66
5. подготовка предложений по внесению изменений в законодательство
Российской Федерации по предоставлению возможности ведения кадрового
документооборота в электронном виде.
Эксперимент проводится в следующих организациях (по согласованию):
открытое акционерное общество «Российские железные дороги», акционерное
общество «Газпромбанк», публичное акционерное общество «АВТОВАЗ»,
публичное акционерное общество «РОСБАНК», публичное акционерное
общество «Мечел», акционерное общество «Северсталь Менеджмент»,
публичное акционерное общество «Ростелеком», общество с ограниченной
ответственностью «Яндекс» (далее - участники эксперимента).
Такое положение означает, что если эксперимент окажется удачным, а
затраты на информатизацию будут ниже, нежели они в данное время в рамках
бумажного документооборота, то практика электронного документооборота в
кадровой отрасли будет внедрена в работу всех организаций страны.
Безусловно, изначально, все это будет опробовано на крупных
предприятиях, а только потом работа будет проходить в условиях среднего и
малого бизнеса.
ООО «ХОРС» - это достаточно крупное, развивающееся предприятие, а
значит, информатизация его кадрового делопроизводства вполне может быть
реализована.
Таким образом, информационная система управления персоналом
предприятия должна формироваться и совершенствоваться с учетом
перечисленных выше задач, что будет выступать необходимым условием
совершенствования управления персоналом в целом.
Выбирая соответствующее программное обеспечение, необходимо
учитывать определенный комплекс руководящих начал, среди которых
наиболее важными являются использование технологий, не противоречащие и
согласующиеся друг с другом технологии. Очень важно применять в условиях
предприятия единые требования к эксплуатации таких систем. Помимо этого,
необходимо учитывать целую когорту общих требований, которые необходимы
67
для стабильной и адекватной работы информационной системы управления
персоналом. К числу таких требований можно отнести быстродействие,
обозначает достаточно малое время, которое необходимо системе для реакции
на манипуляции пользователя. Надежная защита, которая обеспечит
исключение несанкционированного доступа к тем или иным данным,
касающимся личной персональной информации о сотрудниках. Создание
удобного пользовательского интерфейса рабочего места кадрового специалиста
или других сотрудников, непосредственно занимающихся обеспечением
работы персонала, интеграция с теми модулями информационной системы
управления персоналом, которая уже имеется на предприятии, возможность
преобразования данных, которые были ранее введены в общую систему, с тем,
чтобы они адекватно отражались новой системой.
Информатизация документооборота на предприятии очень важна,
особенно если речь идет о крупном предприятии, находящемся на этапе
расцвета. Важно понимать, что информатизация не только сделает кадровый
документооборот в разы выше, но и поможет снизить затраты, как людского
потенциала, так и материальных ресурсов на обеспечение работы службы по
кадровому сопровождению.
Чтобы наиболее четко была совершенствована кадровая политика в
целом и определен новый вид документооборота на предприятии, необходимо:
1. создать локальную сеть между всеми структурными подразделениями
на предприятии;
2. создать базу документов, имеющих единообразный вид, шаблонов,
которые позволят систематизировать информацию о сотрудниках;
3. дать возможность повышения компьютерной грамотности для всех
специалистов, это снизит уровень затрат на бумажную работу;
4. провести анализ образовательного потенциала сотрудников,
направить их на переквалификацию или переобучение.
В целом, информатизация любой деятельности на сегодняшний момент
является достаточно важным делом, но кадровая работа и делопроизводство
68
требуют внедрения возможностей компьютеров особенно остро, так как
многочисленность бумажной документации и необходимость установления
отношений с другими организациями не позволяют избегать систематизации
информации о работниках в электронном виде.
Кроме этого, важно обеспечить и безопасность персональных данных о
работниках на предприятии, а также систематизацию стажа их работы и
профессионального роста.
В целом, документооборот на анализируемом в данной работе
предприятии можно признать удовлетворительным, но требующим
совершенствования и развития со стороны руководства ООО «ХОРС».
С одной стороны, системы электронного документооборота, конечно,
способны повысить эффективность кадровой работы, упростить процедуры
подготовки документов, их согласования, формализовать, унифицировать
кадровое делопроизводство. С другой стороны, ведение кадрового
делопроизводства исключительно в электронном виде в настоящее время
невозможно, да и нецелесообразно. Трудовое законодательство содержит много
формулировок, например, «личная подпись работника», «письменное
согласие», «письменное соглашение», «ознакомление работника», которые, по
сути, возможны исключительно при работе с бумажным вариантом документа.
Кроме того, законодательством определены обязательные для хранения
кадровые документы, которые, даже если они и созданы в электронном виде,
все равно на конечном этапе должны быть распечатаны на бумаге,
соответствующим образом оформлены и помещены в дела для последующего
хранения. Необходимо также отметить, что создание документа в электронном
виде может нарушить строго определенный порядок издания документов.
В связи с этим важно, чтобы кадровые специалисты принимали участие
во внедрении системы электронного документооборота, могли корректировать,
насколько это возможно, процедуры работы с соответствующей документацией
в системе, вносить изменения в нее таким образом, чтобы при работе с
кадровыми документами можно было избежать нарушений законодательства.
69
Говоря о возможности применения современных технологий в кадровой
работе, следует отметить еще одну тенденцию - использование так называемых
порталов самообслуживания работников. Они предоставляют достаточно
широкие возможности для получения персональной информации, повышения
уровня взаимодействия с работодателем, инициации основных кадровых
процедур.
Многие операции кадровой службы не возможно полностью
информатизировать, так как эта служба по своей сути самая консервативная.
Это определяется тем, что многие документы кадрового документооборота все
же оформляются, от руки, например, заявление о приеме на работу, а со
многими приказами работников необходимо знакомить лично и под подпись.
Тем не менее, все же необходимо создавать информационные системы
на предприятии, не смотря на то, что на законодательном уровне многие
процедуры еще не урегулированы. Модернизация кадрового документооборота
все же должна происходить в процессе автоматизации кадровой работы, но
многие документы необходимо распечатывать, а подписи работников и
специалистов на них должны быть оригинальными. Именно такая организация
работы с кадровыми документами представляется нам наиболее эффективной и
оправданной в рамках таких крупных предприятий как ООО «ХОРС».
В рамках практического и теоретического анализа мы попытались
разработать систему рекомендаций, которые могли бы лечь в основу создания
новой, прогрессивной системы кадрового документооборота в организации, с
учетом уже имеющегося опыта.
Исходя из многочисленных заметок, которые сегодня существуют и
практической работы, мы пришли к выводу, что в данной организации
необходимо полностью модернизировать кадровый документооборот, приведя
его к информационному стандарту. Информатизация позволит снизить
потенциальные трудозатраты, а также материальные издержки на ведение
кадровой документации.
70
Тем не менее, современная правовая база собственно не слишком готова
к переходу на полную информатизацию личных документов по кадрам, так как
остаются вопросы собственноручной подписью и другими важными
компонентами трудового законодательства.
В связи с этим, в дополнение к информатизации, мы предлагаем
разработать систему локальных нормативных актов, которые будут определять
единообразие при оформлении всех документов организации. Такие пособия
или акты должны быть обязательно созданы как в электронной форме, где
документ - это шаблон, а также в бумажной.
Кроме этого, необходимо повысить квалификацию специалистов, а
также внедрить в постоянную работу кадровиков справочно-правовые системы
и периодические издания.
71
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Сегодня, когда промышленное производство расширяется, оно не просто
должно быть интенсивным, но и правильно оформленным. В связи с этим,
огромное значение уделяется системе документооборота в организации.
По своей сути под документооборотом следует понимать систему
движения документов внутри организации и за ее пределами. По сути,
документооборот выступает неким инструментом продвижения и развития
организации, именно с его помощью определяется его деятельность.
Документооборот бывает внутренним, то есть документы движутся и
имеют свои маршруты внутри организации и внешним, то есть документы
могут входить в организацию и выходить из нее, имея готовые ответы.
Документооборот включает в себя субъектов, которые выступают
авторами или исполнителями в отношении тех или иных документов. А также
информацию, которую содержат документы, технологические сети, по которым
она передается.
Документооборот должен быть единообразным, динамическим,
постоянно работающим, но в тоже время централизованным и просто
контролируемым.
Кроме этого, необходимо понимать, что на каждом предприятий должна
постоянно вестись работа по его совершенствованию, например, наполнению
типовыми документами базы локальных нормативных актов.
Наиболее важной с точки зрения формирования отношений между
работниками и работодателями является документооборот, который связан с
кадровой службой предприятия.
Кадровый документооборот выступает частью документооборота в
целом, но имеет серьезную социальную окраску. Служит с одной стороны
инструментом, устанавливающим отношения между работником и
организацией, а с другой его грамотно составленные данные могут стать
основой для дальнейшего развития жизнедеятельности работника - выход на
72
пенсию, получение пособий по беременности и родам, социальных выплат,
социальных льгот в случае инвалидности.
Документооборот по кадрам бывает внутренним и внешним.
В качестве документов, которые наиболее часто встречаются, в любой
организации и должны присутствовать на каждом предприятии трудовое
законодательство России определяет:
- трудовые договора и соглашения с работниками;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- трудовые книжки работников;
- личные карточки, которые составляются на каждого работника;
- личные дела.
Все эти документы являются обязательными, но на каждом
предприятии могут существовать документы, которые также выступают
дополнительными, они прямо не закреплены нормами права.
Кадровый документооборот с точки зрения теории делопроизводства
может быть локальным, информационно-справочным, распорядительным.
В качестве локальных документов выступают те, что издаются
непосредственно в рамках самой организации, они распространяются на всех ее
работников или отдельные группы работников и могут иметь неоднократное
действие.
В качестве информационно - справочных документов выделяют справки
и иные документы, которые содержат информацию о трудовом стаже
работника, его профессиональной аттестации, занимаемой должности и иную
подобную информацию, касающуюся непосредственно специалистов.
В качестве распорядительной документации выступают разного рода
приказы, например о приеме на работу, увольнении, переводе, очередном
отпуске, отпуске без содержания.
Кроме документов, определяющих труд специалистов, в качестве
кадровых выступают те, что касаются деятельности самой кадровой службы, к
73
их числу мы можем отнести, например, журналы, книги и другие документы,
которые необходимы для того, чтобы вести учет всех необходимых
документов, например, входящей и исходящей корреспонденции, составленных
личных дел и иное.
В целом, правильная и грамотная организация кадрового
документооборота на предприятии - это залог его успешной работы без
обращений в суд или иные инстанции со стороны работников.
Тем не менее, на каждом предприятии кадровый документооборот имеет
свои собственные черты, а значит, необходимо провести его анализ на примере
деятельности конкретного предприятия, в нашем случае это ООО «ХОРС».
Организация, возникшая в 2014 году, которая оказывает услуги и
эксплуатирует паросиловое хозяйство и станции очистки шахтных вод, которое
определено Уставом организации.
В соответствии с Уставом деятельности организации опирается на
основы гражданского законодательства, определяющего правовое положение
обществ с ограниченной ответственностью, а также Устав и иные локальные
нормативно-правовые акты.
ООО «ХОРС» управляется общим собранием его участников, но между
собраниями постоянную ежедневную деятельность ведет Генеральный
директор общества, который не просто является руководителем, но ещё и
подотчетным субъектом для всех участников общества.
За финансовой деятельностью общества следит ревизионная комиссия.
Все эти специалисты должны быть опытными управленцами, их деятельность
оплачивается, но они не обязательно выступают в качестве участников
общества.
Кадровая политика ООО «ХОРС» определяется Положением о кадровой
политики организации и предполагает постоянное развитие всех работников
организации, повышение их квалификации, совершенствование условий труда,
установление норм отдыха и труда. Кадровая политика в организации
74
реализуется специальной службой, которая включает в себя ее руководителя и
инспекторов.
На предприятии работают специалисты разного уровня, тем не менее,
многие из них не имеют высшего образования, что выступает существенным
упущением организации.
Проанализировав ведение кадровых документов на предприятии, мы
пришли к выводу о том, что в ООО «ХОРС» необходимо наладить создание
типовых документов по кадрам, так чтобы они были доступны каждому
сотруднику, соответствующего направления, а также реализовать полную
информатизацию кадровой работы, если это позволит действующее
законодательство.
Информатизация на производстве позволит с одной стороны сделать его
единообразным и манёвренный, а с другой процесс можно будет существенно
удешевить.
Таким образом, итогом нашей работы стала разработка системы
предложений для ООО «ХОРС», которая включает в себя:
1. создание мер по повышению квалификации и общего
образовательного уровня на предприятии. Это предполагает необходимость с
одной стороны активного повышения квалификации сотрудников кадровой
службы организации, а с другой - реализацию программ, направленных на
повышение правовых знаний сотрудников ООО «ХОРС», а также деятельность,
направленную на ориентировку специалистов к получению высшего
образования или образования более высокого качества;
2. создание более углубленных мер поощрения сотрудников. Эта
деятельность должна предполагать включение в работу организации мер,
которые связаны с награждением сотрудников за успехи в труде. Например,
предоставление путевок для них или их детей в лагеря или санатории,
приобретение подарков, создание условий для поздравления сотрудников с
датами, важными в их жизни, к примеру, днем рождения или получением
диплома о высшем образовании;
75
3. разработка локальных документов, содержащих типовые макеты всех
основных документов, необходимых к заполнению. Это направление активно
нами рассматривалось в работе, так как на любом предприятии должен быть
альбом с типовыми бланками основных документов, хотя бы по той причине,
что сотрудник не может помнить все, да и не должен. Кроме этого, можно
внедрить еще и электронные шаблоны, требующие лишь тщательного
заполнения;
4. создание более устойчивой системы контроля над соблюдением норм
права при заполнении документов и правил делопроизводства. Эта
деятельность должна активно отслеживаться руководителем кадровой службы.
При этом важно соблюдать еще и баланс устойчивого социально -
психологического климата;
5. внедрение в постоянную работу кадровиков справочно-правовую
систему. В этой системы специалисты найдут подробную информацию по
вопросом взаимоотношений работодателя и работника - практические
рекомендации и примеры, по шаговые инструкции действий, формы
документов и образцы их заполнения. В системе освещены не только типичные,
но и сложные ситуации и даны рекомендации, как поступить. Тексы написаны
простым и понятным языком, так же тексты содержат многочисленные ссылки
на нормативные акты. Справочно-правовая система еженедельно обновляется с
учетом изменений законодательства.
Подводя итоги проделанной работе, мы можем говорить о том, что
кадровый документооборот в ООО «ХОРС» нуждается в доработке и, прежде
всего, информационном сопровождении, что на сегодняшний день является и
достаточно важной задачей для государства в целом, так как существуют
программы по внедрению информационных технологий в кадровый
документооборот всех предприятий.