14
Рисунок 1. Общие и специальные функции документов
7
Документооборот служит составляющей частью организации работы с
документами. Он должен осуществляться таким образом, чтобы путь движения
всякого документа, в том числе кадрового, был особенно коротким, маршрут —
прямым, время прохождения — минимальным.
Выполнение этих условий требует:
1) Сокращения пути движения документа.
2) Определение единообразия в последовательности прохождения и
обработки определенных видов документов.
3) Исключение вероятности возвратного движения документов.
4) Уверенного использования средств оргтехники и новейших
информационных технологий при передаче документов. Применение
этих средств необходимо продуманно, а не стихийно. Следственно,
7
Байкова, И.Ю. Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И.Ю. Байкова.
— М.: Эксмо, 2010. — с. 28
15
приобретая технику, нужно знать ее технические характеристики,
советоваться с экспертами.
Соблюдение этих правил разрешает реализовать основной
организационный принцип кадровой службы — специализацию, возможность
централизованного выполнения однородных технологических операций,
эффективного использования средств оргтехники и персонала.
Кроме того, соблюдение этих правил позволяет улучшить кадровый
документооборот за счет:
1) прямого потока направления документооборота, исключения
дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке
документов;
2) ритмичности движения документов, которая обеспечивает их
равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке
специалистов по кадровому документообороту.
Объективные данные о состоянии документооборота можно получить из
качественных и количественных характеристик его параметров.
К качественным характеристикам документооборота относятся:
1) характеристики документопотоков (состав документов, их
содержание);
2) маршруты движения документов (направление движения, этапы и
пути маршрута движения документов);
3) периодичность (стадии документооборота);
4) направленность движения
8
.
Правовой основой деятельности кадровой службы являются
нормативная и нормативно-справочная документация, регламентирующие
единообразную практику применения норм права. Законодательная и
нормативно-методическая база кадрового документооборота — это
совокупность требований, норм, правил и рекомендаций, предъявляемых к
составлению документов по личному составу и работе с ними, установленных
8
Мусатов, Р.И. Кадровое делопроизводство / Р.И. Мусатов — М.: Изд-во Лаборатория книги, 2012. — 71 с.
16
правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями,
которые регулируют:
правила оформления документов;
правила работы с документами;
обеспечение сохранности документов;
порядок передачи документов в архив;
работу отдела кадров (функции, структура, штаты);
внедрение новых информационных технологий в работе с
документами;
юридические аспекты, связанные с документами, и другие
вопросы
9
.
Знание нормативной и нормативно-справочной документации по
вопросам ведения кадрового документооборота позволяет решить следующие
задачи для отдела кадров:
правильно оформить документы в соответствии с требованиями
действующего законодательства, придав им юридическую силу;
обеспечить хранение и оперативное использование документов в
текущей деятельности;
предотвратить негативные последствия для своих сотрудников,
возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а
для работодателя в данном случае — избежать ответственности,
установленной действующим законодательством;
предотвратить возможность несанкционированного использования
информации
10
.
В нормативно-методическую базу документооборота входят документы
методического характера по управленческому труду и кадровому
делопроизводству:
9
Андреева, В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учеб.-практ. пособие для студентов вузов / В.И.
Андреева. — М.: Изд-во КНОРУС, 2013. — 96 с.
10
Жигачев, А.В., Насонова, Т.Г. Трудовое законодательство: история и современность / под ред. Л.В.
Сальниковой. — М.: ИНФРА-М, 2012. — 61 с.
17
Конституция РФ;
Трудовой кодекс РФ;
федеральные законы;
указы Президента РФ;
постановления Правительства РФ и нормативные акты
федеральных органов исполнительной власти;
конституции (уставы), законодательные нормативные правовые
акты субъектов РФ;
локальные нормативные акты;
государственные стандарты;
межотраслевые и ведомственные нормативы;
перечень типовых управленческих документов;
правила ведения и хранения документов;
инструкции по заполнению кадровых документов;
общероссийские классификаторы.
Сегодня правовое поле, на котором работает кадровая служба, весьма
обширно. Современный работник отдела кадров должен обладать обширными
теоретическими знаниями, начиная с Конституции Российской Федерации,
Трудового, Налогового кодексов и заканчивая Гражданским кодексом.
Также он должен быть в курсе последних изменений, касающихся
основных нормативных актов по социальному страхованию, пенсионному
обеспечению и миграционному законодательству. Порядок работы со
специфическими для организации документами, как правило, регламентируется
отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими документами.
В настоящее время ввиду отсутствия единого законодательно
закрепленного порядка регламентации кадрового делопроизводства оно
осуществляется в основном на локальном уровне. Соблюдение норм Трудового
кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой
документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда
18
(Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.
Государственный инспектор может прийти в офис любой организации
независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся
кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации
внутрифирменные положения и приказы.
В условиях растущей роли делопроизводства в эффективном
функционировании организации одним из важнейших факторов повышения
профессиональной компетентности сотрудников отделов кадров становится
глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов, методических
документов и обязательное следование их требованиям в процессе работы с
документами.
1.2. Процесс организации документооборота в отделе кадров
Документооборот выражается отражением системы управления,
воспроизводит характер организации, ее структуру, последовательность
решения проблем, уровень регламентации документальных коммуникаций. На
любом предприятии организация документооборота обязана соответствовать
следующим требованиям:
прохождение документов вынуждено быть оперативным,
целенаправленно регулироваться и оптимально осуществляться;
лишние уровни в ходе движения документов и не обусловленные
деловой ценностью этапы работы с документами следует исключать.
Все перемещение документа необходимо оправдывать;
в порядке прохождения и в процессе обработки основных видов
документов необходимо добиваться максимального единообразия.
Специфика работы отдела кадров состоит в том, что значительное
количество документов по личному составу, создаваемых в ней, можно отнести
к внутренним. Внутренний документооборот в отделе кадров выражается
общей составляющей всего документооборота предприятия.
Положение (инструкция) по кадровому документообороту — главный
19
нормативный акт, регламентирующий механизм работы с документами,
правила приема, процессы создания документов, порядок работы с ними. Эта
инструкция особенно необходима в отделе кадров на крупных предприятиях со
сложной организационной структурой
11
.
На малых предприятиях, где отдел кадров представлен одним-двумя
сотрудниками, а то и вовсе отсутствует, такой документ менее существенен.
Строение инструкции включает: «Общие положения», «Тематические разделы»
и «Приложения».
В разделе «Общие положения» акцентируется следующая информация:
круг распространения инструкции, ответственность за ее несоблюдение,
наименование отдела, отвечающего за блок работы с кадровыми документами;
перечень законодательных актов, нормативных, методических,
организационных и распорядительных документов, на основе каковых
подготовлена инструкция и которые находятся на вершине деятельности отдела
кадров.
«Тематическая область», в большинстве случаев, включает подразделы,
последовательно раскрывающие порядок приема, перемещения, увольнения
рабочих, правила оформления командировок, отпусков и их учет. Они могут
нести соответствующие названия: «Порядок приема на работу» или «Порядок
оформления увольнения» и т. д. Во всех разделах устанавливаются:
виды и разновидности документов, применяемых для
документирования деятельности по учету и движению кадров;
правила подготовки распорядительных документов, содержащие
порядок визирования, согласования, утверждения и подписи;
режим изготовления, копирования и отправки приказов;
правила оформления и заверения копий и приложений;
последовательность использования и хранения бланков, печатей,
штампов.
11
Савенкова Т.М. «Документационное обеспечение управления персоналом: учебное пособие». Новосибирск:
Изд-во СибАГС, 2014. С. 61.
20
Раздел «Организация работы с документами» охватывает следующие
подразделы.
Подраздел «Регистрация документов», в котором акцентируется
следующая информация: определяется структура регистрации входящих,
исходящих и внутренних документов отдела кадров, сроки, формы и методы
регистрации; дается описание принятой технологии и порядок декларирования
документов; устанавливаются формы журналов регистрации, используемых для
каждой категории документов.
«Учетные документы» — подраздел, где приносится описание
справочных действий, говорится об их доступности для разных категорий
руководителей и различных структурных подразделений, строение
составления, ведения и систематизации справочных данных, их сохранения.
Для большинства отделов кадров главным учетным документом считается
личная карточка формы Т-2 — типовая межведомственная форма,
разработанная и утвержденная Госкомстатом.
Личная карточка состоит из двух разделов: в первый включаются
биографические и учетные данные рабочего, заполняется он сотрудником
отдела кадров после издания приказа о приеме на работу; второй раздел
заполняется по мере появления изменений о переводе сотрудника, в нем
помечаются отпуска, повышение квалификации и прочие сведения.
Личная карточка — документ продолжительного срока хранения (75
лет), оттого в инструкции нужно предусмотреть все варианты ее заполнения и
указать, как группируются карточки уволенных работников
12
.
Раздел «Оформление трудовых книжек» в немаловажной степени
воспроизводит функционирующую стандартную инструкцию, но с конкретикой
ее отдельных тезисов: ответственности сотрудников отдела кадров за верное
заполнение и хранение трудовых книжек, сроков внесения новых сведений,
порядка подписания и удостоверения, организации хранения, правил
12
Савенкова, Т.М. Документационное обеспечение управления персоналом: учеб.пособие / Т. М. Савенкова ;
РАНХиГС, Сиб. ин-т упр. — Новосибирск : Изд-во СибАГС, 2014. — 98 с.
21
заполнения журнала трудовых книжек и журналов регистрации копий
трудовых книжек.
В разделе «Оперативное хранение документов» излагаются правила
хранения документов в отделе кадров и ее структурных подразделениях, а
также определяется ответственность за их сохранность.
В разделе «Подготовка документов к передаче в архив» фиксируется
порядок и организация проведения экспертизы ценности документов
(сортировка для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению,
охватывая оформление дела (подшивка или переплет, нумерация, составление
итоговой записи, оформление обложки дела).
Необходимо устанавливать требования к составлению описи документов
по личному составу, акта о подготовке к уничтожению документов с
истекшими сроками хранения, порядок передачи дел на архивное хранение и
уничтожение документов. Состав тематических ветвей может меняться и
дополняться в зависимости от обстоятельств и принятой техники работы. В
инструкцию могут быть введены разделы по оформлению документов
воинского учета, учета и применения рабочего времени, аттестации работников
и прочее.
Приложения к инструкции могут содержать максимум справочно-
иллюстративного материала, сгруппированного в порядке расположения
разделов, в которых делаются соответствующие ссылки. В приложения
помещают бланки и образцы документов, оттиски печатей и штампов, примеры
оформления отдельных видов документов, формы номенклатуры дел, описи,
акта, обложки дела и т. д.
Инструкция довольно подробно должна отражать весь процесс работы с
документами, все технологические процедуры в их логической
последовательности. Подготовку инструкции осуществляет напрямую сам
отдел кадров при участии юриста. Инструкция утверждается директором
организации и вводится в действие на основании его приказа.
Инструкция относится к документу длительного действия.
22
Нужда ее пересмотра определяется модификациями в механизме
подготовки документов, порядке их подписания, согласования, утверждения, а
также видоизменениями в действующем законодательстве о наемном труде, в
нормативно-методических документах, стандартах.
Еще одним из основных документов организации является штатное
расписание. В нем закреплены названия структурных подразделений,
наименования должностей, их количество, сведения о окладах и надбавках.
Трудовой кодекс РФ прямо не предусматривает составление такого документа,
тем не менее, штатное расписание обязано быть в каждой организации.
Согласно статьи 57 ТК РФ, трудовая функция определяется, как работа
по должности в соответствии со штатным расписанием, профессией,
специальностью с указанием квалификации
13
. Несмотря на это штатное
расписание, может быть необходимо в следующих случаях:
при возникновении потребности сократить штат;
при возникновении трудового спора с сотрудником в суде;
при проведении налоговой проверки в организации;
Штатное расписание имеет унифицированную форму Т-3, в
соответствии с которой ответственность за составление этого документа несут
руководитель отдела кадров и главный бухгалтер организации
14
.
Штатное расписание имеет следующие реквизиты:
1) наименование организации;
2) коды по общероссийским классификаторам (ОКУД и ОКПО);
3) порядковый номер документа;
4) дату составления, т.е. дату подписания штатного расписания
руководителем отдела кадров и главным бухгалтером;
5) срок действия штатного расписания;
6) гриф утверждения (приказом организации) с оттиском печати
организации;
13
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ// Российская газета, №2868, 31.12.2001.
14
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной
учетной документации по учету труда и его оплаты»
23
7) визы (при необходимости);
8) подписи;
9) текст штатного расписания имеет табличную форму, состоящую из
десяти граф.
Оригинал штатного расписания хранится в бухгалтерии организации,
копия — в отделе кадров, выписки могут быть и в иных заинтересованных
структурных подразделениях.
Формируя штатное расписание, нельзя забывать о его связи с трудовой
книжкой и личной карточкой сотрудника. Срок хранения штатного расписания
— «бессрочно». Вносить изменения в штатное расписание можно в любое
время, с любой интенсивностью и в любую из перечисленных позиций. Однако
вдобавок необходимо знать, как правильно документировать трудовые
отношения с работником после внесения изменений.
Модификации в штатное расписание вливаются приказом руководителя
или иного его уполномоченного представителя. Тогда в штатном расписании
напротив исправленной позиции (в примечании) необходимо указывать номер
и дату приказа об изменении.
Правила внутреннего трудового распорядка являются центральным и
обязательным документом для организации. Правила внутреннего трудового
распорядка — локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии
с ТК РФ и иными федеральными законами порядок приема и увольнения
работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового
договора, режим труда, время отдыха, применяемые к работникам, меры
поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых
отношений в организации
15
.
Законодательство не предъявляет каких-либо определенных требований
к содержанию ПВТР. Однако нормативная база для их составления есть, и
главным источником здесь представлен ТК РФ. Его VIII раздел «Трудовой
распорядок. Дисциплина труда» — ключевой в процессе подготовки ПВТР.
15
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ// Российская газета, №2868, 31.12.2001.