24
Алгоритм утверждения ПВТР заключается в том, что составляется
проект и обоснование к нему, которые согласуются:
с юридическим отделом организации;
бухгалтерией;
отделом режима или службой охраны;
другими заинтересованными должностными лицами и
структурными подразделениями, призванными организовывать и
контролировать соблюдение ПВТР.
Порядок оформления ПВТР определяется тем, что они входят в состав
организационно-распорядительных документов, и на них распространяются
требования к оформлению документов, установленные ГОСТ Р 6.30—20031
16
.
1) Первый лист документа должен быть оформлен на общем бланке
организации, т.е. с изображением знака предприятия, указанием его
полного наименования.
2) Датой ПВТР обычно служит дата их утверждения.
3) Регистрационный индекс может не проставляться (необязательный
реквизит, за исключением тех случаев, когда все нормативные
документы предприятия ставятся на обязательный учет в соответствии с
действующими классификаторами документов, требованиями
корпоративной информационной системы и т.п.).
4) Место составления или издания должно быть указано и оформлено
в обычном порядке в соответствии с принятыми обозначениями и
сокращениями географических и родовых названий.
5) В правом верхнем углу оформляется гриф утверждения ПВТР
(утверждение документом, например, приказом или личной подписью
руководителя).
6) Изложение текста ведется по разделам и пунктам в
16
ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ «Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению
документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст) — М.:
ИПК Издательство стандартов, 2003, — 10 с.
25
последовательности «от общего к частному», для выражения действий
используются глаголы настоящего времени.
В текст ПВТР рекомендуется включать следующие разделы:
общие положения;
порядок приема, перевода и увольнения сотрудников;
основные права, обязанности и ответственность сотрудников;
основные права, обязанности и ответственность руководства;
режим рабочего времени (ст. 100 ТК РФ) и его использование;
меры поощрения за успехи в работе и ответственность за
нарушение трудовой дисциплины;
организация работы;
иные вопросы, тесно связанные с регулированием трудовых
отношений в организации.
В ТК РФ в настоящее время не содержится исчерпывающий перечень
вопросов, которые надо закреплять в ПВТР. Реализуя предоставленное
законодательством право самоуправления, предприятие, может
регламентировать те нормы, которые отражают специфику организации работы
и требования работодателя.
Правила внутреннего трудового распорядка могут прекращать свое
действие:
в связи с утверждением новой редакции;
изменением законодательства РФ, регулирующего трудовые и иные
тесно связанные с ними отношения;
отменой ПВТР.
Кадровые документы, несмотря на все их множество, являются
неотъемлемой частью процесса организации кадрового документооборота.
Правильное их составление, применение и хранение определяют всю работу
отдела кадров и показывают эффективность деятельности всего предприятия.
26
Глава 2. Состояние организации кадрового документооборота
в ООО «ОптимасмАрт»
2.1. Общая характеристика деятельности предприятия
Общество с ограниченной ответственностью «ОптимасмАрт» было
образовано в 2014 году, в содружестве с известными на рынке в сфере
полиграфической деятельности компаниями «Арт-Лоджик», «Мегафлекс» и
«Россита». Сегодня в «ОптимасмАрт» есть все виды новейших технологий, для
производства печатных форм, используется весь ассортимент существующих
полимерных материалов. На высоко конкурентном рынке флексопечати
компания занимает 17 место в Европе.
Офис и основное производство ООО «ОптимасмАрт» находится в г.
Москва, а в г. Тула имеется обособленное подразделение общества. Заказ
продукции компании осуществляется посредством веб-сайта.
Учредительным документом организации является Устав. В
соответствии с Уставом общество создано для осуществления
производственной деятельности в целях получения прибыли, для
удовлетворения экономических интересов участников и членов трудового
коллектива Общества.
Для реализации целей и задач Общество осуществляет следующие виды
деятельности:
1) производство и изготовление печатных форм;
2) полиграфическая деятельность;
3) производство переплетного, наборного, включая фотонаборные
машины, печатного оборудования и его составных частей;
4) прочие виды издательской деятельности;
5) рекламная деятельность;
6) деятельность агентов по оптовой торговле прочими основными
химическими веществами;
27
7) специализированная розничная торговля прочими
непродовольственными товарами.
Высшим органом управления выступает общее собрание участников
общества. Руководство текущей деятельностью осуществляется единоличным
исполнительным органом в лице генерального директора, который назначается
общим собранием участников общества сроком на 1 год. Трудовые отношения
и порядок оплаты труда сотрудников компании регулируется трудовым
законодательством РФ и трудовым договором.
Трудовые доходы сотрудников определяются их личным вкладом с
учетом конечных результатов работы предприятия, регулируются налогами и
не ограничиваются максимальными размерами. Минимальный размер оплаты
труда сотрудников устанавливается законодательными актами РФ.
Форма и система оплаты труда, а также другие виды доходов
сотрудников устанавливаются в компании самостоятельно, в зависимости от
профессии, квалификации, сложности и условий выполняемой работы.
Сотрудники компании подлежат социальному, медицинскому страхованию,
социальному обеспечению в порядке и на условиях, установленных
законодательством РФ.
Компания обеспечивает своим сотрудникам безопасные условия труда и
несет ответственность в установленном законе порядке за ущерб, причиненный
их здоровью и трудоспособности. Сотрудники несут ответственность за
причиненный компании ущерб, в случае нарушения правил технической
безопасности.
Трудовые отношения, включая социальное и пенсионное обеспечение, а
также вопросы социального развития, определяются во внутренних документах
компании. На рисунке 2 изображена организационная структура ООО
«ОптимасмАрт», которая имеет линейно-функциональный принцип
построения, основанный на единоначалии.
Успех компании во многом заключается в том, что начиналась она с
людей творческих и жизнерадостных. Это и сейчас имеет большое значение в
28
политике подбора персонала.
Рисунок 2. Организационная структура ООО «ОптимасмАрт»
Компания является довольно развитой в своей сфере, что можно увидеть
из основных показателей экономическая деятельности, представленной в
таблице 2.
Таблица 2
Экономические показатели деятельности ООО «ОптимасмАрт»
Показатели
Период
2016г. к
2014г., %
2014 г.
2015 г.
2016г.
Выручка
12951
15369
21746
167,9
Себестоимость продукции,
работ, услуг
10104
12995
18502
183,1
Валовая прибыль
2847
2374
3244
113,9
Коммерческие расходы
2518
2153
2902
115,3
Прибыль (убыток) от продаж
329
221
342
104,0
29
Продолжение Таблицы 2
Прибыль (убыток) до налого-
обложения
329
221
342
104,0
Чистая прибыль (убыток) от-
четного периода
263
176
273
103,8
Численность, чел.
37
63
92
248,6
Средняя заработная плата
30
30
40
133,3
Согласно данным таблицы 2 наблюдается увеличение выручки от
реализации услуг в 2016 году по сравнению с 2014 годом. Так, общий объем
выручки в 2015 году составил 15 369 тыс. руб., что на 2 418 тыс. руб. больше,
чем в 2014 году. В 2016 году положительная динамика роста прибыли
продолжается, и выручка составляет 21 746 тыс. руб., что на 67,9% больше, чем
в 2014 году.
При стремительном росте компании растет и численность персонала. К
тому же в 2016 году руководство увеличило среднюю заработную плату всех
сотрудников на 33%.
Сотрудники ООО «ОптимасмАрт» — успешные позитивные люди‚
умело сочетающие свободу в сочетании с ответственностью‚ инновации и
творчество‚ ценящие традиции партнерства с клиентами‚ поставщиками и
коллегами.
У сотрудников есть все основания гордиться своей работой, потому что
компания предоставляет для этого все условия: достойная заработная плата,
объективно отражающая профессиональный уровень сотрудника, социальные
гарантии, возможности карьерного роста, уверенность в завтрашнем дне. А
также:
1) Организация льготных горячих обедов для сотрудников всех
подразделений;
2) Оказание материальной помощи сотрудникам предприятия в
экстремальных ситуациях;
3) Подарки детям сотрудников;
4) Максимально благоустроенные рабочие места;
30
5) Спецодежда;
6) Возможность для всех сотрудников бесплатно посещать
спортивный комплекс (тренажерный зал, плавательный бассейн,
волейбол, баскетбол, футбол).
Основные принципы, которых придерживается компания при подборе
персонала на вакантные должности:
Компетентность — основное требование, которое предъявляется к
кандидатам. Изучение биографических данных, профессиональной
карьеры и рекомендаций, определение уровня профессиональных
знаний и умений, деловых и личностных качеств, состояния здоровья,
прогнозирование успешности адаптации в коллективе. Фирма
ориентируется на то, чтобы вырастить специалистов и руководителей
структурных подразделений внутри предприятия;
Объективность — компания стремится свести к минимуму влияние
субъективного мнения лиц, принимающих решение о приеме кандидата;
Непрерывность — проводится постоянная работа по отбору лучших
специалистов, формированию кадрового резерва из внешних кандидатов
и сотрудников предприятия;
Научность — важный источник, используемый в процессе подбора
персонала самые современные методики.
Эффективное и целенаправленное использование кадрового потенциала,
управление им с целью повышения конкурентоспособности предприятия
невозможно без осуществления целенаправленной кадровой политики. Основу
кадровой политики ООО «ОптимасмАрт» составляет объем персонала, и
повышение его численности.
Отражение численность сотрудников представлено в таблице 3. За три
года компания увеличила численность сотрудников на 55 человек. В 2016 году
ООО «ОптимасмАрт» численность сотрудников составила 92 человека. Такое
количество работников на данный момент оптимально для компании и
позволяет эффективно реализовывать основной вид деятельности.
31
Таблица 3
Численность сотрудников ООО «ОптимасмАрт»
Подразделение
Численность персонала, чел.
2016г. к
2014г., %
2014г.
2015г.
2016г.
Изменения
Администрация
3
3
4
+1
133,3
Бухгалтерия
3
4
6
+3
200,0
Коммерческий
отдел
4
6
11
+7
275,0
Логистика
5
11
17
+12
340,0
Основное
производство
15
25
34
+19
226,7
Отдел допечатной
подготовки
7
14
20
+13
285,7
Всего
37
63
92
+55
248,6
На долю руководства в 2016 году приходится 4 %, на долю
специалистов почти — 59 %, а на долю рабочих основного производства 37 %
(Приложение 1). На основе данного анализа можно сделать вывод о том, что
рост численности персонала свидетельствует об интенсивном наращивании
трудового потенциала предприятия. ООО «ОптимасмАрт» эффективно
использует свои трудовые ресурсы.
В целом организация имеет достаточно эффективный кадровый
потенциал и возможности к дальнейшему его развитию и совершенствованию.
Об этом свидетельствуют показатели состава персонала, увеличение
численности работников, увеличение образовательного уровня персонала что
косвенно свидетельствует об удовлетворенности персонала условиями работы.
2.2. Анализ организации кадрового документооборота
Отдел кадров в компании представлен единственным сотрудником
менеджером по подбору персонала и работе с кадрами. Он же руководитель
отдела кадров и осуществляет следующие функции:
определяет потребность предприятия в кадрах;
разрабатывает карточки вакансий и свободных рабочих мест;
знакомится с резюме соискателей, встречается и проводит с ними
собеседования; проверяет рекомендации и изучает характеристики и
информацию с прежних мест работы соискателей;
32
осуществляет учет личного состава организации, ее подразделений;
оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии
с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя
организации;
ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные
с трудовой деятельностью;
заполняет и ведет учет и хранение трудовых книжек;
ведет график отпусков и учет их предоставления работникам;
оформляет документы по пенсионному страхованию и представляет
их в органы социального обеспечения;
составляет установленную отчетность;
ведет табельного учета рабочего времени;
также несет ответственность по надзору за кадровым обеспечением,
проведением оценки производительности труда, обучением и
профессиональным развитием подчиненных, продвижением их по
службе, увеличением заработной платы, дисциплинарными мерами и
другими обязанностями.
Именно сотрудник отдела кадров осуществляет кадровый
документооборот компании. В своей деятельности ему приходится создавать
множество документов информационно-справочного и организационно-
распорядительного характера, различные приказы, протоколы, инструкции,
акты, договоры, письма, записки, справки и прочие другие.
В таблице 4 представлен объем документооборота отдела кадров за
анализируемый период времени. Если внимательно приглядеться к данной
таблице, можно заметить тенденцию к повышению количества оборота всех
видов документов за последний год.
И это не удивительно — постоянный рост компании, открытие все
новых рабочих мест, повышение престижности, и текучесть персонала
увеличивает объем документооборота.
33
Таблица 4
Кадровый документооборот ООО «ОптимасмАрт»
Вид документов
Количество в
2014 г.
Количество в
2015 г.
Количество в
2016 г.
Входящие
129
248
261
Исходящие
140
235
349
Внутренние
394
452
568
В том числе организа-
ционно-распоряди-
тельные
275
320
401
информационно-
справочные
74
104
116
договорные
45
28
51
К входящим и исходящим документам отдела кадров в ООО
«ОптимасмАрт» в основном относятся переписки с другими организациями по
вопросам трудоустройства, ответы на запросы надзорных и государственных
органов.
Кроме того, ведется переписка по вопросам поступления на работу
выпускников учебных заведений, а также по вопросам производственной
практики, которую обучающиеся студенты могут проходить на предприятии,
чтобы потом прийти работать.
К внутренним документам ООО «ОптимасмАрт» относятся: трудовой
договор, личная карточка работника, все приказы по личному составу,
трудовые книжки, докладные и объяснительные записи, графики сменности
работ и отпусков — эти документы имеют важнейшее юридическое значение
для трудовых отношений.
Помимо всего этого в компании присутствует положение о
персональных данных, положение об оплате труда, должностные инструкции и
положения о подразделениях. Внутренние документы для отдела кадров
являются главными, и их движение, регистрация и контроль исполнения
особенно важно в компании.
Несмотря на соблюдение законодательства и присутствия в отделе
кадров основных документов, в нем есть и ряд недочетов по ведению
документооборота, которые могут негативно сказываться на его эффективной