56
Регистрация, тем не менее, является доказательством того, что тот или
иной документ включен в документную систему самой организации. Это
означает, что должна быть сделана соответствующая запись в регистрационной
форме. В противном случае, легко может возникнуть ситуация, когда документ
может быть утерян.
Очень часто бывает так, что гражданин подписывает экземпляр
договора, но не знает, что ему должен быть предоставлен такой же, доказать
его заключение в процессе судебного разбирательства почти не возможно.
Велико значение и грамотного оформления Трудовых книжек
сотрудников. Это определяется тем фактом, что Трудовая книжка выступает
серьезным доказательством в судебном заседании разного рода трудовым
спорам.
Требования к Трудовым книжкам в значительной мере определены
действующими нормативно-правовыми актами. Существуют соответствующие
нормы в трудовом законодательстве, а также разработаны соответствующие
правила, определяющие заполнение этого документа и особенности
обеспечения им работодателей.
Во многом правовые знания кадровых специалистов как раз и
определяют правильность заполнения этого документа, что сможет помочь
работодателю не стать ответчиком в суде и не проиграть его.
В нашем случае очень важно создать обстановку, позволяющую
повысить правовую компетенцию сотрудников кадровой службы ООО
«ХОРС», а по этой причине можно предложить:
1. обеспечить изучение специалистами кадрового делопроизводства
правоприменительной практики по трудовым спорам, которая связана с
ненадлежащим оформлением соответствующих документов;
2. создать централизованные курсы по оформлению типовых
документов и заполнению соответствующих электронных шаблонов;
3. выписать издания периодического характера по кадровому
делопроизводству и трудовому праву;
57
4. создание условий для получения дополнительного, высшего,
профессионального образования.
В журнале «Справочник кадровика» зачастую приводятся различные
примеры, связанные с ведением трудовых книжек. Хорошо, когда это трудовое
действие закреплено за одним конкретным работником.
Таким образом, можно говорить о том, что наиболее важным
направлением совершенствования кадрового документооборота в ООО
«ХОРС» можно считать создание системы локальной документации,
определяющей типовые условия заполнения тех или иных документов.
Работник не во всех случаях, может помнить каким, именно образом
необходимо заполнять тот или иной документ, с тем, чтобы соблюсти
требования закона.
Для того чтобы грамотно подходить к исполнению своих правовых
обязанностей, специалист должен иметь соответствующий инструктивный
материал. Кроме этого, важно создать обширную правовую базу, которой
можно пользоваться с тем, чтобы наиболее точно исполнять нормы права.
Для этой цели необходима информатизация системы кадрового
документооборота в целом.
Наиболее существенным условием грамотной работы сотрудников
можно считать внедрение в документооборот справочно-правовых систем. Это
достаточно существенное подспорье в выполнении задач делопроизводства, так
как такие системы позволяют не просто находить нужную информацию, а
систематизировать ее по различным основаниям, здесь есть возможность
получить консультации соответствующих специалистов, а также отыскать
образцы заполнения документов.
В целом, качественное выполнение сотрудником кадровой службы
своих трудовых функций зависит от нескольких факторов, и не всегда это
отсутствие необходимого инструментария. Как нам представляется
наибольшую важность, представляет контроль с одной стороны и поощрение
труда людей с другой. Это означает, что для совершенствования ведения
58
кадрового документооборота необходимо действовать в следующих
направлениях:
1. создание благоприятного социально-психологического климата в
отделе;
2. повышение квалификации всех инспекторов и руководителя;
3. создание сборников типовых документов для данной организации;
4. повышение правовой и профессиональной грамотности.
Итак, анализ всего вышеизложенного показал, что для
совершенствования кадрового документооборота в ООО «ХОРС» необходимо
внедрить всю совокупность информационных систем, с целью повышения
качества документальной базы.
3.2. Предложения по развитию кадрового документооборота в ООО
«Хорс»
Наиболее важными аспектами в современном кадровом
документообороте является информатизация данного процесса. На
современном этапе развития производства и совершенствования технологии в
ООО «ХОРС» информатизация просто необходима.
Наиболее важными направлениями в этой области могут быть:
- организация комплектования предприятия профессиональными
ресурсами с применением разного рода информационных систем;
- разработку системы требований и профессиональных моделей для
разных специалистов;
- организацию профессиональной ориентации на базе информации,
которая обрабатывается и анализируется ПК;
- разработка планов по профессиональной подготовки и переподготовки
специалистов, на базе информации, которая получена из различных баз данных;
- организацию работы с потенциальными руководителями, которая
базируется на информации, содержащейся обо всех специалистах предприятия.
Это дает возможность предприятию достаточно ровно и системно
осуществлять управление персоналом на всех этапах деятельности. Это связано
59
с тем простым фактом, что в организации есть систематизированная и
обработанная должным образом информация о каждом работнике. На базе этой
информации, которая имеет как количественные, так и качественные
характеристики, на предприятии активно ведется развитие и социальной
политики в отношении каждого работника.
Помимо этого, активно стали осваиваться средства, которые
предоставляются на подготовку и профессиональную переподготовку кадров. В
качестве исходной информации здесь выступают сведения, которые получены
от оценки деятельности работников, качества их труда, а также о тех
результатах аттестации, которые работники показывают за несколько лет
подряд.
Такие сведения систематически заносятся в базы данных компьютерных
систем, что создает их банки, которые в последующем достаточно просто
использовать для анализа и подготовки всей необходимой документации. Это
дает возможность руководству предприятия и кадровым службам вести
эффективную управленческую политику в отношении персонала.
Собираемая подобным образом информация, при ее должной
систематизации, сможет помочь формированию кадров, а также развитию
руководящего звена организации.
В рамках развивающейся информационной системы, кадровая служба
сможет предоставлять следующие информационные сведения:
1. сведения об общей численности работников за конкретный период;
2. сведения о численности сотрудников, непосредственно
занимающихся с детьми;
3. сведения, о планах повышения квалификации или переподготовки;
4. информация по стажу работы, больничным листам или
командировкам за последние несколько месяцев.
Помимо этого, информационные системы позволяют руководству ООО
«ХОРС» получать информацию, которая необходима для организации
дополнительной работы с персоналом. Примером могут выступать данные о
60
знаменательных событиях в жизни работников, дни рождения, окончание
высшего учебного заведения, первые победы, окончание выступления в той
или иной спортивной команде.
В настоящее время на предприятии ведется активная политика по
модернизации компьютерных систем. Руководство ставит задачу интеграции
компьютерных систем разных типов в единое целое. Модернизация
информационной системы должна обеспечить конкретными данными
специалистов, занятых в руководстве разными сегментами ООО «ХОРС», это
даст возможность сделать более доступной работу всех специалистов кадровой
службы с ПК. Интеграция системы управления персоналом позволит кадровым
работникам производить работу с архивными документами, вести оперативную
и аналитическую работу, осуществлять деятельность по систематизации
информации в целом.
В реконструкции информационной системы по персоналу
просматриваются качественно новые моменты. Данные поступают по
информационным каналам не только от кадровых специалистов, но и от
различных групп персонала, а доступ к информации получают более широкие
категории специалистов.
Одной из наиболее существенных проблем в системе информационного
управления персоналом является организация данных о работниках и других
специалистах в памяти компьютера. Недостатки ранее существовавшего и уже
ставшего традиционным подходом организации массивов данных в памяти ПК,
когда разработка базы данных ориентируется на конкретные функциональные
задачи, сегодня должна быть преобразована в систему, ориентирующуюся на
собственно информацию, которая определяет необходимость перехода от
проблемно-ориентированной базы данных информационно-ориентированной.
Все это определяет необходимость совершенно иного механизма
организации базы данных, это находит свое отражение в разработки банков
данных, которые будут представлять совокупность баз данных, включающих
информацию о работниках, эта означает, изменение технической составляющей
61
деятельности организации. Именно этим на сегодняшний день занято ООО
«ХОРС».
Каждая база данных представляет собой совокупность данных, которые
имеют определенную структуру собственной организации, помимо этого
имеется механизм анализа этих данных, их извлечения и последующего
использования.
В базе данных информация постоянно обновляется и накапливается в
форме незначительного по величине массива, каждый из них направлен на
разрешение огромного количества задач в управлении персоналом. Основное
внимание здесь очень важно уделять сохранению и постоянному поддержанию
точной информации, ее динамике.
В этой связи, будущая система клуба способна удовлетворить
потребности нескольких пользователей одновременно, предоставляя им всю
необходимую информацию.
Внедрение системы автоматизации на предприятии, впрочем, как и
любые изменения в управлении организацией в целом, представляет собой
очень сложный, болезненный процесс. Тем не менее, часть проблем, которые
возникают при подобной модернизации, уже решены, необходимо лишь
проанализировать их и использовать в практической деятельности.
Наибольшую трудность в организации системы информатизации
управления кадрами на предприятии представляет уровень централизации
управления, а также необходимость осознания такой централизации,
возможность использования получаемой информации всеми специалистами,
которым она необходима.
Для оценки уровня централизации предприятия используют такие
критерии:
1. проверка ежедневных решений, которые принимают подчинённые, их
количественная и качественная характеристика;
2. учет количества решений, которые принимаются на нижестоящих
уровнях;
62
3. важность и последствия тех решений, которые принимаются на
нижестоящих уровнях.
Современное состояние информационного обеспечения кадрового
документооборота в ООО «ХОРС» достаточно низкое, тем не менее,
руководство готово к изменениям. По мнению руководителей, наиболее
существенные сложности будут вызваны такими факторами:
- информационная закрытость самого мира информационных
технологий. Это означает, что сегодня очень мало внимания уделяется
информированию предпринимателей о возможностях информационного учета
персонала, делается упор на более дорогие продукты;
- многие предприниматели не знают о существующих возможностях
информационных систем, как указывает руководство клуба, большая часть
информации была получена самостоятельно из разных источников, в том числе
от друзей и знакомых;
- отсутствие соответствующих норм правового регулирования также
оказывает существенное воздействие на формирование информационных
систем управления трудовым потенциалом предприятия и информатизацией
кадрового процесса;
- высокая стоимость эксплуатации и использования информации и
конкретных ресурсов;
- использование Интернет приводит к стимуляции управления
персоналом, но этого недостаточно;
- недостаточный доступ к государственным информационным ресурсам;
- отсутствие системы, которая будет предоставлять информацию
предпринимателям о тех новинках, которые существуют на рынке.
Несмотря на все это, сегодня информатизация в управлении
организацией, в том числе и персоналом, достигает своего пикового значения, а
значит, количество предприятий, готовых к модернизации неуклонно растёт.
При этом очень важно, чтобы в организациях создавались достоверные базы
данных, которые будут содержать не только количественную характеристику
63
каждого работника, но и качественные его показатели. Это необходимо для
оценки труда, грамотной организации ротации сотрудников.
Наиболее важными задачами информатизации кадровой работы можно
определить такие:
1. совершенствование системы управления персоналом по средствам
систематизации и формализации методологии и процедур, которые
непосредственно связаны с отбором сотрудников на каждом этапе приема на
определенную вакантную должность.
2. формирование необходимой и достаточной системы критериев оценки
кадров организации в целом;
3. научное обоснование ключевой потребности в персонале,
экономическое и социальное обеспечение подобной деятельности;
4. приоритет приема к сотрудничеству молодых специалистов, а также
их последующее обучение более опытными сотрудниками;
5. повышение степени обоснованности принятия конкретных кадровых
решений от дисциплинарных взысканий до поощрений сотрудников, от
кадровых перестановок до сокращения численности или штата сотрудников;
6. расширение степени гласности принимаемых руководством решений
на уроне управления кадрами;
7. комплексная связь между интересами региона, в котором работает
организация.
Наиболее важная цель управления персоналом связана с созданием
результативных мотиваций, обеспечение компании
высококвалифицированными специалистами, их грамотное использование, а
также профессиональный рост и определенного уровня социальное развитие.
Каждый структурный элемент, которые в своей совокупности будут
составлять целостную систему управления персоналом, направлен на
выполнение таких функций:
- информатизация населения о том числе и качестве сотрудников,
которые могут быть набраны на вакантные места в организации;
64
- организационная функция связана с разработкой и созданием
необходимых условий для отбора персонала;
- воспроизводственная функция (создание материально-технической и
учебной базы в целях всестороннего развития своих сотрудников).
Совершенствование управления персоналом на предприятии
предполагает взаимосвязанное использование методологии управления
кадрами.
В настоящее время специалисты выделяют: административно-
технические, экономические, психологические методы воздействия на
сотрудников. Посредством их активного применения вырабатываются
эффективные способы воздействия на весь коллектив компании и отдельных
работников, что улучшает либо ухудшает их деятельность.
Совершенствование информационного обеспечения управления
персоналом приводит к следующим результатам:
1. возможная экономия расходов организации при снижении уровня
заработной платы всех работников. За счет снижения количества новых
сотрудников, обслуживающих персонал организации, занятых с детьми. Будет
существовать реальная возможность уменьшения фонда заработной платы.
Уменьшение уровня оплаты коммунальных услуг, снижение стоимости
программного обеспечения и оплаты за аренду помещений, необходимых для
размещения новых сотрудников. Расходов на пересылку и покупку офисных
принадлежностей, расходов на оформление договорных обязательств,
снижение времени, которое проходит от момента заключения договора с новым
работником, до момента его выхода на новое рабочее место, помимо этого
совершенствование кадровой политики с помощью информационных систем
позволит создать базу неблагонадежных работников;
2. избегание излишнего роста численности персонала, уменьшение
времени, которое приходится на обработку информации о человеке, снижение
стоимости обслуживания кадровой документации, изменение условий ее
хранения;
65
3. нематериальные выгоды включают в себя улучшение качества
информации о сотрудниках, которая используется для анализа положения дел
на предприятии. Повышение качества труда кадровой службы. Снижение
уровня нагрузки на кадровых сотрудников и других специалистов,
непосредственно работающих с персоналом предприятия, создание новых мест
автоматизированных систем информатизации работы с персоналом, повышение
уровня контроля не только за работой каждого специалиста, но и кадровой
службы в целом, наиболее полное применение всех ресурсов, имеющегося
программного обеспечения.
Для того чтобы система управления в ООО «ХОРС» была наиболее
успешной и динамичной необходимо создать единую систему управления
персоналом, в которой регистрируемые данные будут вноситься один раз, но их
результаты могут использоваться разными подразделениями и на разных
уровнях.
В настоящее время на федеральном уровне, с участием крупнейших
организаций России, проводится активная работа, направленная на внедрение
средств информатизации в работу кадровой службы. Это определил Приказ
Минтруда России № 194 от 6 марта 2018 г. «О проведении эксперимента по
переводу в электронную форму документов и сведений о работнике по
вопросам трудовых отношений» [4].
Согласно рассматриваемому документу основными задачами
эксперимента выступают:
1. апробация механизма возможности ведения работодателем кадровых
документов в электронном виде;
2. оценка затрат и оценка полученных эффектов от ведения кадровых
документов в электронном виде;
3. выявление проблем и рисков от ведения кадрового документооборота
в электронном виде;
4. подготовка предложений по оптимизации документов, обязательных
для ведения работодателем в сфере трудовых отношений;