64
Процесс автоматизации кадрового документооборота является одним из
способов повышения конкурентоспособности любой организации. Внедрение
системы электронного кадрового документооборота поможет сотрудникам ООО
«Рута» более эффективно распределять свое время на работу с документами,
избегая возникающих с ними проблем.
Эффектом от внедрения предложенных рекомендаций в деятельность ООО
«Рута» является:
прямой экономический эффект за счет экономии материальных и
трудовых затрат на работу с документацией;
эффект за счет упрощения деятельности, связанной с работой с
документами;
эффект за счет сокращения времени, которое тратится на
оформление документов;
эффект от организации всеобъемлющего контроля за ходом
движения, оформления и исполнения документов.
Внедрение в деятельность системы электронного кадрового
документооборота позволит ООО «Рута» добиться социально-экономической
эффективности.
Экономическая эффективность подразумевают под собой сокращение
затрат, т.е. они могут быть выражены в денежном эквиваленте. К ним относятся
фактическое освобождение места, снижение затрат на бумагу и средства для
печати документов (картриджи), а также снижение затрат на ресурсы для
оформления документов: технику и людей.
Для расчета предполагаемой экономической эффективности для начала
необходимо рассчитать все расходы на внедрение системы.
Статьи расходов, необходимые для внедрения системы электронного
кадрового документооборота, представлены в таблице 15.
Таблица 15
65
Расходы, необходимые для внедрения системы электронного
кадрового документооборота
№ п/п
Статья расходов
Стоимость, руб.
1
Клиентская лицензия на 5 рабочих мест
87000
2
Годовое обслуживание программы
18000
3
Работа по внедрению системы
11656
Общая стоимость
116656
Стоимость работ по внедрению системы включает в себя настройку ПО на
каждом компьютере, создание отдельной учетной записи для каждого
сотрудника организации, а также проведение обучения сотрудников работе в
данной программе.
После рассмотрения части расходов, переходим к части расчета
экономической эффективности.
Прежде чем произвести расчет эффективности проекта по
совершенствованию кадрового документооборота представим результаты
оценки экспертов роста производительности труда.
В рамках исследования был проведен опрос четырех руководителей ООО
«Рута» для получения их экспертного мнения об изменениях в уровне
производительности труда работников после внедрения рекомендуемых
мероприятий.
Результаты опроса представлены в виде сводной таблицы по итогам
анализа экспертного мнения руководителей ООО «Рута» по всем предложенным
мероприятиям (таблица 16).
По данным таблицы 16 видно, что каждому из мероприятий по
совершенствованию кадрового документооборота дали разные оценки.
Проведем расчет эффективности первого мероприятия и представим результаты
в табличной форме (таблица 17).
Таблица 16
Результаты экспертной оценки
66
Эксперт
Совершенствование схемы
движения кадрового
документооборота
Внедрение системы
электронного кадрового
документооборота
Начальник отдела
кадров
1,5
6,0
Технический
директор
2,0
4,0
Финансовый
директор
2,5
4,5
Главный бухгалтер
2,0
5,5
Итого
2,0
5,5
Таблица 17
Расчет эффективности совершенствования схемы движения
кадрового документооборота
№
п/п
Показатель
Методика расчета
Расчет показателя
1
Рост производительности
труда, %
Средневзвешенная
оценка экспертов
2,0
2
Условная экономия
численности работников, чел.
Эч=Чр* ПТ/ (100+
ПТ)
Эчр =45 * 2 /
(100+2)= 0,88
3
Рост производительности труда
по предприятию,%
ПТпп= (Эч*100)/(Чр-
Эч)
ПТпп= (0,88*100)/
(45-0,8 8) =2,00
4
Условно-годовая экономия
поз/п, тыс.руб.
Эзп =Эч*Зср
Эзп =0,88*131,04 =
115,32
5
Условно-годовая экономия
По отчислениям на социальные
нужды, тыс .руб.
Эсн =Эзп*Сот/100
Эсн =115,32*30,2/
100 =34,83
6
Затраты на проведение
мероприятий
-
-
7
Условно-годовая экономия по
мероприятию, тыс.руб.
Эгод = Эзп+Эсн-Зм1
Эгод =115,32+34,83
=150,15
Проведенные расчеты экономической эффективности показывают, что в
результате совершенствования схемы движения кадрового документооборота,
рост производительности труда увеличится на 2 процента, условно-годовая
экономия численности работников – 0,88 человек, условно-годовая экономия –
150,15 тыс. руб. Таким образом, организация получает качественно
организованный кадровый документооборот, и как следствие, рост
производительности труда.
67
Далее проведем расчет эффективности второго предложенного нами
мероприятия – внедрение системы электронного кадрового документооборота.
Представим полученные нами данные в табличной форме (таблица 18).
Таблица 18
Расчет эффективности внедрения системы электронного кадрового
документооборота
№
п/п
Показатель
Методика расчета
Расчет показателя
1
Рост производительности
труда, %
Средневзвешенная
оценка экспертов
5,5
2
Условная экономия
численности работников, чел.
Эч=Чр* ПТ/ (100+
ПТ)
Эчр =45 * 5,5 /
(100+5,5) =2,35
3
Рост производительности
труда по предприятию,%
ПТпп=
(Эч*100)/(Чр-Эч)
ПТпп=
(2,35*100)/(45- 2,3 5)
=5,5
4
Условно-годовая экономия
поз/п, тыс. руб.
Эзп =Эч*Зср
Эзп =2,35*131,04
=307,94
5
Условно-годовая экономия по
отчислениям на социальные
нужды, тыс .руб.
Эсн =Эзп*Сот/100
Эсн =307,94*30,2/100
=93,0
6
Затраты на проведение
мероприятий
Таблица 3.2
116,66
7
Условно-годовая экономия по
мероприятию, тыс.руб.
Эгод =Эзп+Эсн-Знпм
Эгод =307,94+93,0-
116,66 =284,28
Расчет экономической эффективности показал, что в ходе реализации
данного мероприятия, рост производительности труда составит 5,5 процентов,
условно-годовая экономия численности работников – 2,35 человека, условно-
годовая экономия – 284,28 тысяч рублей.
Мероприятие было предложено с целью совершенствования кадрового
документооборота на предприятии.
Представим рассчитанные нами показатели экономической
эффективности от предложенных мероприятий в сводной таблице (таблица 19).
Таблица 19
68
Сводная таблица показателей экономической эффективности
рекомендуемых мероприятий
Мероприятие
Условное
высвобождение
численности
работников, чел.
Рост
производите
льности
труда,%
Условно-
годовая
экономия
,тыс. руб.
Совершенствование схемы
0,88
2,0
150,15
движения кадрового
документооборота
Внедрение системы
электронного кадрового
документооборота
2,35
5,5
284,28
Итого:
3,23
7,5
434,43
Проведенные расчеты показывают, что в результате реализации
предложенных мероприятий общий рост производительности составит 7,5
процентов, условное высвобождение численности работников – 3,23 человек, а
условно-годовая экономия в целом составит 434,43 тысяч рублей, что
существенно для исследуемой организации ввиду общей численности персонала
и размеров бизнеса.
Исходя из данных расчетов, внедрение в деятельность компании
электронной системы документооборота является экономически выгодным
мероприятием. Кроме экономической, для мероприятий свойственна также
социальная эффективность, которая проявляется в том, что:
у сотрудников появляется возможность коллективно обрабатывать
документы, что исключено при бумажном делопроизводстве;
процесс поиска необходимых документов заметно ускоряется;
безопасность обрабатываемой информации существенно возрастает по
сравнению с бумажными носителями, т.к. работать в программе может только
зарегистрированный пользователь с определенным уровнем доступа;
способ хранения документов становится более удобным и
безопасным, что обеспечивается за счет хранения документов в электронном
виде на защищенном сервере.
Выводы по главе 3
69
Важнейшим результатом внедрения системы электронного
документооборота является систематизация работы с документами, оптимизация
бизнес-процессов, уменьшение сроков принятия управленческих решений и
повышение эффективности работы всей компании.
Электронная система кадрового документооборота становится
необходимым инструментом для эффективного развития бизнеса на
современном этапе развития экономики.
Успешное внедрение системы электронного документооборота в ООО
«Рута» позволит менеджеру по персоналу, в связи с уменьшением бумажной
работы, выполнять свою работу более оперативно, вследствие этого меньше
уставать и иметь гораздо больше времени на выполнение своих трудовых
обязанностей помимо организации кадрового документооборота.
Совершенствование существующей СЭД на предприятии ООО «Рута»
предполагает определенный экономический эффект. Эффект складывается из
двух составляющих. Первую группу составляет экономия средств и экономия
рабочего времени сотрудников ООО «Рута».
Экономия средств предполагает экономию финансовых затрат на
организацию документооборота. Достигается это за счет использования более
дешевой технологии обработки документов. Электронная система
документооборота сокращает расходы на бумагу, оборудование (принтеры,
сканеры и др.), на отправку документов почтой и с грузом, а также на хранение
бумажных документов.
Подводя итог данной главы, можно сделать выводы о том, что: внедрение
системы электронного кадрового документооборота дает реальный
экономический эффект, что позволит организации ежемесячно экономить
средства, в связи с чем будет увеличиваться размер ее прибыли.
70
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Документооборот – это движение документов с момента их получения или
создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на
хранение.
Кадровый документооборот представляет собой организацию работы с
документами, которые находятся в обращении в системе управления
персоналом. Его основой считается делопроизводство, которое, в свою очередь,
представляет собой процесс, начинающийся с получения информации до ее
обработки и продолжающийся до момента формирования работниками кадровой
службы готовых документов и передачи их в другие подразделения организации.
Главное правило организации кадрового документооборота - оперативное
движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами
времени и труда.
Исследование системы управления персоналом показало, что на
предприятии наблюдается повышение квалификации работников, но при этом
текучесть кадров на предприятии не снизилась. Отсутствие затрат на обучение
работников за последние два года отрицательно влияют на развитие персонала.
ООО «Рута» - компания, которая занимается установкой и обслуживанием
дополнительного оборудования для автомобилей. Работает организация на
рынке Москвы. На протяжении 2017-2018г. финансовым результатом ее работы
была прибыль. Численность персонала на протяжении рассматриваемого
периода составила 45 человек.
Документационным обеспечением в ООО «Рута» занимается менеджер по
персоналу. Сотрудник отдела кадров ООО «Рута» имеет дело с большим
объёмом служебной документации – приказы, акты, справки, заявления,
договора. Внутри компании существует четкий порядок, в соответствии с
которым каждый документ имеет свое строго определенное место в системе
кадрового документооборота.
71
В соответствии со своими функциями, отдел кадров разрабатывает и
проводит обработку соответствующей документации, которая координирует
деятельность каждого отдельного структурного подразделения.
Отдел кадров включает в себя 2 человека – начальника отдела кадров и
менеджер по персоналу, который и занимается непосредственным
документационным обеспечением: централизованно регистрируют все
входящие и исходящие документы, а также осуществляют ознакомление
сотрудников с созданными документами. Ответственным за хранение всех видов
документов является менеджер по персоналу.
В связи с тем, что с каждым днем растет количество документов, то
зачастую документы не успевают своевременно доходить до отдела персонала
для их оформления, а менеджер по персоналу, в свою очередь, не обладает
достаточным количеством времени на обработку такого большого количества
информации. Это с приводит увеличению количества нареканий деятельности
кадровой службы, как со стороны руководства, так и со стороны других
подразделений.
Современный уровень развитию научно-технического прогресса
позволяет решить эту проблему посредством внедрения в деятельность
организации электронного документооборота. Это позволит более оперативно и
без лишних затрат обрабатывать поступающую информацию.
Исследование кадрового документооборота в ООО «Рута» выявило
следующие существенные проблемы:
большой объем документов и отсутствие достаточного количества
времени на их обработку;
увеличению количества нареканий деятельности кадровой службы
как со стороны руководства, так и со стороны других подразделений;
рост количества фактов утраты или потери документов.
В целях совершенствования кадрового документооборота для решения
этих проблем предлагается внедрение следующих мероприятий:
72
внедрить систему электронного документооборота;
оптимизировать схему движения кадрового документооборота.
Сегодняшний уровень развития современных информационных
технологий позволяет полностью автоматизировать процесс работы с
документами: от момента создания документа и контроля его исполнения, до его
архивации. Так же процесс позволит контролировать весь документационный
поток предприятия.
Важнейшим результатом внедрения системы электронного
документооборота является систематизация работы с документами, оптимизация
бизнес-процессов, уменьшение сроков принятия управленческих решений и
повышение эффективности работы всей компании. Электронная система
кадрового документооборота становится необходимым инструментом для
эффективного развития бизнеса на современном этапе развития экономики.
Успешное внедрение системы электронного кадрового документооборота
в ООО «Рута» позволит менеджеру по персоналу, в связи с уменьшением
бумажной работы, выполнять свою работу более оперативно, вследствие этого
меньше уставать и иметь гораздо больше времени на выполнение своих
трудовых обязанностей помимо организации кадрового делопроизводства.
Помимо всего вышеперечисленного одним из важнейших преимуществ
применения в своей деятельности системы электронного документооборота
является повышение уровня профессиональной подготовки персонала, что
влечет за собой рост амбиций сотрудников и развивается общая культура
использования современных информационных технологий.
Подводя итог исследования выпускной квалификационной работы, можно
сделать выводы о том, что: внедрение системы электронного кадрового
документооборота дает реальный экономический эффект, что позволит
организации ежемесячно экономить средства, в связи с чем будет увеличиваться
размер ее прибыли.
73
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
1. «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской
Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и
издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и
определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
2. Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 02.12.2019) «Об
информации, информационных технологиях и о защите информации» (с изм. и
доп., вступ. в силу с 13.12.2019)
3. Акатьева М.Д. Организация делопроизводства в бухгалтерской
службе: терминологическая оценка и содержание // Бухгалтерский учет в
бюджетных и некоммерческих организациях. – 2018. – №20 (452).
4. Алавердов А.Р. Управление человеческими ресурсами организации:
учебник / 3-е изд., перераб. и доп. – М.: Университет «Синергия», 2017. – 681с.
5. Алейникова С.М., Мухин С.Г., Новаковская Д.Б. Процессный подход
в управлении кадровой политикой // Развитие теории и практики управления
социальными и экономическими системами. – 2019. – №8.
6. Асалиев А.М. Экономика труда: учеб. пособие / А.М. Асалиев, Г.Г.
Вукович, Л.И. Сланченко. – Москва: ИНФРА-М, 2018. – 171 с.
7. Базаров Т.Ю. Управление персоналом: учебник / 14-е изд., стер. – М.:
Академия, 2017. – 314 с.
8. Галеев М.М., Гилязов И.И. Антикризисная кадровая политика //
Международный журнал гуманитарных и естественных наук. – 2018. – №14.
9. Галешова Е.И. Направления совершенствования кадровой
деятельности в организациях // Вестник ВГТУ. – 2014. – №26.
10. Гелета И.В., Витохина О. И. Кадровая политика организации:
критерии и совершенствование // Актуальные вопросы экономических наук. –
2012. – №27.