61
потери в качестве и эффективности работы организации во время перехода от
старого состояния к новому.
Переход от обычной технологии электронного создания документов к
специализированной профильной программе «Монолит: Персонал», все затраты
следует просчитать. Фактически все сводится к производительности и
эффективности процесса. Для такого расчета существуют стандартные методики
функционально-стоимостного анализа.
2. Разработка и внедрение Инструкции по кадровому документообороту.
Специалистам отдела кадров организации в процессе реализации своей
работы, приходится оформлять большое количество однотипных документов, и
все эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно.
Естественно, действующим законодательством Российской Федерации
определен основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых
книжек, содержание трудового договора. Однако, для организации работы с
кадровыми документами в организации, был разработан и утвержден Проект
Инструкции по кадровому документообороту.
Ценность Инструкции по кадровому документообороту в организации
заключается в том, что при ее разработке была учтена специфика деятельности
организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности,
организационной структурой и численностью сотрудников, но и особенностями
кадрового документооборота.
Инструкция по кадровому документообороту организации решает много
практических задач. В ней утверждаются: перечень документов, необходимых
для выполнения того или иного кадрового действия; шаблоны всех документов
по личному составу; очередность оформления; порядок движения документации
внутри организации, а также в ней предусмотрено размещение регламентов
работы по основным направлениям кадрового документооборота,
встречающимся в деятельности специалиста по персоналу организации, такие,
например, как, регламент оформления трудовой деятельности и прекращения
оной с иностранцами. Регламент работы с декретными работниками, регламент
62
ведения, хранения, приема и выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним и
многие другие. Кроме того, Инструкция по кадровому документообороту
организации законодательно регулирует те или иные нормы действий
специалиста по персоналу организации.
Работа с документами в Служба управления персоналом включает
следующие основные этапы: подготовка документов; обработка документов;
хранение документов. Все это необходимо отразить в Инструкции по кадровому
документообороту.
Инструкция разрабатывается и утверждается по общим правилам
подготовки локальных нормативных актов: в приказе начальника отдела кадров
и социального развития службы управления персоналом ООО
«Жилэксплуатация» определяются ответственные за разработку, сроки
подготовки Инструкции и порядок ввода ее в действие.
На этапе создания Инструкции по кадровому документообороту отметим
важные основания для разработки инструкции:
кадровому работнику перед созданием документа будет четко понятно
для чего создается документ, и в какой ситуации будет применен;
идентичность в шаблонности создаваемых документов;
придание юридической силы создаваемым документам;
экономия времени на составление и обработку документов в редакции;
контроль и возможность проследить движение и выполнение
документа.
Для создания проекта Инструкции по кадровому документообороту,
прежде всего, требуется определиться в отношении единых правил работы с
кадровыми документами и закрепить их в Инструкции по делопроизводству.
Необходимо учитывать, что в современном кадровом делопроизводстве очень
многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто
нормативные акты приводят лишь рекомендации.
Отметим организационную эффективность мероприятий по
совершенствованию нормативной документации ООО «Жилэксплуатация».
63
Начинать создание Инструкции по кадровому документообороту следует
с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов.
Инструкция по кадровому документообороту должна базироваться на
действующем законодательстве в сфере документации и информации и отражать
специфические особенности работы с документами, характерные для
исследуемого предприятия.
Текст проекта Инструкции по кадровому документообороту для ООО
«Жилэксплуатация» включает общие положения, тематические пункты и
приложения к ней.
Таким образом, в данной инструкции могут быть отражены следующие
разделы, представленные в таблице 11.
Таблица 11
Краткое содержание (наполнение) Проекта Инструкции
по кадровому делопроизводству
Номер раздела
и его
наименование
Краткое содержание
раздела
Рекомендации
по наполнению
раздела
1
2
3
Раздел I. Общие
положения
Раздел описывает сферу
распространения Инструкции
по кадровому
документообороту и
нормативно-методическую базу
Инструкции по кадровому
документообороту
В данном разделе необходимо
указание общего направления
действия Инструкции по
кадровому документообороту
ООО «Жилэксплуатация», а
также обоснованная
необходимость его соблюдения
при работе с кадровой
документацией работников и
ответственность за нарушение
принципов и норм,
разработанных в данном
локальном нормативном
документе организации
В пункте 1 «Общие
положения» следует
определить:
сферу распространения
Инструкции по
делопроизводству;
ответственность за
несоблюдение
Инструкции;
подразделение, которое
отвечает за единый
порядок
документирования и
организацию работы с
документами в
структурных
подразделениях;
нормативно-
методическую базу
Инструкции
64
Продолжение таблицы 11
1
2
3
Раздел II.
«Ответственность
за организацию
делопроизводства
согласно
Инструкции по
кадровому
документообороту»
В разделе описывается
ответственность за
несоблюдение Инструкции по
кадровому документообороту;
Отмечается подразделение,
которое отвечает за единый
порядок документирования и
организацию работы с
документами в организации и в
структурных подразделениях
Раздел III.
«Нормативные
ссылки,
регламентирующие
правовую
деятельность»
Раздел должен включать в себя
те законодательные
нормативные правовые акты
Российской Федерации, нормы
которых содержат сведения о
регулировании процессов
документирования кадровой
деятельности
В целях нормативно-
правого регулирования
вопросов создания и
ведения документов
службы
делопроизводства ООО
«Жилэксплуатация»
следует при соблюдении
применения Инструкции
применять федеральные
законы РФ и нормативно-
правовые акты,
регулирующие трудовое
законодательство РФ
IV раздел
«Локально-
правовые
документы»
Является основным
тематическим, включает
несколько подпунктов:
1. Документирование
кадрового документооборота
2. Основные требования к
оформлению кадровых
документов и т.д.
3. Документы по учету кадров
4. Особенности оформления
документов по отдельным
кадровым функциям
5. Оформление изменений
условий трудового договора
6. Составление номенклатуры
дел и формирование дел
7. Порядок подготовки и
передачи дел на хранение в
архив
8. Оформление перевода на
другую постоянную работу
9. Оформление отпусков
10. Оформление прекращения
(расторжения) трудового
договора с работниками
65
На основании представленной таблицы 11, рассмотрим порядок
подготовки и оформления кадровых документов согласно Инструкции и
распишем более подробней предлагаемый Проект.
Общие положения инструкции следует определить как:
сферу распространения Инструкции по кадровому документообороту;
нормативно-методическую базу Инструкции по кадровому
документообороту.
Во втором разделе «Ответственность за организацию делопроизводства
согласно Инструкции по кадровому документообороту» следует определить:
ответственность за несоблюдение Инструкции по кадровому
документообороту;
подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования
и организацию работы с документами в организации (фирме) и в структурных
подразделениях;
Третий раздел «Нормативные ссылки, регламентирующие правовую
деятельность».
В целях нормативно-правого регулирования вопросов создания и ведения
документов в службе управления персоналом ООО «Жилэксплуатация» следует
при соблюдении применения Инструкции применять следующие федеральные
законы РФ и нормативно-правовые акты, регулирующие трудовое
законодательство РФ и правила создания, организации, ведения и передачи в
архив кадровых документов. Нормативные ссылки, регламентирующие
правовую деятельность Инструкции по кадровому документообороту должен
содержать пункт 2 Инструкции по кадровому документообороту.
Четвёртый раздел «Локально-правовые документы является основным
тематическим, включает несколько подпунктов, где определяются картина
документов, применяемая для создания, оформления, ведения и хранения
документов по личному составу сотрудников предприятия.
66
Подпункт «Кадровое делопроизводство» определяет какие основные
кадровые документы ООО «Жилэксплуатация», регулируют создание и ведение
кадровой документации.
Основные требования к оформлению кадровых документов создаются на
основании ГОСТ Р 7.0.8-2013 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт
Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»,
Методического документа М-08.50.01-01 «Изложение и оформление приказов и
распоряжений». Утв. приказом от 25.03.2013 № 128-П, Федерального Закона «Об
архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125-ФЗ. (ред. от
11.02.2013), Федерального Закона «О государственном языке Российской
Федерации» от 01.06.2005 № 53-ФЗ, Федерального Закона «О персональных
данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Федерального Закона «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149-ФЗ
(ред. от 28.12.2013), Федерального Закона «Об обязательном экземпляре
документов» от 29.12.1994 № 77-ФЗ (ред. от 01.07.2014), Инструкции по
делопроизводству ООО «Жилэксплуатация».
Документы по учету кадров создаются на основании: Федерального Закона
«О государственном языке Российской Федерации» от 01.06.2005 № 53-ФЗ,
Федерального Закона «О персональных данных» от 27.07.2006 № 152-ФЗ,
Постановления Правительства Российской Федерации «Об утверждении
требований к защите персональных данных при их обработке в информационных
системах персональных данных» от 01.11.2012 № 1119, ГОСТа Р 6.30-2003.
Унифицированные системы документации. Унифицированная система
организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов. Утвержден постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003г. №
65-ст. Штатного расписания ООО «Жилэксплуатация» на 2015 год. Утв.
приказом от 14.12.2014 № 187-п, Методического документа М-08.50.01-01
«Изложение и оформление приказов и распоряжений». утв. приказом от
25.03.2013 № 128-П, Методического документа СК-08.50.01-2008-1
67
«Распоряжительные документы. Приказы и распоряжения. Порядок разработки,
согасования, подписания, регистрации и отмены». Утв. приказом от 05.03.2008
№ 110-П.
Составление номенклатуры дел и формирование дел создаются на
основании:
1. Номенклатуры дел ООО «Жилэксплуатация» в 2018 г.
2. Номенклатуры дел. Порядок разработки и утверждения номенклатуры
дел регулируется ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ред от 18.06.2017) и Основными
правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии
Росархива от 06.02.2002, Методического документа СК-08.50.01-2008-1
«Распорядительные документы, Приказы и распоряжения. Порядок разработки,
согасования, подписания, регистрации и отмены». Утв. приказом от 05.03.2008
№ 110-П.
Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив создаются на
основании: Федерального Закона «Об архивном деле в Российской Федерации»
от 22.10.2004 №125-ФЗ. (ред. от 18.06.2017), Федерального Закона «О
персональных данных» от 31.12.2017 № 498-ФЗ, Постановления Правительства
Российской Федерации «Об утверждении требований к защите персональных
данных при их обработке в информационных системах персональных данных»
от 01.11.2012 № 1119, Перечень Типовых управленческих архивных документов,
образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов
местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения с изм. от
4.02.2015», Приказ «Об утверждении перечня Типовых управленческих
архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных
органов, органов местного самоуправления и организаций» №558 от 25 августа
2010, Номенклатуры дел ООО «Жилэксплуатация» в 2018 г.
Особенности оформления документов по отдельным кадровым функциям
предполагают: прием на работу и перечень документов, предъявляемых лицом,
поступающим на работу оформляется на основании, Ст. 68, Трудового кодекса
68
Российской Федерации, Штатного расписания ООО «Жилэксплуатация» на 2015
год. утв. приказом от 14.12.2014 № 187-п,
Порядок и сроки оформления документов о приеме на работу создается на
основании Штатного расписания ООО «Жилэксплуатация» на 2019 год. Утв.
приказом от 14.12.2018 № 187-п, Методического документа М-08.50.01-01
«Изложение и оформление приказов и распоряжений». Утв. приказом от
25.03.2013 № 128-П, ГОСТ Р 7.0.8-2013 «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный
стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации,
библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», Федерального Закона «О государственном языке
Российской Федерации» от 05.05.2005 № 101-ФЗ, Федерального Закона «О
персональных данных» от 31.12.2017 № 498-ФЗ, Методического документа СК-
08.50.01-2008-1 «Распоряжительные документы. Приказы и распоряжения.
Порядок разработки, согасования, подписания, регистрации и отмены», утв.
приказом от 05.03.2008 № 110-П.
Предварительный медицинский осмотр (обследование) создается на
основании: Ст. 69, Трудового кодекса Российской Федерации, Положения о
персональных данных ООО «Жилэксплуатация». Утв. от 05.11.2012 № 244-п.
Оформление изменений условий трудового договора создается на
основании: Ст. 72, Трудового кодекса Российской Федерации, Положения о
персональных данных ООО «Жилэксплуатация», утв. 05.11.2012 №244-п.
Оформление перевода на другую постоянную работу Ст.Ст. 71.1-71.2; 73,
74; 81, 83 Трудового кодекса Российской Федерации.
Оформление отпусков создается на основании Ст.Ст. 114-128 Трудового
кодекса Российской Федерации, Постановления Госкомстата России об
утверждении Графика отпусков от 05.01.2019 г., Графика опусков ООО
«Жилэксплуатация» на текущий календарный год, Методического документа
СК-08.50.01-2008-1 «Распоряжительные документы. Приказы и распоряжения.
Порядок разработки, согасования, подписания, регистрации и отмены». Утв.
приказом от 05.03.2008 № 110-П.
69
Оформление прекращения (расторжения) трудового договора с
работниками на основании ст.ст. 77-84 и 84.1; 332 и 336 Трудового кодекса
Российской Федерации, Постановления Правительства Российской Федерации
«Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке
в информационных системах персональных данных» от 01.11.2012 № 1119,
Методического документа СК-08.50.01-2008-1 «Распоряжительные документы.
Приказы и распоряжения. Порядок разработки, согасования, подписания,
регистрации и отмены». утв. приказом от 05.03.2008 № 110-П, Инструкции по
делопроизводству ООО «Жилэксплуатация».
Изменения и дополнения к проекту Инструкции по кадровому
документообороту предполагает табличную форму, в которой в процессе работы
с Инструкцией, будут вносится некоторые отметки и замечания по
разработанном документу и в последствии Инструкция будут дополняться
необходимыми требованиями.
К Инструкции по кадровому документообороту обычно собирают
приложения, которые должны заключать справочно-иллюстративный материал,
классифицированного в порядке расположения пунктов. В приложения
помещают схемы документопотоков, оттиски печатей и штампов, образцы
бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления
некоторых видов документов, перечни контролируемых документов, формы их
учета, формы номенклатуры дел и др.
43
Строгость оформления Инструкции по кадровому документообороту
является одним из обстоятельств, обеспечивающих компетентную работу с
документами ООО «Жилэксплуатация». Допускается для оформления
локальных инструкций и положений вырабатывать свой корпоративный стиль
оформления.
С количественной точки зрения документ имеет большинство
необходимых реквизитов. Отсутствие места составления, визы ознакомления
43
Ловчева М. Общие вопросы организации кадрового делопроизводства / М. Ловчева, Е. Галкина // Кадровик. – 2015.
– № 6. – С. 5-12.
70
ослабевает юридическую и управленческую функции документа. Наличие
реквизитов отметки об исполнении документа и направлении его в дело,
идентификатора электронной копии документа не обязательно, т.к. инструкция
действует до замены новой.
В практике кадрового документооборота выработалось такое правило:
если документ утверждается приказом (как в случае с ООО «Жилэксплуатация»),
то его датой и номером являются дата и номер приказ (в соответствии с
Положением от 09.10.2014 № 137).
В создаваемую Инструкцию по кадровому делопроизводству необходимо
дополнить реквизит «виза ознакомления». Также на предприятии должен быть
заведен журнал ознакомления с Инструкции по кадровому документообороту,
либо оформляется лист ознакомления.
На основании «Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти»
44
мы создали инструкцию по кадровому
делопроизводству для ООО «Жилэксплуатация», которая является проектом
документа, несущая рекомендательный характер для ведения кадровых
документов на исследуемом предприятии. Текст созданной Инструкции по
кадровому документообороту для ООО «Жилэксплуатация» представлен в
Приложении 3 настоящей работы.
3.2. Расчет экономической и социальной эффективности рекомендаций по
совершенствованию организации кадрового документооборота
в ООО «Жилэксплуатация»
При расчете экономического эффекта от автоматизации управленческого
документооборота по переходу на специализированную профильную
программу, упрощенные оценки уже не помогут, потому что автоматизируется
не сам процесс, а система управлениями, причем непросто автоматизируется, но
44
Постановление Правительства «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти» от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.11.2011)