16
Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной
организационный принцип службы делопроизводства: специализацию,
возможность централизованного выполнения однородных средств оргтехники и
персонала [15].
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить
документационное обеспечение аппарата управления за счет:
- прямо точности направления документопотоков, исключения
дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
- ритмичности движения документов, которая обеспечивает их
равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке, как
специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства [21].
Данные о состоянии документооборота организации могут быть
получены из данных качественного и количественного анализа. К
качественным характеристикам документооборота можно отнести:
- характеристики самого документопотока, что предполагает оценку
документов по их информационной насыщенности, качеству и общему
содержанию;
- маршруты движения документов, то есть совокупность этапов и стадий
движения;
- периодичность и стадийность самого процесса движения документации
[26];
- направление всех движений и отдельных их частей.
Любая система документооборота содержит такие элементы:
1. участники документооборота, то есть люди, которые непосредственно
осуществляют движение документов как внутри организации, так и за ее
пределами. Некоторые помимо этого обеспечивают доступ к данным [29];
2. информация представляет собой совокупность тех данных, которые
имеются в бумажных носителях документах, а также в их электронных версиях;
3. процессы документооборота, это многогранный и многоликий
элемент, так как они могут быть как случайными, так и обязательными.
17
Каждый процесс требует постоянного контроля и структурирования, так как
сам процесс нуждается в том, чтобы его утверждали и протоколировали, он
обязательно должен подвергнуться экспертизе [26].
Любой элемент документооборота определяется определенной
совокупностью регламентов и правил, их необходимо обновлять и постоянно
осуществлять их исполнение.
В современной организации существует еще один элемент
документооборота - это конкретные его технологии. На современном этапе
могут быть использованы, прежде всего, информационные технологии, которые
снижают количество операций, время рассмотрения документа, а также
трудозатраты на ответ и какую-то реакцию.
Программное обеспечение интегрируется в систему документооборота, а
затем происходит обеспечение его работы в рамках конкретного предприятия.
Помимо этого, такие технологии нуждаются в постоянной защите и
администрировании [40].
Документооборот любой организации - это достаточно сложный процесс
обращения документов. При этом важно понимать, что его регламентация
определяется соответствующими нормативными предписаниями.
Документооборот происходит во всех направлениях деятельности, это
может быть экономическая составляющая деятельности организации,
управленческая, а также кадровая.
Каждая из них обладает своей спецификой, которая включает не только
информационные аспекты, но и особенности прохождения документов по всей
цепочке [14].
1.2. Особенности оборота документов по кадрам в коммерческой
организации
Для того чтобы понять каковы наиболее важные особенности движения
документов по кадрам в коммерческой организации, необходимо рассмотреть
такой вопрос, как механизм реализации кадрового делопроизводства [55]. Под
кадровым делопроизводством следует понимать отрасль деятельности,
18
осуществляющую непосредственное документирование трудовые отношения.
Такая документация фиксирует информацию о наличии, движении персонала, в
результате такой деятельности все кадровые действия получают
документированное оформление. Например, прием на работу, увольнение,
перевод с одной должности на другую, награждение или поощрение,
дисциплинарные взыскания, командировка, отпуска [9].
Любой кадровый документ призван фиксировать юридически значимые
факты, они выступают в качестве основания совокупности взаимосвязанных
прав и обязанностей между работником и работодателем.
Значительная часть документов по кадрам содержит информацию,
которая связана с большой социальной ответственностью работодателя. В связи
с этим, кадровая деятельность требует от лиц ее осуществляющих точности и
серьезности, исполнения всех предписаний, обязательное соблюдение
трудового законодательства и других смежных норм. Такая необходимость
связана с тем, что от правильности и грамотности составления документов
может зависеть жизнь человека, последующий выход на пенсию, получение
социальных пособий [10].
Ведение кадрового делопроизводства на предприятии позволяет
разрешать такие вопросы:
- документальное оформление правоотношений между работником и
работодателем;
- формализация кадровых процедур работодателя;
- создание системы управления персоналом, которая будет отвечать
требованиям руководства;
- установить перечень прав и обязанностей между работником и
работодателем;
- создать систему юридически значимых действий, как для работника,
так и для работодателя [56];
- создать условия для разрешения коллективных и трудовых споров [37].
19
Исходя из системы кадровых процедур, выделяют следующие типы
кадровых документов:
1. документация, с помощью которой производиться непосредственный
прием на работу. Сюда можно отнести заявление о приеме на работу, контракт
о назначении на ту или иную должность, приказ о приеме на работу, протокол
общего собрания трудового коллектива о приеме на работу [45];
2. документация, определяющая перевод на другую работу включает,
заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую
работу, приказ о переводе на другую работу [33];
3. документация, регламентирующая увольнение работника по
различным основаниям предполагает следующие документы заявление на
увольнение с той или иной должности, приказ об увольнении, который издается
как раз на основании такого заявления или без него, протокол общего собрания
трудового коллектива об увольнении;
4. документация, связанная с оформлением всех видов отпусков,
предполагает создание системы следующих документов графика отпусков,
заявлений от работников о предоставлении ежегодного отпуска или отпуска без
содержания, приказ о предоставлении работнику отпуска [47];
5. документация, предполагающая оформление поощрений сотрудников,
включает представление о поощрении сотрудника, может быть издано
руководителем или руководителями подразделений, приказ о назначении того
или иного типа поощрений, протокол общего собрания трудового коллектива о
поощрении [30];
6. документы, оформляющие дисциплинарные взыскания выглядят так
докладная записка о нарушении трудовой дисциплины, соответственно должна
быть написана и объяснительная записка, приказ о наложении
дисциплинарного взыскания, протокол общего собрания трудового коллектива,
предполагающий назначение дисциплинарного взыскания [25].
Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых
документов можно также представить в виде системы, включающей в себя
20
следующие, связанные единством происхождения и различающиеся по
функциональному назначению группы (подсистемы) документов:
1. документы, касающиеся личного состава работников. Эти документы
составляются на каждого из работников и обязательно должны присутствовать
на предприятии;
2. документы, которые являются непосредственными источниками,
направленными на управление персоналом в целом. Например, документы по
организации труда, правила внутреннего трудового распорядка, должностные
инструкции [64].
В реальности состав кадровых документов может быть значительно
шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного
работодателя [38].
Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения
кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в
рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего
законодательства, масштабов и специфики организации труда [23].
Создание и ведение кадровой документации для работодателя не
является правом, это его непосредственная обязанность. Документирование
трудовых прав и обязанностей определяется нормами соответственно
трудового права. Трудовое законодательство устанавливает необходимость
ведения документации по формированию и разрывы правоотношений между
работником и работодателем [17].
Например, необходимо оформлять трудовые правоотношения с
помощью трудового договора или контракта, а прием на работу и увольнение с
нее закрепляются приказом, на любом предприятии обязательно должны
присутствовать графики отпусков, а также правила, определяющие внутренний
трудовой распорядок. Все сотрудники должны быть ознакомлены с
должностными инструкциями [55]. К документам, которые обязательно
должны быть в наличии у работодателя, можно отнести:
– правила внутреннего трудового распорядка;
21
– трудовые договоры с работниками;
– штатное расписание;
– приказы по основной деятельности;
– приказы по личному составу;
– график отпусков;
– табель учета рабочего времени;
– трудовые книжки работников;
– положение о защите персональных данных работников;
– инструкции по охране труда;
– книга учета движения трудовых книжек [57].
Этот перечень нельзя назвать исчерпывающим, так как установленные
отношения между работником и работодателем могут вызывать у работодателя
обязанность по созданию других документов, среди которых свидетельство
государственного пенсионного страхования, которое оформляется для
работника, поступившего на работу впервые [41].
Организации могут при создании документов использовать как
унифицированные формы, так и создавать их самостоятельно, исходя из
правоотношений, которые они призваны урегулировать. Важнейшим
документом, регламентирующим оформление большого количества кадровых
документов, является Постановление Госкомстата Российской Федерации от 5
января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее - Постановление №
1). Данным Постановлением были утверждены так называемые
унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и
его оплаты. Они входят в Унифицированную систему первичной учетной
документации (У СПУД).
Унифицированные формы, согласно Постановлению № 1,
распространяются на все организации, осуществляющие деятельность на
территории Российской Федерации [3].
22
Приемы, переводы, отпуска, командировки, материальные поощрения,
увольнения с точки зрения учета являются хозяйственными операциями. В
результате их совершения бухгалтер производит соответствующие выплаты, и
расходы по ним он обязан обосновывать на основании принятых к учету
документов. А эти документы в подлинниках принимаются к учету только в
том случае, если составлены по форме, содержащейся в альбомах
унифицированных форм первичной учетной документации. Утвержденных
Госкомстатом Российской Федерации по согласованию с Минфином
Российской Федерации и Минэкономразвития Российской Федерации [44].
Если приказ, создаваемый работодателем, составлен в произвольной
форме, он не может нарушить законные права и интересы гражданина, в том
случае, когда будет содержать все необходимые реквизиты. Необходимо, чтобы
требования были сформулированы правильно и в полном объеме, а работник
своевременно с ним ознакомлен [18].
Тем не менее, если в произвольной форме будут оформляться документ,
имеющие финансовую составляющую, то здесь могут возникнуть нарушения не
столько трудового, сколько налогового или финансового законодательства, что
неизбежно приведет к появлению значительных трудностей у работодателей. В
связи с этим, большинство организаций используют унифицированные формы.
Документооборот в кадровой службе характеризуется несколькими
наиболее важными аспектами, среди них можно выделить:
1. он бывает внутренним и внешним. Например, документы могут
циркулировать внутри предприятия, это приказы о приеме на работу и
увольнении, приказ о поощрении или дисциплинарном взыскании. С другой
стороны многие кадровые документы могут выходить за рамки предприятия. К
примеру, справки о размере заработной платы или справки о необходимости
начисления льгот [62];
2. кадровый документооборот отличается еще и тем, что в качестве
авторов документов могут выступать работники, которые пишут заявление о
приеме на работу, увольнении, отпуске, а также руководители организации.
23
Или подразделения создают приказы о поощрении или дисциплинарном
взыскании, помимо этого кадровые документы создаются внешними
системами, к примеру, документы об обязательном пенсионном страховании
или справки о признании гражданина инвалидом [46];
Есть часть документов, которые создают сами работники службы
управления персоналом. К их числу можно отнести листки учета кадров,
личные дела сотрудников, справки о повышении квалификации.
3. кадровый оборот документов в системе организации является
составной частью оборота документов в целом, в связи с этим он отвечает всем
требованиям, которые присуще движению документов в организации в
принципе [49].
Сегодня, когда мир и сфера производства движутся стремительно
вперед, особенно острое значение приобретает систематизация кадрового
документооборота в информационном пространстве организации. Все большее
количество предприятий компьютеризируют кадровые службы, создавая базы
данных документов, делая управление персоналом мобильнее.
Среди наиболее важных элементов и свойств, которые привлекают
работодателей в электронном документообороте в области кадрового
обеспечения, мы можем выделить такие:
- поддержка документов в нужном состоянии без учета их числа, не
требуется значительного места для сохранения;
- возможность создания почти индивидуального маршрута движения
документов по организации;
- гибкая система ознакомления и визирования;
- создание системы, которая будет уведомлять пользователя о приказах
и других документов, нуждающихся в прочтении и визировании;
- возможность создания почтовой рассылки, содержащей информацию о
продвижении документов в системе организации;
- возможность создания как индивидуальных, так и групповых приказов;
- разграничение прав по созданию, редактированию и обычному чтению;
24
- наличие разного рода журналов и документов, направленных на учет
электронной базы данных [38];
- наличие заданных шаблонов печатных документов, так как имеется
возможность все унифицировать;
- возможность поиска по необходимым компонентом и критериям [24].
В кадровом документообороте не зависимо от того в каком виде и форме
они присутствуют на предприятии выделяют:
- локальные нормативные акты и кадровые документы;
- документы, носящие распорядительный характер;
- документы, необходимые для подтверждения трудовой деятельности
работника;
- официальная внутренняя переписка;
- журналы и книги, предназначенные для регистрации документов;
- информационно - расчетная документация [50].
Документы, которые составляют, каждую из этих групп могут, по-
разному разрабатываться и совершать свои движения в системе кадрового
документооборота.
Локальные документы предназначены для того, чтобы наиболее полно и
четко определить руководящие начала деятельности любой организации.
Например, в них закреплен режим труда и отдыха сотрудников, должностные
обязанности, система прав, оплата труда, премирование и дисциплинарная
ответственность [19].
Чаще всего такие документы разрабатываются, исходя из нормативной
базы трудового права. Они не могут ему противоречить.
Трудовое законодательство, в прочем, не определяет локальные
нормативные документы организации, поэтому возникают существенные
трудности при определении конкретного документа как локального
нормативно-правового акта [48].
Локального нормативно - правового акта отличают такие
характеристики:
25
- это документ, который непосредственно создает работодатель;
- акт содержит в себе нормы трудового законодательства;
- документ, который рассчитывается на не одноразовое использование;
- не распространяется на конкретное лицо, а на всю организацию в
целом или на определенную категорию работников [33].
Вместе с тем хотелось бы обратить внимание на обязательность наличия
у работодателя других организационно-распорядительных и индивидуально-
правоприменительных документов. К таким обязательным документам в
первую очередь относятся:
- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ) [1];
- график отпусков (ст. 123 ТК РФ) [1];
- табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ) [1];
- приказ об утверждении расчетного листка (ст. 136 ТК РФ) [1];
- приказы работодателя, в частности:
- о приеме работника(ов) на работу (формы N Т-1, N Т-1а),
- о переводе работника(ов) на другую работу (формы N Т-5, N Т-5а),
- о предоставлении отпуска работнику(ам) (формы N Т-6, N Т-6а);
- о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами)
(увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а),
- о направлении работника(ов) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а),
- о поощрении работника(ов) (форма N Т-11, N Т-11а),
- и другие приказы [8].
Распорядительные документы включают приказы, а также распоряжения
руководителя. Все эти распоряжения можно подразделить на две большие
самостоятельные группы:
1. приказы, связанные с основной деятельностью организации. В
сущности, они направлены на разрешение производственных вопросов,
относятся к штатному расписанию, инструкциям по ведению кадровой работы
и деятельности, направленной на управление персоналом, а также
переподготовки и переаттестации сотрудников [25];