55
ElectronicDocumentManagement, EDM) Directum поддерживает полный
жизненный цикл управления документами, при этом традиционное бумажное
делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот.
Таким образом, обеспечивается безболезненный переход компании на
электронный документооборот и быстрая адаптация сотрудников.
Directum – одновременно и система класса ECM
(EnterpriseContentManagement), обеспечивающая прозрачность управления
компанией и повышающая эффективность работы всех её сотрудников.
DIRECTUM встраивается в ИТ-инфраструктуру предприятия, и
становится центральным элементом в работе с корпоративным контентом.
Обеспечивается совместная работа ECM-системы c множеством классов
корпоративных систем – рисунок 6.
Рисунок 6 – Интеграция системы документооборота с directum
Разнообразие средств интеграции с внешними системами – открытая
объектная модель и структура базы данных, развитые интеграционные
возможности языка, workflow и блоки типовых маршрутов – позволяют
осуществлять связь с другими системами и приложениями не только на уровне
обмена данными, но и на уровне выполнения сложной последовательности
НАСТРОЙКА
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ
С СИСТЕМОЙ
КОННЕКТОР
К СИСТЕМЕ
ВНЕШНЯЯ
СИСТЕМА
Запрос
информации о
системе
Информация
о системе
Данные
Данные
Вызов
функции
Данные
системыDIRECT
UM
ИНТЕРФЕЙС
ИТЕРАЦИИ
(СЦЕНАРИЙ)
56
операций обработки данных, а также на уровне пользовательского
интерфейса. Это позволяет органично вписать DIRECTUM в ИТ-
инфраструктуру любой организации.
Так, бизнес-решение «DIRECTUM: Документооборот» направлено на
повышение эффективности политики управления персоналом за счет
автоматизации основных кадровых процессов и документооборота.
Разработка основывается на базовых возможностях модулей системы
DIRECTUM «Управление электронными документами», «Управление
деловыми процессами», а также «Управление показателями эффективности».
Опираясь на функционал данных модулей, бизнес-решение позволяет
успешно выполнять следующие бизнес-задачи:
- подбор кадров (сбор заявок подразделений на персонал, формирование
и публикация списка вакансий, организация собеседований и оценка
кандидатов);
- организация приема сотрудников (контроль прохождения
необходимых инструктажей;
- выдача пропусков, создание учетных записей автоматизированных
систем);
- контроль завершения испытательного срока;
- перевод и назначение персонала (контроль изменения данных для
расчета заработной платы, прав доступа к базам данных и программному
обеспечению);
- организация увольнения сотрудников (формирование обходного листа;
контроль окончательного расчета с работником; передача полномочий, задач,
документов);
- организация процессов согласования кадровых документов;
- согласование и учет командировок;
- создание и поддержание в актуальном состоянии электронного
справочника сотрудников на портале компании.
Использование бизнес-решения «DIRECTUM: Документооборот»
57
позволяет добиться значительного эффекта в работе не только службы
управления персоналом, но и руководства всех уровней, а также службы
безопасности предприятия. В первую очередь, это ускоряет доступ к
необходимой кадровой информации и сокращает затраты ресурсов на подбор,
прием, аттестацию персонала и передачу дел новым сотрудникам. Помимо
этого, автоматизация кадровых процессов повышает внутреннюю
безопасность работы с кадровой документацией, предотвращая утечку или
потерю важных сведений.
Принципы проектной работы позволяют предоставить работниками
самостоятельность в решении интересных задач. А правила поощрения за
успешную реализацию проектов являются хорошим примером признания
успехов персонала. В целях оптимизации расходов многие компании
предпочитают переходить на прогрессивные способы оплаты труда.
Одним из инструментов управления бизнес-процессами является
мотивация персонала, которая является важнейшим фактором
результативности работы, влияющим на степень раскрытия трудового
потенциала сотрудника, то есть всей совокупности свойств, влияющих на
производственную деятельность. В этом случае HR-отделу необходимо
изучить возможность введения бизнес-процесса «Управление мотивацией
персонала». Такой подход позволяет максимально повысить
производительность труда, и выявить «слабых» сотрудников – рисунок 7.
58
Рисунок 7 - Бизнес-процесс «Управление мотивацией персонала»
Система оплаты труда должна соответствовать целям и стратегии
предприятия. Не существует какого-то одного идеального подхода к
мотивации или какой-то единой системы расчеты переменной части
заработной платы. Но положительный эффект от использования процессной
технологии в том, что, имея набор показателей для самых различных
процессов и их целевых значений, менеджеры могут сравнивать
эффективность различных схем мотивации. Увязывание программ
стимулирования и поощрений и сбалансированной системы показателей,
позволяет установить прямую взаимосвязь системы мотивации персонала со
стратегией компании.
Определим несколько важных моментов:
1. Все процессы разделены на две категории: процессы управления и
планирования и процессы реализации.
2. В рамках бизнес-процессов управления и планирования
Исследование рынка
Отчетные материалы
Стратегия и принципы в
области управления
Правила предоставления
льгот и префенцийперсоналу
Исследование рынка
Отчетные материалы
Стратегия и принципы
в области управления
План и правила проведения
мероприятий по
нематериальной мотивации
персонала
ВХОДЫ
ВЫХОД
Ы
ВХОДЫ
ВЫХОДЫ
Исследование
рынка
Отчетные
материалы
Стратегия и принципы
в области управления
Разработанные правила
расчета постоянной
части заработной платы
Исследование
рынка
Отчетные
материалы
Стратегия и принципы
в области управления
персоналом
Разработанные правила
расчета переменной
части заработной платы
БП «Управление мотивацией»
ВХОДЫ
ВЫХОД
Ы
ВХОДЫ
ВЫХОДЫ
59
разрабатываются и пересматриваются различные системы (правила) расчета
заработной платы, планы проведения мероприятий, правила предоставления
льгот и преференций. Для этого используется различная внешняя и внутренняя
информация (в том числе и данные анализа действующей системы
мотивации). Она опирается на принципы, стратегию и цели управления
персоналом.
3. В рамках бизнес-процесса мотивационных мероприятий
используются регламентирующие документы. Они разработаны на основе
данных об оценке деятельности персонала, результатах аттестации, различных
показателях и т.д. По итогу, производятся конкретные расчеты и реализуются
мотивационные мероприятия;
В некоторых случаях схему можно упростить, например, объединив все
процессы управления в один. Принятию любых управленческих решений
должен предшествовать период тщательного изучения и проработки всех
вариантов развития ситуации. Только комплексный подход к проблеме
повышения мотивации в кризис поможет избежать негативных последствий.
Огромную роль в распознании проблем играет обратная связь с сотрудниками
и мониторинг ситуации на рынке. Все мероприятия системы управления
должны проводиться с учетом текущей ситуации на рынке и объективной
оценке возможностей самой компании; коллегиальность. Тесное
сотрудничество между менеджерами, специалистами HR отдела и линейными
руководителями помогает принимать наиболее актуальные и взвешенные
решения; гибкость.
Процедура формирования квалификационных групп и разработка
межквалификационных соотношений создает фундамент для внедрения всей
компенсационной политики предприятия. Поэтому вместе с автоматизацией
бизнес-процессов необходима и соответствующая мотивация. Важно показать
сотруднику позитивные изменения от программы лично для него.
Действующие квалификационные характеристики являются типовыми, они не
учитывают специфику организации, ее размеры, количество уровней
60
управления, взаимосвязь с внешней средой и, прежде всего, ценность
должностей.
При внедрении информационных технологий основная проблема
заключается в оценки экономической эффективности информационного
продукта. Существуют различные подходы и методики, позволяющие оценить
эффективность внедрения информационных технологий. При этом
существуют возможности постепенной интеграции хозяйственной
деятельности предприятий и организаций в электронную среду Интернет.
Соответственно возникают диференцированные материальные, технические и
людские затраты.
Внедряя систему DIRECTUM предприятие получает возможность
автоматизировать и перевести в электронный вид процессы согласования
документов, организовать систему хранения действующих и архивных
документов, а также увеличить прозрачность деловых процессов.
Ключевая идея – предложение клиентам готовых бизнес-решений на
базе системы электронного документооборота DIRECTUM. Каждое бизнес-
решение представляет собой программно-консалтинговый продукт, который
ориентирован на достижение заданного эффекта при решении бизнес-задачи.
В целом, бизнес-решения системы DIRECTUM призваны дать
компаниям новые возможности в реализации проектов, связанных с
электронным документооборотом, управлением бизнес-процессами и
взаимодействием (Таблица 8).
61
Таблица 11
Мероприятия по внедрению проекта
№
Содержание работ, результат и форма
его представления
Срок выполнения
Ответственные
исполнители
Источники информации и
ресурсы
1
2
3
4
5
1
Определение потребности в
совершенствовании системы
управления социальным развитием
01.08.20 –
29.08.20
Генеральный директор
Отчеты, результаты опроса
сотрудников,
руководителей
2
Сбор информации о существующих
методиках управления социальным
развитием
01.09.20 –
20.09.20
Департамент кадров и
социальной политики
Выставки, СМИ и т.п.
3
Предварительный отбор нововведений
20.09.20 –
22.09.20
Начальник
Департамента кадров
и социальной
политики
Средства обработки
данных
4
Принятие решения о нововведении
11.20.20 –
14.20.20
Начальник
Департамента кадров
и социальной
политики, Начальник
Финансового
департамента
5
Разработка проекта
15.20.20 –
20.11.20
Начальник
Департамента кадров
и социальной
политики
Оргтехника, расходные
материалы
6
Разработка рабочей нормативно-
методической документации
11.11.20 -
21.11.20
Начальник
Департамента кадров
и социальной
политики
Оргтехника, расходные
материалы
62
1
2
3
4
5
7
Информирование руководителей и
сотрудников структурны
подразделений о нововведении
22.11.20 -
30.11.20
Начальник
Департамента кадров
и социальной
политики, Начальники
структурных
подразделений
Электронные рассылки,
собрания, совещания
8
Разработка и утверждение
документации, регламентирующей
кадровую работу в условиях
нововведения
01.12.20 -
15.12.20
Начальник
Департамента кадров
и социальной
политики
Оргтехника, расходные
материалы
9
Перевод организации на работу в
новых условиях
16.12.20 -
30.12.20
63
DIRECTUM развивает идею упрощенного перехода на электронный
документооборот во всех сферах деятельности организаций и совместно со
своими партнерами реализует стратегию сфокусированных на бизнес-
задачахECM-решений.
Кадровые процессы: оптимизирует процесс подбора кадров, позволяет
организовать прием, увольнение, перевод и назначение персонала, поддержку
кадрового документооборота.ВнедрениеHRM-системы, как и любой другой
проект, должно давать бизнесу конкурентное преимущество, оцениваемое в
итоге в денежном эквиваленте. Однако наличие системы управления
человеческими ресурсами далеко не всегда подразумевает автоматическое
соответствие ее возможностей и отдачи от внедрения.
Решение «Кадровые процессы» повышает прозрачность работы с
персоналом и упрощает:
1) HR-планирование- на основе стратегических целей компании
фиксируются описания должностей и соответствующие
грейды/квалификации, штатное расписание и бюджеты затрат на персонал;
2) подбор персонала - в рамках единой системы автоматизирует процесс
согласования вакансий и последующие этапы процессов собеседования и
утверждения кандидатов;
3) управление корпоративной культурой- использование интерактивной
коммуникационной среды позволяет доставлять новые сервисы сотрудникам
и делает прозрачным процесс управления карьерой;
4) развитие и обучениесотрудников по индивидуальным программам и
учет полученных им навыков и знаний;
6) ведение кадрового делопроизводстваи расчет заработной
платыучитывает законодательные решения в системе учета;
7) анализэффективности работы с персоналом в различных разрезах от
затратов на персонал до эффективности мероприятий по поддержанию
лояльности к компании на основе выстроенных сквозных процессов в единой
системе (см. рисунок 8).
64
Рисунок 8 -HR- процессы решения «Кадровые процессы»
Преимущества комплексного HR-решения «Кадровые процессы»:
- планирование и развитие персонала на основе анализа стратегических
целей компании;
- мотивация персонала и повышение производительности труда;
- построение сквозных бизнес-процессов в работе с каждым отдельным
сотрудником от подбора до карьерных достижений;
- автоматизация всех задач кадрового учета;
- построение сквозных отчетов по эффективности работы с персоналом;
- удержание талантливых сотрудников с высоким потенциалом.
Внедрение бизнес-решения «Кадровые процессы» позволяет достичь
следующего эффекта:
Для высшего руководства:
- сократить затраты рабочего времени на прием, увольнение, аттестации
сотрудников и т.д.;
- уменьшить риски потери кадровых документов;
- снизить риски, связанные с не прохождением требуемых инструктажей
и недооформлением обязательных документов при приеме, переводе,
Планирование
Подбор
Корпоративная
культура
Развитие
Оценка
КДП и
расчет
зарплаты
HR-
аналитика