44
Альтернативой может послужить подписка на профессиональные издания,
которые сотрудник может использовать для повышения своих знаний.
Не менее важная проблема в ООО «ОптимасмАрт» отсутствие
оформленного должным образом архива документов. Руководству следует
более ответственно отнестись к этой проблеме, т.к. потеря или порча
документов может нести за собой очень негативные последствия.
Для того чтобы организовать архив необходимо: оборудовать
помещение; обеспечить его техническое оснащение; создать нормативные
условия хранения документации; организовать архивные документы;
разработать локальные нормативные акты, регламентирующие хранение.
Требования к помещению архива определены «Основными правилами
работы архивов организаций». В помещении, отведенном под хранилище, надо
создать оптимальные условия, обеспечивающие сохранность документации.
Официальное делопроизводство, как правило, использует бумажные носители,
следовательно, основное требование к помещению архива — его защищенность
от пожара.
В архиве запрещено применение огнеопасных нагревательных приборов.
Рекомендуется использовать герметичные розетки, применять резиновую
изоляцию. Необходимо оснастить помещение средствами пожаротушения.
Кроме того, важно предусмотреть возможность экстренной эвакуации на
случай форс-мажорных обстоятельств.
Вторая задача по обеспечению сохранности бумажной документации —
ее защита от влаги. Архив должен располагаться вдали от систем
водоснабжения и канализации. Кроме того, необходим постоянный контроль
уровня влажности. Архивное помещение необходимо хорошо проветривать.
Для защиты хранилища от нежелательных вторжений, его можно
обеспечить охранной сигнализацией. На окна установить металлические
решетки, а двери защитить металлической облицовкой. Документы нужно
хранить в шкафах с замками, для ограничения доступа к ним посторонними
лицами.
45
Как ни парадоксально, но в век интернета и мобильных технологий,
цифровых подписей и «электронных денег» не все компании применяют
программы автоматизации кадрового документооборота. Это позволило бы
иначе и по-современному решить сразу все выявленные недостатки.
Система кадрового учета ООО «ОптимасмАрт», безусловно, уже
улучшена, для облегчения труда менеджера отдела кадров сделано очень
многое. Сильно продвинулся в развитии функционал штатного расписания,
проведена огромная работа.
Но до сих пор почему-то не было создано инструмента, кардинально
облегчающего наиболее затратную часть кадрового учета — работу с
бумажными документами. Вдобавок инструмента не только для
автоматизированной подготовки документа и его печати, но и для проведения,
исполнения и хранения.
Вместо этого сотрудник кадрового отдела по-прежнему занимается
ручной, неавтоматизированной обработкой бумажных документов. Безусловно,
специфика кадрового учета позволяет использовать сотрудников для ведения
ручного документооборота, но, как мы выяснили, это порождает ошибки в
кадровых документах.
Значительным решением этой проблемы, и всех вытекающих из нее для
компании «ОптимасмАрт» является введение автоматизированной системы
документооборота и управления бизнес-процессами.
Изучая основные функции систем автоматизации документооборота,
можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым
определено соответствовать полноценная система автоматической регистрации
документов. В первую очередь это возможность создания документа. Документ
может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе
(текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.
Система при этом обеспечивает автоматическую регистрацию
документа. Для каждого учетного документа создается регистрационная
карточка, в которую заносятся сведения о документе. Система может
46
регистрировать как созданные в ней документы, так и добавленные в нее.
Автоматизированная система поддерживает технологии регистрации,
обработки и контроля распорядительных документов:
внешних – постановлений, указов, распоряжений вышестоящих
организаций;
внутренних – протоколов, приказов, распоряжений.
Механизм движения документов обеспечивает их обработку и передачу
между пользователями системы. Одновременно с этим, основанием для
автоматической передачи документа от одного должностного лица другому
будет факт оформления отчета об исполнении документа.
Пользователю системы предоставляется возможность на поиск
документа или группы документов, зарегистрированных в системе.
Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа
может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее
ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту,
то есть по полному значению текстового поля или, по отдельным словам, или
их частям.
Система предусматривает ведение и автоматическое обновление
словарей и справочников. К справочникам системы относятся:
пользователи, подразделения, организации;
тематические рубрики документов;
стандартные тексты;
номенклатуры дел.
В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы
справочников.
Также система предусматривает наличие электронной подписи
документов. При необходимости возможна передача права подписания одного
документа или настройка автоматической передачи для всех документов,
поступающих на подпись к руководителю.
При автоматизации каждое рабочее место можно защитить паролем от
47
попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий
от лица пользователя. Вместе с тем система обязана соответствовать
существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный
жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до
списания в дело.
Автоматизация документооборота важный шаг в повышении
конкурентоспособности любой компании. Ее ввод позволяет компаниям
существенно упростить проблемы, связанные с поиском, доступом и хранением
документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в
процессе ведения документооборота.
Оценка эффективности системы автоматизированного
документооборота выражается наиболее сложным аспектом. В первую очередь
потому, что эта система, с одной стороны, не проявляется осознанной крайней
нуждой, а с другой, — требует определенных расходов на ввод и
сопровождение.
3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий
Определенное усовершенствование процессов организации зарождается
с целей и задач. Точность документации и всей компании в частности во
взгляде государственных органов — одна из главных целей применения
автоматизации. Другая, не менее значимая цель — усиление эффективности
труда отдела кадров, от которой непосредственно зависит результативность
компании в едином целом.
Первоначально, центральными задачами введение автоматизации
являются:
высокоэффективная координация документопотоков;
единый центр хранения документов;
увеличение контроля исполнения документов;
рост продуктивности труда сотрудников;
упрощение доступа к информации для осуществления
48
управленческих решений;
информационная безопасность фирмы.
Первостепенной задачей к подходу автоматизации является
существенная подготовка персонала к введению системы автоматизации.
Следом идет выбор системы автоматизации, ввод системы, тестирование,
доработка и, в конце концов, начало применения. Однако важнее всего оценить
пользу автоматизации и внесение поправок.
Последний пункт требуется воспроизводить регулярно, для того чтобы
автоматизация документооборота на самом деле давала нужный результат.
Отдельно стоит подметить, что автоматизация в отделе кадров неотделима от
автоматизации в целом, которая также служит в некоторой степени
комплексной автоматизацией компании.
На основании этого есть смысл с самого начала применять систему с
уклоном «на будущее»: если идея автоматизации возникла собственно в отделе
кадров, то позднее она поддержит расширение ее на все общество.
Одна из главных сложностей соединена с тем, что автоматизация
кадрового учета имеет в виду иной подход к кадровому процессу в полном
объеме и к отдельным процессам, в частности. Для того чтобы приобрести
желанный итог, целесообразно принять кое-какие признаки во внимание.
Число согласующих персон в идеале, следует свести к минимуму. Если
сотрудник обращается в отдел кадров, то происходит контакт «сотрудник —
менеджер отдела кадров». В особенных случаях, возможно, потребуется
согласование с генеральным директором или руководителем структурного
подразделения. Но чем больше в эту цепь вводится различных лиц и их
заместителей, тем труднее и длиннее становится путь решения любой задачи.
Создание отчетов при автоматизации будет происходить по шаблонам,
что позволит снизить затраты времени, и в то же время шаблоны будут
отвечать требованиям законодательства. Для этой цели придется следить, за
тем, чтобы все документы создавались единообразно.
Установив задачу «автоматизировать все, что можно», придется собрать
49
крайне немало стараний на введение, да и позднее автоматизация некоторых
процессов, возможно, не упростит, а усложнит их. Образ системы
автоматизации находится в подчиненности от того, какие задачи намечается
решить и требуется ли в дальнейшем объединять систему автоматизации
делопроизводства кадрового отдела с другими отделами компании.
С ростом современных технологий существуют различные
эксклюзивные разработки автоматизированных программных продуктов,
способных решать только отдельные задачи. Например, вести учет рабочего
времени. В то время как самыми популярными на сегодняшний день остаются
коробочные программные продукты, такие как «1С:Предприятие», способные
решать более обширный спектр задач.
Лидерами автоматизации кадров являются специализированные HRM-
системы (Босс-Кадровик, EasyWork24, WorkDay и иные). Они достойны,
оперировать большим комплексом информации и дать не менее обширный
перечень функционала.
Другой тип — BPM-системы, подразумевают совокупную
автоматизацию всей фирмы и, особенно, отдела кадров (Docsvision, Е1 Евфрат,
OPTIMA-WorkFlow и другие).
Однако для всех этих систем типичны следующие изъяны:
значительная цена введения. Несомненно, стоимость введения
неизменно больше, чем заявленная стоимость программного
обеспечения, потому что необходимо учитывать еще расходы на сборку,
интеграцию с другими корпоративными системами, применяемыми в
компании, и другие услуги IT-специалистов;
продолжительный и сложный путь внесения модификаций. Как
правило, требуется не только содействие IT-отдела, но и контакты с
разработчиками;
не каждому сотруднику будет легко разобраться с программным
обеспечением. Вероятность трудоустройства в отдел кадров людей, не
умеющих функционировать с этими программами, окажется под
50
вопросом.
Самый же существенный недостаток большинства систем
автоматизации — это отсутствие адаптации. В отдельных случаях потребуется
внести изменения или расширить имеющийся функционал, это может оказаться
чересчур дорогостоящим, сложным или невыполнимым процессом.
Вследствие этого автоматизация кадровой деятельности обязана будет
реализовываться с учетом будущего: дабы через несколько месяцев не
понадобилось затрачивать немало времени и средств на оптимизацию. И чтобы
не угодить в «ловушку автоматизации» — условие, когда затраты на нее очень
высоки и постоянны, отказаться от имеющейся системы нельзя, потому что на
ней функционирует весь отдел кадров, вдобавок, работать с представленной
системой чересчур не благоприятно.
Когда вводится автоматизация кадровых процессов, полезно
рассмотреть обстановку обширнее и задумываться либо о распространении
автоматизации на все отделы, либо объединение автоматизации отдела кадров
и других подразделений. В большинстве случаев автоматизация в компании
проводится комплексно. Это вызывает видимые усилия, но впоследствии при
компетентном подходе они себя оправдывают.
Программа для персонального компьютера «1С: Зарплата и управление
персоналом 8» — это совокупное решение для автоматизации процессов
управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы.
Функциональные возможности программного продукта помогают обеспечить
выполнение задач по всем процессам работы с персоналом и документами.
В дополнение, система обеспечивает ведение регламентированного
учета и отчетности в соответствии с требованиями законодательства, тем
самым использования единой базы данных сотрудников как для решения задач
отдела кадров и бухгалтерии, так и для задач службы управления персоналом.
Приобретение «коробочного» продукта «1С: Зарплата и управление
персоналом 8» находить решение проблем сегодняшнего дня для отдела кадров,
но позднее, когда возрастут требования к программе, или же появится желание
51
провести объединение для всей компании, во многих случаях это окажется
невыполнимо.
Для автоматизации кадрового документооборота можно испытать Low-
code системы, не являющиеся «коробочным» продуктом, с потенциалом
последовательного расширения и приобщения функций, а также с наименьшим
бюджетом. Тем временем он до минимума легок, предусмотрена настройка
самим пользователем, нет необходимости в специальном обучении для
применения, не требуется мощный IT-отдел и расходы на его содержание.
Одно из существенных преимущество Low-code в том, что к их
введению не требуется такой основательной подготовки ресурсов и людей.
Введя такую систему, для начала можно включить ее только в часть процессов,
протестировав качество ее эффективности. Далее, по мере роста нужд отдела
кадров, подобная система легко дорабатывается и расширяется силами
штатных сотрудников, вплоть до системы всей компании.
Comindware Business Application Platform — одна из первых российских
систем для организации автоматизированных процессов, касающихся класса
программного обеспечения Low-code. В основе платформы — управление
процессами (BPMS), кейсами (ACM), документооборотом, задачами плюс
социальное взаимодействие.
На предоставленной платформе можно автоматизировать определенные
задачи, включая весь спектр HR-процессов. Приступить можно с введения
стандартного решения для автоматизации кадрового делопроизводства на базе
Comindware Business Application Platform.
Такое решение автоматизирует следующие действия:
подбор кандидатов, оформление в штат, увольнение;
работа с отпусками, командировками, больничными;
аттестация и оценка эффективности персонала;
выдача справок;
учет рабочего времени, начисление зарплаты.
Применение Low-code системы автоматизации приходит на помощь для
52
избегания значительных затрат на введение и, что еще значимее, на доработку.
Существенное достоинство — это работа с интерфейсом программы в
браузере, без нужды устанавливать программу на компьютер. Доступно
внесение и получение информации с помощью мобильных устройств.
На основании двух предложенных систем автоматизации для компании
«ОптимасмАрт» произведем расчеты эффективности введения программного
обеспечения «1С: Зарплата и управление персоналом 8» и Comindware Business
Application Platform.
Для всякой автоматизированной системы, эффект распределяется на две
части: прямой эффект от введения системы, связанный с экономией средств на
материалы, рабочее время сотрудников и т.д., и косвенный эффект, связанный с
теми преимуществами для функционирования организации, которые дает
автоматизация (прозрачность управления, контроль исполнительской
дисциплины, вероятность накопления знаний).
Эффект второго типа оценить в общей закономерности очень не просто.
Сложность эта не в том, что его нельзя оценить, а в том, что, оценка постоянно
будет экспертной, а такую оценку можно весьма легко поставить под сомнение.
В реальности этот эффект значительно превышает прямую экономию от
введения автоматизированной системы в виде неизрасходованной бумаги или
уменьшения трудозатрат.
Проведем вычисления эффективности введения системы
автоматизированного документооборота. Сначала подсчитаем все расходы на
автоматизацию, путем выполнения необходимых расчетов.
В нашем случае, необходимо приобретение двух лицензий для отдела
кадров, с учетом его последующего увеличения. Рассчитаем стоимость одной
лицензии. Цена одной лицензии «1С: Зарплата и управление персоналом 8» —
4 900 руб. в год, а Comindware Business Application Platform — 2 810 руб. в год.
Таким образом, стоимость введения составит:
1) 4 900*2 = 9 800 руб. в год для «1С: Зарплата и управление
персоналом 8»;
53
2) 9 810*2 = 5 620 руб. в год для Comindware Business Application
Platform.
Так как подразумевается принятие в штат отдела кадров еще одного
сотрудника, рассчитаем стоимость дополнительной техники, необходимой для
введения (компьютеры, принтеры, сканеры и т.д.). Величина, в большинстве
случаев практически пропорциональна количеству рабочих мест.
Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей
степени оснащенности техникой. Стоимость техники на одного сотрудника
равна 20 000 руб., исходя из современных цен на технику. Коэффициент
недооснащенности техникой 50%. Стоимость дополнительного оборудования в
этом случае составит:
Дооснащение = 0,5*20 000*1 = 10 000 руб.
Величина стоимости работ по введению системы не пропорциональна
размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости
от него. Стоимость в существенной степени зависит от того, как будет
организовано введение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько
этапов, вне зависимости от системы введения.
У ООО «ОптимасмАрт» нет собственного штата сотрудников,
способных организовать введения системы, а также ей нужно привлечь
консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ
по введению систем такого класса обычно составляет порядка 2 человеко-
месяцев. Из них примерно 1 человеко-месяц — работа консультанта, которая
стоит дороже.
Средняя стоимость привлечения специалиста по организации введения
системы — примерно 20 000 руб. в месяц. Стоимость консультанта в
зависимости от условий предоставления услуг — от 30 000 до 80 000 руб. в
месяц. Для ООО «ОптимасмАрт» она равна 45 000 руб.
Чтобы внести какую-то определенность, можно считать, что стоимость
введения равна следующей величине:
???? = ????
1
∗ ????
1
+ ????
2
∗ ????
2
, (1)