5
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ .............................................................................................................. 6
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ ................................................. 10
1.1. Понятие и значение документооборота в организации .......................... 10
1.2. Классификация кадровой документации ................................................. 14
1.3. Организация кадровой деятельности современной организации .......... 21
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ И ОЦЕНКА ОРГАНИЗАЦИИ КАДРОВОГО
ДОКУМЕНТООБОРОТА ООО «КУЛЗОН» ...................................................... 26
2.1. Общая организационно-экономическая характеристика предприятия 26
2.2. Анализ структуры и функций службы документооборота предприятия
.............................................................................................................................. 33
2.3. Оценка организации документооборота предприятия ........................... 38
ГЛАВА 3. РАЗРАБОТКА МЕРОПРИЯТИЙ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
СИСТЕМЫ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «КУЛЗОН» .... 48
3.1. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
организации ........................................................................................................ 48
3.2. Внедрение системы электронного документооборота в организации .. 53
3.3. Оценка экономической эффективности предложенных мероприятий . 67
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ..................................................................................................... 72
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ............................................. 75
ПРИЛОЖЕНИЯ ..................................................................................................... 80
6
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы исследования. Для документального оформления
всех кадровых операций в организации необходимы определенные знания и
умения.
Делопроизводство на предприятии регулируется самостоятельно
разработанной и утвержденной директором инструкцией. Она является
внутренним нормативным актом и обязательна для соблюдения всеми
сотрудниками хозяйствующего субъекта. Разрабатывает и контролирует ее
исполнение отдел кадров.
Деятельность кадровой службы организации – неотъемлемая часть такого
важного и крайне ответственного направления, как документационное
обеспечение управления (ДОУ). Существует определенная нормативно-
методическая база (система государственных и отраслевых стандартов,
постановлений и распоряжений Правительства РФ, инструктивных писем
министерств и ведомств, пособий и др.), регламентирующая правильность
оформления документов, построение документооборота в организации и т.д.
Кадровая документация (документация по личному составу) организации
имеет большое значение, поскольку и при оперативном (в отделе кадров
организации), и при архивном (в архиве самой организации или в
государственном архиве) хранении она является первоисточником
информации о трудовом стаже граждан и в связи с этим непосредственно
связана с обеспечением их конституционных прав.
Кадровая документация относится к категории документов
долговременного хранения. Сроки хранения различных видов документов по
личному составу установлены Перечнем типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков
хранения, утвержденные Руководителем Федеральной архивной службы
России .
7
Управление предприятием требует создания определенных
управленческих документов. Отсутствие соответствующих документов не
дает возможности решения задач планирования и формирования
финансирования, отчетности, бухгалтерского учета и, в целом,
производственного процесса.
Работа с документами предполагает соответствие нормативным актам
Российской Федерации. Нормативные акты предусматривают формирование
документации по заданным правилам согласно требованиям ГК и ТК РФ,
ГОСТа Р 6.30-2003.
На данный момент документация имеет очень важные функции:
социальную, правовую, функции исторического источника, учета,
управленческую, коммуникативную, информационную. Кроме того,
документы являются средством управленческой деятельности.
Эффективность деятельности предприятий, по большей части, зависит
от его персонала. Наличие ответственных, исполнительных и
квалифицированных сотрудников определяет успех фирмы вне зависимости
от вида ее деятельности.
Данный факт свидетельствует о необходимости знания основ кадрового
документационного обеспечения любым директором предприятия. Кадровый
документооборот, являясь зафиксированной на материальном носителе
информацией (которая имеет юридическую силу), зачастую служит базовым
доказательством факта деятельности предприятия.
Актуальность данной работы заключается в том, что в современном
обществе организация кадрового документооборота является довольно
ответственным моментом деятельности любого предприятия. При этом
поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является
важнейшей обязанностью фирмы.
Степень разработанности проблемы. Тема исследования представляет
собой широкую и многоаспектную проблему. Значимость темы исследования
подтверждается тем, что правильное оформление документа, соблюдение
8
требований, предъявляемых утвержденными ГОСтами, обеспечивает
юридическую силу документа.
Данная тема широко исследуется как современными российскими
специалистами, так и учеными - документоведами предыдущей эпохи. Так,
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. являются авторами современного курса
делопроизводства, ПечниковаТ.В. и Печникова А.В. исследуют становление
российского делопроизводства пореформенного периода.
При составлении документа необходимо соблюдать грамматические и
орфографические нормы русского языка, поэтому мы использовали труды
Виноградова В.В., Волгиной Н.С., Розенталь Д.Э., Фоминой М.И. и других
специалистов. Значительный пласт информации почерпнут из нормативных
актов – Постановлений Правительства РФ, действующих государственных
стандартов.
Цель исследования – организация кадрового документооборота в ООО
«Кулзон» с целью его совершенствования.
Постановка цели предопределила постановку задач исследования:
- раскрытьпонятие и значение документооборота в организации;
- дать классификацию кадровой документации;
-рассмотреть организацию кадровой деятельности на
современномnпредприятии;
- рассмотреть общую характеристику ООО «КУЛЗОН»;
- проанализировать структуру и функции кадровой службы ООО
«Кулзон»;
- дать оценку организации кадрового документооборота в исследуемой
организации;
-предложить совершенствование кадрового документооборота в ООО
«Кулзон» и внедрения системы электронного документооборота.
Объектом исследования является ООО «Кулзон», крупнейшая
компания в РФ, продающая горнолыжное оборудования как для спортивных
команд самого высокого, олимпийского, уровня, так и для частных лиц.
9
Предмет исследования – кадровый документооборот на исследуемом
предприятии.
Теоретико-методологической основойпослужили следующие методы:
теоретические методы, в том числе системный и комплексный анализ; метод
систематизации и классификации, а также эмпирические методы,
включающие математико-статистические методы, анализ документов,
традиционный анализ научной литературы, наблюдение.
Практическая значимость проведенного исследования состоит в том,
что на основе полученных результатов исследования, разработаны
рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота на
предприятии и внедрения системы электронного документооборота.
Структурно выпускная квалификационная работа состоит из введения,
трех глав, заключения, списка литературы и приложений.
10
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ
КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ
1.1. Понятие и значение документооборота в организации
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного
элемента внутренней организации любого учреждения или предприятия,
обеспечивая взаимодействие их частей. Документы используют для передачи
информации во времени и на расстояние. Документная информация является
основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством
их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для
справочно-поисковой работы.
В управленческой деятельности документ выступает и как предмет
труда, и как результат труда
1
.
Понятие «служебный документ» охватывает многие формы
управленческой деятельности, которые выражаются с помощью
соответствующих документов
2
:
-планирование - посредством подготовки различных планов;
-учет - в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и
оперативно-технической документации;
-инструктирование - в виде издания инструкций, методических
указаний;
-контроль - путем сбора сведений в письменном виде и дачи указаний и
т.д.
Документация, будучи тесно связанной со всеми формами
управленческой деятельности, используется управленческим аппаратом в
качестве способа и средства реализации возложенных на него функций.
1
Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2014. – С. 78.
2
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – М.: Проспект, 2012. – С. 11.
11
Кроме того, документирование во многих случаях является
обязательным, предписывается законом и актами государственного
управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности,
контроля исполнения, трудовой дисциплины.
Итак, юридическое значение документов чрезвычайно важно для
управленческой деятельности, так как они служат способом доказательства
заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения
права.
Жизнедеятельность любой организации начинается с разработки
организационно-правовых документов. С помощью этих документов
реализуется одна из основных управленческих функций - организационная, в
рамки которой вписывается, в частности, юридическое оформление создания
организации, установление ее организационно-штатной структуры и
численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а
также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов
взаимодействия между ними.
Введение организационно-правовых документов в действие
осуществляется после утверждения документа соответствующим
руководителем (утверждение отдельных видов документов может
осуществляться постановлением, решением, приказом или распоряжением
соответствующего органа (должностного лица).
Организационно-правовые документы сохраняют свою юридическую
силу до момента их отмены или введения в действие новых взамен
устаревших
3
.
Организационно-правовые документы - документы прямого действия,
затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.
Независимо от организационно-правовой формы, характера и
содержания деятельности организации, ее компетенции, структуры и других
3
Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. – М. Технология,
2014. – С. 45.
12
факторов руководство любой организации наделяется правом осуществлять
исполнительно-распорядительную деятельность и, соответственно, издавать
распорядительные документы (Рис. 1).
Рисунок 1 - Виды организационно-правовых документов
4
Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз
по системе управления: от управляющего органа к управляемому, от
руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.
Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.
В юридическом плане распорядительные документы относятся к
правовым актам: в них получают выражение конкретные юридически
властные предписания субъектов управления. Конкретность таких
предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных
4
Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. – М.: Технология, 2014.
– С. 12.
13
документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и
вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные
подразделения, должностные лица или работники; они являются
юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных
административно-правовых отношений (Рис.2).
Рисунок 2 - Распорядительные документы
5
С учетом сферы своего действия распорядительные документы делятся
на:
- правовые акты федерального уровня – акты, издаваемые Президентом
Российской Федерации, Правительством Российской Федерации,
органами федеральной исполнительной власти (министерствами,
комитетами, агентствами, службами и др.);
- правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской
Федерации - республик, краев, областей, городов республиканского
значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и
округов, а также и территориальных образований;
- правовые акты организаций, учреждений, предприятий.
Основанием для издания распорядительного документа может быть:
5
ХазагеровТ.Г., Ширина Л.С. Делопроизводство. –Ростов-на-Дону: СКАГС, 2017. – С. 171.
14
- необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных
правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее
принятых решений данной организации;
- необходимость осуществления собственной исполнительно-
распорядительной деятельности, обусловленной функциями и
задачами организации.
Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими
органами управления.
1.2. Классификация кадровой документации
После того, как индивидуальных предпринимателей работодателей
приравняли в трудовых отношениях к организациям, у предпринимателей
появилась обязанность вести кадровую документацию в полном объеме
(составлять локальные нормативные акты, оформлять трудовые книжки
работников и прочее).
Конечно, выполнение новых требований Трудового кодекса РФ
6
, (далее
ТК РФ) и принятых в соответствии с ним нормативных актов потребует от
предпринимателя дополнительного времени и внимания. Тем не менее,
сложившееся после принятия поправок положение дел ему во многом
выгодно. Во-первых, он сможет юридически грамотно выстроить
взаимоотношения с персоналом. Во-вторых, предприниматель минимизирует
риски по трудовым спорам. В-третьих, кадровые документы интересуют
различные проверяющие инстанции (трудовую инспекцию, МВД,
налоговиков), поэтому просто необходимо вести их правильно.
Практика выработала три формы организации работы с документами в
любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную
и смешанную.
6
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 24.04.2020) // КонсультантПлюс,
2020.