26
2. приказы, непосредственно связанные с личным составом, например, о
приеме и увольнении, о предоставлении отпуска, отгулов без содержания, о
поощрениях и наказаниях [16];
3. Документы, которые предназначены для того, чтобы подтвердить
трудовую занятость работника включают в себя трудовую книжку, трудовой
договор, справку о трудовой деятельности, копии приказов о приеме на работу
и увольнении сотрудника, а также перевода его на другое рабочее место [44].
Следующую категорию кадровых документов составляют разного рода
информационные и расчетные документы, которые ведутся кадровой службой с
целью учета персональных данных, а также с тем, чтобы закрепить
информацию непосредственно связанную с их трудовой деятельностью [18].
К таким документам традиционно относят:
- личную карточку, которая составляется на каждого работника;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- табель учета рабочего времени;
- график сменности;
- личное дело [42].
Формы данных документов также имеют определенное содержание, все
они единообразны [11].
Для документального оформления кадровых решений на предприятии
используют документы внутренней служебной переписки. Например,
гражданин Петров Сергей Федорович совершил акт нарушения правил
внутреннего трудового распорядка. Его руководитель, то есть
соответствующего служебного подразделения, просит у Петрова дать
объяснения по акту нарушений. Петров такие объяснения дает в форме
объяснительной записки. Этот документ вместе с докладной запиской
руководителя подразделения предоставляется руководителю организации или
вышестоящему начальнику, в компетенцию которого входит принятие решения
о назначении дисциплинарного взыскания. В результате издается приказ,
27
предполагающий такое дисциплинарное взыскание. Он вместе с докладной и
объяснительной запиской попадает в службу кадров, приобщается к личному
делу сотрудника [53].
Кроме дисциплинарных взысканий внутренняя кадровая служебная
переписка используется еще и для того, чтобы разработать систему поощрений
работников. Это происходит между отдельными специалистами,
руководителями и в целом руководством организации [50].
Последнюю группу документов составляют те, что обеспечивают работу
самой кадровой службы - это специальные документы для учета кадровой
документации. К ним можно отнести разного рода книги, журналы учета,
регистрационные книги.
Они ведутся в организациях для учета кадровых документов, но в целом,
предназначены для фиксации документооборота на предприятии. Именно в них
происходит отметка документов на каждом этапе - от момента их создания до
последующего исполнения.
В целом, именно в этих журналах и книгах документы получают
юридическую силу, так как они проходят соответствующую регистрацию.
Формы многих документов для регистрации и учета так же унифицированы и
закреплены нормами права. Например, форма книги учета движения трудовых
книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от
10 октября 2003 г. № 69 (в ред. от 31.10.2016 г.).
А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения
медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому
разрабатывается самой организацией по своему усмотрению [38].
Резюмируя все вышеизложенное, мы с уверенностью можем говорить о
том, что документооборот представляет собой наиболее важный и
ответственный процесс в деятельности любой организации. Это процесс не
просто передвижения документации, а действительно механизм, достаточно
существенно влияющий на ее деятельность в целом.
28
Для любой организации очень важно создать и совершенствовать такую
систему документооборота, которая не будет мешать ее деятельности, а станет
новым условием успешного функционирования организации. Наиболее важно
сделать процесс движения документов в организации менее энергозатратным, а
также максимально эффективным.
Достаточно значимой частью любого документооборота можно считать
кадровый документооборот. Это определено тем простым фактом, что работа с
персоналом на сегодняшний день весьма ответственное дело. В целом, кадровая
служба занимается вопросами, которые близки любому человеку, приходящему
на рабочее место в той или иной должности. Для любого сотрудника важно
знать круг и перечень его должностных обязанностей, систему прав, уровень
заработной платы и другое. Все это определяется в рамках деятельности
кадровой службы.
В своей работе кадровая служба использует не только бумажные
носители, но и электронную документацию, что оказывает глубочайшее
развивающее значение для любой организации. Для крупных предприятий
информатизация не только делает более унифицированным кадровый учет, но и
существенно снижает издержки на документооборот, в том числе и кадровый.
Исходя из этого, можно сказать, что документооборот в любой
организации имеет как обязательные, так и определенные для конкретной
отрасли документы, но самым главным можно считать то, что
совершенствование кадрового документооборота и развитие области
управления персоналом, приведет к качественно новому функционированию
организации, даже коммерческой.
Резюмируя все вышеозначенное, мы можем говорить о том, что в
настоящее время вопросы документооборота и его рациональной организации
выступают достаточно существенными элементами делопроизводства
организации, они являются ведущими факторами, так или иначе влияющими на
функционирование организации.
29
Движение документов в рамках организации в целом достаточно
сложный процесс, так как застой или некомпетентность специалистов в одном
месте, могут вызвать затруднения в другом.
Кадровый документооборот в любом случае сам по себе неизменно
важен для любой организации, это самый древний вид движения документов в
любом случае, так как именно с него начинается деятельность организации,
имеющий наемных работников.
Кадровый документооборот образуется исходя из ряда существенных
принципов, среди которых можно избрать его быстродействие, аккуратность
исполнения всех документов, правильность заполнения, а также учет его
социальной направленности.
Для коммерческой организации правильность заполнения документов по
кадрам - это не только возможность эффективной работы, но и реальность, в
которой можно легко избежать судебных издержек.
Таким образом, кадровый документооборот в общетеоретическом
смысле весьма важная часть работы любой организации, но его анализ
необходимо все же для лучшего понимания проводить на примере конкретного
предприятия.
30
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ХОРС»
2.1. Общие характеристики ООО «Хорс»
Общество с ограниченной ответственностью «ХОРС» создано в 2014
году, оно действует на основании Устава предприятия.
Помимо этого, такие предприятия руководствуются в своей деятельности
положениями гражданского законодательства, а также федеральным
законодательством, определяющим деятельность обществ с ограниченной
ответственностью [2]. Сокращенное название предприятия ООО «ХОРС». В
своем составе предприятие имеет филиалы. Общество является коммерческой
организацией, преследующей в качестве основной цели своей
предпринимательской деятельности извлечение прибыли [2] .
Предметом деятельности Общества являются:
- Химическое производство;
- Производство промышленных газов;
- Производство пара и горячей воды (тепловой энергии);
- Производство, передача и распределение пара и горячей воды (тепловой
энергии);
- Производство пара и горячей воды (тепловой энергии) котельными;
- Передача пара и горячей воды (тепловой энергии);
- Распределение пара и горячей воды (тепловой энергии);
- Деятельность по обеспечению работоспособности котельных;
- Деятельность по обеспечению работоспособности тепловых сетей;
- Сбор, очистка и распределение воды;
- Строительство;
- Деятельность сухопутного транспорта;
- Деятельность автомобильного грузового транспорта;
- Деятельность автомобильного грузового специализированного
транспорта;
31
- Деятельность автомобильного грузового неспециализированного
транспорта;
- Аренда грузового автомобильного транспорта с водителем;
- Вспомогательная и дополнительная транспортная деятельность;
- Оптовая торговля, включая торговлю через агентов, кроме торговли
автотранспортными средствами и мотоциклами;
- Покупка и продажа, сдача в аренду и иные допускаемые действующим
законодательством операции с недвижимостью;
- Осуществление техобслуживания и ремонта автотранспортных средств,
переоформление автомобилей, открытие и эксплуатация автостоянок;
- Покупка, продажа автомобильной техники;
- Оказание транспортных и экспедиторских услуг, в том числе
осуществление пассажирских и грузовых перевозок всеми видами наземного,
водного и воздушного транспорта;
- Оптовая, мелкооптовая, розничная и комиссионная торговля
- Деятельность в сфере услуг, в том числе транспортных;
- Организация оптовой торговли;
- Торгово-закупочную деятельность;
- Техническое обслуживание и ремонт;
- Оказание услуг в области маркетинга;
- Общая коммерческая деятельность;
- Финансовую деятельность;
- Посредническую деятельность;
- Консультативную деятельность;
- Предоставление прочих видов услуг;
- Внешнеэкономическую деятельность, в установленном законом
порядке;
- А также иными видами деятельности, не запрещенными
законодательством Российской Федерации [4].
32
ООО «ХОРС» самостоятельно несет ответственность по своим
обязательствам. Это означает, что ответственность предприятие несет исходя из
стоимости того имущества, которое ему принадлежит на праве собственности, а
его стоимость определяется балансовой бухгалтерской отчетностью.
Общество не отвечает и не может отвечать по обязательствам, по
которым ответственность несут его участники. Участники не отвечают по
обязательствам общества и не несут риск убытков.
Участники Общества, не полностью оплатившие доли, несут солидарную
ответственность по обязательствам Общества в пределах стоимости
неоплаченной части принадлежащих им долей в уставном капитале Общества.
Участниками общества могут быть его учредители, другие юридические
и физические лица, оплатившие свои доли в рамках уставного капитала
общества.
ООО «ХОРС» имеет круглую печать, а также штампы и бланки со своим
наименованием.
Управление обществом осуществляет общее собрание общества, которое
обязательно созывается, а его деятельность определяется федеральным
законодательством и положениями Устава общества. В период между
собраниями общества руководство предприятием осуществляет директор
общества. Он является единоличным исполнительным директором общества.
Он избирается на должность и освобождается от нее решением общего
собрания общества.
Генеральный директор общества обязательно отчитывается по своей
деятельности перед общим собранием общества. Трудовые правоотношения,
которые возникают между директором общества и обществом в целом
регламентируются трудовым договором.
В качестве генерального директора общества назначается
трудоспособное, физическое лицо, которое неограниченно в гражданской
дееспособности и обладает совокупностью необходимых знаний, а также
33
опытом практической управленческой деятельности. При этом он может и не
быть участником общества.
Деятельность Генерального директора общества ведется лишь на платной
основе. Срочный трудовой договор с генеральным директором от имени
Общества подписывает от имени Общества лицо, председательствовавшее на
Общем собрании участников Общества, на котором избран директор Общества,
либо участником Общества, уполномоченным решением Общего собрания.
Досрочное расторжение трудового договора с генеральным директором
Общества осуществляется по решению Общего собрания участников Общества.
Решение считается принятым, если за него подано 2/3 голосов от общего числа
голосов участников Общества.
Генеральный директор общества реализует такие полномочия:
1. без соответствующей доверенности действует от имени общества и
представляет его интересы, совершает сделки;
2. подписывает финансово важные документы общества;
3. распоряжается имуществом и открывает счета в банках;
4. организует выполнение решений, которые принимаются общим
собранием, формирует отчет о деятельности общества за определенный период
и представляют соответствующие бухгалтерские документы для отчета,
помимо этого делает предложения о механизмах распределения прибыли
между участниками.
Кроме этого, деятельность Генерального директора тесно связана с
кадровым обеспечением предприятия, так как он формирует штатное
расписание [6], определяет совокупность необходимых и важных требований в
отношении работников, формирует фонды оказания помощи сотрудникам,
механизмы поощрения и награждения, а также наказания за проступки. Именно
он издает приказы о назначении на должность и освобождении от нее, указания
о переводе на другую работу и иное.
Генеральный директор вправе выдавать доверенности на
представительство, в том числе и с правами передоверия.
34
Директор общества не вправе издавать разного рода указы и
распоряжения, которые непосредственно ущемляют материальные или
духовные права личности, его указания распространяются лишь на
деятельность в сфере должностных полномочий сотрудников.
В качестве органа финансового контроля в обществе выступает
ревизионная комиссия. Она имеет в своем составе три человека, которые
избираются общим собранием сроком на один год.
Члены ревизионной комиссии могут не быть участниками общества, тем
не менее, они должны быть полностью дееспособными, трудоспособными
гражданами, обладающими соответствующей квалификацией и опытом
финансово - управленческой деятельности.
Решение по составу ревизионной комиссии принимается в отношении
каждого ее члена отдельно. Срочные трудовые договоры с членами комиссии
подписывает Генеральный директор общества, а их деятельность
осуществляется на платной основе.
Ревизионная комиссия общества работает в следующих формах:
- в режиме плановых проверок;
- в рамках внеплановой проверки деятельности;
- проводятся заседания комиссии по отдельным вопросам.
Ревизионная комиссия может в любое время проводит проверки
финансово - хозяйственной деятельности общества, ее сотрудники имеют
доступ ко всем документам, которые определяют работу общества. Данный
орган контролирует правильность и своевременность осуществления
бухгалтерских мероприятий. По требованию данной комиссии все сотрудники
и Генеральный директор общества обязаны давать соответствующие
письменные отчеты и объяснения о финансовых составляющих их
деятельности.
Таким образом, деятельность ООО «ХОРС» полностью отвечает нормам
законодательства, определяющего функционирование юридических лиц данной
организационно - правовой формы.
35
2.2. Изучение состава кадров в ООО «Хорс»
Для того чтобы определить особенности кадрового состава
предприятия, необходимо рассмотреть его организационную структуру. Она
включает в себя множество элементов, тем не менее, следует понимать, что все
они могут быть квалифицированы в зависимости от выполняемых функций, на
три большие группы.
К первой группе мы можем отнести тех, кто осуществляет ежедневное
управление на предприятии. Это Генеральный директор, заместители по
различным вопросам, например, по сбыту продукции, производству, правовым
трудностям, рекламе и связям с общественностью. Помимо этого, сюда можно
отнести сотрудников бухгалтерии, правового и статистического отделов,
работников системы управления персоналом, информационно - технического
сопровождения деятельности, психолога.
Ко второй группе можно отнести тех, кто непосредственно занят
производством и распределением продукции, ее оценкой, работами в целом на
производстве. Это могут быть мастера цехов, рабочие разного профиля,
специалисты химики, биологи, физики, эксперты, лаборанты и многие другие.
В целом, это специалисты, непосредственно осуществляющие
производственную составляющую работы организации.
К третей группе можно отнести работников, которые заняты
обслуживанием интересов, как управляющего персонала, так и рабочих
предприятия. Это работники столовых и буфетов, уборщики производственных
и административных помещений, секретари всех уровней, курьеры и другие
практические специалисты. Сюда же можно отнести работников транспорта,
которые не только связаны транспортировкой продукции, но и с
непосредственной доставкой работников к месту работы и обратно.