46
- журнал регистрации приказов о командировках работников;
- журнал регистрации командировочных удостоверений;
- журнал регистрации служебных заданий;
- журнал регистрации локальных нормативных актов;
- книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;
- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении
дисциплинарных взысканий;
- журнал выдачи справок по личному составу;
- журнал учета больничных листов.
С целью системного анализа кадрового документооборота в ООО
«ХОРС», нами был проанализирован оборот документов в ситуации приема на
работу:
1. работник подает заявление о приеме на работу, к которому ему
необходимо приложить Свидетельство Обязательного пенсионного
страхования, Индивидуальный налоговый номер, Трудовую книжку, Документ
об образовании и иные документы, подтверждающие квалификацию, Паспорт и
иные документы, необходимые для трудоустройства на конкретную должность;
2. такое заявление поступает в отдел кадров, так как на нем обязательно
должна стоять виза руководителя соответствующего структурного
подразделения организации;
3. работник, с уже сформированным для него трудовым договором
направляется в плановый отдел, который создает лист согласований,
содержащий информацию о разряде, размере тарифной ставки, сумму
должностного оклада. Там же указываются данные о выплатах надбавок и иные
выплаты;
4. работнику необходимо пройти инструктаж по охране труда, а также
противопожарной безопасности;
5. начальник отдела кадров проверяет все визы и согласования. По
результатам этой проверки инспектор отдела кадров завершает оформление
трудового договора и иных документов, необходимых для приема на работу;
47
6. директор в трудовом договоре определяет дату, с которой необходимо
начать работу;
7. специалисты отдела кадров регистрируют трудовой договор;
8. на основании Трудового договора, подписанного директором
заявления о приеме на работу, происходит создание проекта приказа о приеме
на работу;
9. проект приказа направляется на подпись директору;
10. подписанный проект приказа направляется во все необходимые
подразделения, а именно в расчетную часть, в бухгалтерию, а также в отдел
кадров;
11. инспектор отдела кадров должен уведомить в течение двух рабочих
дней о необходимости подписать приказ, о приеме его на работу.
Необходимо, чтобы работник ознакомился с приказом, а также получил
на руки копию Трудового договора.
Все это означает, что документооборот по кадрам достаточно сложная
система, требующая постоянной работы организации и создания наиболее
качественных условий для прохождения документов через подразделения и
конкретных работников.
В ходе анализа деятельности отдела кадров по оформлению документов
был выявлен целый ряд недостатков. К числу наиболее существенным можно
отнести:
1. нарушения в оформлении документов, которые можно свести к тому,
что большая часть документов не имеет унифицированного оформления, то
есть справки и иные документы оформлены не в соответствии с
государственными стандартами, часто не слишком аккуратно;
2. некоторые сотрудники не имеют личных карточек даже после
нескольких лет работы на предприятии;
3. не разделены личные карточки уже не работающих сотрудников и тех,
кто сегодня является работником организации, картотека в целом не
синхронизирована;
48
4. не происходит обновление фотографий в личных листках по приему
кадров.
В целом, почти полностью отсутствует систематизация в работе отдела
кадров, многие документы храняться в хаотичном порядке.
Например, записи в некоторых трудовых книжках произведены не
аккуратно, часто с орфографическими ошибками.
Помимо этого, некоторые личные дела сотрудников обнаружить не
удалось, так как они выданы другим специалистам предприятия, а карточек, в
которых было бы это зафиксировано просто нет.
В связи со всем вышеозначенным можно говорить о том, что
делопроизводство в организации ведется, не слишком аккуратно, необходимо
его систематизировать. Это означает, что необходимо поставить на контроль
исполнительскую дисциплину инспекторов и руководителя, так как неумелые
действия сотрудников могут привести к неправильному оформлению, а также
потери документов.
Помимо этого, очень важно провести полную инвентаризацию
документальной базы, а также внедрить в работу отдела кадров разного рода
информационные технологии, программное обеспечение, позволяющие
систематизировать документацию, сделав ее хранение и поиск более
универсальным.
Таким образом, анализ документооборота ООО «ХОРС» показывает
необходимость постоянной и всесторонней работы по повышению качества
движения документов, а также переквалификации сотрудников отдела кадров.
Деятельность ООО «ХОРС» связана с достаточно серьезными отраслями
отечественной промышленности. Это предприятие находится на стадии
расцвета, оно достаточно крупное в своем регионе, имеет филиалы.
Впрочем, определенные моменты в его работе все же требуют
доработки, прежде всего, речь идет о повышении качества и степени
образования сотрудников в целом, а не только инспекторов отдела кадров. Ведь
49
в наши дни многие, даже рабочие специальности, требуют глубочайшей
подготовки.
Помимо этого, анализ кадрового документооборота показал
необходимость проведения мероприятий, которые будут направлены на
приведение документальной базы организации в соответствие с
законодательством и стандартами, а также с необходимостью возникла
проблема управления.
Подводя итоги, можно говорить о том, что в систему кадрового
документооборота и постоянной работы с персоналом необходимо включать
новые, уникальные технологии.
50
ГЛАВА 3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА
3.1. Главные направления рационализации оборота документов по
кадрам
Для того чтобы работа службы кадров ООО «ХОРС» была максимально
эффективной, необходимо сформировать систему механизмов оценки такой
эффективности, а также методы ее контроля. Помимо этого, необходимо также
провести работу по следующим направлениям:
- формирование культуры грамотного делопроизводства и культуры
создания документов;
- повысить общий психологический климат в отделе кадров;
- необходимо оценить степень удовлетворенности трудом сотрудников
кадровой службы, а так же оценку возможности их перехода на другое место
работы;
- разработать программу повышения профессионализма сотрудников
отдела;
- определить оценку деятельности службы кадров руководителем и
другими подразделениями, непосредственно связанными с работниками
службы кадров.
Деятельность службы кадров и особенности документооборота в
организации будут более эффективными, если провести работу по
совершенствованию критериев оценки каждого сотрудника, отдела в целом и
руководителя.
Учитывая тот, факт, что создание и организация документооборота в
организации является достаточно важным направлением, необходимо, прежде
всего, оценить способность сотрудников к выполнению этой работы. Это
первое и наиболее важное направление рационализации делопроизводства на
предприятии, учитывая тот простой факт, что большая часть работ происходит
с участием человека.
51
Рассмотрим наиболее важные направления, которые могут стать
решающими при работе с кадровыми документами ООО «ХОРС»:
1. соблюдение трудового законодательства страны, предполагает
обязательное оформление трудовых отношений. Что определяет ведение
штатного расписания, содержащего конкретную должность работника.
Заключение трудового договора только в письменной форме, с обязательным
соблюдением всех необходимых реквизитов и данных. Создание приказов об
оформлении человека на работу и увольнении с нее, а также перевод на другую
должность и в иной филиал. Предоставление отпуска, использование Трудовой
книжки в качестве наиболее важного информационного источника о трудовом
стаже и опыте работы. Обязательное ведение графика отпусков. Выдача
работнику документов, связанных с работой (например, оформление новой
трудовой книжки, перевод работника на постоянную работу к другому
работодателю, увольнение работника по его инициативе, замена части
ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, реализация права
на отпуск при увольнении, предоставление отпуска без сохранения заработной
платы) только при наличии письменного заявления работника [52];
2. внедрение системы электронных карточек на всех работников
организации. Это означает, что сотрудник отдела кадров сможет за
максимальное время получить достаточную информацию обо всех сотрудниках
предприятия. Это оптимизирует работу организации и движение документов.
Данное внедрение необходимо, исходя из нескольких оснований:
- необходимость использования информации несколькими
сотрудниками;
- исчезновением некоторых личных дел;
- сохранением личных данных сотрудников [48];
3. совершенствование системы проверки документов, которые
кандидаты на вакантные должности подают в службу по работе с кадрами.
Эта мера определяется тем простым фактом, что в современных условиях
растёт коррупция в органах власти и управления. Для предупреждения данного
52
явления необходима четкая проверка документов об образовании и
подтверждении переквалификации, а также о прохождении аттестации [53];
4. сокращение текучести кадров за счет повышения заработной платы
соответствующих сотрудников, при одновременном повышении уровня их
квалификации [39];
5. разработка мер материальной ответственности за нарушение норм
трудового законодательства при оформлении кадровой и иной документации;
6. повышение работы аналитического и планового отдела с тем, чтобы
наиболее четко определять те конкретные факторы и обстоятельства, которые
мешают выполнению той или иной работы по ведению кадрового
делопроизводства.
Выше перечисленные мероприятия предполагают необходимость
качественно иного подхода к организации делопроизводства на предприятии.
Рассмотрим некоторые проблемы, которые были выявлены в процессе
анализа в ООО «ХОРС».
Существует ряд процедур, которые Трудовой кодекс либо
регламентирует фрагментарно, либо не достаточно четко, либо не
регламентирует совсем. Примером таких процедур может служить перевод
работника на другую должность. Среди обязательных документов,
оформляемых при переводе, в законе названо «письменное согласие»
работника на перевод. Однако нужно обратить внимание на то, что перевод
может осуществляться как по инициативе работника (с изменением трудовой
функции), так и по инициативе работодателя (без изменения трудовой
функции). В первом случае формулировка «письменное согласие» не отражает
факт инициации перевода самим работником, и непонятно, каким видом
документа в этом случае следует оформлять «письменное согласие». Учитывая,
что законодательство не дает четкого ответа на этот вопрос, организация сама
вправе определить этот вид документа и закрепить его в Табеле и Альбоме
форм документов. Это позволит кадровым специалистам в каждой подобной
ситуации использовать заранее отработанный алгоритм действий, включающий
53
составление строго определенных документов, как названных в правовых
актах РФ, и, следовательно, обязательных, так и тех, которые могут быть
основанием для издания кадровых приказов, но формально не являющихся
обязательными.
Помимо этого, необходимо разделить все документы, которые имеются
в кадровой службе организации на такие группы:
1. документы, которые регламентируют работу, это организационные
документы;
2. документы, которые сопровождают работу.
В качестве организационных документов наиболее важными можно
считать те, что носят системный характер. А вот сопровождающие документы
необходимо подвергнуть систематизации, согласно тем кадровым процедурам,
которые можно с их помощью обеспечить.
В личном деле все документы должны быть сформированы в
хронологическом порядке, они должны показывать весь путь сотрудника от
приема на работу до современного состояния, например, там обязательно
должны отражаться прием на работу, повышение аттестации, перевод и другое.
В этом случае существует реальная возможность составить историю
человека, работающего в ООО «ХОРС».
При оформлении приказов по личному составу необходимо
использовать унифицированные формы таких документов, так как ошибки в
них могут стоить человеку многих дней судебных разбирательств.
Унифицированные формы имеются как в электронном, так и в
документальном виде. Заполняя текстом, нужные поля специалист легко может
получить документ, который уже можно будет использовать в
документообороте предприятия. Самое главное, необходимо не упустить что-то
важное при оформлении трудового договора.
Содержание договора важно сверять, исходя из норм трудового
законодательства страны, он обязательно должен содержать номер и другие
реквизиты.
54
В работе можно также использовать типовые трудовые договоры,
которые имеются во многих сборниках, что и делается в ООО «ХОРС».
Отсутствие обязательных форм документов, как уже говорилось, часто
приводит к нарушениям в оформлении документов, необходимых для
отдельных кадровых процедур, а иногда они просто не составляются. Способом
разрешения таких проблем является разработка и введение в действие
соответствующих локальных нормативных актов, например, Инструкции по
кадровому делопроизводству и создание Табеля и Альбома форм кадровых
документов по типовым управленческим ситуациям. Главное, чтобы эти
локальные нормативные акты описывали самый широкий состав кадровых
процедур и включали все обязательные и рекомендуемые документы,
отражающие последовательность документирования данных процедур. При
этом нужно иметь в виду, что часть учетных документов может быть
утверждена и в составе учетной бухгалтерской документации. Это допустимая
практика, однако, важно не допустить противоречий в требованиях к формам
документов. Так, любая служба делопроизводства коммерческой организации
может воспользоваться Правилами делопроизводства в федеральных органах
исполнительной власти, утвержденных Постановлением Правительства РФ или
Методическими рекомендациями по разработке инструкций по
делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти,
разработанных Росархивом. Кадровая служба в качестве методического
материала также может использовать широкий комплекс правовых актов,
регламентирующих вопросы документирования прохождения государственной
гражданской службы, например, Указ Президента от 16.02.2005 г. N 159 «О
примерной форме служебного контракта о прохождении государственной
гражданской службы Российской Федерации замещении должности
государственной гражданской службы Российской Федерации». Это может
значительно облегчить разработку соответствующих локальных актов по
документированию кадровой деятельности.
55
Для того чтобы в ООО «ХОРС» создать подобную систему
унифицированных форм документов, необходимо, прежде всего, понимать, что
составление тех или иных кадровых документов не должно зависеть от
личности и образовательных способностей конкретного сотрудника. Это
определено тем простым фактом, что существенные нарушения кадрового
делопроизводства влекут для руководителя предприятия серьезные санкции,
так как сама по себе кадровая документация имеет важное социальное
значение.
Прежде чем, приступать к созданию для конкретного предприятия
сборника таких документов, необходимо провести обширную аудиторскую
проверку работы кадровой службы, а затем реализовать такие мероприятия:
1. изучить правовую базу, которая имеется как на федеральном, так и на
региональном уровне, в том числе ознакомиться с разного рода письмами и
комментариями;
2. в деятельности по созданию такого сборника обязательно необходимо
применять примерные образцы документов, которые уже имеются;
3. необходимо привлекать к подобной деятельности специалистов
юридического отдела и бухгалтерии;
4. необходимо, прежде всего, унифицировать документы, которые
непосредственно создаются сотрудниками организации.
Альбом, который будет содержать все унифицированные формы
документов на предприятии лучше оформить в качестве дополнения к
инструкции по кадровому делопроизводству. Помимо этого, необходимо
разработать и электронные шаблоны таких документов.
ООО «ХОРС» очень часто незаполненной остается графа, которая
содержит номер документа, хотя на формуляре он имеется. Нумеруются лишь
приказы по кадровому составу. Информационные документы не содержат
номеров, например, не регистрируются заявления, согласно которым
подготавливаются различные справки и выписки.