54
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ
КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИХ ОЦЕНКА НА
ПРИМЕРЕ ООО «РУТА»
3.1. Недостатки организации кадрового документооборота в ООО «РУТА»
ООО «Рута» является небольшим предприятием, но активно развивается и
расширяется. Конечно, развитие современного предприятия предполагает
развитие существующих информационных технологий на предприятии и
внедрение новых.
На основе проведенного анализа в предыдущей главе было выявлено, что
направлением по совершенствованию предприятия является модернизация
существующего электронного документооборота.
Существующая система электронного документооборота не отвечает всем
потребностям предприятия (рисунок 9). Ограниченный функционал не позволяет
предприятию реализовать все желаемые действия.
Рисунок 9 – Требования к СЭД, предъявляемые сотрудниками
организации
55
Отрицательными сторонами использования СБИС для ООО «Рута»
являются следующие моменты:
ограниченные возможности обмена электронными документами с
контрагентами;
пакет не предусматривает передачу электронной отчётности в
госорганы;
низкий процесс автоматизации;
не работает часть функций при использовании интерфейса
программы.
Руководство предприятия ООО «Рута» прекрасно осознает важность
модернизации системы электронного документооборота.
В первую очередь следует отметить, что на данный момент существующий
документооборот на предприятии занимает значительное количество времени.
В каждодневной практике предприятие сталкивается с достаточно
большим количеством документов, которые соответственно нужно отправлять,
подписывать и хранить. На подпись одного документа может уйти достаточно
много времени за счет того, что директор может отсутствовать на рабочем месте
или же находиться в командировке.
Следующая проблема – необходимость отдельного помещения для
хранения всей документации. В любой организации документы должны
храниться определенное время, в среднем 5 лет. За 5 лет в ООО «Рута»
накапливается внушительное количество документов и для их хранения не
хватит отдельного шкафа.
Если представить, сколько может накопиться корреспонденции,
становится ясно, что необходимо будет выделять именно отдельное помещение.
Не каждое предприятие может себе это позволить.
Еще одна проблема, вытекающая из вышеупомянутой, это поиск
необходимых документов. Документы, которые уже давно были отправлены в
56
архив организации, могут понадобиться руководству или бухгалтерии в любой
момент времени.
Конечно, найти документ, например, в системе 1С не составит труда, но
иногда требуется именно оригинал, а он храниться только на бумажном
носителе. На поиск одной «бумажки» может уйти целый день или же она может
и вовсе затеряться. В таком случае у организации могут возникнуть серьезные
проблемы и свою правоту она может и не доказать.
Неудобный документооборот между отделами и повышение риска
нарушения конфиденциальности документов – еще одни немаловажные факторы
отрицательной оценки организации существующего документооборота на ООО
«Рута».
Достаточно важным фактором является то, что ООО «Рута» заключает
контракты с организациями, находящимися за пределами города.
При отправке сопроводительных документов с продукцией или при
отправке тех же документов почтой, возрастает вероятность утери документов,
а также их неправильного оформления.
В результате такой путаницы документы могут не раз возвращаться и
переоформляться. Не нужно забывать и о значительных финансовых и
временных затратах при выполнении данных операций.
Таким образом, исследование кадрового документооборота в ООО «Рута»
выявило следующие существенные проблемы:
большой объем документов и отсутствие достаточного количества
времени на их обработку;
увеличению количества нареканий деятельности кадровой службы
как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений;
рост количества фактов утраты или потери документов.
Далее в работе будут разработаны рекомендации по устранению
перечисленных проблем.
57
3.2. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в
ООО «РУТА»
В целях совершенствования кадрового документооборота для решения
этих проблем предлагается внедрение следующих мероприятий (схема
представлена на рисунке 10):
внедрить систему электронного документооборота;
оптимизировать схему движения кадрового документооборота.
Рисунок 10 - Направления совершенствования кадрового
документооборота в ООО «Рута»
Сегодняшний уровень развития современных информационных
технологий позволяет полностью автоматизировать процесс работы с
документами: от момента создания документа и контроля его исполнения, до его
архивации. Так же процесс позволит контролировать весь документационный
поток предприятия.
На сегодняшний день автоматизация документооборота является не просто
средством оптимизации внутренних процессов организации, а острой
необходимостью в условиях жесткой конкуренции рынка. В данной главе будут
рассмотрены преимущества, которые можно получить при переходе с
бумажного документооборота на систему электронного документооборота в
ООО «Рута».
Наличие электронных коммуникаций внутри организации рушат границы
между сотрудниками, позволяя им более оперативно устанавливать контакт друг
58
с другом. А обмен документами при этом обеспечивает огромную экономию
рабочего времени, которое тратится на изготовление, движение и дальнейшее
преобразование документа.
Данное мероприятие представляет собой установку электронной системы
кадрового документооборота на базе программы «1С: Зарплата и управление
персоналом» – модуля «1С: Документооборот». Внедрение этого мероприятия
позволит осуществлять более оперативный обмен необходимой документацией
между сотрудниками и отделом персонала.
«1С: Зарплата и управление персоналом 8» позволяет отделу кадров
(рисунок 11):
1. вести кадровый документооборот в соответствии с требованиями
законодательства;
2. учитывать движение кадров (прием, перевод, увольнение
работников):
прием на работу (на основное место работы, по внутреннему или
внешнему совместительству по трудовому договору);
управление контролем уникальности табельных номеров
сотрудников;
кадровый перевод, перевод к другому работодателю, переход с
совместительства на основную работу и наоборот;
перенос остатков отпусков при переводе сотрудников между
организациями в пределах одной информационной базы;
прием на работу по договору ГПХ и возможность аккордного и
поэтапного закрытия договоров актами выполненных работ;
изменение графика работы без кадрового перевода;
перемещение между территориями с различными условиями труда;
назначение сотрудникам плановых начислений в соответствии с
рабочим местом, на котором выполняется работа;
59
увольнение сотрудника с окончательным расчетом непосредственно
при увольнении;
возможность группового оформления приема, перемещения и
увольнения сотрудников с выводом на печать соответствующих документов.
Рисунок 11 - Возможности при внедрении программы «1С:
Зарплата и управление персоналом8» для ООО «Рута»
Это существенно облегчает работу крупным предприятиям в ситуациях,
когда необходимо быстро оформить документы большому количеству
работников (например, при реорганизации или открытии нового
предприятия/подразделения);
60
регистрация в программе увеличения трудовых обязанностей
сотрудника в документах «Прием сотрудника на внутреннее совместительство»,
«Совмещение должностей», «Замещение отсутствующего», «Назначение
подработки», «Расширение зоны обслуживания»;
3. вести учет персональных данных работников:
ведение личных дел в информационной базе;
возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий
документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
формирование личных карточек работников по форме Т-2;
4. вести учет персональных данных работников:
ведение личных дел в информационной базе;
возможность хранения файлов фотографий, сканированных копий
документов сотрудника для быстрого доступа к ним;
формирование личных карточек работников по форме Т-2;
проводить анализ кадрового состава во всех разрезах, необходимых
для эффективного управления (средняя численность сотрудников, коэффициент
текучести кадров, статистика кадров);
5. осуществлять воинский учет:
учет всех категорий сотрудников, подлежащих воинскому учету;
учет сотрудников, пребывающих в запасе;
учет бронирования граждан на период мобилизации и на военное
время;
учет должностей, относящихся к летно-подъемному составу и к
плавсоставу;
подготовка всех необходимых отчетов, извещений и карточек учета
для военных комиссариатов;
6. осуществлять персонифицированный учет для органов Пенсионного
фонда РФ:
учет стажа (учитываемого и не учитываемого при расчете пенсии);
61
ведение списков, занятых на вредных профессиях;
учет стажа, дающего право на досрочную пенсию;
7. формировать декларации соответствия условий труда
государственным нормативам по результатам спец оценки;
8. вести учет прав на ежегодные оплачиваемые отпуска:
учет основного ежегодного отпуска (28 календарных дней) и
основного ежегодного удлиненного отпуска различной продолжительности для
отдельных категорий сотрудников;
дополнительные отпуска;
учебные отпуска;
расчет остатков неиспользованных ежегодных основных и
дополнительных отпусков;
оценочные обязательства (резервы) по отпускам;
9. вести учет рабочего времени:
возможность ведения нескольких производственных календарей:
основного и региональных;
настройка любых графиков работы, в том числе многосменных, с
суммированным учетом рабочего времени, графиков неполного рабочего
времени;
использование нескольких видов планового времени;
регистрация отклонений от графика: оплачиваемых и
неоплачиваемых невыходов на рабочее место (отпуска, отгулы, болезни,
командировки и т. п.), работы за пределами норм по графику (в выходные и
праздники, сверхурочная работа и переработки при суммированном учете
рабочего времени);
анализ эффективности использования и потерь рабочего времени;
10. вести штатное расписание:
хранение истории утверждения штатного расписания и возможность
анализа планового штатного расписания;
62
учет фонда оплаты труда, анализ планового ФОТ, возможность
оценки перерасхода и экономии ФОТ;
контроль соблюдения штатного расписания, возможность
сопоставить его с фактически занятыми позициями;
формирование штатной расстановки;
наличие регламентированной формы отчета Т-3;
возможность создания отдельных позиций штатного расписания для
одноименных должностей в одном подразделении при разных условиях труда
(вредность, график работы, продолжительность отпуска и т. д.);
возможность установки категорий, разрядов, классов для описания
позиции штатного расписания;
возможность выбора точного значения оклада и надбавок либо
диапазона значений так называемой «вилки оклада и надбавок»;
указание для подразделений даты формирования и
расформирования, отключение расформированных подразделений при
просмотре справочника;
фиксирование даты введения в штатное расписание должностей и
исключения из него, что дает возможность отбора должностей только
действующего штатного расписания при работе со справочником;
использование совокупной тарифной ставки.
Модуль «1С: Документооборот» программы «1С: Зарплата и управление
персоналом 8» позволит всем сотрудникам организации ООО «Рута» оставлять
свои заявки на отпуск, на заказ справок и другие различные просьбы,
касающиеся их трудовой деятельности, в программе, из которой заявка будет
«прилетать» непосредственно специалисту, который занимается оформлением
приказов.
Этот процесс позволит миновать бумажную волокиту, которая присуща
этому процессу, а также позволит систематизировать работу менеджера по
персоналу, который не будет «зарываться» в бумагах, которые могут затеряться.
63
Все заявки будут централизованно располагаться в программе, исключая
возможность быть незамеченной менеджера по персоналу, т.к. все
неоформленные заявки выделены жирным шрифтом.
Так же работа в этой программе позволит дисциплинировать сотрудников,
поскольку не вовремя поданные заявки не будут обрабатываться. Например,
заявки на ежегодный оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 122 «Порядок
предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков», ежегодный оплачиваемый
отпуск должен быть оплачен за 3 дня до его начала.
Так как все документы в организации проходят довольно длинную цепочку
одобрений и согласований, то применение электронной системы
документооборота позволит организовать этот процесс более рационально.
Это позволит более оперативно обрабатывать поступающую информацию
и выполнять работу быстрее, чем обычно, экономя при этом не только рабочее
время сотрудников отдела персонала, но и средства компании
Одним из направлений улучшения кадрового документооборота является
совершенствование схемы кадрового документооборота в ООО «Рута», которая
представлена в Приложении 1.
Внедрение схемы кадрового документооборота в ООО «Рута» позволит
оптимизировать кадровый документооборот.
Таким образом, внедрения данного программного обеспечения позволит
сократить время на обработку кадровых документов, снизит возможность их
потери или порчи, снизит расходы компании, связанные с хранением
документации. Далее рассчитаем экономическую эффективность предложенных
мероприятий.
3.3. Расчет экономической эффективности предложенных мероприятий