34
организации.
Отдел кадров ООО «ОптимасмАрт» все еще работает по старым
принципам проверки документов и данных вручную, поэтому неизбежны
ошибки. Особенно неприятные последствия вызывают ошибки в учете рабочих
часов, заработной платы, налоговых отчислений. Все это может привести к
потере денежных средств, в том числе из-за санкций и штрафов со стороны
государственных органов.
Ответственность за неправильную организацию работы с кадровыми
документами лежит на сотруднике отдела кадров. Причиной тому служит
отсутствие четкого разделения функций и исходящих из них обязанностей
сотрудника. Когда сотрудник точно осведомлен о своих обязанностях, это
способствует повышению его продуктивности и в это же время делает
невозможным повторение ошибок при работе с документами.
Одна из ошибок ведения кадрового документооборота в ООО
«ОптимасмАрт» — отсутствие номенклатуры дел, что грозит нарушению
сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков.
Во-вторых, отделом кадров не производится порядок регистрации документов,
например, приказы по личному составу фиксируются с приказами по основной
деятельности.
Нарушаются правила подготовки и оформления документов. Ошибки
возникают при издании приказов. Особенно это касается приказов о приеме,
перемещении или увольнении работника. Неверно указываются условия приема
на работу, сотрудник отдела кадров забывает указать информацию об
испытательном сроке, с которым принимается кандидат. Допускаются ошибки
в сведениях при составлении приказа, например, неверное указание ФИО
сотрудника, структурного подразделения, должности.
Такие ошибки могут возникать у одного сотрудника отдела кадров,
который ведет документооборот в режиме большой функциональной нагрузки.
Поэтому перед менеджером отдела кадров возникает дилемма — срок
подготовки документа или его содержание и качество: что важнее? И
35
поскольку важно второе, при четком соблюдении первого условия, текущая
загруженность сотрудника остается высокой.
Отдел кадров ООО «ОптимасмАрт» предоставляет в органы
федеральной налоговой службы ежегодно сведения о среднесписочной
численности работников (п.3 ст.80 НК РФ) по форме установленной налоговым
органом. Ежемесячная отчетность, предоставляемая в пенсионный фонд РФ, —
форма СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах».
Обмен отчетностью с государственными структурами происходит
посредством почтовых отправлений, где невозможна стопроцентная гарантия
доставки документации в нужный срок. Отчетность не менее важна в работе
кадровика, своевременное и правильное ее составлении отправка в органы
контроля, гарантирует компании отсутствие штрафных санкций.
Нарушает целостность документооборота и вызывает нестыковки
отчетности ведение учета в разных программах: бухгалтерского в 1С:8.2, а
кадрового в 1С:8.3. В сложной финансовой ситуации, в которой последнее
время находятся многие компании, не проводится повышение квалификации
сотрудников, в том числе по должности менеджера отдела кадров, затратными
методами.
В архивном помещении ООО «ОтпримасмАрт» отсутствуют специально
оборудованные шкафы, которые бы защищали документы от порчи и
повреждений, а также ограничивали бы доступ к документации посторонних
лиц.
Начало любых трудовых отношений зависит от категорий будущих
сотрудников (генеральный директор, бухгалтер, менеджер и т.д.) и от
трудового договора. Для ООО «ОптимасмАрт» характерны типовые процессы
оформления документов трудовых отношений.
Менеджер отдела кадров при процессе приема сотрудника на работу
запрашивает обязательные документы:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку (за исключением случаев поступления на работу
36
впервые, оформления на условиях совместительства, утраты,
повреждения трудовой книжки);
страховое свидетельство государственного пенсионного
страхования (исключение составляют: первое поступление на работу,
утрата свидетельства);
свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (для уплаты
налога на доходы физических лиц);
документы воинского учета (для военнообязанных и лиц,
подлежащих призыву на военную службу);
документ об образовании, квалификации или наличии специальных
знаний (при поступлении на работу, которая требует специальных
знаний или специальной подготовки).
После получения оригиналов сотрудник кадрового отдела обязательно
проверяет все предоставленные документы, на подлинность, делает их копии и
подшивает к личному делу сотрудника. Далее сотрудник, устраивающийся на
работу, пишет заявление о приеме на имя генерального директора с указанием
должности и испытательного срока.
Обязательным условием при приеме на работу является заключение
трудового договора. В ООО «ОптимасмАрт» разработана собственная форма
трудового договора с учетом ее специфики и особенностей (Приложение 2).
Перед заключением трудового договора менеджер отдела кадров знакомит
сотрудника с локальными правовыми актами, действующими в организации и
правилами внутреннего трудового распорядка.
После ознакомления сотрудник ставит подпись в «Журнал
ознакомления». Трудовой договор заключается в письменной форме в двух
экземплярах. Каждый экземпляр подписывается сторонами. Один из них
передается сотруднику, второй остается храниться в отделе кадров.
На основании заключенного трудового договора отдел кадров
оформляет приказ (распоряжение) о приеме на работу (Приложение 3). Приказ
о приеме подписывается генеральным директором, после чего в течение трех
37
дней со дня фактического начала работы его подписывает работник.
На основании приказа делается запись о приеме на работу в трудовой
книжке работника и в личной карточке формы Т-2 (Приложение 4). Копия
приказа помещается в личное дело. Еще одна копия приказа передается в
бухгалтерию для открытия лицевого счета и присвоения сотруднику табельного
номера.
Кроме того, при оформлении приема на работу менеджер отдела кадров
заполняет книгу учета движения трудовых книжек. Учет персонала
осуществляется с помощью ведения личных карточек сотрудника. С их
помощью отдел кадров получает сбор данных о персонале, подлежащий
аналитической обработке и использованию при решении организационных,
статистических и других задач.
Личная карточка заводится при приеме на всех сотрудников, принятых в
организацию по трудовому договору и ведется в течение всего периода его
трудовой деятельности. За заполнение несет ответственность непосредственно
менеджер отдела кадров.
Оформляется личная карточка на основании документов: приказа
(распоряжения) о приеме на работу; трудовой книжки; паспорта; военного
билета (для военнообязанных); документа об образовании; страхового
свидетельства государственного пенсионного страхования; свидетельства о
постановке на учет в налоговом органе; сведений, сообщенных о себе
работником в анкете на собеседовании; иных документов, предусмотренных
законодательством.
В трудовую книжку менеджер отдела кадров вносит сведения о
сотруднике, его должности, переводах на другую постоянную работу и об
увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о
награждениях за успехи в работе. Прием сотрудников на работу в ООО
«ОптимасмАрт» без ведения трудовой книжки не осуществляется.
Перевод на другую работу допускается только с письменного согласия
работника, и оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору
38
(Приложение 5). В компании предусмотрены переводы пределах конкретной
организации и обособленного подразделения по инициативе работодателя или
работника.
При увольнении сотрудник компании обращается с письменным
заявлением на имя генерального директора, с уточнением в тексте причины и
срока увольнения. Прекращение трудового договора в организации
оформляется приказом (распоряжением) о прекращении трудового договора
под личную подпись сотрудника (Приложение 6). Заверенная копия приказа
предоставляется сотруднику по требованию.
Днем прекращения трудового договора будет последний день работы
сотрудника. В последний рабочий день менеджер отдела кадров выдает
сотруднику трудовую книжку с записью об основании и о причине
прекращения трудового договора в соответствии с законодательством.
В связи с производственной деятельностью ООО «ОптимасмАрт» часто
отправляет своих сотрудников в командировки для выполнения служебных
поручений. Условие командировки, как правило, предварительно
обосновывается в письменной форме. Для учета командировки применяются
унифицированная форма Т-10а — служебное задание для направления в
командировку и отчет о его выполнении.
Цель командировки формулируется руководителем структурного
подразделения организации и указывается в служебном задании. Задание
составляется в двух экземплярах: один остается у командированного работника,
второй помещается в дело по командировкам в службе документации.
Прибывший из командировки работник, составляет отчет о
выполненной работе по форме Т-10а, который согласовывается с
руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию
вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.
На предприятии регистрация лиц, отбывающих в командировки и
прибывающих в командировки, ведется в специальных журналах. Менеджер
отдела кадров назначается ответственным лицом за ведение журналов
39
регистрации работников, прибывших в командировку и выбывающих в
командировку.
Отпуска в ООО «ОптимасмАрт» предоставляется работнику ежегодно.
Право сотрудника на использование отпуска за первый год работы появляется
по истечении шести месяцев его непрерывной работы в компании. По
соглашению сторон оплачиваемый отпуск сотруднику предоставляется и до
истечения шести месяцев.
Отпуска за второй и последующие годы предоставляются в любое время
рабочего года в соответствии с правилами, установленными в организации.
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков в компании определяется
ежегодно в соответствии с графиком отпусков, который формирует
руководители структурных подразделений (Приложение 7).
Желание работника пойти в очередной отпуск в конкретный период
времени фиксируется в его заявлении на отпуск; руководитель соглашается с
ним или отклоняет его на свое усмотрение. Свое мнение руководитель излагает
в резолюции на заявлении.
График отпусков по форме, разработанной менеджером отдела кадров,
формируется до начала нового года и вывешивается на доске объявлений, для
ознакомления с ним сотрудников. В течение всего календарного года график
отпусков постоянно ведется менеджером отдела кадров, и в график вносится
информация об использовании, разделении, переносе отпуска и т.д.
Сотрудники компании также имеют право на основной отпуск,
дополнительный, отпуск без сохранения заработной платы, учебный. Любой
вид отпуска оформляется приказом о предоставлении отпуска по форме Т-6.
(Приложение 8). На основании приказа о предоставлении отпуска делаются
отметки в личной карточке в разделе «Отпуск». Приказ о предоставлении
отпуска передается в бухгалтерию, где делаются отметки в лицевом счете, и
производится его расчет.
Поощрение работников за труд один из ключевых мотивирующих
факторов в компании, а также эффективным средством обеспечения
40
дисциплины труда. Наряду с этим имеет место система мер поощрения,
призванных стимулировать работников к добросовестному труду, и процедура
их применения. Одной из ключевых составляющих этой процедуры в ООО
«ОптимасмАрт» служит документационное оформление поощрений.
В компании применяются такие поощрения как благодарность, ценный
подарок или денежная премия. Основанием для поощрения представлена
докладная записка, акт, решение совета трудового коллектива. Где есть
поощрения, там и дисциплинарные взыскания, опять же для обеспечения
дисциплины. К ним относятся: замечание, выговор, увольнение по
соответствующим основаниям.
До применения дисциплинарного взыскания руководитель требует от
сотрудника объяснений в письменной форме. Если из объяснительной записки
следует, что сотрудник, например, опоздал на работу или не выполнил
производственное задание по уважительной причине, то зарегистрированная
объяснительная записка помещается в дело и не рассматривается как основание
для применения дисциплинарного взыскания.
Если основания для дисциплинарного взыскания имеются, то создается
приказа о применении к сотруднику конкретного вида дисциплинарного
взыскания. Приказ оформляется по образцу приказов по основной
деятельности.
Значение кадровых документов трудно переоценить. Правильное
оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых отношений
имеет значение для каждого сотрудника не только в период работы, но и после
увольнения. Нет необходимости доказывать, какие неблагоприятные, иногда
непоправимые, последствия может повлечь некорректное оформление тех или
иных документов в отделе кадров.
Последние десятилетия характеризуются постоянными поисками путей
совершенствования работы с кадровой документацией, прежде всего —
оптимизации состава документации по отбору, приему на работу и
дальнейшему движению кадров.
41
Глава 3. Совершенствование организации кадрового
документооборота в ООО «ОптимасмАрт»
3.1. Предложения по совершенствованию кадрового документооборота
Анализ состояния организации кадрового документооборота в ООО
«ОптимасмАрт» позволил сделать определенные выводы относительно
структуры документооборота и его недостатков. Обратим внимание на таблицу
5, в которой представлены выявленные недостатки в организации кадрового
документооборота и краткие пути решения.
Таблица 5
Недостатки и пути решения организации документооборота
ООО «ОптимасмАрт»
п/п
Основные недостатки
кадрового документооборота
Пути решения
1
Отсутствие четких инструкций по
кадровому делопроизводству,
ошибки в документах
Разработка инструкции по кад-
ровому делопроизводству
2
Нагрузка на отдел кадров в связи с
увеличение объема документообо-
рота
Увеличение штата кадрового от-
дела
3
Отсутствие специального программ-
ного обеспечения
Применение современного про-
граммного обеспечения
4
Не осуществляется повышение ква-
лификации сотрудников
Применение специальных про-
грамм, подписка на профессио-
нальные издания
5
Помещение архива не организовано
должным образом
Приобретение необходимых ма-
териалов для организации ар-
хива
Следует отметить, что проблемы в кадровом документообороте
компании есть, и они могут негативно сказываться на управлении в целом.
Поэтому были разработаны предложения, направленные на совершенствование
организации кадрового документооборота в ООО «ОптимасмАрт».
Рассмотрим их подробнее. Менеджер отдела кадров тратит много
времени, оформляя однотипные кадровые документы. Удержать в голове все
правила сложно, поэтому появляются ошибки. Упорядочить работу поможет
инструкция по кадровому делопроизводству, составленная с учетом специфики
деятельности компании. Инструкция не относится к обязательным локальным
актам, но она поможет снизить риски для кадрового сотрудника.
42
Типовой инструкции по кадровому делопроизводству для коммерческих
организаций нет. Многие компании составляют ее самостоятельно в
произвольной форме, опираясь на законодательство, регулирующее кадровые
процедуры, и нормативные акты, которые устанавливают порядок
делопроизводства.
Структуру инструкции каждый работодатель определяет на свое
усмотрение, учитывая при этом специфику деятельности организации. В
инструкцию необходимо включить порядок делопроизводства в обособленных
подразделениях и филиалах.
Вместе с тем в любой организации отдел кадров осуществляет прием,
перевод, увольнение, оформление отпусков и прочее. Поэтому в инструкцию
следует внести разделы: общие положения, оформление приема на работу,
переводов, увольнений, работа с трудовыми книжками и т.д. Так как
сотрудники компании ездят в командировки, то необходим раздел о них. В
приложении нужно сформировать альбом форм кадровых документов.
В оформлении раздела «Общие положения» указывается, то зачем
нужна данная инструкция. Определяется, какое подразделение будет
осуществлять кадровый документооборот в компании. Отражаются функции,
которые вынуждены выполняться этими подразделениями.
Раздел «Оформление приема на работу» должен содержать перечень
документов, которые кандидат предоставляет при приеме на работу, порядок
оформления нового сотрудника, и регламентировать процедуру ознакомления с
локальными актами. Важно указать, какие документы составляет отдел кадров.
В разделе «Оформление переводов» отражается, то, как оформляются
переводы. Раздел «Оформление увольнений», закрепляет порядок увольнений.
Описывается последовательность и сроки оформления документов об
увольнении. В разделе «Предоставление отпусков» указывается, что отпуска в
компании предоставляют по графику. Обязательно нужно отразить, то, как
оформляются ежегодные оплачиваемые отпуска и отпуска за свой счет.
Раздел «Кадровое делопроизводство в филиалах». Закон не регулирует,
43
как вести кадровое делопроизводство в филиалах или обособленных
структурных подразделениях. Этот вопрос в инструкции решается
руководством самостоятельно.
Необходимо лишь прописать, где оформляют переводы из головной
организации в филиалы и наоборот, а также из одного филиала в другой.
Инструкция по кадровому делопроизводству вынуждена организовать
должным образом и облегчить работу отдела кадров в компании.
Анализируя текучесть кадров, было выявлено, что в компании хоть и
наблюдается рост численности персонала, но он не дает увидеть, что
количество уволившихся сотрудников тоже значительно, поэтому текучесть
кадров в компании присутствует.
Увеличение объема документооборота требует увеличения числа
сотрудников. По мере увеличения численности персонала показатель нагрузки
на одного сотрудника будет снижаться. При еще большем количестве
документов повышается вероятность того, что несколько сотрудников смогут
эффективнее их обрабатывать.
Как уже было сказано: «больше — значит лучше», если речь идет об
эффективности. Однако на принятие нового сотрудника отдела кадров
необходимо финансирование. Но для ООО «ОптимасмАрт» это не должно быть
преградой, т.к. компания испытывает стремительней рост, поэтому нужно
расширять штат. Тем более что отдел кадров очень важен для
производственной компании.
Еще одна проблема — финансирование повышения квалификации
сотрудников. Сейчас приобретение на рынке обучающих программ достаточно
затратно, и в то же время сотруднику необходимо отсутствовать на рабочем
месте на время обучения. Однако здесь есть решение — предложить
сотрудникам компании заниматься самообучением.
Для этого компании нужно приобрести программное обеспечение
«Консультант-Плюс» с актуальными данными. К тому же для корпоративных
целей данный продукт можно приобрести по акции и на целый год.