6
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ....................................................................................................................... 7
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ......................................................................................... 10
1.1. Понятие и основные элементы системы документооборота организации .. 10
1.2. Особенности оборота документов по кадрам в коммерческой организации17
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ХОРС»30
2.1. Общие характеристики ООО «Хорс»............................................................... 30
2.2. Изучение состава кадров в ООО «Хорс» ......................................................... 35
2.3. Анализ системы кадрового документооборота в ООО «Хорс» .................... 42
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ......................................................................................... 50
3.1. Главные направления рационализации оборота документов по кадрам ..... 50
3.2. Предложения по развитию кадрового документооборота в ООО «Хорс» . 58
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ ......................................................................................... 76
7
Введение
Сегодня, когда трудовые отношения претерпевают значительные
изменения, вопросы, определяющие организацию кадровой работы в
коммерческом предприятии, считаются достаточно актуальными и
востребованными. Это определено тем простым фактом, что работник,
поступающий на службу, хочет понимать состав его прав и обязанностей,
особенности его должностной компетенции, а также уровень заработной платы.
Кроме этого, каждый специалист должен осознавать сменность его труда,
время труда и отдуха, отпуска. Всеми этими вопросами занимается кадровая
служба.
Заметим, что деятельность кадровой службы на сегодняшний день имеет
социально - ориентированную окраску, так как именно от слаженной и умелой
работы этих специалистов зависит многое в судьбе работника - от установления
справедливых правоотношений между работником и работодателем, до
дальнейшей судьбы человека, выход на пенсию, получение социальных
пособий, налоговых послаблений и другое.
В настоящее время кадровый документооборот представляет собой
ничуть не бесполезное дело, так как его хорошая организация делает и более
стабильным климат в трудовом коллективе, потому, что каждый из
специалистов понимает, что он имеет законодательно закреплённое на
предприятии положение.
Документооборот любого предприятия - это сложный процесс, его
необходимо организовать таким образом, чтобы он проходил как можно
меньшее количество стадий при одновременной стабильной работе
организации.
Кадровый документооборот - это часть общего документооборота
организации. Он может быть как внутренним, так и внешним, он относиться к
непосредственной деятельности работников или к отношениям между
предприятиями и другими подструктурами.
8
Кадровый документооборот - это наиболее важная часть деятельности
предприятия, обеспечивающая стабильность труда людей. В наши дни многие
стадии документооборота по кадрам имеют электронную версию, что позволяет
снизить затраты на его организацию. Не все документы по кадрам являются
официальными и важными для любого предприятия, не зависимо от его
организационно-правовой формы, тем не менее, обязательное ведение многих
документов предприятием прямо продиктовано нормами действующего
трудового права.
Систематизация сведений об организации кадрового документооборота
на предприятии в настоящее время является наиболее актуальным, а анализ его
изъянов на примере деятельности конкретного предприятия представляется
необходимым с целью переноса на работу других организаций.
Цель работы - разработка предложений по совершенствованию
кадрового документооборота на основе проведения анализа учета и
оформления трудовых отношений в ООО «Хорс».
Для достижения такой цели были определены следующие задачи:
1. дать понятие и рассмотреть основные элементы системы
документооборота организации;
2. проанализировать особенности оборота документов по кадрам в
коммерческой организации;
3. проанализировать деятельность ООО «Хорс»;
4. исследовать состав кадров в ООО «Хорс»;
5. провести анализ системы кадрового документооборота в ООО
«Хорс»;
6. рассмотреть главные направления рационализации документов по
кадрам;
7. разработать систему рекомендаций по совершенствованию кадрового
документооборота в ООО «Хорс».
Объект исследования - ООО «ХОРС».
9
Предмет исследования - вопросы организации кадрового
документооборота.
Методы исследования - теоретический анализ литературных,
периодических и электронных ресурсов по проблеме исследования, анализ
деятельности предприятия, синтез, структурирование, систематизация,
описание, беседа.
Практическая значимость работы - результаты исследовательской
деятельности могут быть использованы в разработки кадровой документации
предприятий, находящихся на стадии зарождения, а также с целью
систематизации и структурирования кадровой деятельности в уже
действующих организациях.
Структура исследования - содержит введение, три главы, заключение,
список литературы.
Первая глава включает общие теоретические выкладки по проблеме
исследования, в ней анализируются механизмы документооборота в целом, а
также особенности кадрового документооборота в коммерческой организации.
Вторая глава представляет особенности деятельности и механизмы
кадрового документооборота в рамках работы конкретного предприятия,
данные получены практическим путем.
В третьей главе представлены научные выводы и заключения по
вопросам совершенствования оборота документов по кадрам в организации с
учетом современных требований и условий развития законодательства.
10
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ
ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие и основные элементы системы документооборота
организации
Под документооборотом следует понимать движение документов
организации с момента их создания, а также получения до завершения
исполнения или отправки. Документооборот сходен с понятием технологии
документирования управленческой деятельности, это совокупность
документов, которые обрабатываются в организации, они могут иметь как
общий, так и специальный вид.
В состав процесса движения или оборота документов включается лишь
документация, имеющая официальный вид. Чаще всего в практической
деятельности движению подвергаются не отдельные документы, а их пакеты и
проекты, то есть совокупность документов, необходимых для того или иного
этапа управленческой деятельности.
Тем не менее, технологически процесс обработки документов, как
совокупности, так и отдельных материалов не изменяется [56].
В связи с этим, документооборот в организации может быть
квалифицирован в зависимости от масштаба:
1. документооборот индивидуального предпринимателя без образования
юридического лица;
2. оборот документов в небольшой компании;
3. движение документов или их пакетов в корпорации;
4. документооборот отрасли как таковой;
5. документооборот государства [48].
Порядок движения документов в организации вторичен по отношению к
структуре организации и внутреннему распределению обязанностей, в том
числе неформальной системе субординационных отношений. Однако это не
значит, что система организации документооборота не поддается
самостоятельному регулированию и нормированию.
11
Документооборот в любой организации состоит из потока документов,
которые циркулируют:
- пунктами, осуществляющими содержательную обработку, а также
создание документов и содержащейся в них информации;
- руководителями организации в целом, отдельных подразделений;
- специалистами отдельных отделов или сегментов;
- пунктами информационно-технической обработки документов;
- экспедиторами и курьерами;
- секретарями.
Весь документооборот в организации можно разделить на все
многообразие документопотоков, которые предполагают наличие общего
источника, а также общего приемника информации.
Документопотоки подразделяют по отношению к управленческому
объекту, а также по направлению. Исходя из этого, по направлению все
документопотоки делятся:
1. горизонтальные документопотоки, которые предполагают движение
документов между сегментами предприятия, составляющими один и тот же
элементный уровень;
2. восходящие потоки предполагают движение документов между
различными уровнями, сюда можно отнести передвижение документов от
руководителя к подчиненным и обратно, из центрального офиса к филиалам и
другое. Восходящие потоки - это входные документы, получаемые
вышестоящей организацией от подчиненных организаций (исходящие
документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие
инстанции). Нисходящие потоки - это документы, направляемые
вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.
По отношению к управленческому объекту документопоток может быть:
- восходящим;
- исходящим;
- внутренним.
12
Все они тесно связаны между собой, так как служат для создания друг
друга.
Поток входящей корреспонденции образуется теми документами,
которые непосредственно поступают в организацию. Они проходят
специальную обработку, чаще всего специалистами службы по обработки
входящих обращений, во многих организациях этим заняты целые отделы,
затем направляются соответствующим руководителям для ознакомления и
последующего поручения их к исполнению конкретными работниками.
В подразделениях из документов, которые даны в качестве ответов или
отчетов также формируются документопотоки. Они сливаются в единую
систему, но уже отправляемой корреспонденции.
Помимо этого существует в организациях документация, которая
предназначается только для внутреннего использования и не может выходить
за ее рамки. Это вид внутренней документации. Среди таких документов
выделяют приказы о переводе гражданина с одной должности на другую,
приказы об отпусках, распоряжения руководителей структурных
подразделений.
В документообороте участвуют специалисты, которые призваны
исполнять предписания или указания документов, но есть и те лица, которые
являются авторами соответствующих документов. В любом случае,
документооборот имеет начало и конец. Его началом является приход
документов или их создание, а окончание связано с направлением ответа или
исполнением предписания.
Каждый документооборот включает в себя совокупность документов,
которые различаются по своему видовому составу. Например, выделяют
следующие разновидности документов:
1. распорядительные документы органов власти и управления;
2. распорядительные документы вышестоящей организации;
3. акты и справки проведения проверок и контрольных срезов;
4. результаты статистической отчетности по разным направлениям;
13
5. письма и запросы, связанные с деятельностью организации;
6. письменные запросы работников организации и соответствующие
ответы на них;
7. материалы, разного рода приглашения и речи, тезисы [22].
Каждый документ в целом имеет свой собственный путь движения, его
можно легко описать и закрепить за ним. Огромное значение для организации
документооборота имеет авторство документа, они тоже могут
квалифицироваться и делиться на разные типы:
- первую группу составляют документы, которые непосредственно
поступают от граждан, например, заявления и обращения, жалобы граждан на
действия сотрудников организации;
- другую группу составляют различные договоры, которые можно
квалифицировать по ряду оснований, но бывают трудовые договоры,
коммерческие и коллективные договора;
- докладные и объяснительные записки очень часто выступают в
качестве документов, предназначенных для внутреннего обращения;
- документы, которые получают из органов власти и управления,
например, налоговых органов, органов финансового контроля;
- документы, приходящие в организацию из банков и других
финансовых организаций.
Все эти документы имеют различные способы обработки и поступления
в организацию, они по-разному систематизируются и обрабатываются [12].
Одной из основных характеристик документооборота является не только
объем документопотоков, но и их цикличность. С учетом этих факторов
организуется вся работа служб документационного обеспечения управления,
определяется количественный состав сотрудников, режим труда
руководителей, непосредственно участвующих в организации прохождения
документов в учреждении, оснащение необходимыми техническими
средствами.
14
Значительно различаются методы и этапы обработки документации в
зависимости от способа пересылки, срочности исполнения, степени
ограничения доступа к составу информации. Критерии различий между
труппами документов могут быть и иными, но их поиск и выделение имеют
смысл только при одном условии - существенное влияние на технологии
обработки и прохождения документации.
В настоящее время в документообороте используется несколько
способов, применяемых для того, чтобы документы были переданы от одного
адресата другому:
- курьерская доставка;
- доставка документов, непосредственно сотрудниками;
- телефон, аппараты факсимильной связи;
- электронная почта;
- иные способы использования Интернет;
- вручение документов лично в руки адресату;
- почтовая пересылка;
- телеграмма [34].
Относительно недавно подавляющее большинство документов
поступало и обрабатывалось централизованно в специальном подразделении -
экспедиции и сам процесс обработки получаемых и отправляемых документов
назывался экспедиционной обработкой. То в настоящее время все большее
количество информации поступает непосредственно в структурные
подразделения, конкретным сотрудникам на рабочие места, оснащенные
терминалами информационно-вычислительной сети (в том числе
персональными компьютерами), минуя экспедицию. Сдерживающим фактором
массового перехода к таким способам пересылки корреспонденции в данном
случае выступают не с технические сложности, а скорее проблемы обеспечения
юридической значимости пересылаемой корреспонденции [52].
В связи с этим, для совершенствования документооборота в общем
смысле, необходимо отыскать ответы на два основных вопроса:
15
1. Как быстро можно доставить документы по такой цепочке?
2. Какие юридически значимые действия необходимо совершить [20]?
Порядок движения документов в организации включает в себя
следующие стадии:
- экспедиционная обработка документов, которые поступают в
организацию;
- фиксация факта поступления документов в организацию;
- предварительное рассмотрение документов службой по обработке
входящей корреспонденции;
- организация движения документов внутри организации. Этот процесс
предполагает движение документов от сотрудника к сотруднику, донесение
необходимой информации до исполнителя, предание юридической значимости
проектам документов [12];
- обработка исполненных, а также документов, которые предназначены
для отправки;
- отправка документов соответствующим адресатам [19].
Таким образом, можно говорить о том, что в любой организации
существует ряд наиболее важных правил документооборота, которые
необходимо соблюдать для того, чтобы документооборот был максимально
эффективным.
К числу таких требований можно отнести:
- необходимо организовать маршрут документов таким образом, чтобы
они продвигались с наименьшими затратами времени. Это означает, что один и
тот же документ не может и не должен попадать в одно подразделение дважды,
что один сотрудник не может обрабатывать максимум входящей информации
[11];
- максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах
обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое
перемещение документа должно быть оправданным [25].