующей формуле:
????
????
????????
????
????
????
????????
????
????
????????
????
(1)
где D
i
– доходы (сальдо) i-го периода;
K
i
– единовременные затраты, произведенные в i-том периоде;
n – общее количество периодов;
d – дисконт.
Произведенные расчеты чистого дисконтированного дохода показывают,
что его значение составляет 3,22.
Критерием экономической эффективности инновационного проекта
является положительное значение ЧДД.
ЧДД = 3,22 > 0
Индекс доходности проекта (ИД) – это отношение суммарного
дисконтированного дохода к суммарным дисконтированным единовременным
затратам. Представим расчет ИД, используя формулу:
????
????
????????
????
????
????????
= 3,22 / 3,06 = 1,052.
Критерием экономической эффективности инновационного проекта
является значение индекса доходности, превышающее единицу.
ИД = 1,052 > 1.
Таким образом, данный проект является выгодным.
Важное место в анализе эффективности инвестиционного проекта имеет
показатель чистой текущей стоимости (ЧТС). С финансовой точки зрения чистая
текущая стоимость показывает финансовый результат (прибыль или убытки)
79
инвестора в результате реализации проекта по сравнению с тем, если бы
финансовые средства были помещены на хранение в банк.
Чистая текущая стоимость мероприятий по совершенствованию
организации кадрового документооборота, в случае вложения финансовых
средств в проект частями на протяжении определенного периода,
рассчитывается по формуле:
????????
????????
(2)
где B – общая текущая стоимость доходов от проекта;
С – текущая стоимость затрат;
n – общее количество периодов;
r – ставка процента в банке.
Величина чистой текущей стоимости показывает ожидаемую выгодность
мероприятий по совершенствованию организации кадрового документооборота.
Если полученный результат больше нуля (ЧТС>0), значит, реализация проекта
принесет больший доход, чем размещение средств в банке. Если же результат
меньше нуля (ЧТС< 0), или равен нулю (ЧTC = 0), то проект имеет доходность
более низкую, чем стоимость капитала, или ни прибыльный, ни убыточный, что
так же невыгодно, и поэтому деньги выгоднее оставить в банке.
Экономические результаты мероприятий по совершенствованию
организации кадрового документооборота должны выразиться в стоимостной
оценке показателей эффективности. Дадим стоимостную оценку экономических
результатов по следующим показателям:
1) снижение затрат на организацию кадрового оборота;
2) улучшение организации кадрового оборота;
3) снижение текучести работников;
4) повышение производительности труда управленческих работников за
счет факторов ускорения обучения, переподготовки и повышения
квалификации.
С целью повышения эффективности функционирования предприятия на
базе предложенных проектных решений, необходимо составить план – график
80
внедрения проектных предложений, указав в нем ответственных лиц за
исполнение проектных мероприятий (таблица 18).
Таблица 18
План мероприятий по внедрению проектных предложений
№
п/п
Мероприятие
Срок
исполнения
Ответственное лицо
1
Для формирования общей системы
документирования движения
персонала разработка Стандарта
«Документирование приема на
работу»
½ мес.
Начальник отдела
кадров
2
Для формирования общей системы
документирования движения
персонала внедрение Стандарта
«Документирование перевода и
командировок»
1 мес.
Начальник отдела
кадров
3
Для формирования общей системы
документирования движения
персонала разработка и
внедрение Стандарта
«Документооборот в области
найма персонала»
½ мес.
Начальник отдела
кадров
4
Проведение пробного применения
Стандарта документирования
приема на работу
¾ мес.
Специалист отдела
кадров
6
Проведение пробного применения
Стандарта документирования
перевода и командировок
½ мес.
Специалист отдела
кадров
В результате разработки системы закрепления специалистов на рабочих
местах организация получила определённый экономический и социальный
результаты.
В данной главе для повышения эффективности системы документооборота
в ООО «Жилэксплуатация», автором рассчитана экономическая эффективность,
в результате разработки системы организация получила определённый
экономический и социальный результаты.
Система электронного документооборота с использованием
специализированной профильной программы «Монолит: Персонал» и создание
Инструкции по кадровому документообороту позволит более эффективно
использовать накопленные компанией знания (обеспечивая доступ к единому