4
Содержание
Введение…………………………………………………………………...………...5
Глава 1. Теоретические основы организации кадрового документооборота
…...................................................................................................................................7
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота……………………….......7
1.2. Процесс организации документооборота в отделе кадров………………….18
Глава 2. Состояние организации кадрового документооборота
в ООО «ОптимасмАрт»…………………………………………………..............26
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия…………………………26
2.2. Анализ организации кадрового документооборота ………………………...31
Глава 3. Совершенствование организации кадрового документооборота
в ООО «ОптимасмАрт»……………………………………………….....……….41
3.1. Предложения по совершенствованию кадрового документооборота…...…41
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий………………………..47
Заключение……………………………………………………..………………….57
Список использованных источников……………………………...…………...64
Приложение……………………………………………………………..…………67
5
Введение
Во все времена документация занимала значительную ступень в
обществе и осуществляла весьма значимые для него цели: общественную,
правовую, историческую, учета, административную, коммуникативную,
справочную. Вдобавок, документы являются одним из факторов
управленческой деятельности компаний.
Эффективность деятельности предприятий, преимущественно, зависит
от ее сотрудников. Присутствие добросовестных, исполнительных и
высококвалифицированных специалистов определяет успех фирмы вне
зависимости от вида ее деятельности.
Вышеупомянутый факт указывает на необходимость знания основных
принципов кадрового документооборота не только непосредственным
специалистом, но и любым директором организации. Кадровый
документооборот, будучи закреплен на вещественном носителе информацией
(которая имеет юридическую силу), нередко является базовым доказательством
эффективной деятельности организации.
В кадровой службе важным аспектом деятельности служит работа с
документами. Знание кадрового документооборота, правил обработки и
хранения персональных данных становится необходимым условием успешной
работы специалиста по управлению персоналом.
Актуальность данной работы заключается в том, что в современном
обществе организация кадрового документооборота показывается довольно
ответственным моментом деятельности любой организации. При этом
поддержка надлежащего порядка в кадровом учете вынуждена быть важнейшей
обязанностью фирмы.
Цель исследования заключается в совершенствовании кадрового
документооборота и оценке эффективности его реализации.
В соответствии с поставленной целью были определены следующие
задачи исследования:
6
1) дать основные понятия и значение кадрового документооборота;
2) изучить нормативно-правовую документацию в кадровой сфере;
3) рассмотреть процесс организации документооборота в отделе кадров;
4) дать характеристику предприятия и его деятельности;
5) разработать предложения по совершенствованию кадрового
документооборота в организации.
Объект исследования — Общество с ограниченной ответственностью
«ОптимасмАрт».
Предметом исследования является процесс организации кадрового
документооборота.
Методологической и теоретической основой исследования по
организации кадрового документооборота и учета послужили труды как
отечественных, так и зарубежных авторов, занимающихся проблемами
организации кадрового документооборота, в частности как: Ю.М. Аксенов,
В.И. Андреева, И.Г. Асфандиярова, И.Ю. Байкова, О.Н. Демушина, С.Ю.
Кабашов, М.В. Кирсанова, И.В Кохова, С.Л. Кузнецов, Р.И. Мусатов, Т. М.
Савенкова, В.В. Семенихин, М.Е. Смирнова, а также интернет-источники и
материалы специализированных журналов.
Цель и задачи исследования определили структуру работы.
В первой главе работы приведены теоретические основы организации
документооборота в сфере кадровой службы.
Во второй главе дается общая характеристика деятельности предприятия
и обосновывается существенность организации кадрового документооборота на
предприятии.
В третьей главе описывается совершенствование кадрового
документооборота и оценивается эффективность предлагаемых мероприятий.
7
Глава 1. Теоретические основы организации
кадрового документооборота
1.1. Понятие и значение кадрового документооборота
Перед всяким сотрудником области управления персоналом
документооборот представляется одним из условий компетентного,
высококвалифицированного исполнения своих служебных обязанностей.
Нечеткое суждение о главных понятиях документооборота, неверное их
толкование порой чреваты служебными ошибками.
Документооборот — это движение документов в организации с момента
их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или)
направления в дело
1
.
Кадровое делопроизводство — это отрасль деятельности,
документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует
информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые
процедуры приобретают документальное оформление (например, прием,
перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка,
отпуск, увольнение и др.)
2
.
Учет кадрового документооборота позволяет результативно разрешить
сразу несколько задач:
документально оформить трудовые отношения;
построить устойчивую систему управления персоналом,
отвечающую стратегическим задачам руководства;
регламентировать взаимоотношения работника и работодателя;
создать организационно-правовые основы трудовой деятельности,
как для работников, так и для работодателя;
разрешить трудовые споры.
Все документы организации, с которыми имеют дело сотрудники
кадровых служб, можно четко разделить на группы по признакам содержания,
1
Википедия — свободная энциклопедия www.wikipedia.ru
2
Семенихин В.В., Кадровый документооборот. Москва, Эксмо, 2010. — с. 7
8
формы составления и другим основаниям с целью организации и повышения
эффективности работы с ними.
Документы группируются по следующим признакам:
По способу документирования различают документы:
текстовые;
художественные (фиксирующие информацию посредством
изображения объекта);
графические;
фотодокументы;
электронные документы (созданные с помощью персонального
компьютера).
В зависимости от источника поступления документы делятся:
на входящие;
исходящие;
внутренние.
По характеру изложения содержания документы могут быть:
индивидуальными;
шаблонными;
стандартными.
По срокам хранения они разделяются на:
постоянного хранения;
продолжительного хранения (свыше 10 лет);
временного хранения (до 10 лет).
По срокам исполнения различают документы:
срочные;
требующие исполнения в определенный срок;
несрочные, для которых срок исполнения не установлен.
По виду оформления документы подразделяются:
на подлинные;
9
копии;
выписки;
дубликаты.
По содержанию — все документы распределяют на официальные и
личные. Документ, созданный юридическим или физическим лицом,
оформленный и удостоверенный в установленном порядке, именуется
официальным документом. Официальный документ, применяемый в текущей
деятельности организации, называют служебным. Если документ создан лицом
вне сферы его служебной или общественной деятельности (личная переписка,
дневники), то он считается личным.
Нынешнее законодательство требует оформления немалого количества
документов, и только систематизация документов позволяет обеспечить их
скорый поиск. Опробованный способ упорядочения документов — это
группировка их по каким-либо признакам (номинальный, предметный,
отраслевой, географический, хронологический и другие).
Комплекс документов, систематизированных по какому-либо признаку,
называется документацией. При управлении любыми предприятиями
разрабатываются схожие и повторяющиеся документы, поэтому возникла
возможность создания систем документации, отражающих определенный вид
деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, кадровая и
т.д.), а затем появилась целесообразность их стандартизации и унификации.
Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам
происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к
их оформлению, называют системой документации
3
.
Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и
формам называется унификацией документов. Унифицируются не только
отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная
система документации — это система документации, созданная по единым
3
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт РФ «Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом
Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17 октября 2013 г. № 1185-ст)
10
правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для
управления в определенной сфере деятельности
4
.
В соответствии с требованиями действующих законодательных и других
нормативных актов управленческая деятельность каждого предприятия
сопровождается работой с разнообразными документами. Они подразделяются
на вытекающие основные группы:
организационные документы (законодательные и иные
нормативные акты, устав, инструкции, структура и штатная
численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила
внутреннего трудового распорядка);
распорядительные документы (приказы, распоряжения, указы);
справочно-информационные документы (акты, письма, протоколы,
докладные записки, справки, и др.);
документы по личному составу (приказы по личному составу,
трудовые книжки, личные дела, личные карточки работников,
документы по аттестации сотрудников, трудовые договоры и др.);
документы по предложениям, заявлениям и жалобам сотрудников и
коллективов.
Целостной классификации кадровых документов пока не существует,
как не существует и ее унифицированной системы. Документооборот
управления персоналом надлежит анализировать как подсистему единого
документооборота организации
5
.
Крайне часто глубокий состав кадровой документации, нужной к
присутствию в организации, установить не так-то просто. Окончательный
список всех документов отдела кадров зависит от немалого количества
факторов: территории, вида деятельности, от условий работы и т.д. вплоть до
желаний руководителя компании.
4
ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст)
5
Быкова, Т.А. Делопроизводство: учеб. для студентов вузов /Т.А. Быкова, Л.В. Санкина; под общ.ред. Т.В.
Кузнецовой. 3-е изд.,перераб, и доп. — М.: Инфра-М., 2012. — 74 с.
11
Тем не менее, имеются документы, которые необходимы в наличии в
обязательном порядке. На основании Трудового Кодекса РФ главные виды
кадровых документов, которые непременно нужны для любой организации,
показаны в таблице 1.
Таблица 1
Перечень обязательных кадровых документов
п/п
Документ
Нормативное
регулирование
Описание
1
Правила
внутреннего трудо-
вого распорядка
(ПВТР)
Статьи 189, 190 ТК РФ
Обязательный документ для
ознакомления сотрудника
при приеме на работу.
2
Положение о за-
щите персональных
данных сотрудни-
ков
Статья 86 ТК РФ
Еще один документ необ-
ходимый для ознакомления
при приеме на работу
нового сотрудника.
3
Штатное расписа-
ние (ф. Т-3)
Статья 57 ТК РФ, по-
становление Госком-
стата России от
05.01.2004 г. № 1
Данный документ состав-
ляется каждый раз, когда в
него вносятся те или иные
изменения.
4
Трудовой договор
Статьи 16, 56, 57, 67
ТК РФ
Заключается в письменной
форме с каждым сотрудни-
ком.
5
Приказы о приеме
на работу
Статья 68 ТК РФ
Издаются на основании
трудового договора. Объ-
являются работнику под
подпись в трехдневный срок
со дня фактического начала
работы.
6
График отпусков
Статья 123 ТК РФ, по-
становление Госком-
стата России от
05.01.2004 г. № 1
Утверждается работодате-
лем не позднее, чем за две
недели до наступления ка-
лендарного года.
7
Положение об
оплате труда, пре-
мировании и мате-
риальном стимули-
ровании
Раздел 6 ТК РФ, глава
21 ТК РФ
Документ необходим при
наличии сложных систем
оплаты труда и системы
премирования.
8
Приказы о пере-
воде на другую ра-
боту
Статья 72.1 ТК РФ
Издаются на основании со-
глашения о переводе на
другую работу (дополни-
тельного соглашения к
трудовому договору).
9
Приказы об уволь-
нении
Статья 84.1 ТК РФ
Издаются на основании за-
явления сотрудника о пре-
кращение трудовых отно-
шений.
12
Продолжение Таблицы 1
10
Приказы о предо-
ставлении отпусков
Глава 19 ТК РФ, по-
становление Госком-
стата России от 05.01.
2004 г. № 1
Издаются на основании
графика отпусков или за-
явления сотрудника.
11
Трудовая книжка
Статья 66 ТК РФ, по-
становление прави-
тельства РФ от
16.04.2003 г. № 225
«О трудовых книж-
ках»
Работодатель ведет трудо-
вые книжки на каждого со-
трудника, проработавшего у
него свыше пяти дней.
12
Табель учета рабо-
чего времени
Часть 3 статьи 91 ТК
РФ
Работодатель обязан вести
учет времени, фактически
отработанного каждым со-
трудником.
В специальной литературе комплекс кадровых документов группируется
по следующим признакам:
1) по целевой принадлежности выделяют две существенно
различающиеся группы кадровых документов:
документы, связанные с управлением персоналом (планы и отчеты
по кадрам, положения о подборе персонала, об адаптации сотрудников,
анкеты, тесты, и т.п.);
документы, фиксирующие движение кадров (от приема на работу и
до увольнения) и учитывающие личный состав организации (трудовой
договор, приказы по личному составу, личные карточки работников,
график отпусков, заявления работников и т.п.).
К обязательным документам кадровой службы относятся документы
второй группы.
2) по типичным кадровым процедурам различают следующие виды
кадровых документов:
документация по приему на работу;
переводу на другую работу;
увольнению с работы;
оформлению отпусков;
оформлению поощрений;
13
оформлению дисциплинарных взысканий и другие.
Внутренние документы, с которыми имеют дело сотрудники отдела
кадров, можно четко разделить на шесть групп. Это локальные нормативные
акты, распорядительные, информационно-справочные, учетные, отчетные
документы, а также журналы (книги) учета и регистрации документов
6
.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности.
Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются,
утверждаются и вводятся в действие. Локальные нормативные
организационные документы регламентируют порядок построения и
функционирования системы управления персоналом в конкретной организации.
К таким документам относятся:
регламенты работы организации и структурных подразделений;
правила внутреннего трудового распорядка;
положения (об отделе кадров, о защите персональных данных и
другие);
инструкции (должностные инструкции, регламенты);
стандарты, правила, методики, памятки и прочие.
Некоторые из этих документов являются обязательными для любой
организации, как это требует действующее законодательство. Сотрудники
отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации.
Приказы, акты, справки, заявления, договоры — все эти документы проходят
через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может
показаться, что их поток хаотичен, неуправляем.
Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании
существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго
определенное место в системе организационного документооборота. Почти
всем кадровым документам присущи общие и специальные функции,
представленные ниже на рисунке 1.
6
Кирсанова, М.В., Аксенов, Ю.М. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: учеб.
пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. — 6-е., испр, и доп. — М.: Инфра-М., 2014. — 182 с.