4
СОДЕРЖАНИЕ
Введение ....................................................................................................................... 5
Глава 1. Теоретико-методологическая организация кадрового документооборота
....................................................................................................................................... 7
1.1. Понятие и значение документооборота в организации ................................... 7
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой документации
в организации ............................................................................................................. 11
1.3. Организация документооборота в кадровой службе ...................................... 18
Выводы по главе 1 ..................................................................................................... 26
Глава 2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере ООО «РУТА»
..................................................................................................................................... 28
2.1. Организационно-экономическая характеристика ООО «РУТА» ................. 28
2.2. Кадровый документооборот в ООО «РУТА» ................................................. 45
2.3. Система электронного документооборота в ООО «РУТА» .......................... 50
Выводы по главе 2 ..................................................................................................... 53
Глава 3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и
их оценка на примере ООО «РУТА» ...................................................................... 54
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота в ООО «РУТА» .... 54
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в ООО
«РУТА» ....................................................................................................................... 57
3.3. Расчет экономической эффективности предложенных мероприятий .......... 63
Выводы по главе 3 ..................................................................................................... 68
Заключение ................................................................................................................ 70
Список использованных источников ...................................................................... 73
Приложение 1 ............................................................................................................ 77
5
ВВЕДЕНИЕ
Актуальность темы обусловлена тем, что на современном этапе развития
экономических отношений, на уровне отдельного хозяйствующего субъекта,
вопросам правильной организации и документирования трудовых отношений
уделяется все больше внимания. Постоянно развивается и совершенствуется
трудовое законодательство, повышаются требования к правильности
оформления кадровой документации для предприятий всех форм собственности.
Хорошие специалисты кадровой службы становятся чрезвычайно востребованы
на рынке труда Российской Федерации.
Правильное ведение кадровой документации и организация эффективного
кадрового документооборота на предприятии позволяют с одной стороны –
юридически грамотно выстроить взаимоотношения со своими работниками, а
другой стороны – избежать возможных рисков в процессе разрешения трудовых
споров. К тому же кадровые документы нередко становятся предметом
пристального внимания со стороны контролирующих органов, к числу которых
относится не только трудовая инспекция, но и полиция, Пенсионный фонд и др.
Некоторые из этих документов могут понадобиться и в ходе налоговых
проверки: они относятся к первичным учетным документам, которыми должно
подтверждаться выполнение хозяйственных операций, связанных с
осуществлением хозяйственной и предпринимательской деятельности.
Однако ситуация с документированием трудовых отношений на
предприятии еще далека до совершенства. Многие российские предприятия не
придают серьезности значению кадровой документации. Так, по данным
Министерства труда РФ кадровая документация имеется всего лишь у 53% от
общего числа российских компаний, причем в 35% организаций система
кадровых документов неполна и не отличается правильностью. Еще хуже
обстоит дело с сохранностью кадровых документов. Те руководители
предприятий, которые заботятся о своих сотрудниках и привыкли работать без
штрафов, стараются уделять внимание вопросам эффективной организации
6
кадрового документооборота. Так или иначе, возрастает понимание места и роли
кадровой документации.
Объект исследования – ООО «Рута».
Предмет исследования – организация кадрового документооборота ООО
«Рута».
Цель выполнения данной работы – исследовать процесс организации
кадрового документооборота компании ООО «Рута», выявить его слабые места
и разработать рекомендации по их устранению.
Для достижения данной цели, надо решить такие задачи:
рассмотреть теоретико-методологические аспекты организация
кадрового документооборота;
провести анализ и оценку кадрового документооборота ООО
«РУТА»;
выявить недостатки документооборота в ООО «РУТА»;
разработать рекомендации по совершенствованию кадрового
документооборота в ООО «РУТА»;
провести расчет экономической эффективности предложенных
мероприятий.
Исследование проводилось с помощью таких общенаучных методов, как
обобщение, сравнение изучаемых показателей, анализ и синтез, логический
подход к оценке экономических явлений.
Информационной базой исследования послужили работы в области
организации кадрового документооборота коммерческих организаций таких
исследователей как Акатьева М.Д., Алавердов А. Р., Алейникова С.М., Мухин
С.Г., Новаковская Д.Б., Асалиев А. М., Галеев М.М., Гилязов И.И., Галешова
Е.И., Гелета И. В., Витохина О.И. Гумерова А.З., Губаев Р.Р. и других.
Структура работы. Данная работа состоит из введения, трех разделов,
заключения, списка использованных источников, приложения.
7
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИКО-МЕТОДОЛОГИЧЕСКАЯ
ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие и значение документооборота в организации
Документооборот представляет собой важную составляющую работы
государственных органов власти, государственных и частных предприятий и
компаний.
Документооборот – это получение и обработка информации. Тем более,
что в современном обществе информация является не только источником
знаний, но и товаром
1
.
В Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и
о защите информации»
2
записано, что «информация – сведения (сообщения,
данные) независимо от формы их представления.
В делопроизводственной практике словом «документооборот» обозначают
также сумму документов, получаемых, отправляемых и создаваемых в
учреждении (структурном подразделении) за определенный период времени
3
.
В наше время информация важна для развития всех сторон жизни:
экономики, политики, культуры, науки и другое. Руководство организаций,
органов власти должно в полном объеме владеть данными для принятия верных
управленческих решений, развития и совершенствования производства.
Кроме того, информация должна быть своевременной, т.к. не вовремя
полученные сведения приводят к неверным решениям. Именно поэтому
государство уделяет большое внимание организации работы с информацией и
1
Кадровый документооборот. Семенихин В.В. М.: Издательство: Эксмо.2016. – 443 с.
2
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 02.12.2019) «Об информации,
информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и доп., вступ. в силу с
13.12.2019)
3
Кудряев В.А. Организация работы с документами. Учебник – 2-е издание, М.: ИНФРА-М,
2017. – 254 с.
8
документами и принимает соответствующие законы, подзаконные акты,
стандарты по работе с документами
4
.
В ГОСТ Р 7.0.8-2013
5
дано определение понятия документа: «документ –
это зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее
идентифицировать».
Документ как источник информации используется в разных областях
человеческой деятельности. В управленческой деятельности организаций
документ является важной составляющей. Кроме того, он и сам является
результатом этой деятельности.
Документирование информации и организация работы с официальными
документами составляют делопроизводство. В настоящее время для обозначения
этой деятельности используется термин «документационное обеспечение
управления» (ДОУ).
Работа с документами в организации – это обеспечение их движения в
управленческой деятельности, а также использование и хранение. Согласно
ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения», который разработан Всероссийским научно-
исследовательским институтом документоведения и архивного дела
(ВНИИДАД), «движение документов в организации с момента их создания или
получения до завершения исполнения или отправки – это документооборот».
Т.В. Зайцева обращает внимание на то, что на практике значительную
часть документооборота организации занимает работа с проектами документов
и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного
управленческого действия
6
.
4
Масилова М.Г., Жмакина А.В. Применение методологии кадрового аудита для оценки
деятельности службы управления персоналом в условиях внедрения профессиональных
стандартов // Территория новых возможностей. – 2019. – №2.
5
«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по
информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
6
Зайцева Т.В. Управление персоналом / Т.В. Зайцева, А.Т. Зуб. – М.: Форум, Инфра-М, 2014.
– 336 с.
9
Е.И. Галешова уточняет, что главным в определении является путь
документа от знакомства с его содержанием до принятий решений, согласования,
редактирования, окончательного оформления, регистрации и отправки, причем
все этапы должны контролироваться
7
.
Кроме того, исследователи вопроса высказывают мысль о том, что каждая
организация может организовать документооборот по-разному. Путь документа
может начинаться с руководителя, который назначает исполнителей. Либо
документ поступает непосредственно в отделы или структурные подразделения
организации. Документооборот, таким образом, является показателем структуры
данной организации и эффективности работы как организации в целом, так и ее
отдельных подразделений
8
.
Сами по себе документы разнообразны и могут представлять собой
приказы, договоры о купле-продаже, накладные на груз, служебные записки,
передаваемые отделам и др. Для того, чтобы документ имел юридическую силу
и считался заверенным и действительным, он подписывается должностными
лицами. Документ не будет иметь силы, если он не будет обладать подписями и
печатями, что будет делать его обычным листом бумаги или документом на
жестком диске компьютера. Документы также используются для подтверждения
или закрепления какой-либо важной информации. Например, подтверждение
сделки между организациями будет закреплено документом, в котором будут
прописаны все условия сделки. В работе организации создается и отправляется
множество документов, которые образуют документооборот
9
.
Документооборотом, согласно все тому же ГОСТ Р. 7.0.8-2013, является
«движение документов в организации с момента его создания или получения, до
его завершения или отправки». В процесс документооборота включается
7
Галешова Е.И. Направления совершенствования кадровой деятельности в организациях //
Вестник ВГТУ. – 2014. – №26.
8
Гумерова А.З., Губаев Р.Р., Сафина Р.А. Организация документооборота предприятия на базе
СЭД и CRM систем // Инновационная наука. – 2018. – №5.
9
Журавлев П.В. Управление персоналом / П.В. Журавлев, Ю.Г. Одегов. – М.: Финстатинформ,
2017. – 877 с.
10
создание документа, его согласование с руководителями и ответственными
лицами, отправка к адресату, а также его прием от отправителя.
Само определение «Документооборот» опирается на словосочетание
«движение документов», что и является его сутью, которая заключается в
движении документов от отправителя к получателю. Порядок движения
документов определяется в первую очередь руководством организации, где
решается, какой путь должен преодолеть документ, прежде чем он будет
отправлен адресату.
10
.
В зависимости от количества промежуточных этапов, которые должен
пройти документ, скорость его движения и вероятность возникновения ошибок
в нем может изменяться. Если этапов согласования и проверок будет много, что
скорость движения документа будет очень низкая, но и вероятность
обнаружения ошибки, если таковая есть, гораздо выше, чем в случае короткого
пути, и наоборот, чем меньше этапов, тем выше скорость и больше вероятность
пропустить ошибку в документе. Документы также образуют различные потоки
в зависимости от общего маршрута движения. Документы, которые поступают в
организацию извне, образуют входящий поток, а те, что уходят за пределы
организации – исходящий. Документы, циркулирующие только внутри
организации, образуют внутренний поток
11
.
Таким образом, документооборот – это процесс движения документов – от
момента их появления (получения (поступления извне) либо создания внутри) до
завершения работы с ними (исполнения). Последний этап – списание в дело
(передача на хранение) или отправка внешнему адресату. Организовать
системное и эффективное управление документацией – это значит обеспечить
прохождение и должное использование документов на каждом из этапов их
существования. При этом специфика управления этими событиями определяется
10
Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами организации: учебник / 3-е изд.,
перераб. и доп. – М.: Университет «Синергия», 2017. – 681с.
11
Леженкина Т. И. Научная организация труда персонала: учебник / Т. И. Леженкина. – 2-е
изд., перераб. и доп. - Москва : МФПУ Синергия, 2017. – 352 с.
11
не только тем, предприятие это, учреждение или иной вид, но и выбором способа
обработки корреспонденции.
Сегодня в противовес традиционным «бумажным» технологиям все чаще
используются информационные. Далее дадим информационную характеристику
и классификацию кадровой документации в организации.
1.2. Информационная характеристика и классификация кадровой
документации в организации
Систему управления персоналом следует рассматривать как структуру, в
которую входят множество подсистем, их компоненты и элементы, а также
взаимосвязи между ними. Основные подсистемы системы управления
персоналом в организации представлены на рисунке 1.
Рисунок 1 - Кадровый документооборот в системе управления
персоналом
12
Кадровый документооборот представляет собой организацию работы с
документами, которые находятся в обращении в системе управления
12
Базаров Т.Ю. Управление персоналом: учебник / 14-е изд., стер. – М.: Академия, 2017. –
314 с.
12
персоналом. Его основой считается делопроизводство, которое, в свою очередь,
представляет собой процесс, начинающийся с получения информации до ее
обработки и продолжающийся до момента формирования работниками кадровой
службы готовых документов и передачи их в другие подразделения организации.
Основные функции кадрового документооборота отражены на рисунке 2.
Рисунок 2 - Основные функции кадрового документооборота
13
В системе управления персоналом утверждены и должны вестись
следующие унифицированные документационные системы:
плановая документация, такая как плановые задания по кадровым
вопросам, наряды, плановые расчеты по численности сотрудников, оплате труда
и т.д.;
первичная учетная документация. Включает в себя документы,
связанные с учетом труда и заработной платы;
отчетно-статистическая документация. К ней можно отнести
документы, содержащие информацию по численности, учету рабочего времени,
заработной плате, производственных показателях и т.п.
13
Кадровый документооборот. Семенихин В.В. М.: Издательство: Эксмо.2016. – 443 с.
13
документация по социальному обеспечению содержит информацию
по пенсиям сотрудникам, их льготам, пособиям, страхованию и т.п.
организационно-распорядительная документация. Это самая
обширная категория, которая охватывает такие типы документов, как: акты,
письма, заявления, приказы, положения, распоряжения, протоколы, докладные
записки, объяснительные записки, устав организации и др.
документы, имеющие рекомендательный характер;
документы, зависящие от специфики организации.
Классификация кадровой документации представлена на рисунке 3.
Рисунок 3 - Классификация кадровой документации
14
14
Мазур С.Ф. Отдельные вопросы развития документационного обеспечения управления //
Труды Академии управления МВД России. – 2018. – №3 (47).