54
где, V — это стоимость работ по введению системы, M
1
— количество
человеко-месяцев, нужное для осуществления работ, W
1,2
— средняя стоимость
1 месяца работ, M
2
— количество человеко-месяцев, консультанта для решения
проблем.
Итого получаем оценку стоимости работ:
V = 2*20 000 + 1*45 000 = 85 000 руб.
Таким образом, суммарные расходы составят:
1) для «1С: Зарплата и управление персоналом 8»:
9 800 + 10 000 + 85 000 = 104 800 руб.;
2) Comindware Business Application Platform:
5 620 + 10 000 + 85 000 = 100 620 руб.
Таким образом, расходы на обе системы примерно равны и у ООО
«ОптимасмАрт» есть выбор. Но все же выбор лучше сделать в пользу
современной Low-code системы, т.к. она не требует дополнительных затрат на
сопровождение, в отличие от «1С: Зарплата и управление персоналом 8».
Оценку результативности автоматизации можно наглядно увидеть в
прямой экономии бумаги и стоимости сохраненного рабочего времени
сотрудников. Это беспрерывные расходы организации, оттого подсчитаем
затраты в месяц, чтобы потом оценить сроки окупаемости.
В среднем каждый документ в отделе кадров состоит из 4 листов бумаги
А4, поэтому мы можем рассчитать средний показатель использования бумаги.
Использование бумаги в отделе кадров за месяц составляет 2500 листов.
Стоимость листа бумаги А4 — 0,5 руб.
Затраты на бумагу для отдела кадров:
2 500*0,5 = 1 250 руб. в месяц.
Стоимость сохраненного рабочего времени оценить сложнее. Во-первых
она формируется за счет:
экономии усилий на повторное использования имеющихся
документов;
экономии времени на поиск необходимых документов, их
55
систематизации в архиве и эффективных средствах поиска;
ускорения организации документооборота путем автоматизации,
формализации и контроля исполнительской дисциплины.
Попробуем перевести эти факторы в теоретические оценки. Так как
отдел кадров стабильно занимается решением довольно похожих друг на друга
задач, то очевидно, что вероятность повторного использования существующих
документов весьма реальна.
Если для одних типов документов (договоры, справки, приказы) такое
повторное применение — устоявшаяся норма, то для документов типа
коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных
проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного
использования в большинстве случаев равен нулю.
Исходя из того, что практически для каждого документа отыщется
прототип. Чаще всего от прототипа можно «взять» до 30% (не от объема текста,
а по трудозатратам на формирование), прочее — специфика отдельного случая,
которая вызывает продумывание и принятие решений.
Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в
25%. Если предположить, что два сотрудника отдела кадров будут тратить на
создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени, то общая
экономия времени составит примерно 7,5% (0,25
х
0,30) от его полного рабочего
времени.
Экономия времени на поиск документа составляет 5,5% рабочего
времени сотрудника. Таким образом, общая экономия рабочего времени по
этим двум факторам составит примерно 13% (7,5% + 5,5%).
Ускорение организации документооборота — наиболее очевидная
выгода от автоматизации. При бумажном документообороте почта сотрудникам
обычно разносится секретарем два раза в день. Таким образом, в зависимости
от списка согласования документ может идти до адресата от трех дней до
месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок.
Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен,
56
а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника
осложняется непрозрачностью его деятельности. При введении
автоматизированного документооборота документы передаются сразу же после
исполнения.
Даже с учетом того, что документ, который обычно исполняется не
менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения
может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10-30%
экономии рабочего времени.
Таким образом, наименее оптимистичная оценка экономии трудозатрат
составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на
сотрудника 30 000 руб. можно считать, что введение автоматизированной
системы документооборота позволяет сэкономить:
30 000
х
2
х
0,20 = 12 000 руб. в месяц.
В результате, общая экономия будет равна в месяц 13250 руб. При
затратах на автоматизацию в 100 620 руб. срок окупаемости составит не более
полугода.
57
Заключение
В выпускной квалификационной работе установлены направления
совершенствования организации кадрового документооборота (на примере
ООО «ОптимасмАрт»).
Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
1. Рассмотрены основные понятия и значение кадрового
документооборота.
2. Определены нормативно-правовые документы в кадровой сфере.
3. Рассмотрен процесс организации документооборота в отделе кадров.
4. Проведен анализ деятельности организации кадрового
документооборота и выявлены недостатки.
5. Разработаны рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в организации.
Под персоналом принято полагать весь штатный состав рабочих
организации, выполняющих многообразную производственно-хозяйственную
деятельность. В настоящее время целесообразно рассматривать персонал как
основное богатство любой компании. Это существенный потенциал
хозяйственной структуры. От его качества и всесторонности исполнения
зависит успех в достижении установленных организацией целей.
Умелое управление персоналом вынуждно быть направлено на
максимально возможное достижение его как главного потенциала. Управление
персоналом — вид деятельности по руководству сотрудниками, направленный
на достижение целей компании, путем использования рабочей силы, опыта,
навыков этих сотрудников с учетом их удовлетворенности результатами своего
труда.
Для любого юридического лица или индивидуально предпринимателя
немаловажно правильно организовать кадровый документооборот. Успех
бизнеса — планы на долгие годы вперед. Реализация этих планов, прежде
всего, порядок с документами. Компетентно оформленная кадровая
58
документация — залог положительной деятельности сотрудников во благо
компании.
Под итоговыми понятиями «кадровая документация» или
«документация по личному составу» имеется в виду обширный круг
документов, содержащих сведения о сотрудниках компании и работе отдела
кадров.
Состав кадровых документов весьма оригинален по своему составу, так
как связывает отдельные виды, входящие в разные унифицированные системы.
Скажем, из организационно-распорядительной документации складываются
положения о структурных подразделениях компании, должностные
инструкции, приказы, протоколы, служебные записки, заявления, справки и
многие другие.
Из первичной учетной документации по учету труда и его оплаты —
штатное расписание, приказы (распоряжения) по личному составу, личная
карточка работника, график отпусков и пр.
Кадровый документооборот есть на каждом предприятии, где
используется наемный труд. На вновь созданной фирме ведение кадрового
документооборота с нуля обычно падает на плечи руководителя. Для того
чтобы зафиксировать за собой такие функции, директор, утвержденный
участниками общества, издает приказ о назначении себя ответственным за
ведение кадрового документооборота. Позднее, при найме кадрового
сотрудника или бухгалтера, работа с кадрами будет поручена одному из них.
Кадровый документооборот должен вестись с соблюдением Трудового
кодекса Российской Федерации, инструкций по делопроизводству и прочих
законодательных и локальных документов. В случае нарушения закона или
внутренних приказов руководства для виновного лица предусмотрены
дисциплинарные взыскания.
Этапы организации кадрового документооборота в компании:
1) организация нормативной и информационной базы;
2) прием на работу руководителя;
59
3) составление перечня кадровых документов, которые будут
участвовать в документообороте;
4) утверждение кадровых документов и их бланков;
5) назначение ответственного лица за ведение и учет трудовых
книжек;
6) принятие сотрудников на работу.
ООО «ОптимасмАрт» зарегистрировано 27 июня 2014 года
Межрайонной инспекцией Федеральной налоговой службы № 46 по г. Москве.
Уставный капитал компании составляет 25000 рублей. Основным видом
деятельности ООО «ОптимасмАрт» является производство и изготовление
печатных форм. В организации преобладает линейно-функциональная
организационная структура.
Результативное и целеустремленное применение кадрового потенциала,
управление им для увеличения конкурентоспособности компании невозможно
без осуществления направленной кадровой политики.
В 2016 году команда сотрудников ООО «ОптимасмАрт» сплотила в себе
92 человека. Компания за три года увеличила численность на 55 человек. Такое
количество работников в настоящий момент оптимально для компании и
позволяет эффективно осуществлять основной вид своей деятельности.
На основе представленного анализа остается сделать вывод о том, что
рост численности персонала свидетельствует об интенсивном наращивании
трудового потенциала компании. Можно сказать, что «ОптимасмАрт» на
полную использует свои трудовые ресурсы.
Рассмотрев подробную деятельность в ООО «ОптимасмАрт», имеется
возможность сказать о том, что в целом организация располагает достаточно
необходимым кадровым потенциалом и достаточно развитым
документооборотом. На это указывают данные состава персонала, рост
численности работников и условия труда, что косвенно свидетельствует об
удовлетворенности. Но совершенствование только улучшит материальные
показатели компании.
60
ООО «ОптимасмАрт» в соответствии с действующим
законодательством создает следующие кадровые документы:
приказы (распоряжения), протоколы;
инструкции, договоры;
акты, письма, должностные инструкции.
Все виды организационно-распорядительных документов в организации
оформляются на бланках установленного (фирменного) образца.
Несмотря на соблюдение законодательства и присутствия в отделе
кадров основных документов, в нем есть и ряд недочетов по ведению
документооборота, которые могут негативно сказываться на его
результативной организации.
Отдел кадров ООО «ОптимасмАрт» все еще работает по старым
принципам проверки документов и данных вручную, поэтому неизбежны
ошибки. Нет четкого порядка регистрации документов.
В поиске ответов на организационные и технические вопросы
документооборота в ООО «ОптимасмАрт», можно попытаться найти решения,
не одной, а сразу всех перечисленных проблем. Помочь в увеличении
эффективности организации документооборота может введения системы
автоматизации документооборота.
Целью данной работы являлось совершенствование организации
кадрового документооборота и оценке эффективности. Проведенные
исследования позволяют нам сделать ряд выводов и предложений.
Для решения реализации этой цели было предложено совершенствовать
документооборот при помощи автоматизации.
Актуальность проблемы введения автоматизированного
документооборота определяется желанием создания в отделе кадров единого
документационного пространства с учетом рационального использования
человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных
работ.
Изучение проблем в области бумажного документооборота дает выявить
61
наиболее существенные проблемы в этой сфере с целью разработки
дальнейшего их решения:
неминуемая потеря документов, следственно, и информации;
попадание конференциальной информации третьему лицу;
значительные расходы времени на подготовку и согласование
документов, как результат — низкая скорость обработки и информации, а
значит — медленная реакция на новые действия;
чрезмерность документооборота, большая потеря времени на
обработку входящей и исходящей документации, а также внутренних
документов;
автономность исполнителей, невозможность доведения в короткие
сроки заданий, до конкретных исполнителей;
неосуществимость установления истории использования
документов;
излишние траты на бумагу и копирование.
Выполненный в работе анализ автоматизированных систем позволил
сформулировать главные критерии для выбора наиболее экономичной,
автоматизированной системы документооборота, которая бы решала много
задач для отдела кадров.
К таким мерам можно отнести: единицу функциональности системы,
возможности персональных настроек, универсальность технических
характеристик, удобство введения, пример ценовой политики системы, нормы
безопасности и практичность в использовании.
Несомненно, вопрос автоматизации документооборота принимается для
каждой компании индивидуально. Есть немало негативных моментов,
связанных с объединением новых технологий, обучением персонала,
дооснащением оборудования, мотивацией руководства на применение систем
автоматизированного документооборота, что говорит о разносторонней
проблеме автоматизации и возможности дальнейших исследований данной
62
темы.
Автоматизация документооборота с помощью прикладных программ
состоит в следующем:
повышение эффективности работы с документами;
организация единого хранилища документов;
стандартизация документопотока;
проверка исполнительной дисциплины.
Центральными расходами на ввод системы автоматизации
документооборота в «ОптимасмАрт» можно считать:
цену лицензии программного обеспечения;
стоимость дооснащения компьютерной техникой;
стоимость работ по вводу системы специалистами;
расходы на администрирование и сопровождение системы.
Введение автоматизированного документооборота приносит
существенный экономический эффект, тем не менее, количественная его оценка
не простой процесс, так как остается учесть множество факторов.
Экономический результат в главной степени определяется правильностью
выбора системы и проведения ее ввода.
Для автоматизации кадрового документооборота в ООО
«ОптимасмАрт» предложено применить Comindware Business Application
Platform — одну из первых российских систем для создания
автоматизированных процессов, относящихся к классу программного
обеспечения Low-code.
Применение этого продукта автоматизирует следующие процессы в
документообороте кадрового отдела:
отбор кандидатов, оформление в штат, увольнение;
предоставление отпусков, командировок и больничных;
аттестация и оценка деятельности сотрудников;
выдача справок;
63
учет рабочего времени, начисление заработной платы и прочих
выплат.
Использование Low-code системы автоматизации поможет избежать
крупных расходов на ввод и, что еще важнее, на доработку программного
обеспечения. Затраты на введение Comindware Business Application Platform для
отдела кадров с учетом увеличения штата на одного сотрудника будут
сопоставимы с полученным экономическим эффектом.
В результате, общая экономия равняется, по нашим расчетам, 13250 руб.
в месяц. При затратах на автоматизацию в 100620 руб. срок окупаемости
составит не более полугода. Использование автоматизации документооборота
не только улучшит деятельность компании, но и, что очень важно, позволит
наработать ценный опыт и практику работы в новых условиях — условиях
информационного общества.