15
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех
технологических операций по работе с документами в ведении одного
специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего
отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении
(или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций
по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в
архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль
за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и
хранение документов, отправка документов, обработка документов для их
передачи в архив.
Однако полная централизация работы с документами возможна только
в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс.
документов в год.
Децентрализованная форма организации документационного
обслуживания представляет собой полную противоположность
централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной
организации создает свою собственную службу для работы с документами, в
которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению,
систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма
характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально
разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет
специфические особенности (например, исходя из соображений защиты
информации или самостоятельности деятельности структурных
подразделений)
7
.
Смешанная форма организации работы с документами — самая
распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка
поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за
сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение)
7
Веснина С.Б. Документы организации: подготовка и оформление. –М.: Проспект, 2016. – С. 456.
16
сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом
структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выпол-
няются операции по созданию (печати) документов, их систематизации,
хранению дел, их предархивной обработке.
Вариантом смешанной формы является такая организация работы с
документами, при которой одна и та же технологическая операция (например,
регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для
одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других —
децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов
документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы
проводится по критерию адресования — если документ адресован
руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству
структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в
структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по
месту их создания. Например, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в
отделе кадров — документы по личному составу и т. д.Полный состав
кадровой документации, которая должна быть в наличии в любой
организации, определить достаточно сложно, окончательный перечень
кадровых документов зависит от многих факторов: сферы деятельности,
местности, условий труда и даже от желания самого работодателя
8
.
При этом существуют кадровые бумаги, которые непременно должны
быть у работодателя. Обязательность наличия некоторых из этих документов
прямо определена в ТК РФ. Например, необходимость иметь трудовые
договоры с работниками предусмотрена статьями 56 и 67, вести трудовые
книжки статьей 66, создать Правила внутреннего трудового распорядка
статьей 189. Создание или ведение других кадровых документов может быть
предусмотрено иными законами и/или подзаконными актами, например,
Положением о персональных данных (Федеральным законом от 27 июля 2006
8
Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. – М. Технология,
2014. – С. 201.
17
г. № 152ФЗ «О персональных данных») или Книгой учета движения трудовых
книжек и вкладышей (постановление Правительства РФ, от 16 апреля 2003 г.
№ 225).
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело
сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов
(групп)
9
:
- локальные нормативные акты,
- распорядительные документы,
- документы, подтверждающие трудовую деятельность работника,
- информационно-расчетные документы,
- официальная внутренняя переписка,
- журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности:
по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие.
Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы
организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их
должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные
права и обязанности сторон трудового договора.
Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим
трудовым законодательством и не должны ему противоречить.
Трудовое законодательство не дает четкого определения локального
нормативного акта организации, поэтому возникают вопросы относительно
принадлежности того или иного организационно-распорядительного
документа к нормативным актам.
Выделим основные признаки локального нормативного акта.
Первое - это документ, принимаемый работодателем.
Второе - локальный нормативный акт содержит нормы трудового права.
9
Автоматизация регистрации документов новые возможности программных средств. // Бухгалтер. – 2013 г.
– №1. – С. 25-27.
18
Третье - это документ, обладающий нормативностью, а именно
рассчитанный на многократное применение и обязательный для
неопределенного круга лиц. То есть в документе не называется конкретный
работник или персонально определенный работник. Документ распространяет
свое действие на всех сотрудников организации либо на определенную в
документе часть работников организации.
С учетом изложенного http://alianskadrovic.ru/dokumentyi-po-kadrovomu-
deloproizvod/prikazy-po-kadram">, приказы работодателя в отношении
работников являются правоприменительными документами и не относятся к
локальным нормативным актам.
Таким образом, локальные нормативные акты можно определить как
акты работодателя, имеющие в своем содержании правила поведения,
обязательные для неопределенного круга лиц и рассчитанные на
неоднократное применение.
Вместе с тем хотелось бы обратить внимание на обязательность наличия
у работодателя других организационно-распорядительных и индивидуально-
правоприменительных документов.
К таким обязательным документам в первую очередь относятся
10
:
- штатное расписание (ст. 57 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- табель учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ);
- приказ об утверждении расчетного листка (ст. 136 ТК РФ);
- приказы работодателя, в частности:
- о приеме работника(ов) на работу (формы N Т-1, N Т-1а),
- о переводе работника(ов) на другую работу (формы N Т-5, N Т-5а),
- о предоставлении http://alianskadrovic.ru/category/otpusk"> отпуска
работнику(ам) (формы N Т-6, N Т-6а);
10
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 24.04.2020) // КонсультантПлюс,
2020.
19
- о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (ами)
(увольнении) (формы N Т-8, N Т-8а),
- о направлении работника(ов) в командировку (формы N Т-9, N Т-9а),
- о поощрении работника (ов) (форма N Т-11, N Т-11а),
- и другие приказы.
Обязанность соблюдать правила, установленные локальным
нормативным актом, распространяется не только на работников, но и на
работодателя (ст. 22 ТК РФ).
Локальные акты организации можно условно разделить на следующие
виды:
- акты, которые должны быть в организации в обязательном порядке;
- акты, наличие которых в организации не обязательно.
Также локальные акты различаются по процедуре их утверждения
11
.
Отдельные локальные нормативные акты организации должны
утверждаться с учетом мнения профсоюзного органа организации.
Другие локальные акты руководитель организации может утвердить
самостоятельно.
Хотелось бы отметить, что не существует типовых форм локальных
нормативных актов. Условия, указываемые в локальном акте конкретной
организации, индивидуальны, которые каждый работодатель может
доработать с учетом своих требований. Поэтому универсальных форм,
которые могли бы применять любые работодатели, не существует.
К распорядительным документам относятся приказы и распоряжения
руководителя.
Распоряжения делятся на две самостоятельные группы:
1 - приказы по основной деятельности организации (по
производственным вопросам, об утверждении в организации штатного
11
Веснина С.Б. Документы организации: подготовка и оформление. –М.: Проспект, 2016. – С. 96.
20
расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения
аттестации);
2 - приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о
переводе на другую должность, о предоставлении отпусков, о поощрениях и
дисциплинарных взысканиях).
Документы, подтверждающие трудовую деятельность работника.
- трудовая книжка,
- трудовой договор,
- справка о трудовой деятельности,
- копии приказов о приеме на работу и увольнении сотрудников.
Информационно-расчетные документы.
Информационно-расчетные документы ведутся кадровой службой для
учета персональных данных сотрудников, для закрепления информации,
связанной с их трудовой деятельностью:
- личная карточка работника,
- штатное расписание,
- график отпусков,
- табель учета рабочего времени,
- график сменности,
- личные дела.
Форма большинства этих документов также унифицирована.
Внутренняя служебная переписка используется для документального
оформления всех кадровых решений. Например, руководитель структурного
подразделения, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него
объяснительную записку. А затем обращается к директору организации с
докладной запиской, в которой просит привлечь виновного сотрудника к
дисциплинарной ответственности.
Использование новейших компьютерных технологий, наличие
факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют
организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их
21
исполнением, информационно-справочную работу в структурных
подразделениях
12
.
В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора
организационной формы — один из самых сложных. Действующие
государственные нормативно-методические документы не регламентируют
форму работы с документами.
В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с
документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и
руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной
организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений,
которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы),
от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень
централизации и децентрализации работы с документами.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в
инструкции по делопроизводству.
Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный
состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер
подчинения.
1.3. Организация кадровой деятельности современной организации
Основные задачи кадровой работы на предприятии можно
распределить по направлениям. Учетно-контрольное направление
кадровой работы предполагает решение следующих основных задач
13
:
- прием работников на предприятие;
- учет работников;
- увольнение работников;
12
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное –
М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2015. – С. 85.
13
Методические указания по внедрению и применению ГОСТ 6.10.4-84 «УСД. Придание юридической силы
документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.
Основные положения» // Правовая система «Гарант», 2016.
22
- работа с временно отсутствующими работниками предприятия
(находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в
командировки и т. п.).
Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает
решение следующих основных задач:
- подбор (поиск и отбор) работников для предприятия; - расстановка
работников предприятия;
- перемещение работников предприятия;
- становление в должности и адаптация работников.
Отчетно-аналитическое направление кадровой работы предполагает
решение следующих основных задач:
- изучение работников;
- оценка работы работников;
- аналитическая работа;
- подготовка отчетов.
Координационно-информационное направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач
14
:
- профессиональная подготовка (обучение и переподготовка)
работников;
- организация приема работников предприятия (по служебным и
личным вопросам);
- работа с письменными обращениями работников предприятия;
- архивная и справочная работа.
Организационно-методическое направление кадровой работы
предполагает решение следующих основных задач:
- документирование деятельности работников предприятия;
- кадровая работа в подразделениях предприятия;
- планирование кадровой работы;
14
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. -М.: Альпина-Пресс, 2014. – С. 74.
23
- руководство кадровой работой.
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы
организации, при этом учитываются:
- размеры организации;
- направление бизнеса (производство, торговля, сфера оказания услуг
населению);
- стратегические цели организации;
- стадия развития организации;
- численность персонала;
- приоритетные задачи работы с персоналом.
Обязанности и структура отдела кадров может быть различной и в
зависимости от вида деятельности организации.
Классический подход к управлению персоналом получил название
«управление кадрами»». Все управление персоналом сосредоточивается в
отделе кадров и направлено на то, чтобы обеспечить наличие нужных
людей в нужное время в нужных местах и освобождение от ненужных.
Руководство людьми представляет собой самостоятельную функцию,
осуществляемую непосредственно линейными руководителями
независимо от кадровых служб.
К главным задачам системы управления персоналом относят
15
:
обеспечение организации квалифицированными кадрами;
создание необходимых условий для эффективного использования
знаний, навыков и опыта работников;
совершенствование системы оплаты труда и мотивации;
повышение удовлетворенности трудом всех категорий персонала;
предоставление работникам возможностей для развития,
повышения квалификации и профессионального роста;
стимулирование творческой активности.
15
Электронный документооборот. – М. Новый век, 2017. – С. 159.
24
формирование и сохранение благоприятного морально-
психологического климата; совершенствование методов оценки
персонала; управление внутренними перемещениями и карьерой
сотрудников;
участие в разработке организационной стратегии.
Принципами построения современной системы управления
персоналом считаются:
эффективность подбора и расстановки сотрудников;
справедливость оплаты труда и мотивации, вознаграждение не
только за индивидуальные, но и коллективные достижения;
продвижение работников в соответствии с результатами труда,
квалификацией, способностями, личными интересами,
потребностями организации;
быстрое и эффективное решение личных проблем.
Работа служб персонала имеет два направления
16
:
1. Тактическое.
2. Стратегическое.
В рамках первого осуществляется текущая кадровая работа: анализ
состояния и планирование потребностей в кадрах, разработка штатных
расписаний, осуществление набора, оценки и отбора персонала;
тестирование; планирование ближайших кадровых перемещений и
увольнений, текущий учет и контроль, подготовка, переподготовка и
повышение квалификации, формирование резерва на выдвижение,
пропаганда организационных ценностей и воспитание персонала в их духе.
Главным направлением деятельности кадровых служб считается
формирование трудовых ресурсов: планирование потребности в них и
организация практических мероприятий по набору кадров, разрешение
конфликтов, проведение социальной политики.
16
Электронный документооборот. – М. Новый век, 2017. – С. 158.